Yan Sanayi Kayıp Yönetimi 01.04.2016

Yan Sanayi Kayıp Portalı Üretim, Kalite ve Lojistik birimlerinde yaşanan yan sanayi kaynaklı işçilik ve ıskarta kayıplarının faturalanmasını sağlayan, ilk kez 2009 yılında kullanılmaya başlanmış olan sistemdir. Tedarikçiden gelen parçalarda yaşanan problemlerden dolayı oluşan işçilik ve ıskarta kayıpları, kaybı yaşayan birim tarafından sisteme girilir, kalite masalarının değerlendirmesi sonucu onaylanan kayıp bildirimleri firmalara faturalanmak üzere portal üzerinde konsolide edilir ve aylık olarak SAP üzerinden faturalanır.

Yan Sanayi Kayıp Yönetimi – Eski Sistem P1. Uygulamada Zorluk; kayıp girişlerinin farklı üretim birimleri için farklı olması nedeni ile standardizasyon olmaması, yalın kullanımı desteklememesi P2. İletişim; uygulamanın yan sanayilerin aktif kullanımına açık olmaması, bunun sonucu olarak iletişimin portaldan sağlanamaması, e-mailler ile iletişimler nedeni ile faturalama sürecinde sorunlar yaşanması P3. Portal-SAP uyumu olmaması; faturalamanın portaldan ayrı bir süreç olarak yönetilmesi nedeni ile extra işyüküne neden olması P4. Raporlama eksikliği; ihtiyaç duyulan raporların zamanında ve efektif olarak alınamaması

Yan Sanayi Kayıp Yönetimi – Yeni Durum P1. Uygulamada Zorluk; kayıp girişlerinin farklı üretim birimleri için farklı olması nedeni ile standardizasyon olmaması, yalın kullanımı desteklememesi P2. İletişim; uygulamanın yan sanayilerin aktif kullanımına açık olmaması, bunun sonucu olarak iletişimin portaldan sağlanamaması, e-mailler ile iletişimler nedeni ile faturalama sürecinde sorunlar yaşanması P3. Portal-SAP uyumu olmaması; faturalamanın portaldan ayrı bir süreç olarak yönetilmesi nedeni ile extra işyüküne neden olması P4. Raporlama eksikliği; ihtiyaç duyulan raporların zamanında ve efektif olarak alınamaması Kayıp girişlerinin standart ekranlar olarak tasarlanması, gereksiz alanların iptal edilerek yalın kullanımın sağlanması Uygulamayı yan sanayi kullanıma açarak itiraz sürecinin sistem üzerinden online yönetilmesinin sağlanması, süreçlerin şeffaflaştırılması, itiraz mekanizmasının zamanında, etkin olarak uygulanmasının sağlanması Her birimin (üretim, kalite, ukad, finans ve yan sanayiler) ihtiyacı olan raporları kolay ve ihtiyaç duyduğu anda alınmasının sağlanması Sistemin SAP ile konuşmasını sağlayarak faturalama işleminin düzenli periyodlarda otomatik yapılabilir hale getirilmesi

Ekran Görüntüleri Kayıp Giriş Ekranları; üretim, kalite ve lojistik kayıp girişlerinin yapılacağı ekranlardır.

Üretim Kaybı Girişi

Firma Bilgilendirme Süreci Firma e-mail örneği ; Firmaya bildirim yapılacak maillerdir. Kayıp Tofaş tarafından onaylandıktan sonra ilgili tedarikçiye bildirim e-maili sistem üzerinden gönderilir.

Firma İtiraz Süreci Firmaya bildirim sonrası iletilen e-mail üzerinden firmanın kayıp detayını kontrol etmesi beklenir. Uygun ise herhangi bir müdahalede bulunmaz ve kayıp 7 gün sonrası faturlanmak üzere sisteme kayıt edilir. Firma itirazı var ise gelen e-maildeki linke tıklayarak portal üzerinden ilgili kayıp detayına ulaşır ve gerekli itirazını yapar.

Firma İtiraz Süreci Firma itirazı var ise yapılan itiraz konusuna göre (kalite, lojistik, ıskarta, süre) sistemde tanımlı Tofaş personeline ulaşır.

Firma İtiraz Süreci İtiraz Tofaş yetkilisi tarafından değerlendirilir, kabul veya red olarak portal üzerinden sonuç belirlenir. Kabul veya red bilgisi itirazı yapan firma yetkililerine sistem üzerinden e-mail ile bildirilir.

Problemin kendisine tedarikçi tarafından itiraz varsa; Tedarikçi uygulama üzerinden itirazını yapar, İtiraz bildirimi MLZ KALİTE sorumlusuna ulaşır, İtiraz, gereken durumlarda ilgili üretim biriminin de desteği alınarak, Mlz. Kalite Birimi tarafından analiz edilir. Mlz. Kalite Birimi 7 gün içinde itiraz değerlendirme sonucunu uygun açıklama ile Kabul veya Red olarak uygulama üzerinden tedarikçiye bildirir Mlz kalite, UKAD’a bilgi verip kayıp statüsünün değişimini talep eder (Bekleme yerine iptal veya onay) Problemin kendisi tedarikçi tarafından kubul edilir fakat kayıpta girilen parça adedine & süreye itiraz varsa; Tedarikçi uygulama üzerinden itirazını yapar, İtiraz bildirimi UKAD sorumlusuna ulaşır, UKAD sorumlusu gerekli durumlarda üretim ve kalite desteğini de alarak itirazı analiz eder, Firmaya kabul veya red şeklinde karar bilgisini uygulama üzerinde bildirir, Firma itirazında ısrar ederse konu SQE lere taşınır, SQE üzerinden firma ile iletişime geçilir, itiraz SQE organizasyonu ile tekrar değerlendirilip nihai karar verilir ve firmaya bildirimi yapılır. UKAD’a bilgi verip kayıp statüsünün değişimini talep eder (Bekleme yerine iptal veya onay) PROBLEMİN KENDİSİNE İTİRAZ – SORUMLU: MLZ KALİTE PROBLEM OK FAKAT SÜREYE İTİRAZ – SORUMLU: UKAD LOJİSTİK KAYIPLARINA İTİRAZ – SORUMLU: LOJİSTİK ISKARTA ADET İTİRAZ – SORUMLU: ÜRETİM- MLZ. KALİTE Lojistik kayıplarına tedarikçi tarafından itiraz varsa; Tedarikçi uygulama üzerinden itirazını yapar, Lojistik Sorumlusu 7 gün içinde itirazı analiz ederek değerlendirme sonucunu uygun açıklama ile Kabul veya Red olarak uygulama üzerinden tedarikçiye bildirir Firmaya kabul veya red şeklinde nihai karar bilgisini bildirir. Iskarta (hata yaşanan malzemenin demontajı sırasında ıskarta olan extra parçalar) adedine itiraz varsa; Tedarikçi uygulama üzerinden itirazını yapar, İtiraz bildirimi Mlz Kalite sorumlusuna ulaşır, Mlz Kalite sorumlusu itirazı analiz eder (gerekli durumlarda üretim desteğini alır), Mlz. Kalite Birimi 7 gün içinde itiraz değerlendirme sonucunu uygun açıklama ile Kabul veya Red olarak uygulama üzerinden tedarikçiye bildirir. Mlz kalite, UKAD’a bilgi vererek kayıp statüsünün değişimini talep eder (Bekleme yerine iptal veya onay)

Yan Sanayi Kayıp Portalı – Genel Akış

Portaldaki Firma Organizasyon Bilgilerinin Güncelliği ! Tofaş sisteminden tedarikçilere gönderilen otomatik mailler tedarikçinin portalda tanımladığı sorumluların mail adreslerine gönderildiğinden ilgili alanların güncel olması önemlidir ! DİKKAT ! Portadaki Organizasyon Bilgileri başlığında altındaki bilgiler (Firma Yöneticileri ve Firmanın TOFAŞ Sorumluları Alanları ) daima tam ve doğru olmalıdır. http://kurumsal.tofas.com.tr , “Firma bilgileri ---> Organizasyon ---> Firmanın Tofaş Sorumluları” Ad Soyad ve e-posta adresleri her zaman tam ve güncel olmalıdır !

Teşekkürler