YILDIZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ KAPLUMBAĞA-SPİK-FAALİYET PLANI VE DÖF VE YGG PROSESLERİ TEKRAR EĞİTİMİ İÇ DENETİM ÖNCESİ GENEL BİLGİLENDİRME 18.09.2018

ISO 9001:2008 Standardı uygulamak isteyen bir kurum öncelikle süreçlerini oluşturmak zorundadır. (ISO 9001:2008 Madde:4.1.) Süreç eldeki kaynaklar ile girdileri çıktılara dönüştürmek için yapılan sistematik faaliyetler bütünüdür. Yıldız Teknik Üniversitesinde Süreç Yönetiminde Kaplumbağa Modeli uygulanmaktadır. 18.09.2018

NEDEN KAPLUMBAĞA? Sistem bir sürece ait olan tüm bilgilerin tek bir format üzerinde tanımlanması istemektedir.Kaplumbağa Modeli sayesinde bir sürece ait; -Kaynaklar -Girdiler -Çıktılar -Sorumlular -İç Dokümanlar -Performans Hedefleri aynı doküman üzerinde görülebilmektedir. 18.09.2018

NEDEN KAPLUMBAĞA? Sistem radikal değişimleri değil,istikrarlı sürekli iyileştirmeleri öngörmektedir. Bu bağlamda kaplumbağa ile tavşan hikayesini hatırlarsak eğer; metodolojinin adının neden bu şekilde verildiğini daha net anlayabiliriz. 18.09.2018

18.09.2018

18.09.2018

SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Ölçülebilir ifadeler ile yazılmalıdır. Sürecin başarılı ve verimli olduğunu ispatlayan parametrelerdir. Yanına bir rakam yazılmamalıdır. Örneğin;Öğrenci Memnuniyet Oranı,İkili Anlaşma Sayısı,Web Sayfası Tıklanma Oranı,Kütüphane Kitap Sayısı Artış Oranı vb…. 18.09.2018

KALİTE HEDEFLERİ Süreç performans göstergelerinin yanına bir rakam konulur ise; bu ifade artık bir Kalite Hedefi olur. Öğrenci Memnuniyet Oranı>=%75 İkili Anlaşma Sayısı>=%5 Web Sayfası Tıklanma Oranı>=%15 Kütüphane Kitap Sayısı Artış Oranı>=%2 gibi…… 18.09.2018

SPİK (Süreç Performans İzleme Karnesi) Kalite Hedefleri SPİK formatına aktarılır. Hedef vermek için bir önceki senenin gerçekleşen değerine bakılır. Gerçekleşen değer bir puan (kaplumbağa gibi yavaş hareketler ile) artırılır ya da azaltılır. İyi olan hedefler arttırılmalı, kötü olanlar ise azaltılmalıdır. Eğer ilgili konuya ait daha önce hiç hedef verilmemiş ise; tamamen tahmini bir hedef verilerek sene boyunca izlenmesi sağlanmalıdır. 18.09.2018

HEDEF NASIL VERİLİR? 18.09.2018

STRATEJİK PLAN NASIL YÜRÜTÜLÜR? 18.09.2018

HEDEF TAKİPLERİ NASIL YAPILIR? 18.09.2018

FAALİYET PLANI NASIL OLUŞTURULUR? Numaralandırma sistematiği önemli. Hedef no’lar ile ilişkilendirilecek. FAALİYET PLANI NASIL OLUŞTURULUR? 18.09.2018

FAALİYET PLANI NASIL OLUŞTURULUR? İlgili faaliyeti hangi haftalarda yapacağınızı P (planlanan ) ve G (gerçekleşen) kısmına BOYAYARAK İŞARETLEMELİSİNİZ. 18.09.2018

Düzeltici Faaliyet (Reaktif Yaklaşım) Bir hata oluştuğunda o hatanın bir daha tekrarlanmaması için yapılan faaliyetlere düzeltici faaliyet denir. 18.09.2018

Önleyici Faaliyet (Proaktif Yaklaşım) Herhangi bir hata oluşmadan önce bir hata oluşabilecekmiş gibi düşünülüp önlem alınması faaliyetlerine Önleyici Faaliyet denir. 18.09.2018

İster düzeltici faaliyet isterse önleyici faaliyet oluşsun MUTLAKA; Uygunsuzluğun kök nedeni bulunmalıdır. KÖK NEDEN NEDİR? Kök neden ilgili hatayı oluşturan gerçek neden!!! Bazen hataya sebebiyet veren gerçek nedenler buzdağının görünmeyen yüzeyinde kalır. 18.09.2018

KÖK NEDEN NASIL BULUNUR? Kök nedenleri bulmak için; 5 WHY (NEDEN) ANALİZİ kullanılır. NEDEN 18.09.2018

Uygunsuzluk Tanımı:EV YANDI Ev Neden Yandı? ÖRNEĞİN; Uygunsuzluk Tanımı:EV YANDI Ev Neden Yandı? Ocakta yemeği unuttum. NEDEN 1 Ocakta yemeği Neden unuttum ? Dalgındım. NEDEN 2 Neden dalgındım? Bir önceki geceden uykusuzdum. NEDEN 3 Neden uykusuzdum? Sabaha kadar mesaiye kalmıştım.NEDEN 4 Neden sabaha kadar mesaiye kaldım? İşleri bölüşebileceğim yardımcı bir eleman yoktu. NEDEN 5 EVİN YANMASININ KÖK NEDENİ;İŞYERİNDEKİ İŞ YOĞUNLUĞU VE İŞLERİ BÖLÜŞECEK BİR BAŞKA PERSONELİN OLMAMASIDIR. 18.09.2018

YILDIZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİNDE DÜZELTİCİ FAALİYETE SEBEBİYET VEREBİLECEK DURUMLAR 18.09.2018

Daha önce yaşanmamış bir uygunsuzluk ise;H işaretlenmelidir. DÖF Formu açılmak istendiğinde öncelikle Kalite Ofisi aranarak ardışık olarak verilen bir DÖF numarası alınmalıdır. DÖF Veri Tabanı herkese açık olduğu için bu uygunsuzluğun tekrarlayan bir uygunsuzluk olup olmadığına bakılmalı,eğer tekrarlayan bir uygunsuzluk ise;E işaretlenerek daha önceki uygunsuzluk tarihi de kaydedilmelidir. Daha önce yaşanmamış bir uygunsuzluk ise;H işaretlenmelidir. Reel bir uygunsuzluk var ise Düzeltici Faaliyet,potansiyel bir uygunsuzluk ise;Önleyici Faaliyet kısmı işaretlenmelidir.Sonrasında DÖF Sebebi işaretlenmelidir. 18.09.2018

Sistematik olarak her birim her birime DÖF açabilir. Tüm birimler bir Üst Birime DÖF açabilir. DÖF açılması kişisel olarak algılanmamalı, birimi iyileştirici bir çalışma olarak görülmelidir. Uygunsuzluk tanımı net olmalıdır.Yanında objektif delilleri ile birlikte yazılmalıdır. 18.09.2018

Kök nedenlerin tespitinde Neden-Sonuç Diyagramı kullanılır Kök nedenlerin tespitinde Neden-Sonuç Diyagramı kullanılır.Neden Sonuç Diyagramı üzerinde yapılan Beyin Fırtınası sonucu tespit edilen kök neden 5WHY ANALİZİ ile diğer alt nedenlerine ayrıştırılır. Bu sayede en altta olan 5.nedenden geriye doğru gelinerek tüm nedenlerin ortadan kaldırılması ve hatanın öldürülmesi sağlanır. 18.09.2018

18.09.2018

18.09.2018

Geçici faaliyetler hatanın/uygunsuzluğun o andaki etkisini azaltmak için yapılan acil faaliyetlerdir. Kalıcı faaliyetler ise; hatanın kök nedeninin ortadan kaldırılması ve hatanın öldürülmesine yönelik faaliyetlerdir. Her aksiyon için bir sorumlu atanmalı ve kapanış için bir termin belirlenmelidir. 18.09.2018

Her aksiyon planı Kalite bölümüne onay için gönderilmelidir Her aksiyon planı Kalite bölümüne onay için gönderilmelidir. Kalite bölümü gelen aksiyon tanımını ya da yazılan aksiyon için verilen termini kabul edilebilir bulmaz ise;red etme hakkına sahiptir. Verilen termini takip eden işgününde Kalite bölümü tarafından takip faaliyeti yapılır.Takip sonucu ilgili aksiyonun gerçekleştirildiği tespit edilirse;DÖF kapatılır.Aksi durumda DÖF açık kalır ve yönetime durum hakkında yazılı bilgilendirme yapılır. 18.09.2018

Yapılan düzeltici faaliyetler herhangi bir KYS dokümantasyonunda değişiklik gerektiriyor ise;bu durumda DÖF açılan bölümün ilgili prosedüre uygun olarak değişikliği gerçekleştirmesi ve yayınlanması için Kalite bölümüne iletmesi gerekmektedir.Böyle bir durumda;ilgili revizyon no ve revizyon tarihi DÖF formuna Kalite Bölümü tarafından işlenmelidir.Bütün DÖF’ler ,Kalite bölümü tarafından kapatıldıktan sonra taratılıp sisteme konulmalı ve herkesin erişebilmesi sağlanmalıdır. 18.09.2018

18.09.2018

UNUTULMAMALIDIR Kİ; AYNI HATA/UYGUNSUZLUK TEKRARLIYOR İSE; 1-BULUNAN KÖK NEDEN HATALI OLABİLİR. 2-KÖK NEDEN DOĞRU YAPILAN AKSİYON HATALI OLABİLİR. 3-HEM KÖK NEDEN HEM DE YAPILAN AKSİYON HATALI OLABİLİR. AMAÇ; AYNI HATANIN TEKRAR YAŞANMAMASI YAŞANAN HATADAN DERS ALINMASI VE YAPILAN AKSİYONARIN BENZER PROSESLERE YANSITILMASIDIR. 18.09.2018

2014 DÖF GÖSTERGELERİ %37 Toplam DÖF Sayısı: 592 Kapatılan : 305 Kapatılmayan: 222 Termin Uzatma Verilen: 16 İptal Edilen: 49 18.09.2018

……………………….. BÖLÜMÜ/FAKÜLTESİ YGG SUNUMU Tarih: YGG Dönemi: Buraya 2014 yılı yazılacak 18.09.2018

İÇERİK Kalite Hedefleri ve Faaliyet Planları (SPİK) İç Denetim Sonuçları Dış Denetim Sonuçları Müşteri Memnuniyet Anketleri Açılan DÖF’ler ve Sonuçları Tedarikçi Performansları Müşteri Şikayet,Öneri ve Talepleri Eğitim Planlama ve Yeterlilikler İş güvenliği İyileştirme Önerileri 18.09.2018

Bu kısı ma mevcut SPİK formunuzun dolu hanesini yapıştırınız. DİKKAT!!!! 2014 için tüm hedefler verilmiş olmalı XXX ile belirtilmiş bir bilinmeyen kalmamalıdır. 18.09.2018

HEDEF PERFORMANSLARI 18.09.2018

KALİTE FAALİYET PLANI 18.09.2018

İÇ VE DIŞ DENETİM SONUÇLARI Grafiğin üzerine tıklayıız.Powerpointte Tasarım sekmesine giriniz.Veri seç kısmını işaretleyiniz. Oradan bir excel penceresi açılacak,2014 gerçekleşen iç denetim ve dış denetim uygunsuzluk sayılarınızı yazınız..Size toplam uygunsuzluk sayısı ve grafiği otomatik olarak verecektir. 18.09.2018

MÜŞTERİ MEMNUNİYETLERİ 18.09.2018

MÜŞTERİ ŞİKAYET&ÖNERİ VE TALEPLERİ Grafiğin üzerine tıklayıız.Powerpointte Tasarım sekmesine giriniz.Veri seç kısmını işaretleyiniz. Oradan bir excel penceresi açılacak,2014 yılı 1.ve 2. dönemlere ait müşteri şikayet ,öneri ve talep adetlerini aylar bazında.Grafik otomatik olarak çıkacaktır. 18.09.2018

AÇILAN DÖF’LER VE SONUÇLARI Grafiğin üzerine tıklayıız.Powerpointte Tasarım sekmesine giriniz.Veri seç kısmını işaretleyiniz. Oradan bir excel penceresi açılacak,2014 yılı açılan DÖF sayısı,kapatılan döf sayısı,bekleyen DÖF sayısı ve kapatılmayan DÖF sayısını yazınız.Grafik otomatik hesaplama yapacaktır. 18.09.2018

TEDARİKÇİ PERFORMANSLARI 18.09.2018

EĞİTİM PLANLAMA Grafiğin üzerine tıklayıız.Powerpointte Tasarım sekmesine giriniz.Veri seç kısmını işaretleyiniz. Oradan bir excel penceresi açılacak,2014 yılı için planlanan eğitim sayısını ve gerçekleşen eğitim sayısını yazınız.Grafik otomatik olarak oluşacaktır. 18.09.2018

EĞİTİM YETERLİLİKLER Grafiğin üzerine tıklayıız.Powerpointte Tasarım sekmesine giriniz.Veri seç kısmını işaretleyiniz. Oradan bir excel penceresi açılacak,2014 yılı için verdiğiniz eğitimler öncesinde kişinin hangi durumda bulunduğunu eğitim sonrası gelişiminin kaç puan olduğunu yazınız.Grafik otomatik olarak hesap yapacaktır. 18.09.2018

İŞGÜVENLİĞİ ANALİZİ Grafiğin üzerine tıklayıız.Powerpointte Tasarım sekmesine giriniz.Veri seç kısmını işaretleyiniz. Oradan bir excel penceresi açılacak,2014 yılı için bölümüzde oluşan iş kazası adedini ve bu kazaya bağlı iş kazası ağırlık oranını giriniz. KAO= Kazalardan dolayı toplam kayıp gün sayısı / toplam insan saat çalışma sayısı x 1000 18.09.2018

İYİLEŞTİRME ÖNERİLERİ Buraya iyileştirme önerileri maddeler halinde yazılmalıdır. Bu kısıma işinizi daha hızlı ve/veya daha verimli yapabilmeniz,müşterinizi daha memnun hale getirebilmeniz için gerekli olan iyileştirme önerilerinizi yazınız.(Bu hem kendi süreciniz hem de diğer ilişkili olduğunuz süreçlere ait olabilir.) 18.09.2018

Toplantı sırasında alınan kararların yazıldığı bir rapor hazırlanır. TOPLANTI RAPORU Toplantı sırasında alınan kararların yazıldığı bir rapor hazırlanır. Bkz.FR-152 18.09.2018

18.09.2018

18.09.2018

18.09.2018

18.09.2018

18.09.2018

18.09.2018

18.09.2018

18.09.2018

18.09.2018

SONUÇ Kullanmış olduğunuz tüm form ve dokümanlara Kalite Sayfasından ulaşınız. FR-….. Şeklinde başlayan formlar yeni versiyondur.70-000-…… ile başlayan formlar ise eski versiyondur. 2015 SPİK ve Kaplumbağalarınıza ‘’Önleyici Faaliyet Sayısı’’ ve ‘’Müşteri Şikayetlerine Geri Dönüş Süresi’’ hedeflerini ekleyiniz. SPİK ve Faaliyet Planlarınızı takip ederek gerçekleşmeleri güncel olarak kayıt ediniz. 18.09.2018

Tutmayan hedefler dahil tüm uygunsuzluklar için DÖF açınız. SONUÇ Tutmayan hedefler dahil tüm uygunsuzluklar için DÖF açınız. Üst Yönetime dahil herkesin birbirine DÖF açabilme hakkı olduğunu unutmayınız. Kalite sayfasındaki Görev Tanımları kısmından kendinize ait olan görev tanımını okuyup varsa ilave ya da fazlalıkları Kalite Koordinatörlüğüne bildiriniz. YGG toplantılarınızı zamanında gerçekleştirip kayıtlayınız. DÖF formunun kök neden ve aksiyon plan kısmını hatayı öldürecek nitelikte doldurunuz. 18.09.2018

KATILIMINIZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ. SONUÇ Kaplumbağa şemalarınızdaki performans hedefleri kısmından rakamları kaldırınız. Türk Loydu denetiminde uygunsuzluk yaşadıysanız Mart sonuna kadar kapatılmasını sağlayınız. Ve son olarak da kalite ile ilgili yaptığınız her faaliyetin kendi bölümünüzün iş kalitesini ve verimliliğini arttırmak amaçlı olduğunu unutmayınız. KATILIMINIZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ. 18.09.2018