SÜREÇ YÖNETİMİ VE İŞ AKIŞ ŞEMALARI Prof. Dr. Güven MURAT

İÇİNDEKİLER Süreç Süreç Yönetimi İş Analizi İş Etüdü İş Akış Şemaları Örnek Uygulamalar Güven Murat

Süreç Nedir? Süreç, girdileri olan, bunlara müşterileri için değer ekleyen ve çıktı üreten bir faaliyetler dizisidir. Bir girdiyle başlayan (İnsan gücü, makine, malzeme, teknoloji gibi) ve bu girdiye katma değer katılarak belirli bir çıktı üreten birbiriyle bağlantılı adımlar ve işlemler dizisidir Güven Murat

Süreçlerde Temel Faaliyetler Değer yaratan faaliyetler İş akışını sağlayan faaliyetler Kontrol faaliyetleri Güven Murat

Süreç Diyagramı Kaynak: Muzaffer Cantürk Misyon Ve Vizyona Ula ş mada Süreç Yönetimi Ve PostaVe Telgraf Te ş kilatı ( PTT ) Genel Müdürlü ğ ü’ nde Bir Uygulama, Yayınlanmamı ş Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Aralık 2005, s Güven Murat

Sürecin Temel Unsurları Tedarikçi Girdi Süreç Faaliyetleri Çıktı Müşteri Kaynak Kontrol Güven Murat

Sürecin Özellikleri Dönüştürme Geri Besleme Tekrarlanabilirlilik Ölçülebilirlilik Yinelenebilirlilik Kontrol edilebilirlilik Katma Değer Yaratma Güven Murat

Süreçlerin Gruplandırılması Süreçler Örgütsel Süreçler İş Süreçleri Operasyonel Süreçler İdari Süreçler Davranışsal Süreçler Karar Verme Süreçleri İletişim Süreçleri Öğrenme Süreçleri Değişim Süreçleri Yönetsel Süreçler Güven Murat

Süreç Hiyerarşisi Temel süreç: Kurum düzeyinde temel amaçları sağlamada önemli ve piramidin en üstünde yer alan süreçtir. Süreç: Dış müşteri ile başlayıp biten ana faaliyetler kümesidir. Alt süreç: Kurum içinde iki veya daha fazla birimi ilgilendiren faaliyetler grubudur. İşlem ise tek bir birimde veya tek bir kişi tarafından tamamlanan özel işlerdir. Temel Süreçler Alt Süreçler Güven Murat

Süreç Yönetimi Süreçlerin tanımlanması, sahiplerinin, tedarikçilerinin, müşterilerinin, vatandaş ihtiyaçlarının belirlenmesi, gerekli adımlarda ölçümler alınarak performansının izlenmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını içeren faaliyetlerin tümüdür Güven Murat

Süreç Yönetimini Uygulama Nedenleri Dışsal Nedenler İçsel Nedenler Güven Murat

Dışsal Nedenler Küreselleşme, Enformasyon ve iletişim teknolojisinde hızlı gelişmeler, Artan rekabet, Sosyal, ekonomik ve politik gelişmeler, Kuruluşların varlık nedenleri olan müşterilerin beklentilerindeki artış ve değişimler, Üretim/hizmet gerçekleştirme ve sunma teknoloji ve sistemlerindeki gelişmeler, Yönetim yaklaşımlarındaki değişme ve gelişmeler (Soydan, 2006: 10) Güven Murat

İçsel Nedenler Müşteri istek ve beklentilerine duyarlı olamama, Müşteri beklentilerinin karşılanamaması, Müşteri şikayetlerindeki artışlar, Uygun bir planlama yapılamaması, Hedef ve politikalardaki değişiklikler, Performans göstergelerindeki bozulmalar, Geleneksel fonksiyonel ve hiyerarşik bölümlemelere dayalı hantal ve yavaş işleyen organizasyon yapıları, Ürün/hizmet kalitesinde ve verimliliğinde azalma, Kalite maliyetlerinde artış, Çalışanların artan istek ve beklentileri, Moral ve motivasyon düzeyinde azalma (Soydan, 2006: 10) Güven Murat

Süreç Yönetiminin Yararları Paydaşlara daha iyi hizmet sunmayı sağlamakta ve vatandaş memnuniyetini arttırmaktadır. Zaman ve diğer kaynaklar etkin ve etkili kullanılmaktadır. Süreçte değer yaratmayan gereksiz faaliyetler ve tekrarlar elenmektedir. Fayda-maliyet analizini ve performans izlemeyi kolaylaştırmaktadır. Bilgiye daha kolay ulaşmaya ve verilere dayalı karar almaya olanak vermektedir. Sürekli iyileştirmeye yönelik olarak PUKÖ döngüsü (planla- uygula- kontrol et- önlem al) uygulamasını kolaylaştırmaktadır Güven Murat

Süreç Diyagramları İş Akış Şemaları Temel Süreç Aşaması IDEF Diyagramları Güven Murat

Farklı Boyutlardan İş Tanımları Çalışan Açısından İş: Bir görevin yerine getirilmesi için yapılan çeşitli faaliyetlerdir. İktisadi Açıdan İş: Mal ve hizmet üretmektir. Fizik Biliminde İş= kuvvet x yol’ dur. İnsan Kaynakları Yönetimi Açısından İş: “Amaçlı çaba” şeklinde tanımlanabilir Güven Murat

İş Analizinin Tanımı İş analizi kurumda gerçekleştirilen birbirinden farklı işlevlere yönelik bilgilerin tek tek toplanması, değerlendirilmesi ve yorumlanması sürecidir Güven Murat

İş Analizinin Kapsamı İş analizi işgörenlerin; İşlevleri Kullandıkları yöntem ve teknikler, Kullandıkları alet ve makineler, Ürettikleri mal ve hizmetler, İşleri için gerekli olan bilgi, yetenek ve nitelikler hakkında bilgi toplamaktır Güven Murat

İş Analizinin İnsan Kaynakları İşlevleri İle İlişkisi İş Analizi İş Tanımları İş Gerekleri İş Değerleme Performans Ölçütleri İş Tasarımı İşgücü Planlama Performans Değerleme Personel Bulma ve İşe Alma Ücretlendirme Personel Eğitimi ve Geliştirme Eşit istihdam İmkanı Güven Murat

İş Analizinde Bilgi Toplama Yöntemleri Mülakatlar Yapılandırılmış Soru Anketleri/Envanter Doğrudan Gözlem Resmi Dokümanlar ve Çalışma Günlükleri Güven Murat

İş Analizi Bilgilerinin Kullanım Alanları İş Tanımları İş Gerekleri İş Akış Çizelgeleri Güven Murat

İş Tanımı Her bir işin kapsamına giren eylem ve işlemler, sorumluluk ve ödevler ile çalışma koşullarının özet bir şekilde yazılı ifadesidir Güven Murat

İş Gerekleri İşlerin gerçekleştirilmesi için işi yapacaklarda bulunması gereken niteliklerin yer aldığı unsurlara verilen addır Güven Murat

İş Etüdünün Tanımı ve Amacı Tanımı: İş etüdü verimliliği arttırmak amacıyla işi yapacak kişinin gücünü ve gereksinimlerini göz önünde bulundurarak, işin en iyi yapılış biçimi ve tamamlanma süresini saptamak için iş sistemleri üzerinde yapılan çalışmalardır. Hedefi: İşletmelerde ekonomikliği arttırmak insan yapısına uygun iş akışları ve çalışma koşulları sağlamaktır Güven Murat

İş Etüdünün Aşamaları Hareket Etüdü: Hareket etüdü belirli bir işin yapılabilmesi için insan-makine ilişkisinin dikkate alınarak en uygun çalışma yöntemlerinin, tasarımlarının belirlenmesi ve üretim yönteminin standart hale getirilmesi faaliyetleridir. İş ölçümü: İş tanımları ve iş gereklerine göre işe uygun bir kişinin normal şartlarda ve normal bir çalışma temposuyla belirli bir işi tamamlayabilmesi için gerekli zamanın tespit edilmesidir Güven Murat

İş Akışı Analizi İş akışında girdinin (örneğin bir evrakın) nerede (örneğin hangi birimde) ne zaman (hangi zaman sırasına göre) ne ile (örneğin hangi insanlarla ve hangi araçlarla) iş görevine uygun gerçekleştirileceğini belirlenmektedir Güven Murat

İş Akışı Analizinin Amacı Bir birimde işi oluşturan çeşitli aşamaların birbirini izleyen şekilde ortaya konulmasıdır. İş akışında zaman ve emek israfına yol açacak ve maliyetleri arttıracak unsurların belirlenip ortadan kaldırılmasıdır Güven Murat

İş Akışı Analizinin Aşamaları (I) İş analizi aracılığıyla birimde gerçekleştirilen işler hakkında bilgi toplanması, İşlerin sırasını, izlenen yolu ve harcanan zamanı gösteren iş akış şemalarının hazırlanması ve İşin basitleştirilmesi Güven Murat

İş Akış Şeması Çıkarma Aşamaları (2) İşin başlığının yazılması ve başlangıç noktasının belirlenmesi: NE ?, İşin nasıl yapıldığının belirlenmesi: “NASIL?” İşin ne zaman yapıldığının belirlenmesi: “NE ZAMAN?”, İşin kimin tarafından yapıldığının belirlenmesi: “KİM?” İşin sonlandırılması: “SONUÇ” Güven Murat

İş Akış Sembolleri İşlem Öteki İşlem Karar Veri Önceden Tanımlı İş İç Depolama Belge Çoklu Belge Sonlandırıcı Hazırlık Elle Girdi Elle İşlem Kart Gecikme Depolanmış Veri Manyetik Disk Görüntüleme Güven Murat

Öğrencinin Diploma Başvurusu Öğrenci Dilekçeleri ve Transkriptlerinin Bölümlere Gönderilmesi Bölümler tarafından dilekçe ve transkriptlerin danışmanlara verilmesi Danışmanlar tarafından transkriptlerin kontrol edilmesi Danışman değerlendirmelerinin Bölüm Başkanlıklarına ve Bölüm Başkanlıklarından Dekanlığa gönderilmesi Fakülte Eğitim/Mezuniyet Komisyonu tarafından Bölümlerden gelen değerlendirmelerin incelenmesi Yönetim Kurulu’nda Mezuniyet kararlarının alınması Mezuniyet Kararlarının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na gönderilmesi Diplomaların Düzenlenmesi (Birimler Bazında) Güven Murat

Güven Murat

Güven Murat

Güven Murat

Güven Murat

Güven Murat

KAYNAKÇA Muzaffer Cantürk, Misyon Ve Vizyona Ulaşmada Süreç Yönetimi Ve Posta Ve Telgraf Teşkilatı ( PTT ) Genel Müdürlüğü’ nde Bir Uygulama, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Aralık Sema Soydan, Süreç Yönetimi Ve İyileştirilmesi Üzerine Bir Uygulama Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Dokuz Eylül Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, İzmir, Öznur Yüksel, İnsan Kaynakları Yönetimi, Gazi Kitabevi, Ankara, 2007 www. idaribirim.ege.edu.tr/~idaribirim/idarimali/sema.html Güven Murat

Güven Murat KATILDIĞINIZ VE DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜRLER