İŞLETMELERDE İLETİŞİM Elif KATIRCIOĞLU
İletişim, insanın var olduğu her yerde olan bir süreçtir ve iletişim önce insanın içinde başlar. Kişinin kendisiyle olan iletişiminin sağlıklı olabilmesi sayesinde çevresiyle olan iletişiminde başarıdan sözedilebilir. İnsanın kendini tanıması; kendinin farkında olması, neyi ne oranda başarabileceğini bilmesi; çevresiyle iletişimde başarı açısından oldukça önemlidir. İLETİŞİM HER YERDE...
Empati; bireyin başkalarının duygularına karşı duyarlı davranarak, bu duyguları tanıması, anlaması ve yorumlamasıdır. Empati, kişilerarası ilişkilerde içtenlik, ilgi, bağlılık ve duyarlılık gösterebilme yeteneğini de içermektedir. Empatinin üç yönü olduğunu vurgulamak gerekir. 1. Bilinç: Empatide başarılı olan kişi, başkalarının hislerinin bilincindedir ve onlara karşı duyarlıdır. 2. Anlayış: Empatide başarılı olan kişi, söz konusu hislere yol açan veya onları ‘tetikleyen’ durumları kavrar. 3. Kabullenme: Empatide başarılı olan kişinin iletişim tarzı, diğer insanların kendilerini kabullenilmiş ve anlaşılmış hissetmesini sağlar. EMPATİ KAVRAMI
Empati kavramından bahsederken sözedilmesi gereken önemli kişi Carl Rogers’dır. Rogers, psikoterapi alanında empatik iletişim kurma konusuna ilişkin pek çok çalışma yapmıştır. Empati açısından etkin dinleme; alıcı açısından iletişimdeki gürültüyü azaltma ve mesajı tam ve doğru olarak alma etkinliği/ becerisidir.
Empati kavramı hiyerarşik iletişim açısından da değerlendirilmelidir. Kurum içi çalışmaların bir gereği, elbette hiyerarşik yapıya dayanan ast-üst ilişkisidir. Burada ön plana çıkan üç önemli kavram insan ilişkileri konusundaki yetenek, mesleki formasyon ve ahlaki davranışlardır ve yine burada vurgulanması gereken ‘üst’ olarak, diğer kurumsal rollerde bulunan bireylerin ‘üst’ü olunduğu unutulmadan, bireysel olarak beklenilen davranış biçimlerinin aynı şekilde ‘ast’a gösterilmesidir.
İletişimin üç temel özelliği; insan faktörü,mesajın ortak bir anlamı, sembolik. İLETİŞİMİN ÖĞELERİ Kaynak Mesaj Şifreleyici Şifre çözücü Kanal Alıcı Parazit Gerİ-Bildirim
Geri Bildirim İki tür geri- bildirim vardır. Negatif geri bildirim ve pozitif geri bildirim. Etkin bir geri-bildirimin amaçları: 1.Kişiye yardımcı olmayı amaçlar. 2.Belirli ve ayrıntılıdır. 3.Zamanında gelir. 4.Açık ve seçiktir. 5.Davranış üzerinde durur.
Etkin olmayan geribildirim : 1.Geneldir. 2.İlgisizdir. 3.Zamansızdır. 4.Kişiyi ve kişiliği vurgular. 5.Anlaşılması güçtür. 6.Tahmin ve yorum ağırlıklıdır. Kurumiçi iletişim açısından iletişimin her sürecinde ve her noktasında geri bildirimin büyük önemi vardır. Yöneticinin, çalışanların ne istediklerini bilmesi de ancak geri besleme ile olmaktadır. Onlarla açık iletişimde bulunup, iş tanımım hakkında karşılıklı beklentiler sağlanırsa işte başarı sağlanmış olur.
Özetle İletişim Modeli: İletişim, kaynak ile alıcı arasında kanal yoluyla gerçekleşen bir süreçtir. İletişim süreci için gerekli olan bu üç temel öğe, aynı zamanda en basit ve yalın iletişim modeli olarak kabul edilmiştir. İletişimi engelleyen en temel unsur olarak Parazit (Gürültü)
Kurum içi iletişim; kurum ve kuruluşların varoluşlarının temeli, iş ve iletişim hedeflerine ulaşmanın birincil koşulu olan iç hedef kitle olarak tabir ettiğimiz; çalışanlar, ortaklar, hissedarlar, danışmanlar ve hatta onların aileleri ile olan dürüst ve sağlam bağları oluşturmaya yönelik olan bütünsel, stratejik ve tutarlı iletişimi ifade eder. Kurumun misyonu, vizyonu, değerleri ve stratejilerinin çalışanlar tarafından benimsenmesi ve çalışanların kurumlarının gönüllü elçisi haline gelmelerini sağlamak üzere geliştirilen iletişim stratejisi planlanmalı ve uygulanmalıdır. KURUM İÇİ İLETİŞİM NEDİR?
Çalışan iletişimi açısından marka olabilmeyi başarmak da çok önemlidir. Bunun için de önce kurum olarak ‘marka’ olabilmeyi başarmak gereklidir. Kurum olarak marka olmayı başarmak çalışanlarında o markadan yararlanmasını sağlayacak ve bu sayede ‘çalışan markası’ oluşacaktır. Kuruluş içerisinde marka yaratma kavramı için iki temel yaklaşım tarif edilebilir. Burada iç marka için iki adet yaklaşımın bileşimi vurgulanacaktır. 1.İçerideki dış yüz: Bu kavram aynı zamanda markayı çalışanların taşıması olarak da anılabilir. 2.Dışarıdaki iç yüz: Buna işverenin markası demek mümkündür.
Örgütlerde biçimsel iletişim dört yönde hareket eder. 1.Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim Organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde genel müdürden başlayıp, emir komuta zincirini izleyerek aşağıya doğru uzanan iletişimdir. 2.Aşağıdan Yukarıya İletişim Astların gerekli bilgileri üstlere verme aracıdır. Yukarı doğru iletişim genellikle astların verdiği rapor ve tepkilerden oluşur. 3. Yatay İletişim Aynı örgütsel düzeydeki kişi ve bireyler arasındaki iletişimdir. Kurum İçi İletişim Biçimleri
4. Çapraz İletişim Bir örgütün üretiminden sorumlu genel müdür yardımcısı, yeni alınan ve deneme aşamasında olan bir makinanın teknik özelliklerini öğrenmek isteyebilir. Bu durumda emir-komuta zincirinin dışına çıkarak çalışan bir mühendisin bilgisine başvurabilir. Bu şekille çapraz iletişim gerçekleşmiş olur. Açık iletişim, haberlerin bir örgütsel yapı içinde zirveden dibe, dipten zirveye serbestçe ve sağlıklı bir biçimde akışıdır. Açık iletişim insanların birbirleriyle ilgili olması, birbirlerine dikkat etmesi, ve saygı göstermesi demektir.
Biçimsel İletişim(formel, resmi), örgütün faydacı gereksinimlerini karşılarken, biçimsel olmayan iletişim (informel, resmi olmayan), çalışanların insani amçlarla iletişim kurma gereksinimlerinin sonucunda gerçekleşir.Bu iletişim sistemi, örgüt üyeleri arasındaki kişisel yakınlık ve etkileşimler sonucu ortaya çıkar. Biçimsel yapı ‘olması gerekeni’, biçimsel olmayan yapı ise ‘olanı’ gösterir. Bu iki iletişim sistemi, örgütün iletişim sistemini tamamlayan, birbirinin eksikliğini gideren bir işlev üstlenirler. Doğal İletişim, kurumun önceden belirlenmiş kanallarından geçmeyen, belirli bir plan içinde gerçekleşmeyen, kurumda çalışanlar arasında kendiliğinden oluşan iletişimdir.
Doğal İletişimin kendine özgü kanalları vardır. Bu kanalları dört başlık altında inceleyebiliriz. - Tek Hatlı Zincir - Dedikodu Zinciri -Küme Zinciri Kurumlarda informel iletişim kanalları şunlardır: Kurum içindeki informel gruplaşmalar, dostluk ve arkadaşlık ilşkileri ile kurum dışındaki osyal birliktelikler, Açık ve çok yönlü olarak, değişik departman ve kişiler arasında duygusal ve düşünsel nedenlerle kurulan ilişkiler, Merak, dedikodu, rivayet, söylenti, yakıştırma ve uydurma haberlerin yayılmasını sağlayan birliktelikler.
Kurum içinde çalışanı iş ve iletim hedeflerine ulaştırabilmedeki başarı o kurumun bir misyonunun ve vizyonunun olmasına ve bu kavramların kurumun tüm çalışanları tarafından tıpkı kendi misyon ve vizyonlarıymış gibi benimsenmiş olması gereklidir. MİSYON Bir kurumun varlığının temel amacıdır. Gelecekte olmak istediği yer, şu andaki durumu, toplumdaki imajı ve yöneticilerin dünya görüşüdür. Kurumun genel felsefesi ve iş yapma felsefesi, Kurumun kendisini nasıl gördüğü, Hangi pazara hizmet sunulacağı, Üretilecek mal ve hizmetlerin neler olduğu, Kullanılacak temel teknolojilerin neler olduğu, Genel olarak vermek istediği imajın neler olduğu,
Bir kişi ya da kurumun, gelecektekigeniş bir zaman dilimi içinde ulaşmya çalıştığı koşulların zihinsel bir tasarımı vev bu tasarımın yaratılması için gerekli şartlardır. Kurum; kurum kültürü, iş ortamı, teknoloji, vb. Kavramların gelecekteki tasarlanmış halidir. Kısa ve öz olmalı Basit olmalı, Ana mesajları içermeli, Toplumun ihtiyaçlarına cevap verebilecek nitelikte olmalı, Sorunun özünü anlamalı, Vizyon oluşturan birimin kendisini aşan bir amaç vermeli, Heyecanlandırıcı ve cesaret verici olmalı, VİZYON (Geleceğin Resmi )
Stratejik karar ölçütlerini belirlemeli, Zamandan bağımsız olmalı, İlgili olduğu kuruluşa ve o ana uygun olmalı, Yüksek idealleri, mükemmeli yansıtmalı, Amacı ve hedefi ortaya koymalı, Çalışanlara şevk vermeli, onların bağlılığını arttırmalı, Doğru ifade edilmeli ve kolay anlaşılmalı, Kurumun ne için faaliyet gösterdiğini ve neler başarabileceğini yansıtmalı, Hırslı olmalıdır. Çünkü kurumun ufuklarını genişletmeyi temsil etmektedir.