AB-TÜRKİYE ODA FORUMU PROJESİ HİBE PROGRAMI HİBE SÖZLEŞMESİ VE EKLERİ 2-3 Nisan 2008 Burcu Atılgan-Proje Hibe Uzmanı TOBB AB Müdürlüğü 1

SÖZLEŞMENİN İMZALANMASI Sözleşme dosyalarında nihai hibe tutarı, hedeflerin gerçekleştirilememesi durumunda yapılacaklar, sözleşme ve bütçede yapılacak değişiklikler, raporlama ve ödemelere ilişkin bilgiler, proje hesaplarının nasıl kullanılacağını, denetim, tanıtım ve uygulama sözleşmelerinin esaslarını ve tarafların diğer hak ve yükümlülükler net olarak açıklanır ve imza altına alınır 2

SÖZLEŞME EKLERİ Sözleşme özel şartlar ve eklerden oluşur Özel şartlar içinde, Yararlanıcının adı ve adresi, Proje başlığı, Sözleşme süresi, Sözleşmenin toplam tutarı ve hibe olarak talep edilen miktar, Ödeme planı ve Raporlama yükümlülükleri ve istisnai durumlara ilişkin maddeler yer alır. 3

SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ KÜÇÜK DEĞİŞİKLİKLER VE/VEYA ZEYİLNAMELER Büyük değişiklikler olarak; projede belirgin değişiklikler, %15’i geçen bütçe başlıkları arasında değişiklik, Bütçe kalemi ekleme/çıkarma, Sözleşme süresini uzatma, yararlanıcının tüzel kişiliğinde değişiklik örnek olarak gösterilebilir. Bu tür değişiklikler için sözleşmeye ek ”Zeyilname”nin karşılıklı taraflarca imzalanması gerekir. Küçük değişiklikler ise proje uzmanı, faaliyet planı, YMM, hesap no. değişiklikleri gibi projenin amacını ve bütçesini etkilemeyen değişikliklerdir.   4

SÖZLEŞMEDE YAPILAMAYACAK DEĞİŞİKLİKLER Proje amacında değişiklik, proje hedefleri, bölgesi, hedef gruplarında değişiklik, hibe miktarının artırılması, eş finansman oranının artırılması/azaltılması, mali işbirliği anlaşması süresinin sona ermesinden sonraki uzatma talepleri gibi değişikliklere izin verilmez 5

SÖZLEŞME EKLERİ EK G: STANDART SÖZLEŞME VE EKLERİ EK G-1: ÖZEL KOŞULLAR EK G-2: GENEL KOŞULLAR EK G-3: BÜTÇE EK G-4: SATIN ALMA PROSEDÜRLERİ EK G-5: ÖDEME TALEBİ EK G-6: RAPOR FORMATLARI Linklere atıfta bulunulacak ve her bir linkteki doküman kısaca açıklanacak. 6

SÖZLEŞME EKLERİ EK G-7: HARCAMA TEYİDİ EK G-8: KAMU GÖREVLİLERİ TAAHÜTNAMESİ EK G-9: UYUŞMAZLIK ÇÖZÜMLEME TAAHHÜTNAMESİ EK G-10: HİBEYE TANINAN MUAFİYETLER Linklere atıfta bulunulacak ve her bir linkteki doküman kısaca açıklanacak. 7

Özel Koşullar EK G-1 Amaç, Projenin uygulama süresi, Projenin Finansmanı, Teknik ve mali raporlama ve ödeme düzenlemeleri, Proje için geçerli diğer özel koşullar (KDV Muafiyeti, ara dönem teknik raporu, Ekipmanların mülkiyetinin en az beş yıl boyunca değiştirilmemesi,ödemelerin banka transferi ile yapılması, yeminli mali müşavir tarafından hazırlanan ve Proje harcamalarını onaylayan bir raporun teslimi)

Genel Koşullar EK G-2 GENEL VE İDARİ HÜKÜMLER GENEL YÜKÜMLÜLÜKLER BİLGİ VE MALİ VE TEKNİK RAPOR SAĞLAMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ SORUMLULUK ÇIKAR ÇATIŞMASI GİZLİLİK GÖRÜNÜRLÜK SONUÇLARIN VE EKİPMANIN MÜLKİYETİ/KULLANIMI PROJENİN DEĞERLENDİRİLMESİ/İZLENMESİ SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ DEVİR PROJE UYGULAMA SÜRESİ, SÜRE UZATIMI, ASKIYA ALMA, MÜCBİR SEBEPLER VE BİTİŞ TARİHİ SÖZLEŞMENİN FESHİ İLGİLİ YASA VE ANLAŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ MALİ HÜKÜMLER UYGUN MALİYETLER ÖDEMELER VE TEMERRÜT FAİZİ HESAPLAR, TEKNİK VE MALİ KONTROLLER SÖZLEŞME MAKAMI TARAFINDAN SAĞLANACAK FİNANSMANIN NİHAİ TUTARI İSTİRDAT (GERİ ALMA)-FAZLA ÖDEME OLMUŞSA

Satın alma Prosedürleri EK G-4 İhalelere Kabul Koşulları Tüm İhale Prosedürleri İçin Geçerli Olan Kurallar Hizmet Sözleşmeleri İçin Geçerli Kurallar Tedarik Sözleşmeleri İçin Geçerli Kurallar İnşaat Sözleşmeleri İçin Geçerli Kurallar Pazarlık Yönteminin Kullanılması Özel Durumlar

Ödeme Talebi EK G-5 Ön finansman ödemesinin / kalan bakiye ödemesinin yapılmasının talep edilmesi

Kamu Görevlileri Taahütnamesi EK G-8 1 nolu İnsan Kaynakları Bütçe Başlığı altında kamu görevlilerine (proje kapsamında istihdam edilseler dahi) maaş/ aylık ödenmeyeceğinin taahhüt eder.

Uyuşmazlık Çözümleme Taahhütnamesi EK G-9 Tespit edilen usulsüzlüklerden dolayı, sözleşmenin feshedilmesi halinde kullanılır.

Hibeye Tanınan Muafiyetler EK G-10 Yerleşme, Kurulma, Giriş ve İkamet İmkânları Ekipman İthalatı ve Geri İhracı İthal Edilen Malların ve Döviz Kontrolü Vergilendirme ve Gümrük

ÖN FİNANSMAN Sözleşmenin imzalanmasının ardından faydalanıcılar ön finansman talebinde bulunabilirler. Ön finansman tutarı, hibe tutarının %80’i kadar olacaktır Ödemeler projeye özel banka hesabına yapılacaktır Son bakiye, Faydalanıcı tarafından nihai raporun onaylanmasından sonra ödenecektir. Proje muhasebe kayıtları projenin son ödemesinin yapılmasından sonra 7 yıl süreyle saklanmalıdır. 15

İZLEME VE RAPORLAMA Projenin tamamlanması, Proje ara raporunun ve nihai raporunun TOBB ve Eurochambres ön onayı ile MFİB tarafından onaylanmasının ardından olacaktır. Ara rapor proje süresi döneminin ortasında teslim edilmelidir. Nihai rapor onayı ile hesap durumuna göre MFİB ile yararlanıcı arasında hesaplar kapatılacaktır. 16

İZLEME VE RAPORLAMA Yararlanıcılar raporlarında, projenin faaliyetlerine, faaliyet planına uyum ya da uyumsuzluğa, aksayan yönlere, başarı göstergelerine yer vermelidirler. MFİB projelerin izlenmesini sadece raporlar üzerinden yapabildiği gibi projelerin yerinde izlenmesini de isteyebilir 17

PROJELERİN TAMAMLANMASI Projenin tamamlanması, Proje nihai raporunun TOBB ve Eurochambres ön onayı ile MFİB ve onaylanmasının ardından olacaktır Nihai rapor ile hesap durumuna göre MFİB ile yararlanıcı arasında hesaplar kapatılacaktır. 18

PROJELERİN SÜRDÜRÜLEBİLİRLİĞİ Proje sahipleri projenin tamamlanmasından sonra faaliyetlerini nasıl sürdüreceklerini anlatmalıdır. 19

PROJELERİN SAHİPLİĞİ Proje süresince satın alınan tüm malzemelerin sahipliğinin 5 yıl boyunca proje sahibinde kalması gereklidir. Projenin tamamlanmasından sonra yapılacak denetimlerde bunların gösterilmesi istenecektir 20

Teşekkürler Burcu Atılgan Proje Hibe Uzmanı TOBB AB Müdürlüğü E-mail:burcu@tobb.org.tr