Proje Yönetimi

Hedef Analizi Proje döngüsü yönetiminde durum analizi olan ilk kısmın ikinci aşaması, sorun analizinden sonra, hedef analizidir. Hedef analizinde sorun ağacındaki “olumsuz durumlar”, “olumlu durumlar” olarak ifade edilen çözümlere dönüştürülür. Örneğin, “çocuklar sağlıklı beslenmiyor” ifadesi, “çocuklar sağlıklı besleniyor” ifadesine dönüştürülerek hedef analizine başlanır. Hedef ağacı, elde edilen bu kazanımların gelecekte istenen durumun açık görüntüsünü sağlama amacıyla kullanılan bir yöntemdir.

Temel Adımları Belirlenen sorunlar ortadan kaldırıldığında, gelecekteki durumun nasıl olacağının tanımlanması, Hedefler hiyerarşisinin ve hedeflerin gerçekçiliğinin kontrol edilmesi, Araç-amaç ilişkilerinin hedef ağacı kullanarak gösterilmesi.

Strateji Analizi Sorun analizi ve hedef analizinin yapılması süresince temel ve alt sorunlar ve bu sorunlar çözülürse ortaya çıkacak durum resmedilmeye çalışılır Bir temel sorunun çözülmesine katkıda bulunulmasında ya da aynı hedefe ulaşılmasında birkaç değişik yol olduğu görülmektedir. Hedef ağacındaki her alt hedefler kümesi, temel sorunun çözülmesine katkıda bulunacak yol ya da yöntemleri göstermiştir.

Örnek üzerinden düşünürsek; öğrencilerin sağlıklı beslenmesini sağlamak için temelde 4 yöntem belirliyoruz. Bunlar Milli Eğitim Bakanlığı’nın sağlıklı beslenmeyi destekleyen uygulamaları hayata geçirmesini sağlamak, okul yönetimlerinin öğrencilerin beslenmesi konusunda sorumluluk üstlenmesini sağlamak, bazı çevresel faktörlerin görülmesini sağlamak ve ailelere ve öğrencilere ilişkin bazı değişkenleri dikkate almaktır.

Strateji analizinin amacı, yukarıda örneklediğimiz yollardan bir ya da birkaçını seçmek için yapılan çalışma olarak tanımlanabilir, dolayısıyla temel sorunu çözmekte kullanılacak yöntemi tanımlamaktır. Strateji analizi, yapılacak projede hangi hedeflerin dikkate alınacağına ve hangi hedeflerin dışarıda bırakılacağına karar verme sürecidir.

Temel Adımları Hangi hedefin dışarıda bırakılacağına karar verilirken, bir dizi soruya cevap verilmesi gerekir: İstenilen dönüşüm, en etkili olarak hangi yoldan giderek ya da yöntemi kullanarak sağlanabilir? Riski en düşük olan yöntem hangisidir? Sürdürülebilirlik açısından ilgili paydaşları en iyi kapsayan yöntem hangisidir? Hangi yöntem kurumsal kapasite gelişimini sağlamakta daha üstündür? Hangi yöntem cinsiyet eşitsizliğini azaltıcıdır ve dezavantajlı grupların lehinedir? Hangi yol maliyet-bütçe-fizibilite açısından en olumlu olanıdır? Çevreye yönelik en olumlu etkiler yaratan yol hangisidir?

2. Stratejinizi etkileyebilecek iç ve dış faktörler nelerdir 2. Stratejinizi etkileyebilecek iç ve dış faktörler nelerdir? Proje grubunun güçlü ve zayıf yönleri nelerdir? Hedefinize ulaşmak isterken önünüze çıkabilecek fırsatlar ya da tehditler neler olabilir? Bunları dikkate alarak bir strateji analizi yaptığımızda hedef ağacında yer alan fakat projeyle gerçekleşmesi güç görünen konuları dışarıda bırakıyor, geri kalanlar ile projemize devam ediyoruz.

Strateji analizi birçok bakımdan zor bir süreçtir, çünkü kayda değer miktarda bilgiyi sentezlemeyi ve daha sonra izlenebilecek strateji ya da stratejilere ilişkin karmaşık bir yargıya varmayı gerektirir. Pratikte, farklı paydaşların çıkarları, siyasi talepleri ve eldeki kaynaklar gibi kısıtlamaları dengelemek önemli bir uzlaşma çabasını beraberinde getirir.

Paydaş Analizi Proje döngüsü yönetiminin durum analizi kısmında, sorun, hedef ve strateji analizinden sonra paydaş analizi yapılır. Paydaş analizi, durum analizi aşamasında projenin sonuçlarından doğrudan ya da dolaylı olarak, olumlu ve olumsuz etkilenecek olan, kişi, grup ve kuruluşların belirlenmesine yarar. Belirlenen paydaşların, özellikle projeyle ilişkilerini de analiz etmemizi sağlar; farklı paydaşlar arasında oluşabilecek çatışmaları da öngörmemize yarar.

Ayrıca, bu sorunun çözümünden zarar görebilecek, yani kaybedecek, dolayısıyla da projeye karşı çıkabilecek olanları belirlememize, bunun yanı sıra sorunun çözümünden faydalanabilecek ve çözüme katkıda bulunabilecek olan paydaşları da belirlememize katkısı olur. Paydaş analizi “Kimin sorunu?” ve soruna yönelik bir müdahale stratejisi geliştirildiğinde “Kim yararlanacak” sorularının sorulmasıdır. Bu nedenle paydaş analizi proje tasarımının en önemli ögelerinden birini oluşturur.

Paydaş, gerçekleştirmek istediğiniz toplumsal dönüşümden doğrudan ya da dolaylı olarak etkilenecek ve bu süreci etkileyebilecek olan herkestir. Bireyler, gruplar, topluluklar veya kurumlar paydaş olabilirler. Paydaşlar çözülmek istenen sorunun niteliğine bağlı olarak değişirler. Örneğin kişiler yaş, cinsiyet, eğitim, etnik köken, din ve meslek olarak birbirlerinden farlılık gösterirler; hane halkları, hane halkı reisinin cinsiyeti, medeni durum, gelir, iş durumlarına göre farklılaşırlar; topluluklar ise yer, sahip olunan kaynaklar, altyapıya ve hizmetlere erişim açısından farklılaşırlar.

PAYDAŞLAR İLGİLERİ KATILIM DURUMU BİRİNCİL PAYDAŞLAR Öğrenciler Okul İdaresi Veliler Öğretmenler Sağlıklı beslenecek Okul başarısı artacak Çocuğun beslenmesi ekonomik ve sağlıklı olacak Dersler verimli geçecek Bilgilendirme İşbirliği İKİNCİL PAYDAŞLAR Okul-Aile birliği Kantinciler Seyyar yiyecek satıcıları Lokanta pastane gibi esnaf MEB Sağlık Bakanlığı Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı Etkin çalışma yapacak Geliri azalacak Yasal dayanak Beslenmeye ilişkin hastalıklar azalacak Fonları amacına uygun ve etkin kullanılacak Danışma Paydaş analizinin kontrol edilmesi Paydaşlar var. Kantinciler ve Esnaflar-bilgilendirme-ürün çeşitliliği, olası çatışma var ancak bilgilendirerek ve ikna ederek aşılabilir. Cinsiyet rollerimizin herhangi bir etkisi yoktur. Okul aile birliğinin sosyal yardımlaşma vakfı vb. STK ile birlikte MEB ve Sağlık Bak. Yasal izin.

Örneğimizde de görüldüğü gibi, paydaşları kendi aralarında birincil paydaşlar, ikincil paydaşlar ve ortaklar olarak üçe ayırmak, analizi kolaylaştırır. Birincil Paydaşlar: Öngörülen süreçten, doğrudan olumlu ya da olumsuz etkilenecek olanlardır. Projenin ulaşmaya çalıştığı hedef grup(lar) ve doğrudan yararlanıcılar da birincil paydaşlardır. İkincil Paydaşlar: Projenin çözmeye çalışacağı sorunla ilgili olarak çıkarları olan veya aracı konumdaki diğer tüm kişi ve kuruluşları kapsar. Bu sorunun çözümünden dolaylı olarak etkilenecek olanlar, fon veren kuruluşlar, ilgili resmi kuruluşlar ve diğer sivil toplum örgütleri ikincil paydaşlardır. Ortaklar: Gerçekleştirilmek istenen dönüşümü yaratacak olan kurumlardır.

Paydaşlar proje sürecini farklı şekillerde ve düzeylerde etkileyebilirler. Hedef gruplar genelde paydaşlar arasında en güçsüz olanlardır. Bu yüzden özellikle hedef grupların bilgiye ulaşmaları kolaylaştırılmalı ve toplumsal hiyerarşideki yerleri dolayısıyla, diğer paydaşların oluşturabileceği zararlara engel olunmalıdır. Özellikle ikincil paydaşların kaynakları daha fazla olduğu için (para, zaman, siyasi güç vb.) süreci etkilemeleri de daha kolaydır. Dolayısıyla paydaş analizi sonucunda ortaya çıkan paydaşların farklı düzeylerde katılımlarını sağlayacak faaliyetlerinin de, projenin başından itibaren göz önünde bulundurulması gerekir.