DOSYALAMA; Kurum veya kuruluşa çeşitli yollarla gelen ya da kurumun faaliyetleri neticesinde oluşan her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemlerine DOSYALAMA denmektedir.

Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır. Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınmış olacaktır. Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir.

Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanmış olacaktır. Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, İdarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayacak; kararların doğru ve isabetli alınmasını sağlayacaktır.

Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. İdarenin bilgi ve belge talebi personeli telaş ve paniğe sevketmeyecektir. İşlemi tamamlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir. Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir.

DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ Alfabetik Dosyalama Sistemi Kronolojik Dosyalama Sistemi Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi Numaralı Dosyalama Sistemi Desimal Dosyalama Sistemi Tek Konu-Tek Dosya Sistemi

Alfabetik Dosyalama Sistemi Sistemde, dosya isimleri esas alınarak, dosyalar alfabetik harf sırasına göre dizilmektedir. Sistemin uygulanabilmesi için mutlaka dosyaların isimlerle ilgili ve aramada isimlerin ön planda olması gerekmektedir. Bingöl, Esra Gönül, Hülya Gürsoy, Şakir Karslı, Güzden Köksal, Tahir Saraç, Selvet

Kronolojik Dosyalama Sistemi Bu sistemde tarihler ön plana çıkarılarak, dosyalar tarih sırasına göre dizilmektedirler. Bu tür dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir. Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler. 01.01.1975-31.01.1975 01.02.1975-28.02.1975 01.03.1975-30.03.1975 01.04.1975-30.04.1975 01.05.1975-30.05.1975 01.06.1975-30.06.1975

Coğrafik Dosyalama Sistemi Sistem, kurum ve kuruluşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır. Belgeler, ait olduğu coğrafik bölge dikkate alınarak dosyalanır ve dosyalar alfabetik olarak arşivde yerleştirme işlemine tabi tutulurlar. Arama ve ulaşımda coğrafi yer adları kullanılır. Altındağ-ANKARA Çankaya-ANKARA Gölbaşı-ANKARA Keçiören-ANKARA Mamak-ANKARA Yenimahalle-ANKARA

Numaralı Dosyalama Sistemi Bu sistemin uygulanabilmesi için dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler ihtiva etmesi gerekmektedir. Belgeler, ihtiva ettiği özel sayılar esas alınmak suretiyle dosyalanır ve bu sayılar dikkate alınarak arşivlenir. Sistem, dosyaları tanımlayan bir araştırma vasıtasına (katalog, indeks vb.) ihtiyaç duymaktadır. 63-752-125 63-752-126 65-752-034 65-752-105 67-752-011 67-752-013

Desimal Dosyalama Sistemi Bu dosyalama sisteminin amacı kurum ve kuruluşlara gelen yazıların konusu ön plana çıkarılarak, konu bazında ayrımının sağlanmasıdır. Bu tasnif sisteminin özelliği, kurumda görülen hizmetlerin on ana konu grubuna bölünmesi ve her ana konu grubunun kendi içerisinde onlu olarak alt konulara ayrılması şeklinde düzenlemeyi esas almasıdır.

Desimal Dosyalama Sistemi Bu sistemin uygulanabilmesi için kurum yada kuruluşun tüm hizmet ve faaliyetlerini içine alacak şekilde bir araştırma yapılarak, bu hizmet ve faaliyetleri kapsayacak on ana faaliyet belirlenmelidir. Belirlenen ana faaliyetlerle ilgili alt faaliyetler ise, ait olduğu ana faaliyetin altında gruplandırılmalı ve alt gruplara bağlı tali konular içinde aynı yöntem uygulanmalıdır.

Desimal Dosyalama Sistemi Bu yapının oluşturulmasının ardından numaralandırma işlemine geçilerek, ana konular onlu dilimler halinde; ana konulara bağlı alt konular ise, bulunduğu dilim içerisinde bir rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır. Alt konulara bağlı tali konular için de aynı usul uygulanarak, birer rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır.

Desimal Dosyalama Sistemi Numaralandırma da dikey bölünme “onlu” olarak sınırlı yatay bölünme ise sınırsızdır. Desimal dosya tasnif sisteminde “0” rakamı ile biten numaralar daima “Genel” i; “9” ile biten rakamlar ise, daima “Diğer İşler”i ifade etmektedir.

Desimal Dosyalama Sistemi ANA KONULAR 00 Mevzuat 10     Araştırma, Planlama,İstatistik 20   Personel, Eğitim 30     Bütçe ve Tahakkuk İşlemleri 40     İdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleri 50    Hukuk, Teftiş, Savunma, Enformasyon 60      Kültür Faaliyetleri 70      Kültür ve Tabiat varlıklarının Korunması 80    Uluslar arası İlişkiler 90      Kamu İlişkileri, Haberleşme

Desimal Dosyalama Sistemi 1. ALT KONULAR 20              Personel, Eğitim 21              Kadro İşlemleri, 22              İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar 23              Personel Özlük İşleri 24              İzin İşleri 25              Emeklilik İşleri 26              Disiplin ve Ödüllendirme İşlemleri 27              Hizmetiçi Eğitim İşleri 28              Burs İşlemleri 29              Diğer İşlemler

Desimal Dosyalama Sistemi 2. ALT KONULAR 230         Personel Özlük İşleri 231         Tezkiye İşlemleri 232         Terfi İşlemleri, 233         İntibak İşlemleri 234         Asalet Tasdik İşlemleri 235         Nakiller 236         ...................... 237         ...................... 238         ...................... 239         Özlük konusunda diğer işlemler

Desimal Dosyalama Sistemi Desimal dosya tasnif sisteminin uygulandığı kurum ve kuruluşlarda hazırlanan yazı, plana göre hangi konuyu ihtiva ediyorsa bu konu için belirlenmiş numara yazının sayı bölümüne yansıtılacaktır. Bu şekilde bir uygulama, yazının hangi konuyu ihtiva ettiğinin göstermesi yanında işlemi tamamlandıktan sonra hangi dosyaya kaldırılacağını da belirleme özelliğini taşımaktadır. Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.

Desimal Dosyalama Sistemi Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır. Desimal dosyalama tasnif sisteminde belirlenmiş konu numaraları merkez ve taşra birimleri olmak üzere tüm teşkilatta aynen kullanılmalıdır. 230. Pers. Özlük İşl 231. Tezkiye İşlemleri 232. Terfi İşlemleri 233. İntibak İşlemleri 234. A. Tasdik İşlem. 235. Nakiller

Tek Konu-Tek Dosya Sistemi ANA KONULAR ME Mevzuat AP Araştırma, Planlama, Koord., İstatistik PE Personel, Eğitim BT Bütçe ve Tahakkuk İşlemleri İM İdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleri HT Hukuk, Teftiş, Savunma, Enformasyon KÜ Kültür Faaliyetleri KT Kültür ve Tabiat varlıklarının Korunması UL Uluslar arası İlişkiler Kİ Kamu İlişkileri, Haberleşme

Tek Konu-Tek Dosya Sistemi 1. ALT KONULAR PE Personel, Eğitim PE-1 Kadro İşlemleri, PE-2 İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar PE-3 Personel Özlük İşleri PE-4 İzin İşleri PE-5 Emeklilik İşleri PE-6 Disiplin ve Ödüllendirme İşlemleri PE-7 Hizmetiçi Eğitim İşleri PE-8 Burs İşlemleri PE-9 Diğer İşlemler

Tek Konu-Tek Dosya Sistemi 2. ALT KONULAR PE-3 Personel Özlük İşleri PE-3-1 Tezkiye İşlemleri PE-3-2 Terfi İşlemleri, PE-3-3 İntibak İşlemleri PE-3-4 Asalet Tasdik İşlemleri PE-3-5 Nakiller PE-3-9 Özlük konusunda diğer işlemler

Tek Konu-Tek Dosya Sistemi Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır. PE-3 Pers. Özlük İşl PE-3-1 Tezkiye İşlemleri PE-3-2 Terfi İşlemleri PE-3-3 İntibak İşlemleri PE-3-4 A. Tasdik İşlem. PE-3-5 Nakiller