BÜRO YÖNETİMİ Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Programı Öğr. Gör. Dr. İnanç GÜNEY Adana MYO

GİRİŞ Günümüz toplumunun, toplumu oluşturan bireylerin, toplumun mal ve hizmet üreten çeşitli örgütlerden çok yönlü talep ve beklentileri vardır. Aynı nedenlerden dolayı, rekabet ortamındaki örgüt yöneticileri çok yoğun veri/bilgi akışı ve gereksinimi ile karşı karşıyadır. Örgütlerin başarıları, zamanlı ve doğru bilgi üretmeye bağlıdır. Bir başka deyişle diğer tüm kaynaklar gibi bilgi de yönetilmelidir. Örgütlerde doğru bilgiyi sağlayacak bir sisteme ihtiyaç vardır. Öyle ki çeşitli ilgi ve faaliyet alanlarındaki her konuda hızlı, doğru ve yeterli bilgi alışverişi, veri olarak ifade edilen ham bilginin hızla elde edilmesi, işlenmesi, depolanması ve yönetim karar mekanizmalarına ışık tutacak düzeye getirilmesi oldukça önem kazanmıştır.

Bilindiği gibi örgütlere her gün onlarca, yüzlerce, binlerce veri ulaşır. Örgütlerin iç ve dış kaynaklarında oluşan olayların gözlemlenmesi ve kaydedilmesi sonucu ya da yine iç ve dış kaynaklardan alınan notlar, raporlar, telefonlar, fakslar, sözlü ya da yazılı istekler, mesajlar, formlar ya da diğer belgeler, bilgisayar çıktıları işlenip kullanıma sunulmadığı sürece bilgi niteliği kazanamaz. Toplanan verilerin düzenlenerek mevcut koşullarda ve gelecekte kullanılabilecek bilgiler haline getirilmesi gerekir.

Bunun için bilgilerin sınıflanması, sıralanması, depolanması, yeniden erişilmesi ve raporlar, yazışmalar, faturalar gibi şekillerde çıktıya dönüştürülmesi gerekir ki daha sonra bu bilgiler ihtiyaç duyan kişi ve birimlere sunulabilsin ve onların faaliyetlerini etkili bir şekilde yerine getirmeleri olanaklı olsun. Bu noktada büro önemli bir rol üstlenmektedir. İyi tasarlanan bir büro sistemi, en iyi bilgiyi, doğru bir şekilde, doğru zamanda, doğru kişilere ve en düşük maliyetle ulaştırarak verilecek kararların kalitesini yükseltir, faaliyetlerin etkinlik ve verimliliğini artırır. Çünkü büro bir bilgi üretme merkezidir. Bilgi üretme işlevini yerine getirmek amacıyla büroda çeşitli kaynaklardan bilgiler toplanır, depolanır, gözden geçirilir, diğer bilgilerle karşılaştırılarak kontrol edilir, kullanım amacına göre düzenlenir, ilgili birimlere dağıtılır ve ihtiyaç duyan kişilerin kullanımına sunulur. Bu süreç esnasında büroda yapılan kayıt işleri bilgi sağlama işlevine yardımcı olur.

Örgütlerin hizmet ve/veya üretim konusu ne olursa olsun, mutlaka büro hizmetleri vardır. Bir örgüt ister eğitim ister sağlık, ister gıda, ister inşaat sektöründe ya da turizm, sigortacılık sektöründe ve ister kamu ister özel sektör kuruluşu olsun örgütlerin bütün seviyelerinde büro işleri olmazsa olmaz. Tüm hizmet ve ürünlerin miktarı ve kalitesi, büyük ölçüde bürolarda yapılan hizmetlerin verimliliğine ve etkinliğine bağlıdır.   Sanayi devrimi ile birlikte büro kavramı da ortaya atılmıştır. Bürolar ilk kez telaffuz edildikleri yıllarda içerisinde manuel olarak islerin yapıldığı ve çalışanların toplu olarak çalıştıkları mekânlar olarak algılanmaktaydı. O yıllarda bürolarda kullanılan malzemeler, kalem, mürekkep ve defterlerdi. Günümüzde kullanılan telefon, faks, teleks, daktilo, bilgisayar, fotokopi makineleri ve bunların yerleştirilip düzenleneceği yerleşim ve alanın kullanım etüdleri mevcut değildi. Büro, bir isletmenin hedefine ulaşmak için islerin planlanıp, uygulanmaya konduğu mekânlardır.

Bugün artık bürolar; hizmet verdikleri is kolunun özelliklerine göre, farklı araç gereç ve düzenlemeyle is verimliliğini artırmak için farklı şekiller almaktadır. Bürolar, örgütsel faaliyetlerin yerine getirildiği, üst, orta ve alt düzey yönetici ve çalışanlar tarafından kullanılan mekânlardır. Gerek kamu kuruluşlarında, gerek özel tesebbüslerde islerin büyük bir kısmı bürolarda yürütülmektedir. Diğer bir deyişle kuruluş, kurum ya da isletmenin hizmet ve çalışma konusu (alanı) ne olursa olsun, bunun yanında mutlaka büro hizmetleri vardır.

Dünyada son yüzyılın ortalarına kadar büro faaliyetlerine gereken önem verilmediği gibi büro yönetimine de önem verilmemiştir. Hatta büro yönetiminin tam olarak neyi ifade ettiği bile ortaya konulamamıştır. Zaman içerisinde başta ekonomik ve teknolojik gelişmeler olmak üzere bilimsel, sosyal, kültürel, siyasal ve eğitim alanındaki gelişmeler bürolara bakışı değiştirmiş ve büroların yönetimine daha çok önem verilmesini sağlamıştır. Hızlı teknolojik gelişmeler ve internetin yaygınlaşması her alanda olduğu gibi, örgütlerin planlama ve karar verme merkezi durumundaki büroların yapısını da önemli ölçüde etkilemektedir.

Örgütlerde verilerin toplandığı, işlenerek saklandığı ve gerektiği zaman gereken yerlere ulaştırıldığı birimler bürolardır. Artan rekabet ortamında örgütlerin başarılı olabilmesi, değişime uyum sağlayabilmelerine, ihtiyaç duydukları bilgi ve belgelere kısa sürede ulaşmalarına bağlıdır. Bu ise işlevsel esnekliğe sahip örgüt yapısına, modern iletişim ve bilgi teknolojilerine ve profesyonel büro yöneticisine sahip olmakla ve uygun bilgi ve becerilere sahip büro çalışanları ile mümkündür. Çağdaş büro yöneticisi ve büro elemanlarına sahip örgütler, yalnızca değişime hızlı uyum sağlamakla kalmaz aynı zamanda değişimin öncüsü olurlar.

Son zamanlardaki bilimsel ve teknolojik alanda yaşanan hızlı gelişmeler büroların yapısını önemli ölçüde etkilemektedir. Büroların yaptıkları işte başarılı olabilmesi için günümüz koşullarına uyum sağlayabilmeleri ve ihtiyaç duydukları bilgi ve belgelere kısa sürede ulaşabilmeleri gerekir. Bunun için de işin türüne göre büroların dizayn edilmesi son derece önemlidir. Büro yöneticisi ve büro çalışanları için bürolarda çalışmak artık daha kolay ve zevkli hâle gelmektedir. Bürolar faaliyetlerini gerçekleştirirken sürekli kendini yenileyen ve çağa uyum sağlayan başka bir deyişle yaşayan birimler olmaya başlamıştır. Büroların sadece şekilleri önemli değildir. İçindeki faaliyetleri düzenleyen ve yönlendiren yöneticilere de önemli işler düşmektedir. Yöneticilerin bu yükün altından kalkabilmesi için büro yönetimi konusunda iyi bir eğitim almaları, görev ve sorumluluklarını zamanında yerine getirebilmeleri ve çalışanlarıyla iyi iletişim kurmaları gerekir.