BİRİM ARŞİVİ SAKLAMA SÜRELERİ

Birim Arşivi :  Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre (1- 5 yıl) saklandığı arşiv birimi.

Birimlerde Yapılacak İşlemler: 1- Evrak Kayıt, Gelen Evrakın; Nereden geldiği, Tarih, Sayı, Dosya Numarası, Gizlilik Kaydı, Giden Evrakın; Nereye gönderildiği, Tarih, Sayı, Dosya Numarası (Konu Kodu), Gizlilik Kaydı, Eklerle İrtibatlandırma 2-Dosyalama 3-Klasörleme 4-Dolaba veya Rafa Yerleştirme (Provenance) 5-Koruma 6- Güvenlik, Isı (12 derece-18 derece), Nem (%50-%60), Toz, Yangın, Su, Haşerat, Mikroorganizmalar 7- Ayırma: İşlemi Devam Edenler, İşlemi Tamamlananlar, Elde Bulundurulması Gerekli Olanlar 8-Envanter; Birimi, İşlem Yılı, Konu ve İşlem İtibariyle Sıra Numarası 9-Devir-Teslim (Birim Arşivine)

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması Ayırım işlemlerine müteakip, arşive devredilecek malzeme ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre; a) Birimi, b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl), c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, d) Aidiyet içerisindeki tarih (Kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe göre yapılır. Ekler için de aynı usûl uygulanır) ve sıra numarası esas alınır. a. Evrak; kayıtlara uygun, b. Ekleriyle birlikte dosyalanır, c. Dosyaların (klasörlerin) sırt kısmına: Dosyalama: 1- Dosya veya klasörün ait olduğu birim 2- Konu kodu ya da konu adı 3- İşlem yılı Mutlaka yazılır.   Dikkat Sicil dosyaları, sicil numarası (Kurum ve kuruluşlarda, kurum sicil numarasına ilâveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

GİZLİ Gizlilik Dereceli Evrak İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin,  sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "Gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme,  arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur. Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder. Gizliliği kaldırılan malzemeye, "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir

Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi Birim Arşivine Devir Devredilmesi gerekmeyen malzeme: Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri ilgili birimlerde muhafaza edilir. Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi Arşivlik malzemenin Merkez teşkilatı birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır. Birim Arşivlerinde Yapılacak İşlemler: 1- Devir-Teslim Alma - Klasörlerin dosyalama sistemine uygunluğu - Klasör sırt bilgilerinin belgelere uygunluğu - Yanlış konulmuş evrak varsa düzeltilmesi - Evrak ve eklerde eksik varsa tamamlanması - Defter, cilt ve zarfların etiketlenmesi - Kayıt defterleri veya föylerle devredilmesi 2- Birim Arşivine Yerleştirme 3- Koruma Muhafaza 4- Arşivden Faydalanma Hizmeti (Kurum içi) 5- Ayırma (1-5 yıl) Birimde ayıklama-imha yapılmaz 6- Envanter 7- Devir-Teslim Etme (Kurum Arşivine) Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha Merkez birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri Kurum arşivinde yapılır.

Üniversitelerde Belge Yönetimi Üniversitelerde belgelerin üretimini, üretiminin denetlenmesini, dağıtımını, kullanılmasını, dosyalanmasını, dokümantasyon çalışmalarını, erişimini, depolanmasını, korunmasını, idari, hukuki, araştırma açısından değeri olmayan ve kamu yararı taşımayanların ayıklanmasını, gereksizlerin imhasını, arşivsel değere sahip olanların önce kurumun arşivine, burada hukuki saklama süresini tamamlayanların tarihi arşive naklini mümkün kılan güncel ve yarı güncel evraklar üzerinde uygulanan bütünsel programdır.

Bir Belgenin Üretilmesinden Arşivlenmesine Giden Süreçte -Üretici -Kullanıcı ve  -Saklayıcının Sorumlulukları Belge Üreticisinin Sorumlulukları 1-Belgenin konusu veya başlığını belirlemek, 2-Belgenin alıkoyma değerine (sürelerine) karar vermek, 3-Dağıtımı yapılacak belgenin nasıl çoğaltılacağına karar vermek, 4-Bütünlük içinde kısa, az ve öz, temiz mektuplar yazmak, vb. olarak belirtilebilir.   Belgeyi Alanın Sorumluluğu Belgeyi alan diğer bir belge üreticisidir. Alıcı, gelen belgeyi okumak, incelemek ve değerlendirmek zorundadır. Belge yalnızca bilgi mi vermektedir, yoksa bir eylemin gerçekleştirilmesini mi istemektedir, cevap verilmesi gerekli midir? Kullanıcı/alıcı önce buna karar vermelidir. Ondan sonra cevap yazılması gerekiyorsa, cevabını yazmak için bir üretici olarak hareket etmelidir. Belgeyi alan, gelen belgenin çoğaltılıp çoğaltılmayacağından gerekli ise kaç kopya çoğaltılacağından da sorumlu olmalıdır.

Bilgi İşleyenin Sorumluluğu 1-Tüm belgeler üzerindeki gerekli başlık ve kodları girmek, 2-Birden çok konudaki belgeler için dosya sayısına uygun kopya hazırlamak, 3-Birden çok konudaki yazışmalardan ilgili bölümlere fazla kopya sağlamak, 4-Oluşturulmuş metinlerin yazılmasında kelime işlemciyi tam kapasite kullanmak.   Belgeleri Saklayan-Alıkoyan Personelin Sorumluluğu Belgeleri alıkoyan-saklayan personel, gerektiğinde kullanım ve referans için elde tutulan belgeleri koruyan kimselerdir. Bu personel belgeleri alır ve depolama için hazırlar, düzenleme işlemlerini yapar, kullanım için istenen belgeleri verir, işi bitince geri alır ve bunlara ilişkin kayıtları tutar. Kurumun belge merkezi gerçekten tüm belge sisteminin ölçüsüdür. Belgeleri alıkoymak ve saklamaktan sorumlu olan personel, belgelerin dosyalanmasından önce alıkoyma süreleri ve belgelerin üretildikleri yer ve zamanın kontrol edilmesinden sorumlu olmalıdır.

SAKLAMA SÜRELERİ VE KODLARI Saklama Kodu Kod Açıklaması A Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 Örnek Yıllar Gönderilir A2 Örnek Seçilenler Gönderilir A3 Özellikli Olanlar Gönderilir B Kurumunda Saklanır C Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D Devlet Arşivlerine Gönderilmez

Saklama Süreleri ÜNİVERSİTELER TESPİT VE DEĞERLENDİRME FORMU KURUMU : ÜNİVERSİTELER BİRİMİ : REKTÖRLÜK

KURUMU: ÜNİVERSİTELER BİRİMİ : FAKÜLTE, YÜKSEKOKUL, ENSTİTÜ, ARAŞTIRMA, UYGULAMA MERKEZLERİ

BİRİMİ : MÜTEVELLİ HEYETLER

BİRİMİ: BÜTÇE MÜDÜRLÜĞÜ 1 İlçeler ödeme dosyası 5 10 Devlet Arşivi’ne gönderilmez. 2 Kesin hesap cetvelleri Devlet Arşivi’ne Gönderilir. 3 Bütçe tasarıları 4 Bütçe   Yıllık faaliyet raporları (Valilik İzahnamesi ve Daimi Komisyon Mütalaanamesi.) 6 Yatırım programları. 7 Teftiş raporları (Mülkiye Müfettişleri tarafından İlçe Özel İdarelerinde üç yılda bir yapılan periyodik teftiş raporudur.) 8 İl İcmal Defteri (Gelir, gider ve bütün avansların toplandığı defter.) Devlet Arşivine Gönderilir. 9 Gelir Defteri 25 Devlet Arşivi’ne gönderilmez. İl İcmal defteri yoksa Devlet Arşivi’ne gönderilir. Masraf Defteri Devlet Arşivi’ne gönderilmez. İl İcmal defteri yoksa Devlet Arşivine gönderilir.

KURUMU: ÜNİVERSİTELER BİRİMİ: TIP FAKÜLTESİ

KAMU KURUM VE KURULUŞLARI DANIŞMA, DENETİM VE YARDIMCI HİZMET BİRİMLERİ TESPİT VE DEĞERLENDİME FORMU BİRİMİ: ARAŞTIRMA, PLÂNLAMA VE KOORDİNASYON KURULU BAŞKANLIĞI

BİRİMİ: BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜŞAVİRLİĞİ

BİRİMİ : EĞİTİM DAİRE BAŞKANLIĞI

BİRİMİ : HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ

BİRİMİ : İDARÎ VE MALÎ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

BİRİMİ : KURUM ARŞİVLERİ

BİRİMİ : ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

BİRİMİ : PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI

BİRİMİ : SAVUNMA SEKRETERLİĞİ

BİRİMİ : SAĞLIK İŞLERİ

BİRİMİ : TEDARİK-İKMAL VE LEVAZIM İŞLERİ

BİRİMİ : TEFTİŞ KURULU BAŞKANLIĞI

YÖNETİM KURULU BÜROSU

FAYDALI LİNKLER http://www.devletarsivleri.gov.tr/icerik/319/standart-dosya- plani-sdp/ http://www.basbakanlik.gov.tr/genelge_pdf/2005/2005- 0320-03802.pdf http://www.devletarsivleri.gov.tr/icerik/33/formlar-ve- dokumanlar/ http://www.devletarsivleri.gov.tr/icerik/2603/saklama- planlariarsiv-malzemesi-tespit-ve-degerlendirme-formu/