KURUMSAL İLETİŞİM

KURUMSAL İLETİŞİM Kurumsal İletişim Bir kurumun iç ve dış çevresi ile kurduğu iletişim. İş yaşamı bir kurumda iletişim ve kişilerarası ilişkiler ağı ile oluşturulan bir yapıyı ifade etmektedir. Kurumlarda ilişkilerin belirli bir düzen içinde oluşturulması ve sürdürülmesi, kurumsal amaçların bir denge içinde gerçekleştirilmesi iletişim sayesinde mümkün olabilmektedir. İletişim, bir kurumun iklimini, kurumda çalışanların birbiri ile nasıl iletişim kuracağını ve birbirlerine karşı olan davranış tarzlarını belirlemektedir.

Bir kurumun hiyerarşik yapısı ve organizasyon biçimi, iletişim sistemini; iletişim sistemi de organizasyonun yapılanmasını etkilemektedir. Organizasyon yapısı, hem resmi hem de resmi olmayan iletişim sisteminin işleyişi üzerinde belirleyici olmaktadır. Kurum içinde iletişim ağlarının işleyişi organizasyonun yapısına göre belirlenmekte, bu yapının izin verdiği ölçüde işlerlik kazanmaktadır. Bununla birlikte, kurumun iletişim sisteminin işlerliği organizasyon yapısının esneklik kazanmasına neden olabilmekte, bilginin aktarılması ve kuralların uygulanması üzerinde etkili olabilmektedir.

Kurumların amaçlarına ulaşması ve başarının sağlanmasında etkinliği olan kurumsal iletişim kavramının birçok zaman da iş ilişkileri olarak tanımlandığı görülmektedir. Kurumsal iletişim, sözlü ve sözsüz iletişim metotlarına (tarzlarına), formal ya da informal iletişim davranışına, yazılı veya sözlü iletişim ortamlarına ve onlara uygun teknolojilere bağlı olarak şekillenmektedir (Kaya, 2003): Bir kurumun başarısı, çalışanlar ve yönetim arasındaki iletişime bağlıdır. İlgilidir. Kurumsal iletişim, 1. iş yaşamında yönetsel (biçimsel/formel) iletişim 2. iş yaşamında psiko-sosyal (biçimsel olmayan/informel) iletişim olarak iki grupta incelenebilir.

Bir kurumda biçimsel iletişim sisteminin işleyişini etkileyen faktörler: Rekabet: Kurum içindeki bölümler/birimler arasındaki rekabet açık ya da gizlidir. Hizmet: Kurum içindeki bir birimin/bölümün işini gerçekleştirebilmesi, diğer kişiye hatta birçok zaman da kurum dışındaki kişi/kişilere bağlıdır. Güç: Organizasyon içindeki güç ve etki, hiyerarşik yollar boyunca uzanır. Özellikle büyük organizasyonlarda merkeze yakın olmak oldukça önemlidir. Tarih: Kurumun geçmişi, ilişkilerin yapısını belirlemektedir. Şirket birleşmeleri, evlilikleri, şirketin küçülmesi gibi özellikler hiyerarşik yapıyı etkileyerek iletişim sistemi üzerinde de belirleyici bir rol oynamaktadır.

İletişim Engelleri Zamanlama: Mesajı ne zaman iletileceğini belirtir. Mesajın en uygun zamanda iletilmesi ile etkinlik sağlanabilir. Gecikmelerin olması ya da zamanından önce bilgilerin iletilmesi mesajın etkisini olumlu ya da olumsuz ölçüde değiştirir. Filtreleme: Organizasyonlarda yukarıdan aşağıya iletişim kanalının kullanımında organizasyon ya da çalışanlarla ilgili bilgilerin, kararların ya da uygulamaların üst yönetimden çalışanlara aktarılması sürecinde asıl mesajın değiştirilmesini, üstünün örtülmesini ifade etmektedir. Kişisel farklılıklar: Organizasyonda çalışan kişiler arasında farklılıkların olması, farklı deneyimlere, yaşantılara, eğitimleri, geçmişe sahip olmasını ifade etmektedir. Deneyim alanları birbiri ile örtüşmeyen kişiler arasında anlama ve anlamlandırma problemleri ortaya çıkabilmektedir.

İletişim Engelleri İletişim iklimi: Organizasyonda iletişimi geliştirenden daha çok iletişimi yasaklayan bir iklim mevcut ise bu çalışanlar tarafından hissedilmekte, iletişim kurmamayı öğrenmelerine neden olabilmektedir. Organizasyondaki iletişim iklimi iletişimi teşvik etmeye ve iletişim ortamları yaratmaya yönelik ise çalışanlar paylaşımlardan hoşlanırlar. Korku: Organizasyonda iletişim kurulduğunda yanlış anlamaların ortaya çıkmasına ilişkin bir korku kültürü var ise çalışanlar iletişim kurmaktan kaçarlar. İletişim kurmaya istekli olmadıkları için iletişim hep yüzeysel olarak gerçekleşir, bu nedenle sorunlar hiçbir zaman gerçek anlamda çözülemez. Güven eksikliği: Organizasyonda iletişim planının işlerliği sağlanmış ve açık kapı politikası uygulamaları gerçekleştiriliyor olsa dahi güven yaratılmamışsa iletişimin etkinliğinin sağlandığı söylenemez. Çalışanların yönetimle ve kendi aralarında kurdukları iletişimde samimiyetsizlik hissedilir.

İletişim Engelleri Kıskançlık: İş yaşamında özellikle eşit statüde bulunan çalışanlar arasında birbirlerini daha başarılı görmekten dolayı kıskanma duygusunun ortaya çıkması mümkün olabilmektedir. Bu nedenle kişinin başarısını engellemek amacı ile iletilmek istenen bilgilerin gizlenmesi söz konusu olabilir. Bakış açısındaki farklılıklar: Bireyler geçmiş deneyimlerinin etkisiyle aynı iletişim sürecini farklı şekillerde yorumlayabilirler. Aynı zamanda kişisel gereksinimler, tutumlar ve beklentilerin farklı olması da iletişimdeki ortaklığı engellemektedir. Kaynak ve alıcının mesajı değerlendirme ya da yorumlama biçiminin farklı olması iletişimde bozukluğa ya da yetersizliğe neden olabilmektedir.

B) İş Yaşamında Psiko-Sosyal Açıdan İletişim (biçimsel olmayan/informel iletişim) Yönetim ile çalışanlar arasında kurulan biçimsel iletişim sistemi ile, kurumla ve işle ilgili bilgiler paylaşılabilmektedir. Bu paylaşımın biçimsel iletişim sistemi ile karşılanamadığı durumlarda, biçimsel olmayan iletişim kanalları işlerlik kazanmaktadır. Bunun nedeni ise kurumların sosyal ilişkilerin yaşandığı ortamlar olmasıdır. Kişilerarasında yakınlaşmayı ve paylaşımı sağlayan da iletişimdir. Kurumlarda çalışanlar arasında sadece işe yönelik, bilgi ve düşünce değişimi söz konusu olmadığı, aynı zamanda kişiler arasında iş dışındaki konularda da dayanışma, işbirliği, destek vb. amaçlarla da iletişim kurulmasının bir gereklilik olması kendiliğinden doğal iletişim ağları oluşturmaktadır.

KURUMSAL İLETİŞİM İKLİMİ Her organizasyon bir kültüre sahiptir. Kültüre ilişkin özellikler iletişim biçimini de yansıtmaktadır. Çalışanlar arasında ve çalışan ile yönetici arasında kurulan iletişim biçimi, kıyafet seçimleri, ofislerin düzeni, toplantıda kullanılan masanın şekli, toplantıda kimin nerede oturduğu iletişime yönelik göstergelerdir. Organizasyonda yüz yüze iletişimin mi kurulduğu, park yerlerinin bölümlere ayrılıp ayrılmadığı, kapılardaki isimlikler, odaların yerleri vb. birçok unsur bir organizasyon içinde sözsüz olarak iletişim hakkında bilgiler iletmektedir.