Kontrol ve Performans Yönetimi

Kontrol ve Performans Ölçümü İşletmeler belirlenen hedeflere ulaşmak ve süreçlere değer katmak için kontrol mekanizmaları oluştururlar. İşletme paydaşları, işletmenin durumunu görmek için, kontrol ve performans ölçüm sonuçlarını talep ederler. Dolayısıyla işletmeler belirli periyotlar ile kontrol işlemlerini gerçekleştirir ve bunu raporlarlar.

Kontrol ve Performans Ölçümü İşlerin kontrol altında olması ? Çalışanların görevleri nettir Müşteriler hangi kalite ve standartta hizmet veya ürün alacağını bilir Tüm süreçler koopere çalışıp, değer üretir. Kontrol yoksa; belirsizlik, kaos, etkinsizlik, israf…

Kontrol Süreci Kurumsal İşbirliği Hedef ve standartların belirlenmesi Performans ölçümü Standartlar ile kıyaslama Doğru değişklikler yapma

Kontrol İçin Veri Kaynakları Avantajları Dezavantajları Kişisel Gözlemler İlk gözden bilgi, aracısız bilgi, yöneticinin ilgilendiğini gösterir Kişisel algılara bağlıdır, vakit kaybı, rahatsız edici, kişinin neler döndüğünü görmesini sağlar Sözlü Raporlar Hızlı bilgi edinme, sözlü geri beslemeye imkan verir Bilgi kişi tarafından algısıyla aktarılır, kalıcı kayıt elde edilemez Yazılı Raporlar Kapsayıcı, ilişkileri ve eğilimleri ortaya koyabilir, depolanabilir, tekrar kullanım Hazırlanması için süre gerekir, kişisel faktörler göz ardı edilebilir Online Bilgi Sistemleri Hızlı geri besleme, süreç sürekli takip edilebilir Aşırı bilgi olabilir, çalışan için stresli olabilir

Örnek- NHS NHS, İngiltere’de sağlık hizmetlerinden sorumlu organizasyondur (Ulusal Sağlık Hizmetleri) NHS merkezi yönetimi güçlendirmek yerine, yerel düzeyde hizmet sunumu ve sağlık yönetimi organizasyonu oluşturmuştur. Önceden Primary Care Trusts olarak bilinen bu organizasyonlar, günümüzde Clinical Commissioning Groups(CCGs) olarak güncellenmiştir.

NHS CCGs, birinci dereceden bulunduğu komünitiye, yerel topluma sorumludur. Yönetiminde yerel yöneticiler, yerel halktan üyeler yer almaktadır. Kontrol olarak, merkezi yönetim yerine, bağımsız yerel yapısına karşı sorumludur. Toplum bu kontrol mekanizamasında yer alır. Yapı olarak, hastaların, yerel toplumun ve sağlık çalışanlarının bir arada çalıştığı, bir kooperatif tipindedir. Bu yapılar, sınırlı bütçe ile gerekli sağlık hizmeti sunmak durumundadır. Kontrol mekanizması koopere olarak gelişmektedir.

Kontrol Mekanizmaları Mekanik; yoğun kural ve düzenlemeler, yukarıdan aşağı yetki, yazılı iş tanımları, formal ve katı yöntemler Organik; daha esnek yetki kullanımı, daha serbest iş tanımları, bireysel (öz) kontrole önem veren, daha az formal yöntemler

Kontrol Mekanizmaları Unsurlar Mekanik Kontrol Organik Kontrol Nezaret (Supervision) Prosedürler ve planlar üzerinde durur Öğrenmeyi ve yaratıcılığı teşvik eder Organizasyon Yapısı Yukarıdan aşağı yetki, makam gücü önemlidir, detaylı iş tanımları Parçalı otorite, uzman gücü önemlidir, esnek iş tanımları Kural ve prosedürler Detaylı, bir çok konuda Geniş, mümkün olduğu kadar az konu Makineler Denetçiler için bilgi sağlar Çalışanların gelişimi ve öğrenimi için bilgi sağlar Kültürel Uyumu teşvik eder, bireyleri kontrol etmeye dayanır Yaratıcılığı ve inovasyonu teşvik eder, özgürlüğü destekler

Kontrol Taktikleri Direk Denetim Küçük işletmelerde Yöneticinin bireysel denetimi Birim yöneticilerinin birimlerini denetimi Organizasyon Yapısı İş tanımları ve görev yapıları ile sistem kurma Ayrıntılı tanımlar ile, bireyin kısıtlanması İletişim kanalları da şekillendirilir Kural ve Prosedürler Organizasyon büyüdükçe kullanımı zaruri hale gelir Kabul edilebilir davranışları ve çıktıları belirtir Süreçlerin nasıl işleyeceğini, araçların nasıl kullanılacağına kadar düzenleme yapılabilir.

İnsan Kaynakları Yönetimi Kontrol Taktikleri Amaçlarla Yönetim Çıktı tabanlı çalışma Çalışanların elde etmeleri gereken başarılara göre değerlendirilmesi Hiyerarşik düzen işler Makineleşme Kontrol için bilgi sistemleri ve teknoloji kullanılır Çalışan ilişkileri daha zayıftır Tüm süreçler, teknlojik ekipmanlar ile takip edilir İnsan Kaynakları Yönetimi Çalışanların kurumla ilişkisini geliştirme çabası İş tanımlarına uygun insan kaynağının istihdam edilmesi Çalışan ilişkilerinin ve koordineli çalışmanın geliştirilmesi çabaları

Örnek- Apple Üretim süreci standart çıktı elde etmeyi amaçladığı için «mekaniktir». Temizlik temel kontrol noktalarından biridir. Tüm süreçlerde, sapmaları önlemek ve temel plana uymak esastır. İnovasyon ve Ar-Ge çalışmaları yürüten ekip ise, daha çok organik çalışır. Yaratıcılık ve gelişim teşvik edilir.

Performans Ölçümü Efficiency; işleri doğru yapma - verimlilik Girdi Ölçümleri Süreç Ölçümleri Çıktı Ölçümleri Efficiency; işleri doğru yapma - verimlilik Effectiveness; doğru işleri yapma – etkenlik

Örnek- NHS NHS hastaların 4 saat içinde tedavi edilip evlerine gönderilmeleri noktasında bir performans çıktısı belirlemişti. Ancak bu süreçte hastaların koşulları farklılık gösterdiği için sağlık personeli bu çıktıyı sağlama noktasında sıkıntılar yaşadılar. Bu durum hastalara zarar vermeye başladı.

Perfomans Ölçümü 5 temel performans amacı vardır; kalite, hız, güvenilirlik, esneklik ve düşük maliyet. Müşteri Tatmini Hız/Çeviklik Sürdürülebilirlik Genel Ölçümler Kalite Güvenilirlik Hız Esneklik Maliyet Detaylı Ölçümler Birim başı hata, ürün iadeleri, hurda oranı Hata görülme süreleri, gecikme Tedarik zamanı, Çıktı süresi Opsiyonların sayısı, fonksiyonellik özelliği Hammadde maliyeti, işçilik maliyeti

Balanced Scorecard- Dengeli Puan Cetveli Müşteri Perspektifi İçsel Perspektif İnovasyon ve Öğrenme Perspektifi Finansal Perspektif Müşteriler bizi nasıl görüyor? En iyi olduğumuz içsel süreçler neler? Değer yaratma ve geliştirmeyi sürdürebilecek miyiz? Paydaşlara bakış açımız nedir?

Balanced Scorecard Öğrenme ve İnovasyon; yetenekli çalışanlar, know-how, soyut varlıklar İçsel perspektif; üretkenlik, etkinlik, amortisman oranları, tesis kullanımı Müşteri perspektifi; müşteri tatmini, müşteri sadakati Finansal perspektif; paydaşlar için önemli, firma değeri, israflar, tasarruf oranları

İnsan Kaynakları ve Kontrol Kontrol sistemleri, çalışanları organizasyon amaçlarını geliştirecek yönde teşvik etmeyi amaçlar. Kontrol sürecinde güçlü tarafların domine olmaya çalıştığı, politik unsurlar da görülebilmektedir. Yapılan düzenlemelerin, uygulamaya girebilmesi için insan kaynağının etkin katılımı gereklidir.

Kontrol Sistemi ile İlgili Sorunlar Katı Bürokratik Davranışlar; kişiler kontrol sürecinin yoğun olduğu işlerde dikkatli olurken, diğerlerine daha az dikkat etme eğilimindedirler. Doğru olmayan bilgilerin yayılması; kişiler kontrol sürecinden etkilendikleri zaman bilgileri saptırma ve değiştirme yolunu seçebilmektedirler.

Teşekkürler