MUHASEBE SİSTEMİNDE KULLANILAN BELGELER PROF. DR. METİN SABAN YRD. DOÇ. DR. HAKAN VARGÜN YRD. DOÇ. DR. SERHAN GÜRKAN

MUHASEBE SİSTEMİNDE BELGELER Mali nitelikli işlemlerin muhasebe kayıt sürecine aktarılması için bu işlemlerin belgelendirilmesi gerekmektedir. Belgelendirme ile işlemleri gerçekleştiren taraflar, işlem türü, tutarı, zamanı vb. birçok konuda hem nitelik hem de nicelik yönünden çok yönlü bir bilgi akışının gerçekleşmesi de mümkün hale gelmektedir.

MUHASEBE SİSTEMİNDE BELGELER Belgelerin varlığı ile işlemlerin mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği konusunda bir sonuca ulaşılması mümkün hale gelmektedir. Muhasebe sisteminde kullanılan belgeleri iki gruba ayırmak mümkündür. Vergi Usul Kanunu (VUK)’na göre belgeler Türk Ticaret Kanunu (TTK)’na göre belgeler

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 1. FATURA Fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır.

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER Sevk İrsaliyesi Malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının taşınan veya taşıttırılan mallar için sevk irsaliyesi düzenlemesi ve taşıtta bulundurulması şarttır. Malın, bir mükellefin birden çok iş yerleri ile şubeleri arasında taşındığı veya satılmak üzere bir komisyoncu veya diğer bir aracıya gönderildiği hallerde de, malın gönderen tarafından sevk irsaliyesine bağlanması gereklidir.

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER İrsaliyeli Fatura Bu uygulamada mükellefler, fatura ve sevk irsaliyesini ayrı belgeler olarak değil, “irsaliyeli fatura” adı altında tek belge olarak düzenleyeceklerdir. İrsaliyeli fatura, hem faturanın hem sevk irsaliyesinin şartlarını bir belgede toplama özelliğine sahip bir vesikadır.

FATURANIN DÜZENLENMESİNDE UYULMASI GEREKEN KURALLAR Faturalar sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir. Faturalar mürekkeple, makine ile veya kopya kurşun kalemi ile doldurulur. Faturalar en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir. Faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzası bulunur. Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Fatura düzenlemek zorunda olanlar, müşterinin adı ve soyadı ile bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarasının doğruluğundan sorumludur.

ELEKTRONİK FATURA (E-FATURA) VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir. E-fatura yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulamasında amaç tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır.

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 2. PERAKENDE SATIŞ VESİKALARI Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin fatura vermek mecburiyetinde olmadıkları satışları ve yaptıkları işlerin bedelleri aşağıdaki vesikalardan herhangi biri ile tevsik olunur. (Fatura Yerine Geçen Belgeler) Perakende satış fişleri, Makineli kasaların kayıt ruloları, Giriş ve yolcu taşıma biletleri.

PERAKENDE SATIŞ VESİKALARI Perakende satış fişi, makineli kasaların kayıt ruloları ve biletlerde, işletme veya mükellefin adı, düzenlenme tarihi ve alınan paranın miktarı gösterilir. Perakende satış fişi ile giriş ve yolcu taşıma biletleri seri ve sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir. Bu fiş ve biletler kopyalı iki nüsha olarak tanzim edilir ve bir nüshası müşteriye verilir.

YAZAR KASA FİŞİ Makineli kasaların kayıt ruloları diğer bir deyişle yazar kasa (ödeme kaydedici cihaz) fişlerinde mükellefin adı veya ticaret unvanı, adres bilgileri, kayıtlı olduğu vergi dairesi ve vergi numarası, işlem tarihi ve fiş numarası, satışı gerçekleştirilen mal veya hizmetin adı, miktarı, KDV ve tutarına ilişkin bilgiler yer almalıdır. Satışı yapılan malları aynen veya işlendikten sonra satışını yapanlar dışındaki kimselere satan veya aynı kimselere hizmet veren birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, ödeme kaydedici cihaz kullanmak mecburiyetindedirler.

GİRİŞ VE YOLCU TAŞIMA BİLETLERİ Giriş biletleri, kopyalı iki nüsha olarak tanzim edilir ve bir nüshası müşteriye verilir. Bu biletler seri ve sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir. Giriş biletlerinde mükellefin adı veya ticari unvanı, adres bilgileri, kayıtlı olduğu vergi adı ve vergi numarası, KDV dahil bilet tutarına ilişkin bilgilere yer verilmelidir. Yolcu taşıma biletleri, turizm ve seyahat işletmeleri tarafından bir yerleşim yerinden başka bir yerleşim yerine gitmek amacıyla hizmet alan müşterilere verilen mali nitelikteki bir belgedir. Bu biletler seri ve sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir. Yolcu taşıma biletleri kopyalı iki nüsha olarak tanzim edilir ve bir nüshası müşteriye verilir

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 3. GİDER PUSULASI Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan serbest meslek erbabının ve çiftçilerin; vergiden muaf esnafa yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları emtia içinde tanzim edip işi yapana veya emtiayı satana imza ettirecekleri gider pusulası vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmündedir.

GİDER PUSULASI Gider pusulası, işin mahiyeti, emtianın cins ve nev'i ile miktar ve bedelini ve iş ücretini ve işi yaptıran ile yapanın veya emtiayı satın alan ile satanın adları ile soyadlarını (Tüzel kişilerde unvanlarını) ve adreslerini ve tarihi ihtiva eder ve iki nüsha olarak tanzim ve bir nüshası işi yapana veya malı satana tevdi olunur. Gider pusulaları, seri ve sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir.

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 4. MÜSTAHSİL MAKBUZU Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenler ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler; gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden satın aldıkları malların bedelini ödedikleri sırada iki nüsha makbuz tanzim etmeye ve bunlardan birini imzalayarak satıcı çiftçiye vermeye ve diğerini ona imzalatarak almaya mecburdurlar. Mal tüccar veya çiftçi adına bir adamı veya mutavassıt tarafından alındığı takdirde makbuz bunlar tarafından tanzim ve imza olunur.

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 5. SERBEST MESLEK MAKBUZU Serbest meslek erbabı, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için iki nüsha serbest meslek makbuzu tanzim etmek ve bir nüshasını müşteriye vermek, müşteri de bu makbuzu istemek ve almak mecburiyetindedir.

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 6. ÜCRET BORDROSU İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Bordronun hangi aya ait olduğu baş tarafından gösterilir. Bir aya ait bordro ertesi ayın yirminci gününe kadar hazırlanıp tarihlenerek, müessese sahibi veya müdürü ile bordroyu tanzim eden memur tarafından imzalanır.

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 7. TAŞIMA İRSALİYELERİ Ücret karşılığında eşya nakleden bütün gerçek ve tüzelkişiler naklettikleri eşya için, gerekli olan yazılı bilgilerle, sürücünün ad ve soyadı ve aracın plaka numarasını ihtiva eden ve seri ve sıra numarası dahilinde teselsül eden irsaliye kullanmak zorundadırlar. Bu irsaliyenin bir nüshası eşyayı taşıttırana, bir nüshası eşyayı taşıyana aracın sürücüsüne veya kaptanına verilir ve bir nüshası da taşımayı yapan nezdinde saklanır.

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 8. YOLCU LİSTELERİ Şehirler arasında yapılan yolcu taşımalarında yolcu taşıma bileti kesmeye mecbur olan mükellefler, (T.C. Devlet Demiryolları hariç) taşıtların her seferi için müteselsil seri ve sıra numaralı ve oturma yerlerini planlı şekilde gösteren iki nüsha yolcu listesi düzenlerler ve bu listenin bir nüshasını sefer sonuna kadar taşıtta ve diğer nüshasını işyerinde bulundururlar. Yolcu taşıma biletlerinin komisyoncu veya acenteler tarafından kesilmesi halinde yolcu listeleri 3 nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası bu kimseler tarafından saklanır.

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 9. GÜNLÜK MÜŞTERİ LİSTELERİ Otel, motel ve pansiyon gibi konaklama yerleri, odalar, bölmeler ve yatak planlarına uygun olarak müteselsil seri ve sıra numaralı günlük müşteri listeleri düzenlerler ve işletmede bulundururlar.

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 10. MUHABERE EVRAKI Tüccarların her nevi ticari muameleleri dolayısıyla yazdıkları ve aldıkları mektuplar (Telgraflar ve hesap hulasaları dahil) muhabere evrakını teşkil eder. Gönderilen ve gelen muhabere evrakının, işlerinin icabına göre dosyada muhafaza edilmesi mecburidir.

VERGİ USUL KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 11. DİĞER VESİKALAR Tüccarlar evvelki maddelerin dışında kalan ve bir hüküm ifade eden veya icabında bir hakkın ispatına delil olarak kullanılabilen mukavelename, taahhütname, kefaletname, mahkeme ilamları gibi hukuki vesikalarla ihbarname, karar örnekleri, vergi makbuzları gibi vergi evrakını dosyada muhafaza etmeye mecburdurlar.

TÜRK TİCARET KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 1. BONO (EMRE YAZILI SENET) Bono veya emre yazılı senet; Senet metninde “bono” veya “emre yazılı senet” kelimesini ve senet Türkçe’den başka bir dille yazılmışsa, o dilde bono veya emre yazılı senet karşılığı olarak kullanılan kelimeyi, Kayıtsız ve şartsız belirli bir bedeli ödemek vaadini, Vadeyi, Ödeme yerini, Kime veya kimin emrine ödenecek ise onun adını, Düzenlenme tarihini ve yerini, Düzenleyenin imzasını içerir.

TÜRK TİCARET KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 2. POLİÇE; Senet metninde “poliçe” kelimesini, senet Türkçe’den başka bir dille yazılmışsa, o dilde poliçe karşılığı olarak kullanılan kelimeyi, Belirli bir bedelin ödenmesi hususunda kayıtsız ve şartsız havaleyi, Ödeyecek olan kişinin, “muhatabın” adını, Vadeyi, Ödeme yerini, Kime veya kimin emrine ödenecek ise onun adını, Düzenlenme tarihini ve yerini, Düzenleyenin imzasını içerir.

TÜRK TİCARET KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 3. ÇEK Senet metninde “çek” kelimesini ve eğer senet Türkçe’den başka bir dille yazılmış ise o dilde “çek” karşılığı olarak kullanılan kelimeyi, Kayıtsız ve şartsız belirli bir bedelin ödenmesi için havaleyi, Ödeyecek kişinin, “muhatabın” ticaret unvanını, Ödeme yerini, Düzenlenme tarihini ve yerini, Düzenleyenin imzasını içerir.

TÜRK TİCARET KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 4. PAY SENEDİ Anonim ortaklıklar tarafından çıkarılan, belirli ortaklık sermayesine katılma payını temsi eden ve yasal şekil şartlarına göre düzenlenmiş olan kıymetli evraklara “pay (hisse) senedi” adı verilmektedir. Pay senetleri, hamiline veya nama yazılı olur.

TÜRK TİCARET KANUNU UYARINCA DÜZENLENEN BELGELER 5. BONO ve TAHVİL Tahvil, "Anonim şirketlerin ve kamu kurumlarının borç para bulmak için itibari kıymetleri eşit ve ibareleri aynı olmak üzere çıkardıkları borç senetleri" dir. Bono, vadesi bir yıldan kısa olan borçlanma enstrümanlarıdır.