Microsoft Access Bu program Microsoft program paketinin içerisinde yer alan; çok büyük miktarlardaki verilerin depolanabileceği veritabanı oluşturmamıza imkan veren bir yazılımdır.

Bilinmesi gereken bazı veritabanı terimleri Microsoft Office Access 2007, bilgilerinizi tablolar halinde düzenler: Muhasebeci formunu veya Microsoft Office Excel 2007 çalışma sayfasını hatırlatan satır ve sütun listeleri sunar. Basit bir veritabanı yalnızca tek tablolu olabilir. Veritabanlarının çoğunda daha fazla tabloya gerek duyabilirsiniz. Örneğin, ürün bilgilerinin toplandığı için bir tablonuz, sipariş bilgilerinin toplandığı başka bir tablonuz ve müşteriler hakkında bilgilerin toplandığı daha başka bir tablonuz olabilir.

Bilinmesi gereken bazı veritabanı terimleri Her satır kayıt, her sütun alan olarak da adlandırılabilir. Kayıt herhangi bir şey hakkındaki bilgileri birleştirmenin anlamlı ve tutarlı bir yoludur. Alan ise tek bilgi öğesidir (her kayıtta görüntülenen öğe türü). Örneğin, Ürünler tablosunda her satır veya kayıt tek bir ürün hakkında bilgiler içerir. Her sütun veya alan da, bu ürünle ilgili ürün adı veya fiyatı gibi bilgiler içerir.

Veritabanı tasarımında ilkeler: Bilgilerin yinelenmesi (gereksiz veri olarak da bilinir) kötüdür; çünkü bunlar gereksiz alan kaplar, hata ve tutarsızlık olasılığını artırır. Bilgilerin doğru ve tam olması önemlidir. Veritabanınızda yanlış bilgiler varsa, veritabanından bilgi alan raporlar da yanlış bilgi içerecektir. Sonuç olarak, bu raporlar esasında alacağınız kararlar yanlış bilgilere dayanacaktır.

Tasarım işlemi Veritabanınızın amacını belirleme   Geri kalan adımlara hazırlanmanıza yardımcı olur. Gerekli bilgileri bulma ve düzenleme   Ürün adı ve sipariş numarası gibi veritabanına kaydetmek isteyebileceğiniz tüm bilgi türlerini toplayın. Bilgileri tablolara bölme   Bilgilerinizi, Ürünler veya Siparişler gibi başlıca konulara veya varlıklara göre bölün. Bundan sonra her konu tabloya dönüşür.

Tasarım işlemi Bilgi öğelerini sütunlara dönüştürme   Her tabloda hangi bilgileri depolamak istediğinize karar verin. Her öğe bir alana dönüşüp tabloda sütun olarak görüntülenir. Örneğin, Çalışanlar tablosunda Soyadı ve İşe Alınma Tarihi gibi alanlar olabilir. Birincil anahtarları belirtme   Her tabloya ait birincil anahtarı seçin. Birincil anahtar, her satırı kendine özgü tanımlamak için kullanılan sütundur. Ürün No veya Sipariş No buna örnek olarak verilebilir.

Veritabanında tablo oluşturma Veritabanı oluştururken, verilerinizi tablolarda (konuya dayalı satır ve sütun listeleri) depolarsınız. Örneğin, ad, adres ve telefon numaralarının listesini depolamak için Kişiler tablosu veya ürünlerle ilgili bilgileri depolamak için Ürünler tablosu oluşturabilirsiniz. Veritabanı tasarımını her zaman önce tablolarını oluşturarak başlatmanız gerekir 

Tablo nedir? Tablo, çalışanlar veya ürünler gibi belirli bir konuyla ilgili veriler içerir. Tablodaki her kayıt, belirli bir çalışan gibi tek öğe hakkında bilgiler içerir. Kayıtlar ad, adres ve telefon numarası gibi alanlardan oluşur. Kayıt genellikle satır olarak, alan da genellikle sütun olarak bilinir. 1---Kayıt veya satır 2---Alan veya sütun

Yeni Tablo ekleme Oluştur sekmesinin Tablolar grubunda Tablo'yu tıklatın. Access veritabanına yeni bir tablo ekler ve onu Veri Sayfası görünümünde açar.

Tabloda Tasarım Görünümü Tablonuzda yer almasını istediğiniz “Alan Adlarını” ve bu “Alanların Veri Türlerini” seçebileceğiniz “Birincil Anahtarı” belirleyeceğiniz görünümdür. Tasarım Görünümüne Sol tarafta yer alan Tablo üzerinde sağ tıklayıp buradan “Tasarım Görünümü” nü seçerek ulaşabiliriz.

Tasarım Görünümü Alan: Tablomuzun sütun başlıklarına Access da “Alan” denilmektedir. Tasarım görünümünde çalışırken tabloda yer alacak alanların adları alt alta yazılır. Yanlarına da bu Alanlarda yer verilecek verilerin türü(Sayı, Metin, Tarih vb) yazılır.