KAMU KURUMLARINDA SÜREÇ YÖNETİMİ ve BİLGİ İŞLEM SERVİSLERİ İÇİN UYGULAMA ÖRNEĞİ İSTANBUL MEDENİYET ÜNİVERSİTESİ İSTANBUL MEDENİYET ÜNİVERSİTESİ İstanbul Medeniyet Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Mühendislik Yönetimi Programı Özet Metot ve Materyaller Süreç Yönetimi Ülkelerin, küçük veya büyük ölçekli organizasyonların küresel rekabetin etkin olduğu günümüzde varlıklarını devam ettirebilmeleri ve başarılı olabilmeleri için iyi bir yönetim sistemine sahip olmaları gerekmektedir. Bu nedenle çeşitli yönetim modelleri ortaya konulmuştur. Bunlardan biri de Avrupa Kalite Yönetim Vakfı tarafından geliştirilen EFQM Mükemmellik Modelidir. Süreç Yönetimi kavramı bu yönetim modelinin 9 ana kıstasın biridir. Kuruluşlar, en iyi performanslarını, birbiri ile ilişkili tüm faaliyetler anlaşıldığı, sistematik bir biçimde yönetildiği ve planlanan iyileşmeleri ilgilendiren kararlar, paydaşların görüşlerini kapsayan güvenilir bilgilere dayanılarak alındığı zaman gösterirler. Süreçlerle ve verilerle yönetim; elde edilen sonuçlara odaklanılması, çalışanların ve kaynakların en üst düzeyde değerlendirilmesi, sonuçların tutarlılığı ve değişkenliklerinin kontrol altında tutulması, gerçekçi hedefler saptama ve stratejik yönlendirmeye ilişkin olarak verilere dayalı yönetimin sağlanması gibi yararları vardır. Nitel araştırma yöntemi olarak literatür taraması yapılacak ve ilgili kavramlar hakkında detaylı açıklama yapılacaktır. Gerekli görüldüğü durumlarda kurum ilgilileriyle yüz yüze görüşmeler yapılacaktır. Bilgi teknolojileri süreçlerinin modellenmesinde temel alınabilecek standartlar incelenecek ve kamu kurumlarındaki bilgi işlem servislerinin uygunluğu açısından incelemelerde bulunulacaktır. Giriş Araştırma Bulguları Kaynak Özetleri Gelişen teknolojiyle birlikte her geçen gün müşteri talepleri de değişmektedir. Kamu kurumlarından hizmet alan konumundaki halk da müşteri kabul edilir. Özel sektördeki müşteriler gibi halk da devlet kurumlarından daha hızlı ve daha verimli bir hizmet beklemektedir. Kamu kurumlarının işleyişi özel sektörden biraz daha farklıdır. Yapılan işler ve yetkiler yönetmelik ve mevzuatlarla belirlenmiştir. Katı bir hiyerarşik yapının olması, kaynakların kısıtlı olması, yeniliklere kapalı bir yönetim anlayışı nedeniyle süreç yönetimi projeleri özel sektöre nazaran daha karmaşık ve zor görünmektedir. Bir kurumda süreç yönetimi yapılabilmesi için öncelikle var olan tüm süreçlerin belirlenmesi, süreç sahiplerinin atanması, süreçlerin modellenmesi ve düzenli olarak süreç performans göstergelerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi gerekir. Süreç yönetimi müşteri memnuniyeti sağlamak hedefi doğrultusunda örgütlenen eylemlerin, girdileri kullanarak çıktılara dönüştürdüğü sistem bütünü olan sürecin daha etkili ve verimli yönetilmesi amacıyla kurulmuş bir yönetim yaklaşımıdır. Avrupa Kalite Yönetim Vakfı, kuruluşların performanslarını iyileştirme konusunda yardımcı olmak üzere 1991 yılında EFQM Mükemmellik Modelini oluşturmuştur. Temel kavramların yapılandırılmış bir yönetim sistemi biçiminde yaşama geçirilmesinin bir ifadesi olan bu model bugünlerde  Avrupa çapında ve başka ülkelerde on binlerce kuruluş tarafından kullanılmaktadır. Şirketler, okullar, sağlık kuruluşlar, polis örgütleri, kamu hizmetleri kuruluşları ve devlet kuruluşları bu modeli kullanmaktadır. Süreç, basit olarak belirli bir müşteri veya pazar için özelleştirilmiş çıktı üretmek için tasarlanmış, biçimlendirilmiş ve ölçülmüş bir takım etkinliklerdir. Bu bir işletmede bir ürünün odağının vurguladığı şeye karşın işin nasıl yapıldığı hakkında kuvvetli bir vurgu belirtir. Bir süreç böylece zaman ve mekan üzerinden, bir başlangıcı, sonu, açıkça belirlenmiş girdi ve çıktıları olan özelleştirilmiş çalışma faaliyetlerinin düzenlenmesidir: eylem için bir yapıdır [1]. Süreç yönetimi müşteri memnuniyeti sağlamak hedefi doğrultusunda örgütlenen eylemlerin, girdileri kullanarak çıktılara dönüştürdüğü sistem bütünü olan sürecin daha etkili ve verimli yönetilmesi amacıyla kurulmuş bir yönetim yaklaşımıdır [2] Bir kurumda süreç yönetimi yapılabilmesi için öncelikle var olan tüm süreçlerin belirlenmesi, süreç sahiplerinin atanması, süreçlerin modellenmesi ve düzenli olarak süreç performans göstergelerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi gerekir [3]. EFQM Mükemmellik Modeli Girdiler Çıktılar Sonuçlar Liderlik Süreçler, Ürünler & Hizmetler Çalışanlarla ilgili Sonuçlar Temel Performans Sonuçları Çalışanlar İyi yönetilemeyen iş süreçleri Doğru süreç modeli ile yönetim Bilgi işlem birimleri diğer birimlerle olduğu kadar dış dünya ile de etkileşimi sağladığından kurumun başarısı bilgi teknolojilerinin iyi bir şekilde yönetilebilmesiyle doğru orantılıdır. Bu da bilgi işlem hizmetlerinin teknik altyapısının güçlendirilmesini, satın alınan kaynakların etkin kullanımını, bilgi güvenliğin sağlanmasını zorunluluk haline getirmiştir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereği kanunu gereği kamu kurumlarında süreç yönetimi yasal bir zorunluluk haline gelmiştir. Müşterilerle ilgili Sonuçlar Strateji Toplumla ilgili Sonuçlar İşbirlikleri & Kaynaklar Yenilikçilik ve Öğrenme İletişim Kaynaklar Sümeyya Songur İstanbul Medeniyet Üniversitesi Kadıköy/İstanbul, Türkiye Davenport, Thomas H., 1993: Process Innovation: Reenginering Work Through Information Technology, Harward Business School Press Eren, Zafer,  Kamu kurumlarında süreç yönetimi: İTÜ Fen Bilimleri Enstitüsü uygulaması. Diss. Fen Bilimleri Enstitüsü, 2012. Şahinaslan, Önder, Bilgi Teknoloji Süreçlerinin Standartlara Dayalı Modellenmesi http://www.mevzuatdergisi.com/2006/04a/01.htm