ZİYAFETİN TANIMI VE ÖNEMİ BÖLÜM ZİYAFETİN TANIMI VE ÖNEMİ BÖLÜM ZİYAFETİN TANIMI VE ÖNEMİ

1- ZİYAFETİN TANIMI VE ÖNEMİ Otelcilik dilimize giren ve yerleşen banqueting (ziyafet) kelimesi otellerdeki restoranlar, kafe ve lobi gibi alanlarda rutin olarak uygulanan yeme içme hizmetleri dışında kalan alanlardaki özel hizmet faaliyetlerini ifade etmektedir. Bu özel hizmetler; öğle yemeği partileri, konferanslar, kokteyl partileri, düğün ve nişan partileri, danslı aksam yemekleri, yıldönümü kutlama partileri, balolar, seminerler, moda gösterileri, kongreler, yeni ürünlerin tanıtılmasına yönelik basın toplantıları, sergiler ve bunun gibi faaliyetlerden oluşur.

Kısaca ziyafet, müşteri tarafından önceden hazırlanmış bir mönünün, gelen tüm konuklara sunulduğu hizmettir. Bir ziyafet genellikle farklı bir ortamda gerçekleşir ve müşterinin genellikle özel istekleri (masa örtülerinin rengi, masa dekorasyonları, mönü vs.) olur. Bir ziyafete katılan konukların sayısı, değişiklik gösterebilir. Bu sayı 10 ile 10.000 arasında olabilir.

Ziyafetler otele fazla gelir getiren faaliyetlerdir Ziyafetler otele fazla gelir getiren faaliyetlerdir. Çünkü belli bir alana, diğer servis yerlerine kıyasla daha fazla misafir almak mümkündür. Böylece birim alandan en iyi faydalanma imkanı doğar. Ziyafet oteldeki alakart yemeklere göre daha ekonomiktir. Ziyafetlerde personelden tasarruf edilir. Bir garson ziyafette alakart servisine kıyasla daha fazla misafire hizmet edebilir. Servis malzemeleri daha basit ve pratiktir. Satın almada bazı avantajları vardır. Önceden alınmış bir siparişe göre lüzumlu malzemeler alınır ve alınan her şey kullanılıp değerlendirilir.

Gittikçe çok sayıda bağımsız yiyecek içecek işletmeleri ve konaklama işletmeleri ziyafet organizasyonlarına girmektedir. Bunun sebebi, işletme ziyafeti vererek daha az risk ile daha fazla para kazanabilir. Kısaca, a la carte türü iş yapmak yerine ziyafet hizmetleri sunmak daha karlıdır.

Ziyafetin Tarihi ve Günümüzdeki Yeri Osmanlı imparatorluğu döneminde, her dönem farklı olmakla birlikte çok büyük ziyafetler verilmiştir. Bunlardan bazı örnekler su şekildedir; Kanuni Sultan Süleyman zamanında Ahi loncaları Kağıthane’de her yıl bir toplantı yapılmaktaydı. Esnaf ve sanatkârların katıldıkları bu toplantı sırasında Kâğıthane Vadisi’ne 5-6 bin çardak ve çadır kurulur, üç gün boyunca yaklaşık 10 bin kişiye ziyafet verilmekteydi.

Ziyafetler değişik kültürlerin etkisi altında Osmanlı imparatorluğu döneminden günümüze kadar değişim göstererek ulaşmıştır. Cumhuriyetin ilanından sonra 1934 yılında yabancı konuklara verilen ziyafetlerde zengin klasik menü uygulaması yapılmıştır. Zamanla bu kültür değişerek mönülerde soğuk ve sıcak ordövrlerden başlanmıştır. Günümüz ziyafetlerinde dört-beş yıldızlı otellerin salonlarında ziyafetler verilmekte birlikte nisan, düğün, yeni yıl, doğum günü, iftar yemeği gibi özel günle için düzenlenir.

İşletme açısından başlangıçta belirli kurallara bağlı olmaksızın verilen ziyafetler artık günümüzde belirli kurallarla yapılmaktadır. Örneğin Fransa da verilen ziyafetlerde gelişen klasik menü adı verilen yemek yeme sırası ortaya çıkmıştır. Bu yemek çeşidinde 8-10 hatta 15 çeşide çıkan yemek sayıları uzun yıllar sonra yemek sayısı ile servis yapılırken azalarak hafif yiyeceklere doğru dönüşüm başlamış ve sayı azalarak modern mönü kavramı konaklama isletmelerine yerleşmiştir. Günümüzde uygulanan ziyafet menüsünde sayı azaltılarak düşürülmüştür. Bunlar: Soğuk ordövrler, çorba, sıcak ordövrler, balık, et çeşitleri dessert olarak sıralanmaktadır.

ZİYAFET TÜRLERİ Küçük partiler İş tesliminden sonra, bir doğum günü, terfi, gayri resmi bir toplantı, bir aile toplantısı için küçük kutlamalar veya özel bir yemek partisi restoranların ve konaklama isletmelerinin uygun alanları tutularak yapılmaktadır. Eğer müsaitse genele açık bir alanın bir bölümü de bu uygulama için kullanılabilir. Normal restoran servis hizmetinden farkı, grup için önceden hazırlanmış bir mönü ve özel bir ortam olabilir. Küçük partilerin düzenlenmesi genellikle kolaydır. Ayrıca isletme için kârlı bir is oluşturabilmektedir. Müşterilerin özel yiyecek içecek istekleri ile müşteri sayısına göre servis hizmeti sunacak personel düzenlemeleri yapılarak bu tip organizasyonlar tamamlanır.

Kokteyller Tanışma, bir yerin açılısı, diploma töreni vb. için düzenlenir. Bu ziyafetlerde davetliler oturmazlar. Ayakta çeşitli kokteyl içkileriyle birlikte soğuk ve sıcak kanepe, cips ve kuruyemis alırlar. Genellikle iki saat sürer.

Çay partileri Bu ziyafet kapsamına okulların mezuniyet çayları ve hanımların yapacakları özel çaylı toplantılar girmektedir. Bu ziyafetlerde çay, yas pasta, kuru pasta (tatlı veya tuzlu) çay yerine limonata ve ya meyve suyu ikram edilir. Müzik olarak piyano veya org çalınır.

Nişan ve düğün ziyafetleri Süresi uzun ziyafetlerdir. Müzik ve program vardır. Kokteyl seklinde olabileceği gibi yemeklide olur. Ziyafet emrinde programın niteliği belirtilir.

Soğuk büfe ziyafetleri Davetli sayısının fazla olduğu bir kurulusun bütün mensuplarının davet edildiği ziyafetlerdir. Yiyeceklerin tepsilerle dekore edilerek hazırlandığı ve konduğu büfe masası, normal restoran masalarından yüksek ve uzun bir tezgah görünümündedir. Büfeye konacak yiyecek çeşitlerinden bazıları şunlardır; soğuk mezeler, zeytinyağlı dolma ve diğer zeytinyağlı çeşitleri, soğuk etler, soğuk tavuk ve balık çeşitleri (mayonezli), peynir çeşitleri, salata çeşitleri, sütlü tatlılar, hamur tatlıları, meyveler vs. bulunur. Soğuk büfeler de sıcak yemek isteniyorsa, çöpte sis ve ya döner kebap pilavlı verilebilir. İçki büfesi salonun ayrı bir kısmında hazırlanır. Yemeğini büfeden alan misafir, içki büfesinden de içkisini alarak salonun iç kenarlarına eşit aralıklarla konan bos sehpalardan faydalanarak yemeklerini yerler, içkilerini içerler.

Resmi (protokol) yemekleri Resmi (protokol) ziyafetleri üst düzey ziyafetler olması nedeni ile mönünün ve içkilerin özel olması gerekir. Bu nedenle protokol için hazırlanacak mönünün planlanmasında dikkatli olunması gerekir. Menüdeki yiyecekler önceden hazırlanıp bekletilebilen özelliği bozulmayan, ziyafet servisine uygun yiyecekler olmalıdır. Soğuk ordövr, çorba, sıcak ordövr, balık, et, tatlı grubunda yer alan yiyecekler sırası ile servis edilir. Uluslar arası boyutlardaki protokol yemeklerin de ziyafetlerin büyüklüğü, muntazam olması ziyafeti veren ülkenin portresi olarak görülür. Amaç konuğun ziyafetten memnun ayrılmasıdır. Memnuniyetsizlik ziyafeti veren şahsa değil ülke adına olumsuzluk olarak anlaşılır.

Toplantı ve seminerlerde uygulanan ziyafetler Bu tip faaliyetler bir veya daha çok gün için de tamamlanmaktadır. Düzenleyiciler yerleşim ve oturma planlarını; masalar da, açık bir kare düzeninde, tiyatro tarzı sekline istemektedir. Ayrıca, projektör cihazı, televizyon, beyaz tahta ve ses cihazlarını talep edebilirler. Katılan insanların sayısına göre yiyecek ve içecek hizmetleri uygun bir ortamda verilir. Kahve hizmetleri, sabah ve öğleden sonra verilir. Toplantı salonlarında; su, nane sekeri ve kalem kağıt gibi malzemeler bulundurulur. Toplantı ve seminer sonrası müşteriler, önceden belirlenmiş bir kokteyl partisini konaklama isletmesinden arzu edebilirler. Müşteriler için bu tür faaliyetlerin düzenlenmesi oldukça pahalıdır. Konaklama isletmesi için ise karlı bir is olmaktadır. Bu nedenle hataya yer yoktur. Konaklama isletmesi, toplantı ve konferans bitimi sonrasında, yiyecek içecek birimlerinin tam bir uyum içinde çalışıp eksiksiz bir program akışını sağlamasını koordine etmelidir.

Kongre ve konferanslarda verilen ziyafetler Kongre ve konferans turları, büyük konaklama işletmeleri için giderek büyüyen bir sektör konumuna gelmektedir. Bu amaçla konaklama tesisine gelen konuklar, konaklama isletmelerinden bir ve ya daha fazla gün kalmayı talep ederler. Konuklar konaklama isletmesinde kaldıklarından, yemeklerini de isletme bünyesindeki mekanlarda yemektedirler. Büyük konferans ve kongre grupları genellikle 1000 kişilik gruplardan oluşabilir ve bu nedenle titiz planlama yapılarak konukların eğitimi ve bilgilendirilmesi için gereken düzenekler dikkatli bir şekilde hazırlanmalıdır. Ayrıca konukların özel istekleri de dikkate alınmalıdır. Bu konferans ve kongre gruplarına verilen hizmet, bir otelin profesyonelliğini de ortaya çıkaran önemli bir testtir. Bu konferanslar üç ve ya dört günlük programlardan oluşmaktadır. Kongre hizmeti sunan konaklama isletmelerinde ana salon, daima çok yönlü biçimde kullanılır. Bu yüzden teknik düzen sabit, telefon ve diğer aletler ziyafet yöneticisinin plânlamasına göre kongre öncesinde yerleştirilir. Yiyecek-içecek servisinin akış düzeni detaylı olmalıdır.

Ziyafet Hizmeti Sunan Bir İşletme ve A la Carte Restoran Arasındaki Farklar 1- Hazırlanacak mönü önceden belirlenir ve hazırlıklar önceden yapılır. 1- Konukların vereceği sipariş önceden bilinmemektedir. 2- Ne kadar konuk geleceği bellidir. 2- Restorana gelecek konuk sayısı belli değildir. 3- Ziyafette müşteri ihtiyacını karşılayacak oranda ürün hazırlanır. 3- A la Carte restoranda müşteri ihtiyacını karşılamak için daha fazla ürün olmalıdır. 4- Ziyafet için ön ödeme alınır. 4- A la Carte restoranda ise konuklar yemeklerini bitirip ayrılana kadar bir ödeme yapılmaz. 5- Bir ziyafet salonunun ne kadar kar getireceği hesaplanabilir. 5- Restoranlarda böyle bir hesaplama yapmak daha zordur.

6- Ziyafet hizmeti sunan işletmelerde personel yönetimi daha kolaydır. Ziyafet Hizmeti Sunan Bir İşletme ve A la Carte Restoran Arasındaki Farklar 6- Ziyafet hizmeti sunan işletmelerde personel yönetimi daha kolaydır. 6- Restoranlar belirli sayıda çalışan istihdam etmek zorundadırlar. 7- Ziyafet servislerinde atık miktarı yok denecek kadar azdır. 7- Restoranlarda ise ne kadar yemek yeneceği bilinmediği için fazla yiyecek artabilir. 8- Ziyafetin tanıtımı kolaydır. 8- Restoranların tanıtım maliyeti ziyafet hizmeti sunan işletmelere göre daha fazladır. 9-

Bir restoranın ziyafet organizasyonu almaya çalışmasının asıl amacı, çok kar getirmesidir. Ziyafet departmanı, işletmenin hedef kitle gözündeki imajını yükseltir.

2- CATERING VE ZİYAFET Catering ve ziyafet bölümlerinde temel olarak aynı hizmet verilir. Ancak cateringde işletmenin bulunduğu yer dışında hizmet verilir. Başka bir deyişle servis müşterinin bulunduğu yerde yapılırken, ziyafetlerde müşteriler yiyecek içecek servisinin yapıldığı mekana gelirler. Ziyafet yöneticisi tanıdık bir ortamda çalışmanın lüksüne sahiptir.

3- ZİYAFET SATIŞIN AVANTAJLARI 1- Ziyafetler çok karlı olabilir. 2- Başarılı ziyafetler işletmenin müşteri ilişkilerine olumlu bir etki yapar ve sattığı oda sayısını arttırır. 3- Ziyafetlerde fiyatlandırma oldukça esnektir.

4- İşletmeler yüksek miktarda alım yaparak yiyecek maliyetini, çalışanları daha etkili kullanarak işgücünü azaltırlar. 5- İşletmeler yiyecekleri “gerektiği kadar” esasına göre alırlar böylece stoklarında fazla mal birikmez. 6- İçecek geliri de ziyafet satışlarına katkı sağlar.

ZİYAFETLERİN OTELLERE SAĞLAYACAĞI AVANTAJLAR 1- Fazladan konuk odaları satılır. 2- Oda servisi hizmetleri artar. 3- Ziyafet öncesi ve sonrası özel misafirler için konuk odaları ve resepsiyonlar satılır.

4- Ziyafete katılan konuklar otelde konaklayacaklarından yemek saatlerinde yemek servisi artar. 5- Çiçek satışları artar. 6- Limuzin servisi, otelin fotoğraf hizmeti gibi işlerde artış görülür.

7- Otopark geliri artar. 8- Otelin kuaför salonlarından sağlanan gelir artar. 9- O gün için hazırlanmış hediyeler, hafta sonu verilecek katılım sertifikaları vs. konukların ziyaretlerini uzatmalarını sağlar.

ZİYAFET VERME NEDENLERİ 1- Özel Eğlenceler 2- İş Amaçlı Eğlenceler 3- Sosyal Gruplar

4- Dini Törenler 5- Kutlamalar 6- Toplantılar

7- Konferanslar 8- Spor Ziyafetleri 9- Ödül Törenleri

ZİYAFET BÖLÜMÜ ORGANİZASYONU

1- ZİYAFET BÖLÜMÜNÜN ORGANİZASYONU Başarılı bir ziyafet, geniş planlama, iletişim ve koordinasyon gerektirir.

2- ZİYAFET BÖLÜMÜ PERSONELİ 1. Yiyecek İçecek Müdürü Oteldeki tüm yiyecek içecek bölümlerinin bağlı olduğu bölümdür. Oteldeki tüm restoranlar, barlar ve mutfaklardan yiyecek içecek müdürü sorumludur. Ziyafet müdürünün sorumlu olduğu personel yiyecek içecek müdürüdür.

2. Ziyafet Bölümü Müdürü Ziyafet bölümündeki her şeyden sorumludur. Tüm bölümü organize eder. Ziyafetin başarısından en çok sorumlu olan kişidir. Müşterilerle ziyafetin menüsü ve fiyatı, içecekler, masa plânı, müzik ve ilgili her türlü konuyu görüşür ve karara bağlar. Doğrudan aldığı kararları bir memorandum ile konaklama isletmesinin ilgili Diğer bölümlerine duyurur.135 Bazı isletmelerde yiyecek-içecek müdür yardımcısı veya ziyafet müdürü asistanı kadrosu da bulunmaktadır.

Ziyafet müdürünün genel görevleri su şekilde sıralanır: • Satış bölümü ile birlikte Pazar araştırması yaparak, konaklama işletmesinde ziyafet ve davet verme ihtimali olan konuk potansiyelini tespit etmek, • Satış ofisini ziyaret ederek telefonla yapılan satışları takip etmek, zaman zaman kendisi önemli, telefonla yapılan satışlara katılarak konukları konaklama işletmesine kanalize etmek, • Davetten 48 saat önce, davet sahibinin ödemeyi garanti ettiği davete katılacak kesin kişi sayısının teyidini sağlamak, • Davet sonrası davet sahibine teşekkür mektubu yollayarak, potansiyel bekleniyorsa zaman zaman ziyaret ederek ileriye dönük ilgilenmek, • Kaybedilen isler için rapor tutarak yiyecek-içecek müdürüne bildirmek, sebeplerini araştırmak ve bulmak

3. Ziyafet Müdürü Asistanı Büyük oteller ve büyük ziyafet işletmelerinde bulunan personeldir. Alt kademedeki personelin ziyafet müdürüyle arasındaki iletişimi sağlar. Asistan, ziyafet müdürü ile çalışır ve ziyafet bölümüne gelen bütün faaliyetleri doğru bir şekilde bölümlerine göre dosyalamak ile sorumludur. Sekreter, herhangi önemli bir notu postaya verir, bütün telefon çağrılarına da bakmakla yükümlüdür. Ziyafet yöneticisinin yokluğunda geçici rezervasyonları alarak, ziyafetler ile ilgili bilgilendirmelerde bulunabilir. Bu rezervasyonları üç şekilde; telefon, mektup veya yüz yüze görümse ile yapar.

4. Ziyafet Servis Şefi Genellikle birden fazla ziyafet salonu olan işletmelerde bulunur. Bu tesislerde birden çok ziyafet aynı anda gerçekleşebilir. Bu durumda ziyafet servis şefi görevlendirildiği salondaki ziyafetin denetiminden sorumludur.

5. Captain Ziyafet salonunun belirli bir bölümünden sorumludur. Baş garsona karşı sorumludur. Sorumlu oldukları posta sayısı, ziyafetin büyüklüğüne, gelen misafir grubunun özelliğine ve servis edilen mönüye göre belirlenir.

Ziyafet içecek servis şefi Ziyafetlerde servis edilen, tüm alkollü ve alkolsüz içkilerin servisinden sorumlu bir elemandır. içkilerin servis edilmesi sırasında, ziyafet salonlarının arka tarafında yer alan servis barın sorumlusu ile işbirliği yapar. Ziyafetlerde, ziyafetin organizasyonuna bağlı olarak, alkollü ve alkolsüz içkiler alakart restoranda olduğu gibi, servis bardan servis edilebileceği gibi; açık büfenin uygulandığı ziyafetlerde salonun uygun yerine geçici olarak açık büfe bar kurularak içkiler buradan servis edilir. Ayrıca, kongre, seminer ve sempozyum gibi toplantı aralarında verilen kahve ve çay servislerinin organizasyonu ve servisinden de sorumlu olur.

6. Chef de Rang - Waiter Sorumlu olduğu postadaki tüm servis hizmetinden sorumludur.

7- Satış Müdürü – Satış Sorumlusu Ziyafet hizmetlerinde bu personellerin dışında bir de satış müdürü olabilir. Ancak konaklama işletmelerinde bu hizmet satış ve pazarlama bölümü tarafından da yürütülebilir. Satış müdürünün görevi, ziyaretleri rezerve etmektir. Dış satım elemanı müşteriye ziyaretler gerçekleştirerek ziyafet satışını gerçekleştirir.

3- ZİYAFET MÜDÜRÜNÜN GENEL ÖZELLİKLERİ 1- Düzenli Görünüm 2- Taktik ve Diplomasi 3- Değişikliklere Çabuk Tepki Verme Yeteneği 4- Panik Olmama Yetisi 5- Kişilik Özellikleri 6- Farklı Karakterlerle Birlikte Çalışabilme Kabiliyeti 7- Sözlü İletişim Yeteneği 8- Yazılı İletişim Yeteneği 9- Organizasyon Yeteneği

BİR ZİYAFET MÜDÜRÜNÜN İŞİNİ İYİ YAPABİLMESİ İÇİN BİLMESİ GEREKENLER 1- Ziyafet Türleri 2- Ziyafet verilecek salonun özellikleri 3- Ziyafet Siparişinin Satışı 4- Rezervasyon 5- Mönü çeşitleri 6- Servis ve Mutfak Bilgisi

3. BÖLÜM ZİYAFET REZERVASYONU ZİYAFET ORGANİZASYONU

1- REZERVASYONUN ÖNEMİ Ziyafetlerin başarısı, rezervasyonun doğru yapılmasıyla başlar. Ziyafet anlaşmasında yer alması gereken bilgiler su şekildedir: 1. Ziyafetin cinsi (dügün, nişan, kutlama vb.) 2. Ziyafetin tarihi ve günü, 3. Ziyafetin başlangıç ve bitiş 4. Garanti edilen kuver sayısı (en son rakam 24 saat önceden bildirilmelidir) 5. Kişi bası fiyat 6. Menü, ekstra yemek ve içki istekleri, içki servisi 7. Menü ve isim kartları ve basım kararı, 8. Masa planı, oturma planı, konuşmalar yapılacaksa sırası ve zamanı, 9. Müzik, podyum, mikrofon ve bunun gibi istekler, 10. Misafirlerle ilgili özel bilgiler: et yemez, engelli ve bunun gibi.80

2- REZERVASYON DEFTERİ Profesyonel olmayan rezervasyon işlemlerini önlemek amacıyla, işletmelerin rezervasyonlarını düzenli tutacağı bir organizasyon sistemine gereksinimi vardır. Rezervasyon defterinin amacı çifte rezervasyonu önlemektir. Birçok ziyafet işletmesi müşterisine rezervasyon için iki haftaya kadar opsiyon tanır. Müşterilerle yapılacak anlaşmalar kesinlikle yazılı olarak yapılmalıdır.

3- REZERVASYON TÜRLERİ 1. Kesin Rezervasyonlar Ziyafetin gerçekleşmesi konusunda anlaşmaya varılmış ve müşteriden bunun karşılığında bir ön ödeme alınarak tamamlanmış olan rezervasyonlardır.

2. Geçici Rezervasyonlar Ziyafetin ne zaman yapılacağı konusunda müşteriyle anlaşmaya varılmış ancak herhangi bir ödeme yapılmamıştır. Bu gibi durumlarda müşteriye bir haftalık bir süre verilir. Bu süre zarfında müşteri isterse gereken ödemeyi yaparak rezervasyonu kesinleştirebilir.

4- DEPOZİT Hemen her ziyafet işi için depozit ödenmesi gerekmektedir. Bu her iki tarafın yararınadır. Ziyafet bölümü ya da işletmesi müşterinin rezervasyonunu başkasına satmayacak, müşteri de ön ödeme yaptığı için rezervasyonu iptal etmeyecektir.

5- GÜVENCELER Güvence ya da garanti, ziyafetin sahibi tarafından önceden belirlenen sayıda konuğun katılacağı ve daha fazla sayıda konuk katılırsa aradaki farkın işletmeye ödeneceği yönünde verilen sözdür. Başarılı bir ziyafetin temel kurallarından biri, müşteri rezervasyonu yaparken şirketin prensiplerinin kendisine bildirilmesidir.

6- ZAMAN ÇİZELGESİNİN HAZIRLANMASI Çoğu müşteri yemeğin hemen bitmesini ve programın hemen başlamasını ister. Servisin aksamaması, hem çalışanların hem de konukların ziyafet esnasında sıkıntı yaşamamaları için zaman çizelgesi hazırlanmalıdır.

7- HAZIRLIKLARIN ONAYLANMASI Ziyafet konusunda müşteri ve işletme tarafından alınan ortak kararlar üzerine bir form hazırlanmalı ve bu formun üstünde her iki tarafında anlaşma sağladığı, ziyafetle ilgili tüm ayrıntılar yer almalıdır.

8- ZİYAFETLERİN ZAMANLANMASI Çoğu işletme birden fazla ziyafet salonuna sahiptir. Dolayısıyla aynı zamanda iki yemek birden veriliyor olabilir. Hizmetlerin planlaması ziyafetleri aksatmayacak şekilde planlanmalıdır.

9- ZİYAFET FORMUNUN DAĞITIMI Kesinleşmiş ziyafetlerle ilgili gerekli bilgileri içeren ziyafet formu işletmenin ilgili departmanlarına dağıtılır. Her bölüm kendini ilgilendiren konularda hazırlıklarını bu forma göre tamamlayıp gözden geçirecektir.

10- ÇALIŞANLARLA TOPLANTI YAPILMASI Ziyafetlerin sorunsuz yürümesi için personelle periyodik toplantılar düzenlenmelidir.

Ziyafetin Kabulü Salon müşteri tarafından kiralanabilir, ya da isletme müşterinin salonu belirli bir süre için kullanmasına izin verebilir. Ziyafetlere örnek olarak toplantılar, yemekler, konferanslar, kokteyl partileri verilebilir. Müşteriler bu ziyafetlerin yürütülmesi için doğrudan ziyafetin bağlı olduğu ofisle bağlantı kurarlar. Ziyafet salonunun büyüklüğüne göre, müşteri ile rezervasyonun yapılacağı andan ziyafetin bitimine kadar ziyafet müdürü muhatap olabilir. Ziyafet yöneticisi öncelikle müşterinin ne istediğini ve ziyafet faaliyeti için ne kadar harcama yapabileceğini bilmelidir. Bunları bilirse müşterilere menünün ve içeceklerin içeriği hakkında daha sağlıklı yönlendirmelerde bulunabilir. Çünkü yiyecek ve içeceklerin türü, servis çeşidi ziyafete ödenecek bedeli ciddi şekilde değiştirmektedir. Ziyafet bölümü, gerektiğinde ziyafet sahiplerine göstermek ve onlara yardımcı olmak için bazı hazırlıklar yapar. Salonun çeşitli amaçlara göre planlarını hazırlar. Misafirlere bunları göstererek kendilerine en uygun olan sekli seçmelerini sağlar. Ziyafeti kabul edecek yetkili, ziyafet sahibi ile konuşurken bazı konulara dikkat etmelidir.

• Mümkünse salonun bir önceki yemekte kullanılan plana göre hazırlanması sağlanmalıdır. Bu yol emekten tasarruf sağlar. • Menülerden konaklama isletmesine en fazla gelir getirenler tavsiye edilir. • Menülere, önceden hazırlanıp bekletilebilen cins yemekler konulmalı ve bunlar tavsiye edilmelidir. • İlave yemeklerin (garnitürler), mutfak personelinin en güzel hazırladığı yemeklerden seçilmesine çalışılmalıdır. • Menüdeki yemeklerin mevcut mutfak malzemeleriyle kolayca hazırlanabilir cinsten olmasına dikkat edilmelidir. Meselâ büyük bir ziyafette çikolatalı sufle verilmez. Hem hazırlanması çok zaman alır hem de 700-800 kişiye sufle hazırlamak imkânsızdır. • Tavsiyeler baskı haline getirilmemeli: parayı ödeyecek kisinin ziyafet sahibi oldugu unutulmamalıdır.

Ayrıca ziyafet anlaşmasında içeceklerin ücretlendirilmesinde uygulanabilecek yöntemler ise su şekildedir. içecekler ziyafeti veren müşteri tarafından ödenebilir. Bu durumda iki yol uygulanabilir. Birincisi, ziyafeti veren önceden hangi içkilerin ve ne kadarının servis yapılacağını bildirir. kincisi, her bir misafir siparişini kendi verebilir ve toplam içecek gideri ziyafet sahibi tarafından ödenir. Diğer taraftan içecek ücreti bizzat misafirler tarafından ferdi olarak ödenir. Bu durumda misafir içki servisi yapıldıktan sonra içki çekini imzalamak durumundadır. Ödeme peşin olarak ziyafetin bitiminde yapılır.

Ziyafet Emri ve Çalışma Düzenleri Bir ziyafetin kabulü konaklama isletmesi için o ziyafetle ilgili çalışmaların başlangıcı olarak kabul edilir. Ziyafetle ilgili çalışmalar yalnız ziyafet müdürünün ofisinde değil, çeşitli zamanlarda ve konaklama isletmesinin çeşitli bölümlerinde yürütülür. Ziyafetten yeteri kadar önce, satın alma bölümü, depolar, mutfak, ziyafet salonu gibi yerlerde ziyafetle ilgili çalışmalar yürütülür. Bütün bu çalışmalar ziyafet müdürünün talimatı, takibi ve kontrolü altında yapılır. Değişik yerlerde ve değişik zamanlarda yapılan ziyafet çalışmaları ziyafet müdürü tarafından düzenlenir ve koordine edilir. Ziyafet ile ilgili ayrıntılar ilgili bölümlerin yetkililerine “ziyafet emri” denilen bir formla bildirilir. Bu form önceden basılmıştır. İlgili yerler, ziyafet sahibiyle yapılan anlaşmaya uygun olarak doldurulur ve ilgili departmanlara gönderilir.

Ziyafet emrinin dağıtılacağı kısımlar arasında; Konaklama işletmesi genel müdürü Muhasebe müdürü (iki nüsha birisi kontrol muhasebeye verilir) Ön büro müdürü ve ya resepsiyon şefliğine Servis, mutfak, şef barmen, şef kasiyer, kat şefliği Satın alma şefliği, çamaşırhane, teknik servis, santral şefliği bulunur. Ziyafet emrini alan kısımlar kendileriyle ilgili hazırlıkları yapmak zorundadırlar. Mutfak; o gün ve belirtilen saatte yemeği, Şef barmen; içkilerini, ön büro; karşılama ile araba park sorununu, Kat şefliği; salon ve diğer temizlik islerini, Satın alma; ziyafette istenecek özel yiyecek ve içecekleri, şef kasiyer; ziyafet kişi adedini tespit etmek ve ücreti tahsil etmek isini, servis departmanı; servis organizasyonunu, çamaşırhane; örtü ve peçetelerini, Teknik servis; müzik tesisatının kurulması, ışık ve ısı düzenini, santral departmanı; haberleşme isini yaparlar. Görüldüğü gibi ziyafet bütün konaklama isletmesi kısımlarını çok yakından ilgilendirmektedir.

ZİYAFETLERİN PLANLANMASI 4. BÖLÜM ZİYAFETLERİN PLANLANMASI 4. BÖLÜM ZİYAFETLERİN PLANLANMASI

Koordinasyon her ziyafetin başarısı için en önemli faktörlerden biridir. Düzenli olarak departman temsilcileri bir araya gelerek verilecek ziyafetle ilgili toplantı yaparlar. Çok önemli ziyafetlerde planlama aylar öncesinden başlayabilir. Ziyafet satışı gerçekleştikten sonra, ziyafet yöneticisi tarafından yapılacak işler gerekli departmanlara paylaştırılır. Ziyafet planlama toplantısına katılan departman temsilcileri, kendi departmanları ile ilgili tamamlamaları gereken hazırlıklarla ilgili bilgi alışverişinde bulunurlar. Oturma planı müşteri tercihlerine göre düzenlenmelidir. Ziyafet salonunun rezervasyonu yapıldıktan sonra, ziyafet yönetiminin bir sonraki adımı ziyafetle ilgili gereken bilgilerin toplanmasıdır.

1- ZİYAFETLE İLGİLİ BİLGİLERİN TOPLANMASI Müşteri rezervasyon yaptırıp tarih belirlediğinde, ziyafet müdürü müşteriden ziyafetle ilgili tüm detayları öğrenir. Salonun düzeni, program akışı, mönünün belirlenmesi bu görüşme sonucunda belirlenir. Ziyafet müdürü ziyafetin en iyi şekilde hazırlanabilmesi için müşteriye önerilerde bulunur. Müşterinin ne yapılmasını istediği doğrultusunda genel bir fikri vardır. Ziyafet müdürü olarak görevi, müşterinin düşünemediği detayları kendisine hatırlatmaktır.

2- PRENSİPLER LİSTESİ Her ziyafet işletmesi, ziyafetlerle ilgili prensiplerin yazılı olduğu bir listeye sahip olmalıdır. Bu prensipler listesi iş planlanırken müşteriye sunulmalı ve gözden geçirilmelidir. Listedeki maddeler şunları kapsamalıdır. 1- Salonun kullanılma süresi 2- Ekstra servis elemanları ve barmenlerin ücreti 3- Salonun ne kadar önceden hazırlanacağı 4- Depozit ve garantiler 5- Kontratlar

3- ZİYAFET FORMU Ziyafet sorumlusu ve müşteri arasında mutabakat sağlandığında alınan kararların düzenlenmesi için kullanılan formdur. Formun amacı, ziyafet salonunun müşteriye doğru zamanda ve eksiksiz hizmet sunmasını sağlamaktır. Ziyafet

4- HAFTALIK VE GÜNLÜK ZİYAFET FORMLARI İşletme personelini tüm olaylardan haberdar edebilmek için iki çeşit form kullanılır. Bunlardan biri haftalık ziyafet formudur. Bu form her hafta ilgili departmanlara dağıtılır. Buna ek olarak günlük formlar da ziyafet işletmelerinde kullanılan bir diğer form çeşididir. Her iki form da sadece yemek değil işletmede gerçekleşen tüm aktiviteleri içermelidir. Günlük ziyafet formu, basitçe bir tanımla haftalık formun güncelleştirilmiş halidir.

ZİYAFET FORMU Ziyafet Tarihi Ödeme Şekli   Şirket / Kişi Adı İş Telefonu Adresi Ev Telefonu İlgili Kişi Tahmini Konuk Sayısı Set (Konuk Sayısı Opsiyonu Salon No Saat Yiyecek Program Alkollü İçkiler Fiyat Rezerve Eden Müşteri İmzası & Tarih Şekil 1. Ziyafet Formu Örneği

Şekil 2: Günlük Ziyafet Formu Örneği 12 Temmuz - Cumartesi ABC Holding 07:00 Mavi Salon 3 adet kabul masası, 3 sandalye, 2 çöp sepeti, su/bardaklar saat 07:00'den önce en az 10-13 armağan kutusu masanın altında bulundurulacak. Büyük Salon Kültablası yok, sigara içilmez levhası yok, duvardan 2,5 metre uzakta 8x12 ebadında sahne. Sahnenin soluna büyük masa, sağına küçük masa. Sahnenin merkez noktasında basamaklar. Sahnenin ortasında bar sandalyesi, her masada sürahi ve ek olarak salonun arkasında su bidonlar, açık renk masa örtüleri, Sahnede projeksiyon perdesi, mikrofon ve 15 m kablo. 08:30 Karşılama başlar 08:30-17:00 Toplantı Yıldönümü Resepsiyonu   12:00-13:00 Roof Açık Bar (Ordövrler) 13:00-17:00 Yemek: Set 58, Garanti: 55 Şekil 2: Günlük Ziyafet Formu Örneği Şekil 2: Günlük Ziyafet Formu Örneği

Ziyafet menülerinin öğün menülerinden fazla bir farklılığı yoktur Ziyafet menülerinin öğün menülerinden fazla bir farklılığı yoktur. Ancak, genelde ziyafet menüleri öğün menülerinden daha zengin yiyecek ve içecekleri kapsamaktadır. Bununla birlikte, bazı ziyafet menüleri, ziyafetin veriliş amacına göre standart menülerden farklılık gösterir. Ayrıca, kalabalık davetler, menü ile ilgili bazı kısıtlamaları da beraberinde getirir. Konaklama isletmeleri, banket organizasyonları için menü setlerini, hazırlarken en fazla talep edilen organizasyonlara ilişkin menü çeşitlerine ağırlık vermektedirler. Bu setlerin büyük çoğunluğu ziyafetler organizasyonu kapsamına girmektedir. Bir banket seti, isletmenin banket olanakları da dikkate alınarak su ana baslıklar altında düzenlenebilir.

• Gala yemeği menüleri, • İş yemeği menüleri (öğlen ve aksam için), • Düğün, nisan vb. törenler için menüyü de kapsayan paketler, • Gurme menüleri, • Kokteyl menüleri, • Toplantılarda verilebilecek ikram menüleri, • Ek hizmet olanaklar Bu menülerde yiyecekler en fazla altı sıradan oluşmaktadır. Devlet başkanlarının verdiği ziyafetlerdeki yiyecek sayıları günümüzde altı dır. Bu da klasik menü uygulamasından modern menü uygulamasına geçildiğini göstermektedir.

Modern Ziyafet Menüsü

5- ZİYAFETİN AMACI Bilinmesi gereken en önemli konu ziyafetin amacının ne olduğudur. Çoğu zaman ziyafetin amacı tüketme değildir. Ziyafetin başarısı için önemli bir kıstas olsa da yiyecek ikinci derece amaca hizmet eder. Ziyafet müdürü yemeğin hızlı ve yeterli bir şekilde servis edilmesini planlamalı, böylece misafirler programlarına zaman kaybetmeden başlayabilmelidir. Sosyal bir ziyafette amaç yıldönümü, emeklilik, bir şirketin satılarını kutlaması ya da bir kişi onuruna verilen bir ziyafet olabilir.

6- MÖNÜNÜN PLANLANMASI Mönünün planlanması aynı zamanda müşterinin konuklar için hafif mi yoksa ağır bir yemek mi düşündüklerine göre değişir. Ziyafet mönüsü planlanırken şunlara dikkat etmemiz gerekir. Yemek seçimi hem müşteri hem de işletme için çok önemlidir. İşletmenin kolay bir şekilde servis yapabileceği, lezzetli ve müşterinin ihtiyaçlarına cevap verebilecek bir mönü seçilmelidir. Ziyafet müdürü ve müşteri hem konukların beslenme ihtiyaçlarını giderebilecek, hem de müşterinin ekonomik sınırlarına uyabilecek bir mönü seçilmelidir. Yemeklerin lezzetinin yanında göze hitap edecek şekilde sunumu da planlanmalıdır. Konukların din, beslenme şekilleri, statüleri dikkate alınmalı.

Modern Ziyafet Menülerinde Yemeklerin İçeriği ve Servis Sırası

6.1. Ziyafet Mönü Türleri İşletmeler genellikle 3 tip mönü sunarlar. - Kokteyl resepsiyon, İçki ve aperatif - Oturularak servis edilen yemek - Açık büfe

Kokteyl Resepsiyon: müşteri konuklarının birbiriyle sohbet etmesini ve kaynaşmalarını istiyorsa idealdir. Konuklar için çeşitli yiyecekler hazırlanır ve bunlar salonda belirli yerlerde bulunurlar ya da çalışanlarca servis edilirler. Çoğu zaman bir resepsiyonun ardından yemek gelir. Genel bir kural olarak, eğer ardından bir yemek geliyorsa konuklara kişi başına 5 ordövr sunulur. Resepsiyon tek yemek ise, yiyecek miktarı iki katına çıkarılmalıdır.

Oturularak yenilen yemekler, ziyafetler içinde en popüler olanlardır Oturularak yenilen yemekler, ziyafetler içinde en popüler olanlardır. Ziyafet işletmecileri çoğu zaman ana yemek olarak iki yiyeceğin kombinasyonunu sunarlar. Bu kombinasyon iki ya da daha fazla mönü seçimini ortadan kaldırmak için tasarlanmıştır. Örn: karides-tavuk, et-karides, et-somon.

Eğer müşteri konukların çeşitli yiyecekler arasından seçim yapmalarını isterse en iyi seçim büfedir. Büfeler müşterilere çok çeşitli yemek ve servis imkanı sunar. Müşteriler üç tip büfe imkanından birini seçebilirler. 1- Basit büfe: konuklar kendi yiyeceklerini kendileri alırlar. Servis elemanları boşları toplar. 2- İkinci tür büfede servis elemanları masalara tabak, çatal servisi yapar ve içecekleri sunar. Diğer tüm yiyecekler konuklar tarafından alınır. 3- Servis elemanları tüm iştah açıcıların, salataların, içeceklerin ve tatlıların servisini yaparlar, sadece ana yemek konuklar tarafından alınır. Ziyafet müdürü büfe tipi servisi müşterinin isteği doğrultusunda değiştirilebilir.

7- ZİYAFET DETAYLARININ PLANLANMASI Ziyafet formunun asıl bölümü ziyafet müdürünün müşterinin tam olarak ne istediğini yazdığı açık alandır. Ziyafetin her türlü detayı bu alana yazılmalıdır. Yiyecek ve içeceklerin servis zamanı, masa örtülerinin renkleri vb. detaylar bu bölüme eksiksiz yazılmalıdır. Ziyafet müdürünün görevi, partinin tüm sorumluluğunu müşterinin omuzlarından almasıdır. Bunu yaparak hem müşteri memnuniyetini hem de işletmenin başarısını garantiler. Ziyafet müdürü müşteriyle her türlü ayrıntıyı tartışmalıdır.

ZİYAFET SALONUNUN DÜZENLENMESİ 5. BÖLÜM ZİYAFET SALONUNUN DÜZENLENMESİ 5. BÖLÜM ZİYAFET SALONUNUN DÜZENLENMESİ

ZİYAFET SALONLARININ ÖZELLİKLERİ Yapılacak olan ziyafetin türü ne olursa olsun, ister is görüşmesi, ister toplantı veya aksam yemeği, ziyafeti veren kişi ve kurumlara; ilkin ziyafet salonlarının fiziksel kapasitesini belirtmek gerekmektedir. kincisi ziyafet salonlarında rahat ve verimli bir şekilde çalışılmasını sağlayacak fiziksel düzenlemeler bilinmelidir. Üçüncüsü ziyafet organizatörü, isletmede kullanılması gereken malzemelerin neler ve nerelerde olduğunu bilmek zorundadır. Sonunda ziyafet organizatörü, tüm bunları özlü bir şekilde ziyafet salonu diyagramına uygun olacak şekilde yerleştirir. Akabinde ziyafet salonunu fiziksel olarak hazırlayacak personelde hiçbir soru sorma gereği hissetmeden isini yapabilecektir

ZİYAFET SALONUNUN DÜZENLENMESİ Kararlaştırılan ziyafet türü ne olursa olsun hizmeti alacak kişinin işletme ile ilgili bazı bilgileri almış olması gerekir. - Öncelikle işletmenin kaç adet ziyafet salonu olduğu, bu salonların toplantı ve yemek için kapasiteleri öğrenilmelidir. - Konukların ağırlanabilmesi için yerleşim düzeni bilinmelidir. - Ziyafette kullanılan ekipmanların durumu bilinmelidir.

1- SALONUN UYGUNLUĞU VE KAPASİTESİ Mimarlar ve ziyafet işletmecileri bir salonu aynı şekilde görmezler. Mutfak dekorasyonu yapanların çoğunun daha önce bir mutfakta çalışmaları gerekliliği bilimsel çalışmalarla ispatlanmıştır. Aynı gerçek ziyafet salonları için de geçerlidir. Genellikle salonda kullanılabilir bir alanın metrekare hesabı, kişi başına 0,7m² ila 1,2m² arasında olmalıdır. Fakat öngörülen konuk sayısı bu hesaplamaya uymaz. Bunun sebebi her fonksiyonun farklı alan gerektiren ayrı bir parti olduğu gerçeğidir. Bir salonun gerçek kapasitesinin belirlenmesi için, çıkışların yerleri, ana masanın şekli, trafik akışı, dans pisti. Ses ve görüntü ekipmanları gibi verilerin göz önüne alınması gerekir.

2- ZİYAFET SALONLARINI DÜZENLEME ŞEKİLLERİ Konuklar ne çok kalabalık ne de çok tenha bir salonda ağırlanmak isterler. Ziyafet müdürleri başarılı bir sosyal veya mesleki ziyafet salonunun nasıl düzenlenmesi gerektiğini, salon kapasitesini maksimuma çıkaracak kazancı nasıl arttırabileceklerini bilmelidirler. Ziyafet salonları hazırlanmadan önce salonların planları çok değişik şekilde kurulabilir. Salon tiyatro düzenine göre yani sadece sandalyeler sahneye bakacak şekilde dizilir. Konferans düzeni şekilde yani masada oturanların hepsinin yönü sahneye dönük olacak şekilde düzenlenir. Yemekli toplantılarda ise defile, danslı toplantılarda vb. amaçlar için ayrı ayrı şekiller verilir. Bu şekiller ziyafete katılacak misafir sayısına ve kullanılacak masaların sekline göre de değişir.

Ziyafet Salonu Düzenlemeleri Yapılırken Göz Önüne Bulundurulması Gereken Faktörler 1- Alan, verilecek hizmetler için en uygun şekilde düzenlenmelidir. 2- Ziyafetin oturma düzeninde mi yoksa ayakta mı verileceği göz önünde bulundurulmalıdır. 3- Ziyafet salonunun hazırlanması hususunda bir önceki ya da sonraki ziyafet organizasyonları dikkate alınmalıdır. 4- Salonun hazırlanmasında resmi düzenlemeler ve kısıtlamalara dikkat edilmelidir. 5- Salon misafirlerce ulaşılabilir olmalı ve salonun konumu ile ilgili yönlendirmeler yapılmalıdır. 6- Ziyafette kullanılacak ekipmanların özellikleri çok iyi bilinmelidir.

ÖRNEK ZİYAFET SALONU PLANLARI

2.1. Masaların Şekli Ziyafet yöneticisinin tüm salonları ve her bir salonda gerçekleştirilecek ziyafet türünü bilmelidir. Bilinmesi gereken ikinci şey ise, konukların rahat edebilmeleri ve ziyafet salonundan mümkün olduğu kadar iyi faydalanarak kazanç sağlayabilmek için kullanılabilecek masaların şekilleri ve ebatlarıdır.

2.1.1. Yuvarlak Masalar Müşteri ziyafetin başarılı olmasını eğlenceye bağlıyorsa, bu tip masalar kullanılmalıdır. Yuvarlak masalar nikah törenlerinde sohbeti arttırmak için idealdir. Çoğu ziyafet evi, iki farklı boyuttaki yuvarlak masalardan birini kullanır. Standart yuvarlak masanın çapı 152,5 cm çapındadır ve 8 kişinin rahatça oturmasına olanak sağlar. Diğer boyut ise 182 cm’dir ve 10 kişinin oturmasına olanak sağlar. Yuvarlak masaların kullanılmasının bir dezavantajı, yuvarlak masaların dikdörtgen masalardan daha fazla yer kaplamasıdır. Bu yüzden işletme dikdörtgen masalar kullanarak ağırlayacağı sayıda konuğu yuvarlak masa kullandığında ağırlayamaz.

2.1.2. UZUN VEYA DİKDÖRTGEN MASALAR Uzun veya dikdörtgen masalar genellikle 3 farklı boyutlarda üretilirler. 76 x 243 cm (8 kişilik) 46 x 243 cm (4 Kişilik) 76 x 183 cm (6 Kişilik) Her konuk rahat edebilmek için ortalama 61 cm’lik bir alana ihtiyaç duyar.

2.1.3. KOMBİNE MASALAR Dikdörtgen masalar tek olarak kullanılabileceği gibi birleştirilerek de kullanılabilirler. 1- Blok masalar: 4 adet dikdörtgen masanın birleştirilmesiyle oluşturulan masalardır. Bu yerleşim en fazla 20 kişinin katıldığı iş toplantıları için idealdir. Herkes birbiriyle kolayca iletişim kurabilir. 2- T Şekilli masa: Uzun ve dar salonlar için idealdir. 3 veya daha fazla sayıdaki masanın birleşiminden oluşur.

3- E şeklinde masalar: bu yerleşim masanın başında oturması gereken çok sayıda konuşmacı varsa idealdir.

2.1.4. ÖZEL ŞEKİLLİ MASALAR Yamuk, yılan, çeyrek ve yarım daire masalar konukların oturtulmasından çok yiyecek veya bar istasyonları için kullanılırlar.

2.1.5. MASALAR ARASINDAKİ UZAKLIK Ziyafet salonu düzenlenirken dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta da masalar arasındaki uzaklıkların iyi ayarlanmasıdır. Dikdörtgen masaların kullanıldığı bir ziyafette konuklar sırt sırta oturduklarında masalar arasında bu mesafe en az 1,5m, yuvarlak masaların kullanıldığı ziyafetlerde ise masalar arası mesafe en az 1,35cm olmalıdır. Bu alan, ziyafet müdürü tarafından servis elemanlarının daha rahat çalışabilmeleri, ve konukların daha rahat oturabilmeleri için daha geniş alanlar bırakılarak düzenlenebilir.

2.2. TOPLANTI DÜZENİ İki ana yerleşim düzeni vardır. 1- Tiyatro düzeni: konukların hepsi aynı yöne bakan sandalyelere otururlar. Bu tür yerleşim bir sunun yerleşeceği zaman idealdir. 2- Sınıf düzeni: Tüm sandalyeler salonun ön kısmına bakacak şekilde yerleştirilirler ve önlerinde not almaları için masalar bulunur. Bu bir eğitim semineri için uygundur. Sınıf düzeni en çok yer kaplayan düzendir dolayısıyla salonun alabileceği konuk kapasitesi minimumdur.

2.3. KOKTEYL PARTİLER Bu tür ziyafetlerde konuk akışı çok önemlidir. Ziyafet müdürü bu noktada yaratıcılığını kullanıp her türlü boş alanı kullanıma sunabilmelidir. Barlar ve yiyecek istasyonlarının konumları, konukların rahatlığı ve servisin kolay yapılması açısından önemlidir. Bir kokteyl partinin hazırlanması diğerlerine göre daha kolaydır. Bir kokteyl partide beklenen konuk sayısından daha az sandalye olmalıdır. Bu, konukların birbiriyle kaynaşmalarını sağlar. İstasyonların birbirlerinde yeteri kadar uzak olması sıkışıklıkları engeller.

2.4. ZİYAFET ESNASINDA KULLANILAN DİĞER EKİPMANLAR 2.4.1. Kürsüler Kürsü, baş masanın merkezinde durur ve 1 kişilik yer kaplar. Kürsünün üzerinde konuşmacının notlarını koyacağı bir yer, ışık ve mikrofon bulunur.

2.4.2. Podyum Kürsü ile aynı işlevi görür, konuşmacıların ziyafete katılanlar tarafından rahat bir biçimde dinlenebilmeleri için çıktıkları yüksek yer anlamındadır.

2.4.3. Mikrofonlar Ziyafet salonunda kullanılacak bir diğer ekipmanlar ise mikrofonlardır. Mikrofon sistemi konuklar salona gelmeden önce kontrol edilmelidir. Mikrofon test edilirken ziyafet sırasında sistem kullanılıyorken salonda, boş bir gürültü olduğundan daha fazla gürültü çıkacaktır. Bu nedenle gerekli düzenlemeler önceden yapılmalıdır.

2.4.4. Ses ve Görüntü Ekipmanları Günümüzde hızlı teknolojik gelişmeler sonucunda ziyafet salonlarının vermiş oldukları hizmetlerin de gerekli teknolojik ekipmanlarla sağlanması zorunlu bir hal olmuştur. Ziyafet esnasında kullanılması planlanan ses ve görüntü ekipmanları ilgili yerlere kurularak kontrol edilmelidir.

3. SALONUN FİZİKSEL OLARAK DÜZENLENMESİ Ziyafetle ilgili planlar tamamlandığında, bir sonraki adım salonun ziyafet için hazırlanmasıdır. Salon düzeni ziyafet yöneticisi ya da asistanı tarafından çizimlerle oluşturulmalıdır. Tüm ziyafetler bu çizimlere göre şekillendirilmelidir. Daha sonra bu plan çalışanlara verilir, çalışanlar da salonu düzenlerler.

Yerleşim Planı Hazırlanmasında Dikkate Alınması Gerekenler 1- Müşteriden tahmini konuk sayısının alınması. 2- Gelmesi beklenen konukların oturma planı hazırlanır. 3- Tüm konukların yerleri ayarlandıktan sonra, konuk isimleri ve masa numaraları alfabetik olarak listelenir. 4- Müşteri isimleri ve oturacakları masanın yazılı olduğu bir davetiye hazırlanır. (Bu müşterinin sorumluluğundadır.) 5- masa numaraları oturma planındaki gibi servis personeli tarafından masalara dağıtılmalıdır. 6- Ziyafet günü, konuk isimleri ve yer numaralarının bulunduğu liste servis görevlilerine verilir. 7- Ziyafet sahibinde de bu listenin bir kopyası bulunmalıdır.

4- ZİYAFETİN HAZIRLANMASI Her ziyafet için ziyafet yöneticisi ya da onun temsilcisi, ziyafet salonuyla ilgili konularda çalışanları koordine eder. Ziyafet salonu şu sıraya göre hazırlanmalıdır. 1- Halı ve yollukların yerleştirilmesi, 2- Yemek ve toplantı masalarının yerleştirilmesi, 3- Sandalyelerin, koltukların ve diğer oturma elemanlarının yerleştirilmesi, 4- Büfelerin ve banket masalarının yerleştirilmesi, 5- Kayıt masalarının yerleştirilmesi 6- Görsel ekipmanların yerleştirilmesi 7- Şema tahtaları veya resim sehpalarının yerleştirilmesi 8- Mikrofon, kürsü, bayrak vb. yerleştirilmesi. 9- Masa örtüleri, küllükler, şekerlik ve tuzlukların yerleştirilmesi 10- Şamdanların,fıskiyelerin, çiçeklerin yerleştirilmesi 11- Gerekli ise her masanın üstüne masa numarasının yerleştirilmesi

Ziyafet öncesi yapılan hazırlıkların kontrolü Ziyafet hazırlıklarının kontrolü, personelin bilgi ve becerilerinin değerlendirilmesinde de faydalıdır. Eğitim için açılacak kurslarda hangi konular üzerinde durulması gerektiği konusunda da yol gösterir. Kontroller sırasında belirlenen eksiklikler eğitim kurslarında işlenerek telafi edilir. Konaklama isletmelerinin ziyafet bölümleri, kontrol için formlar geliştirmişlerdir. Bir görevli (ziyafet müdürü veya asistanı) ziyafet saatinden önce salona gelerek, formdaki soruları cevaplandırır. Doldurduğu formu imzalayarak müdüriyete teslim eder.Bu kontrol listesinde; ziyafet salonu, mis en plas, servis personelleri ve diğer konuları kapsayan sorular yer almaktadır. Bu sorular evet hayır seklinde cevaplanmaktadır.

5- YİYECEKLERİN HAZIRLANMASI Yönetici, şef ve yardımcıları planlama takımının önemli parçalarıdır. Ziyafetten hazırlığı yapılırken, mönülerin hazırlanmasında müşteri istekleri en ince ayrıntısına kadar not edilmelidir. Ziyafetlerde porsiyonların hazırlanması, büyük organizasyonlarda otomatik olarak gerçekleştirilir. Örneğin bir kişi rostoyu dilimlerken, diğeri rostonun yanına bezelyeyi koyar, üçüncü kişi patates garnitürleri ekler, dördüncü kişi ise sosu ekler, diğer bir çalışan da tabakların kapaklarını koyarak servislerini yapar. 5 kişilik bir ekip bu şekilde 300 tabaklık bir servisi 45 dakikada hazırlayabilir. Eğer tabakların süslenmesi isteniyorsa bunun için de ekstra bir eleman görevlendirilir.

6- MUTFAK İLE ÇALIŞMAK Mutfak ve ziyafet bölümü arasındaki ilişki organizasyonun başarılı yürütülebilmesi için büyük önem taşır. Ziyafet müdürü mutfak elemanları ve mutfak şefi ile etkili bir şekilde çalışmalıdır.

7- DETAYLARIN KONTROL EDİLMESİ Ziyafet müdürü ziyafet tarihinden en az 3 gün önce irtibat kurmalı ve ziyafetle ilgili son hazırlıkları tamamlamalıdır. Bu görüşmede izlenecek her adım tekrar tekrar gözden geçirilmelidir. Eğer müşteri ziyafet müdüründen herhangi bir değişiklik isterse bu değişiklik hazırlanan ziyafet formunun tüm kopyalarına yansıtılmalıdır.

6. BÖLÜM ZİYAFETLERDE SERVİS

Ziyafetlerde Servis Yiyecek içecek servisi yapan tüm işletmeler yiyecek üretimi sektörü ile sıkı ilişkiler içinde olmalıdır. Bu iki sektör birbirinden bağımsız olmalarına karşın, birbirlerinin desteği olmadan yaşayamazlar. Bunlar normal olarak aynı yönetici tarafından kontrol ve organize edilirler. Bir otelde yiyecek ve içecek yöneticisi tüm yiyecek ve içeceklerin hazırlanmasında ve hem dışarıdan gelen hem de içerideki müşterilere sunulmasından sorumludur.

1- YİYECEK İÇECEK SERVİSİNİN TEMEL KURALLARI Yiyecek-içecek servisi, yiyecek ve içeceklerin misafirlere güvenli ve hijyenik bir biçimde müşteri memnuniyetini sağlayacak şekilde sunulmasıdır. Servis Elemanlarının Yiyecek-İçecek Servisinde Bilmesi ve Uygulaması Gerekenler Sistem; 1- Müşteriye nelerin ikram edileceği 2- Müşteri Beklentileri 3- Müşterinin ne miktarda istediği 4- Müşterinin servisi nerede, nasıl ve ne zaman istediği 5- Siparişin yanında nelerin tavsiye edileceği 6- Müşterinin nasıl ödeme yapacağı

Servis Elemanlarının Yiyecek-İçecek Servisinde Bilmesi ve Uygulaması Gerekenler Güvenlik ve Hijyen; 1- Yiyecek ve içeceklerin en uygun ve en güvenli şekilde nasıl taşınacağı 2- Yiyecek ve içeceklerin muhafaza edilecekleri en uygun ısı 3- Servis elemanının kişisel hijyeni 4- Temiz çalışma standartları 5- Acil durum ve yangın çıkışları ve prosedürleri

Bina ve Ekipmanlar Servis Metotları MÜŞTERİ Yiyecek-İçecekler Yiyecek içecek işletmelerinde faktörler Bina ve Ekipmanlar Servis Metotları MÜŞTERİ Yiyecek-İçecekler Organizasyon Sistemi Çalışanlar Yukarıdaki faktörler tüm ziyafet işletmeleri için geçerlidir. Ancak bütçe ve müşteri beklentilerine göre değişiklik gösterebilir. Yukarıdaki faktörler tüm ziyafet işletmeleri için geçerlidir. Ancak bütçe ve müşteri beklentilerine göre değişiklik gösterebilir.

Yiyecek içecek işletmelerinde servisin dayalı olduğu faktörler ise şöyledir. - İşletmenin türü - Müşterinin türü - Sunulacak yiyecek türleri - Çalışan / müşteri oranı - Zaman - Binanın tipi - Ekipmanların tipi

İşletme Seçim metodu Servis metodu Örneğin ızgara servisi, işletmenin türüne göre şöyle değişiklik gösterir; İşletme Seçim metodu Servis metodu 1. Sınıf Restoran Alakart mönü Gümüş tabaklar 3. Sınıf Restoran Menü tahtası Tabakta sipariş Fast food Restoranlar Fiyat tabelası Tepsi ya da kağıt tabakta sipariş

2- ZİYAFETLERDE SERVİS Konuklara yapılacak servis konusunda ziyafetin konuk memnuniyetini sağlamak için belirli kurallar konulmalıdır. 2.1. Temel Kurallar 1- Tüm servis elemanları her zaman bir servis peçetesi taşımalıdır. 2- Tüm yiyecekler ziyafet salonuna kapaklı olarak ve tepsi içinde getirilmelidir. 3- Tüm içecekler bir tepsi içinde olmalıdır. 4- Servis esnasında tabaklar masaya konulurken işletme logosu üste gelecek şekilde yerleştirilmelidir. 5- Kullanılmış tabaklar toplama tekniğine uygun olarak alınmalıdır. 6- Servis elemanları bardakları altlarından, kap ve sürahileri kulplarından, tabakları ise kenarından tutmalıdırlar. 7- İçecekler sağdan servis yapılmalıdır. 8- Önce ana masaya servis yapılmalıdır. 9- Önce bayanlara servis yapılmalıdır.

2.1. Temel Kurallar 10- Önce bayanlara servis yapılmalıdır. 11- Tüm tabak ve bardaklar, sağ taraftan alınmalıdır. 12- Tabak ve tepsiler, konukların gözü üstünde üst üste konmamalı ya da silinmemelidir. 13- Salataları, ayrıca servis yapılmadıkları sürece, tabaklara konulması gerekir. 14- tatlı servisinden önce yemek tabakları, boş içki kadehleri, tuzluk, biberlik vb. tatlı için gerekli olmayan her şey kaldırılmalıdır.

Oturarak Büfe İstasyon 2.2. Ziyafet Türlerine Göre Servis Türleri 3 genel ziyafet türü vardır. Oturularak, ayakta verilen servis ve istasyon servis. Oturarak Büfe İstasyon Amerikan Servis Basit Büfe Dolaşarak Rus Servis Modifiye Delüks Delüks

3- İÇECEK SERVİSİ Dikkat edilmesi gereken alkollü içecek yönetmeliklerine bağlı kalmaktır. Varsa içki servisine izin verilen saatler, yaş sınırlandırması gibi faktörler göz önünde bulundurulmalıdır. Bazı bölgelerde, yasanın izin verdiği saatler dışında verilen ziyafetler için yetkililerden özel izin almak gerekebilir. İşletme, konukların alkollü içecek için yaş sınırının üzerinde olmasından sorumludur. Bu sorumluluk müşteriye devredilemez. Açık barlar, alkollü içki servisi konusunda birçok seçenek sunarlar. Yemek servisinde olduğu gibi içecek servisinde de servis elemanları konuklara tavsiyelerde bulunabilirler.

3.1. Masalara Bırakılan Alkollü İçecekler Bu tür serviste, her masaya belli bir miktar alkollü içecek konulur. Bunlar şarap şişeleri ya da rakı karafları olabilir. Müşteriye masalara konan şişe sayısına göre fatura kesilir.

3.2. Açık Bar Bu serviste konuklar kendi içkilerini bara giderek söylerler ve içkileri barmen tarafından sunulur. Bu tür serviste müşteriye bir çok şekilde fiyat verilebilir. Birincisi, müşteri açılmış olan şişeler üzerinden ödeme yapabilir. Diğer bir yol, müşteriden sadece tüketilen içeceklerin bedelinin alınmasıdır. Çoğu müşterinin tercihi, içkilerin kişi başı ücretlendirilmesidir. Bir diğer yöntem ise konuklara içki biletleri ya da markaları verilmesidir.

3.3. Alakart İçkiler Bazı ziyafetlerde müşteri içki ziyafetinin konuklardan teker teker alınmasını isteyebilir.

3.4. Nakit Barlar Bu tür içki servisi müşteriye hiçbir ödeme sorumluluğu getirmez. Konuklar kendi içkilerini satın alırlar. Nakit barlar açık barlar kadar kazanç getirmezler.

ZİYAFET ORGANİZASYONUNUN YÖNETİMİ 7. BÖLÜM ZİYAFET ORGANİZASYONUNUN YÖNETİMİ 7. BÖLÜM ZİYAFET ORGANİZASYONUNUN YÖNETİMİ

1- ZİYAFETLERDE GÖREV VE SORUMLULUKLAR Ziyafet hizmetlerinin yürütülebilmesi için, birçok departmandan birçok sayıda insan, değişik görevleri yerine getirmek için hazır bulunmalıdır.

Ziyafet Organizasyon Şeması İstenilen yiyeceklerin planlanması Yiyecek üretimi Ziyafetin satışı Ziyafetin planlanması İçeceklerin planlanması Çalışanların koordine edilmesi Odalar ve Özel isteklerin ayarlanması Temizlik Değerlendirme Ziyafet Organizasyon Şeması İstenilen servis şeklinin planlanması İçecek hizmetlerinin ayarlanması

2- ZİYAFET İÇİN HAZIRLIK Daha önce de belirtildiği gibi ziyafet gününden en az 3 gün önce tüm hazırlıkların baştan sona kontrol edilmesi ve garanti misafir sayısının öğrenilmesi gerekir. Planlama ve organizasyon ne kadar iyi yapılırsa, ziyafet o derece başarılı olur.

2.1. Ziyafet Formu Müşteriden ziyafet hakkındaki kesin bilgiler alındığında , tüm birimlerin koordine edilebilmesi için ziyafet formu doğru ve eksiksiz biçimde doldurularak, ilgili departman çalışanlarına ulaştırılmalıdır. Ziyafetle ilgili en küçük değişiklikler dahi ziyafet formuna aktarılmalıdır.

2.2. Görevlilerin Atanması Müşteriden garanti alındıktan sonra ziyafet müdürünün yapması gereken ilk şey, ziyafette görevlendirilecek elemanların ve yeterli eleman sayısının belirlenmesidir. Ziyafet müdürü sadece salondaki değil, mutfak ve bardaki eleman sayılarını da belirler. Ziyafet hizmeti ile doğrudan ilgilenecek tek kişi ziyafet müdürüdür.

2.2.1. Servis Elemanları Ziyafet işletmecisi tarafından görevlendirilen personelin sayısı genellikle ziyafetin türüne, konuk sayısına, konukların özelliğine ve personelin becerisine göre değişir.

2.2.2. Bar Elemanları Bir kokteyl resepsiyonda, bir barmen ortalama 50 konuğa hizmet eder. Bazı durumlarda servis elemanları barmenlere yardımcı olarak görevlendirilmektedir.

ÇALIŞAN BAŞINA DÜŞEN KONUK SAYISI GÖREVLENDİRME TABLOSU GÖREV YEMEK ÇALIŞAN BAŞINA DÜŞEN KONUK SAYISI Servis Elemanı Öğlen veye Akşam Yemeği 16 - 24 konuk Kahvaltı 24 konuk Büfe 35 konuk Komi Hizmeti Kokteyl Resepsiyon 50 konuk Barmen Yemek Sonrası Bar 100 konuk Amerikan türü ziyafet servisinde elemanların görevlendirilmesi Amerikan türü ziyafet servisinde elemanların görevlendirilmesi

2.2.3. Mutfak Personeli Mutfak personelinin belirlenmesi çoğu zaman ziyafet müdürü tarafından yeteri kadar dikkate alınmayan bir konudur. Belirlenen mönünün müşterinin isteğine göre hazırlanması ziyafetin en önemli konularından biridir. Bunun sağlanabilmesi için mutfak personelinin iyi şekilde organize olması gerekmektedir. Yemeklerin servise hazırlanması konusunda 2 farklı metottan söz edilebilir. Bunlardan biri servis tabağının 4 kişi tarafında hazırlanmasıdır. Ana yemek, garnitürler ve sebzelerin konması için 3 personel gerekir. Son olarak servis personeli de tabağı süsleyerek servise hazırlar. İkinci yöntemde ise hareketli bir mekanizma söz konusudur. Elemanlar boş tabakları bu mekanizmaya yerleştirirler. Mekanizma hareket ederken tabaklar mutfak elemanları tarafından doldurulur.

2.3. Ekipmanların Planlanması Ziyafet için gerekli ekipmanların planlanması ile ilgili bilgiler doğrudan ziyafet formundan alınır. Ziyafet yöneticisi ziyafette ne tür tabak ve servis takımı gerekeceğine karar verir. Bunun en iyi yolu, mönüdeki her maddenin karşısına hangi tür tabak veya servis takımı ile servis edileceğinin yazılmasıdır. Bu bilgi ile ziyafet müdürü her takımdan kaç adet gerektiğini ziyafet formunda belirtilmiş kuver sayısı ile çarparak bulabilir.

2.3.1. Gereken Ek Ekipmanların Planlanması Konuklar için yeterli ekipmanların sağlanmasının yanında, ziyafet yöneticisi ziyafette bulunması gereken ek ekipmanları da hazır bulundurmalıdır. Ek ekipmanlara Menage takımları, şeker, tereyağı tabakları örnek gösterilebilir.

Yuvarlak veya Dört Köşe Masa Tuzluk / Biberlik 2 kişiye 1 set SERVİS İÇİN KONUK MASASINDA BULUNMASI GEREKEN EKİPMANLAR   Baş Masa Yuvarlak veya Dört Köşe Masa Tuzluk / Biberlik 2 kişiye 1 set Büyük boy çatal 1 kişiye 1 adet Büyük boy bıçak 1 kişiye 1 set Ekmek tabağı Tereyağı Bıçağı Ekmek Sepeti 3 kişiye 1 adet 4 kişiye 1 adet Yemek Peçetesi Servis Tabağı

Aynı tür hazırlıklar, diğer ekipmanlar için de geçerlidir Aynı tür hazırlıklar, diğer ekipmanlar için de geçerlidir. Tüm konukların rahat ulaşabilecekleri şekilde yerleştirilmelidir. Her ziyafet sonrası, ekipman sayıları kontrol edilmeli, eksikler belirlenmeli ve tamamlanmalıdır.

2.4. Ziyafetin Servis Elemanları İçin Organize Edilmesi Servis elemanlarının görevlerinin yazılı olduğu bir görev çizelgesi ya da çalışma programı ziyafet yöneticisi tarafından hazırlanmalıdır. Ziyafet hizmeti sunan işletmeler, konuk sayısına göre part time eleman istihdam edebilirler. Servis elemanları işe başlamadan önce hazırlanan görev çizelgesine göre görevlerini öğrenirler.

ZİYAFET SALONU GÖREV ÇİZELGESİ İşlerin Bitiş Zamanı Personel İş 17:00-17:15 Tüm personel hazır bulunacak Toplantı 17:30 Ali, Ahmet Ana yemek tabakları   Mehmet, Mustafa Bıçaklar Can, Cem Çatallar Murat, Özgür Kaşıklar Serkan, Semih Masa örtüleri ve masa numaraları 17:45 Ekmek, tereyağı tabakları Tatlı çatalları Tatlı kaşıkları Ekmek, tereyağı bıçakları 18:00 Su bardakları Şarap kadehleri Şampanya kadehleri Tuz, biber Kokteyl salonu hazırlanacak 18:20 Boş masalar giydirilecek 18:40 Masalara su servisi yapılacak 18:50 Tüm personel Görev dağılımı 19:00 Salon düzeni bitirilecek Şampanya kadehleri dolacak

ZİYAFET MİSE-EN PLACE ÇALIŞMALARININ YÜRÜTÜLMESİ Mise en place (mis en plas) Fransızca kökenli bir kelime olup tam anlamı yerine koymadır. Servis dilinde ise, servis öncesi hazırlık anlamında kullanılmaktadır. Aslında servisin başarılı geçmesi servis öncesi hazırlığa bağlıdır. Aksi taktirde, yani mis en plas’ın gereğince yapılmaması servis personelinin zaman ve is gücü kaybına neden olur. Servis araç-gereçlerinin malzeme listesine dayanılarak ziyafet yapılacak salona çıkarılmasından sonra servis personeli tarafından temizlenir ve parlatılır. Ziyafetin olacağı gün islerin zamanında hatasız bitirebilmesi için personel arasında is bölümü yapılır. İş bölümü çerçevesinde masa örtülerinin yayılması, peçetelerin katlanması, servis tabağı (kuver tabağı) kullanılacaksa masaya yerleştirilmesi, menüye göre çatal, kaşık, bıçak tatlı takımının masalara konulması, seklindeki görevler ayrı ayrı personele verilerek ziyafet sofrasının hazırlanması sağlanır

2.5. Ziyafette Masa Yerleşimi ve Düzeninin Planlanması Ziyafet müdürünün yapacağı ilk iş, ziyafet salonu hazırlıklarının denetlenmesidir.

2.5.1. Salonun Düzenlenme Yönü Bir ziyafet salonunu düzenlemenin en doğru yolu masaları mutfaktan en uzak köşeden başlayarak hazırlamaktır. Eğer herhangi bir sebepten dolayı konuklar geldiğinde masaların hazırlanması henüz bittiyse personel tabakları en uzaktaki masaya götürmek için konukların arasında dolaşması gerekmeyecektir.

2.6. Ziyafetlerde Kullanılan Servis Metotları Ziyafetlerde ziyafetin türüne, servis edilecek mönünün özelliğine, misafirlerin sayısı gibi faktörler dikkate alınarak uygun servis metodu belirlenir. Ziyafet hizmetinde uygulanan 4 değişik servis tipi vardır. Bunlar; -İstasyon -Takip -Kombinasyon -Süpürme

2.6.1. İstasyon Metodu Bu yöntemde her servis elemanına 8 ya da 10’ar kişilik 2 masa verilir. Servis elemanı sadece bu 2 masadan sorumludur. Bu sistemin en büyük avantajı ziyafet için geçici çalışanlar istihdam edilmişse kalabalık ziyafetlerde dahi rahat biçimde hizmet sunulmasıdır. Bu sistemin iki büyük dezavantajı vardır. Birincisi servisin yavaş olmasıdır. Diğer bir dezavantaj ise servisin sırayla yapılamayacak olmasıdır.

Dezavantajı ise, part time elemanlarla uygulanmasının zor olmasıdır. 2.6.2. Takip Metodu Bu sistemin iyi uygulanabilmesi için çalışanların uyumlu çalışması gerekir. Örneğin, bir düğün ziyafetini ele alırsak, 10 kişilik servis personelimizi 2 gruba ayırırız. Her grup kendi servis alanının sorumluluğunu üzerine alır. Her grubun başında bir servis elemanı bulunur ve salonun kendine ait tarafını denetler. Takımın 3 elemanı yemekleri salona getirir, kalan ikisi yemekleri servis eder. En verimli metotlardan biridir. Önce servis yapılan masalar baş masaya yakın olanlardır. Boşların toplanması konusunda tüm servis elemanları birlikte çalışırlar. Dezavantajı ise, part time elemanlarla uygulanmasının zor olmasıdır. Dezavantajı ise, part time elemanlarla uygulanmasının zor olmasıdır.

2.6.3. Kombinasyon Metotu Bu sistem takip ve istasyon metotlarının birleşiminden oluşur. Yemek servisi takım sistemine göre yapılır. Kirli tabakların kaldırılması ise istasyon sistemine göre yapılır. Bu sistemin avantajı, hem geçici hem de kalıcı personelle gerçekleştirilebilmesidir. Masalar doğrudan, sırasıyla servis alır. Tabakların toplanmasında da karışıklıklar ortadan kalkar.

2.6.4. Süpürme Metodu Belirli bir set mönü olduğunda kullanılan metottur. Konuklara servis yapılmasını ve masaların temizlenmesini en çabuk sağlayan yöntemdir. Ziyafet müdürü, garsonlar, şef ve mutfak elemanları arasında yoğun iletişim gerektirir. Bu yöntemde ziyafet salonu 2 bölüme ayrılır. Her bölümün bir denetleyicisi bulunur. Her takımda yemekleri mutfaktan getiren ve boşları götüren taşıyıcılar vardır. Takımın diğer elemanları yemek servisi ve boşların toplanmasından sorumludur. Kullanılan yöntem ne olursa olsun ziyafet yöneticisi aksaklık yaşanmaması için hazır bulunmalıdır.

2.6.5. Doğru Servis Sırası Servis sırası ise başka bir önemli konudur. Baş masa her zaman servis yapılan ilk masa olmalıdır. Servis baş masanın yakınındaki masalardan diğer masalara doğru devam eder.

Baş Masa Mutfak

2.6.6. Kokteyl Türü Ziyafetlerde Servis Bu tür ziyafetlerde bar bölümünün etkisi büyüktür. O nedenle ziyafeti verecek olan misafir ziyafet yöneticisi tarafından bar müdürü ve bar görevlileri ile tanıştırılmalıdır. Bunun nedeni resepsiyon sırasında oluşabilecek olası sorunları önlemektir. Kokteyl türü ziyafetlerde sunulacak yiyecekler konuklara yemekten önce iştah açıcı olarak sunulabilecek kadar bol, fakat onların ana yemek için iştahlarını kapatacak kadar az olmalıdır.

Kokteyl partilerde servis sırasında dikkat edilmesi gerekenler; 1- Barlar her zaman girişten ve yiyecek masalarında uzak tutulmalıdır. 2- Ordövrler periyodik sürelerle ikram edilmelidir. (15 dk.) Tepsilerde küçük miktarda servis edilmeli ve tümü ziyafet süresine yayılmalıdır. 3- Konuk başına 5 parça yiyecek hesabı üzerinden plan yapılır. 4- Ziyafet bitiminden önce ziyafet müdürü ve ziyafet sahibi bitiş saati konusunda mutabık kalmalıdır. 5- Eğer resepsiyonu bir yemek izleyecekse, parti zamanında bitmelidir.

3- ZİYAFETLERİN YÜRÜTÜLMESİ Ziyafet salonunun kapıları açılıp konuklar içeri davet edilmeden önce salonun eksiksiz bir şekilde hazır olduğundan emin olmak gerekir. Konuklar yerlerine oturduktan sonra servis başlar. Konukların yerlerinin önceden belirlenmiş olması bu işlemi hızlandıracaktır. Yer belirlemesi yapılmamış ise bu ziyafet yöneticisi ve servis elemanlarını zor duruma düşürebilir. Konukların masalara parça parça oturmasını önlemek için bazı masalara rezerve işareti konabilir.

3.1. Yemeğin Servisi Tüm konuklar yerlerine oturup, ziyafetle ilgili konuşma, nikah ya da kadeh kaldırma vb. yapıldıktan sonra yemek servisine başlanır. Ziyafet yönetici ile mutfak şefi arasındaki iletişim iyi olmalıdır. Son dönemlerde iletişim için kulaklık ve mikrofon kullanılmaktadır. Ziyafet müdürü söylemeden hiçbir yiyecek-içecek servisi yapılmaz. Kirli tabakların toplanması için de ziyafet müdürünün ilk ikazı beklenir.

3.2. Sayının Şefe Verilmesi Başarılı bir ziyafet için yönetici ve mutfak şefi iyi haberleşmeli ve mutfak şefini kesin konuk sayısı ve ziyafetin gidişatından haberdar etmelidir. Beklenenden az sayıda konuk gelmişse ziyafet için bir sorun yaşanmayacaktır ancak, fazla konuk gelmesi halinde mutfak ve servis departmanı işbirliği yaparak servisi tamamlamalıdır.

3.1.2. Sunulan Ana Yemek Seçimleri İçinden Konukların Tercihlerinin Alınması Bazı ziyafetlerde konuklara birden fazla ana yemek seçeneği sunulabilir. Vejetaryen seçimi de dahil edildiğinde bu sayı 4’e kadar çıkabilir. Konuklara ana yemek sunumunu kolaylaştırmak için, ziyafet yöneticisi konukların oturdukları yerlere renkli biletler koymalarını isteyebilir. Her renk bir seçimi temsil eder. Servis elemanları bu biletleri toplayarak her seçimi kimin ve kaç kişinin seçtiğini bilebilir. Servis elemanları yemekleri almak için mutfağa gittiklerinde, her masa için doğru sayıyı verirler. Takip sistemi kullanılıyorsa, personelin daha da organize olması gerekir. Tüm konuklara aynı anda servis yapılması gerektiği unutulmamalıdır.

4- ZİYAFETİN KONTROLÜ Bazen ziyafet veren müşteri, toplam konuk sayısına göre ödeme yapmak ister. Bu gibi durumlarda servis elemanlarından biletleri toplamaları istenir.

5- BÜFELER Müşteri büfe seçimini yaptıysa, ziyafet müdürü bu büfelerin hazırlanmasını sağlar. Yiyecekler olmaları gerektiği gibi sıcak ya da soğuk olarak servis edilmelidir. Büfeler konukların uzun süre sıra beklemeyecekleri şekilde düzenlenmelidir.

5.1. Büfenin Krokisi ve Akışı Büfe düzenlemede en uygun olanı, farklı yemek grupları için farklı adalar kullanılmasıdır. İçecekler için ayrı bir masa, iştah açıcılar ve salatalar için ayrı bir masa, ana yemek için ayrı, tatlılar için de ayrı bir masa düşünülebilir. Genellikle her 100 konuk için bir büfe hesaplanır.

5.2. Büfenin Dizilişi BÜFENİN DİZİLİŞİ Konuklar yiyecekleri bu yönde   alırlar. TABAKLAR İŞTAH AÇICILAR ANA YEMEKLER NİŞASTA GARNİTÜRLERİ EKMEK & TEREYAĞI ÇATAL BIÇAKLAR İÇECEKLER

Çift Saplı T Sistemi Tranş Noktası İlgili Soslar Sebze Garnitür Nişasta Garnitür Ana Yemekler Ordövr Çeşitleri Ekmek Çeşitleri Salata Tabakları Salata Çeşitleri Salata Sosları

5.3. Bir Büfede Servis Elemanının Görevleri Bir büfede servis yardımı, servis elemanlarının sayısına bağlıdır. Servis elemanları, büfe sırasının arkasında durarak konuklara yemekler konusunda yardımcı olurlar. Porsiyonları servis elemanları sunar, aynı zamanda yemekler konusunda bilgi verir, dökülenleri temizler, büfedeki kuyruğun yürümesini sağlar ve yemek ikmali yaparlar. Konukların yemek için beklemeleri istenmez bir durumdur. Tepsilerde yemeğin bitmesi beklenmeden tamamlanması gerekir. Bazı işletmeler yiyeceğin yanına bilgi içeren kartlar koyarlar. Ancak yiyecekler hakkında servis elemanların bilgi vermesi daha etkili olur. Büfedeki sıcak yemeklerin tüm servis boyunca sıcak kalması gerekir. Bu ise reşolarla sağlanır. Tüm çalışanların reşoların nasıl çalıştığını bilmeleri gerekir.

5.4. Büfede Trafik Akışının Kontrolü Kaçınılması gereken bir durum ise konukların yemeklerini almak için bir anda büfeye gelirler. Ziyafet yöneticisinin görevi, yolcuların büfe önünde fazla beklemeden yemeklerini almalarını sağlamaktır. Kalabalık ziyafetler için çift taraflı büfeler uygundur.

6- OTURULARAK VERİLEN ZİYAFETLERDE SERVİS AŞAMALARI 1- Ekmek sepetleri servis edilir. 2- Beyaz şarap ve iştah açıcılar servis edilir. 3- Boş ordövr tabakları ve şarap bardakları alınır. 4- Kırmızı şarap servis edilir. 5- Ana yemek servis edilir. 6- Salata servisi yapılır, bazen salatalar masalarda hazır bulunabilir. 7- Ana yemek tabakları, kırmızı şarap kadehleri, tuzluk ve biberlikler alınır. Masada sadece tatlı için kaşık ve çatallar, şeker, su bardakları ve küllükler kalır. 8- Tatlı servisi yapılır. 9- Tatlı tabakları, takımları ve tüm malzemeler kaldırılır.

6.1. Geç Gelenler ve Erken Ayrılanlar Sorunu Bir çok ziyafette, geç gelen konuklar olabilmektedir. Bu durum oluştuğunda ziyafet sorumlusu masaya yaklaşarak yemek isteyip istemediklerini sorar. Cevap evet ise konuklara istedikleri yiyecek mümkün olduğu kadar çabuk servis edilir. Bazı konuklar da geç gelmenin aksine ziyafetten erken ayrılmak isteyebilirler. Önceden ayrılacağı bildirilen konuklara yemek servisi daha önceden yapılabilir. İki tip konuk da ziyafet için sorun yaratır. Önemli olan ziyafet boyunca müşteri memnuniyetini sağlamaktır.

7- ZİYAFET İZLENİMLERİNİN ALINMASI Bir ziyafet müdürü, konukların davranışlarından ziyafetin nasıl geçtiğini sezebilmelidir. Eğer konuklar yemeklerini yemedilerse ziyafet müdürü bunun nedenini nazik bir biçimde konuklara sormalı, eğer konuklar dilerse farklı yemek çeşitleri sunmalıdır. Bir konukla özel olarak ilgilenmek ziyafet işletmesinin müşteri kazanmasına yardımcı olur.

8- TOPLANTI OPERASYONUNUN YÖNETİLMESİ Ziyafet bölümünün sorumluluğunda olan bir iş de toplantı salonudur. Toplantı organizasyonu da ziyafet organizasyonu kadar önemlidir. Toplantı salonlarındaki kahve araları, ziyafet işletmesinin ayarlaması gereken işlerden biridir. Kalemler, not defterler, su bardakları masaların üzerinde hazır bulunmalıdır. Zamanlama kritik bir faktördür. Kahve aralarında toplantı salonu havalandırılmalı, masalar düzenlenmelidir.

ZİYAFETİN SONA ERDİRİLMESİ 8. BÖLÜM ZİYAFETİN SONA ERDİRİLMESİ 8. BÖLÜM ZİYAFETİN SONA ERDİRİLMESİ

1- FATURANIN MÜŞTERİYE SUNULMASI VE REZERVASYONUN YENİLENMESİ

2- ZİYAFETİN SONA ERMESİ

3- ZİYAFET SONRASI GÖREV LİSTESİ 3.1. Servis Elemanları 3.1. SERVİS ELEMANLARI

3.2. Ziyafet Yöneticisi 3.2. ZİYAFET YÖNETİCİSİ

10. BÖLÜM ZİYAFET SATIŞI 10. BÖLÜM ZİYAFET SATIŞI

1- ZİYAFET SATIŞINDA TEMEL PRENSİPLER

2- SALON KİRALARI 2- SALON KİRALARI

3. ZİYAFETİN FİYATLANDIRILMASI 3.1. Geleneksel Toplantılar 3.1. GELENEKSEL TOPLANTILAR

3.2. Yıllık Organizasyonlar 3.2. YILLIK ORGANİZASYONLAR

3.3. Ziyafet Fiyatlandırmada Kullanılan Yöntemler 3.3. ZİYAFET FİYATLANDIRMADA KULLANILAN YÖNTEMLER

4- MÜŞTERİ BÜTÇESİNİN BELİRLENMESİ

5- ZİYAFETLERDE GELİR KONTROLÜ

6- ZİYAFET SÖZLEŞMESİ 6- ZİYAFET SÖZLEŞMESİ

ZİYAFETLERDE PROTOKOL 10. BÖLÜM ZİYAFETLERDE PROTOKOL 10. BÖLÜM ZİYAFETLERDE PROTOKOL

1- PROTOKOLDE MASAYA OTURMA DÜZENİ

1.1. I Masa Oturma Düzeni 1.1. I MASA OTURMA DÜZENİ

1.2. U Tipi Masalarda Oturma Düzeni 1.2. U TİPİ MASA OTURMA DÜZENİ

1.3. E Tipi Masalarda Oturma Düzeni 1.3. E TİPİ MASA OTURMA DÜZENİ

1.4. Yuvarlak Masalarda Oturma Düzeni

1.5. Kare Masalarda Oturma Düzeni

2- RESMİ ZİYAFETLERDE MASA PLANLARI

2.1. CUMHURBAŞKANLIĞI TARAFINDAN UYGULANAN PROTOKOL SIRALAMASI

2.2. BAKANLAR KURULUNDAKİ PROTOKOL SIRALAMASI

2.3. BAŞKENT DIŞINDA UYGULANAN PROTOKOL SIRALAMASI

2.4. BAŞKONSOLOSLUKLARDAKİ PROTOKOL SIRALAMASI

3- MASA OTURMA PLANLARININ BELİRLENMESİNDEKİ AŞAMALAR

11. BÖLÜM HİJYEN VE SANİTASYON

1- HİJYEN VE SANİTASYONUN TANIMI VE ÖNEMİ

2- ÇALIŞMA ORTAMININ HİJYENİ

3- PERSONEL HİJYENİ 3- PERSONEL HİJYENİ

4- SERVİS EKİPMANLARINDA HİJYEN 4.1. Servis Takımlarının Kullanımında Dikkat Edilecek Hususlar 4.1. SERVİS TAKIMLARININ KULLANIMINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

4.2. Servis Takımlarının Temizliği 4.2. SERVİS TAKIMLARININ TEMİZLİĞİ

4.3. Masaların Önceden Hazırlanması 4.3. MASALARIN ÖNCEDEN HAZIRLANMASI

5- Ziyafet Salonlarının Temizliği 5- ZİYAFET SALONLARININ TEMİZLİĞİ

5.1. Fazladan Masa Ve Sandalyeler

6- YÖNETİMİN SORUMLULUKLARI

7- TEHLİKE ANALİZİ VE KRİTİK KONTROL NOKTASI (HACCP)’İN KULLANIMININ ÖNEMİ

SEVİNÇ, N. (2004) Ziyafet & İkram Yönetimi. Detay Yayıncılık, Ankara. KAYNAKÇA SEVİNÇ, N. (2004) Ziyafet & İkram Yönetimi. Detay Yayıncılık, Ankara. SEVİNÇ, N. (2004) Ziyafet & İkram Yönetimi. Detay Yayıncılık, Ankara.