Avrupa Üniversiteler Birliği (EUA) Kurumsal Değerlendirme Programı (IEP) Programa İlişkin Bilgiler ve Gazi Üniversitesi’nin Dış Değerlendirme Süreci Prof. Dr. H. Güçlü Yavuzcan (GÜADEK İzleme ve Yönlendirme Komitesi)

…2… Gazi Üniversitesinde Kalite Süreci İÇ DIŞ ÖZDEĞERLENDİRME DIŞ DEĞERLENDİRME Memnuniyet anketleri EUA Mart 2007 SWOT Analizi SAYGINLIK İYİLEŞTİRME SÜREÇLERİ (Eylem Planları ve Uygulanması)

…3… AVRUPA ÜNİVERSİTELER BİRLİĞİ (EUROPEAN UNIVERSITY ASSOCIATION-EUA) Kuruluş :2001 Üye sayısı:777 Üniversite (45 Avrupa Ülkesi) Avrupa üniversitelerinin en güçlü temsilcisi MİSYONU: Avrupa üniversitelerinin tek tek gelişimine katkı + sektörün güçlendirilmesi

…4… EUA’nın Hedefleri Gelişmekte olan EHEA (Avrupa Yüksek Öğrenim Alanı) ve ERA (Avrupa Araştırma Alanları)’na yönelik Üniversitelerin rolünü güçlendirmek Üniversitelerin kalite gelişimine ve Avrupa profillerini geliştiren projelere katkı sağlamak

…5… EUA’nın Görevleri Ortak çalışmalar düzenlemek Toplantılar, konferanslar, raporlar, yayınlar, workshoplar, projeler. Üniversiteler ile AB Konseyi ve AB Komisyonu arasında danışmanlık işlevi yürütmek Üyeleri desteklemek Avrupa düzeyinde: ortak politikalar geliştirmek Avrupa’da yüksek öğrenimin şeffaflığını artırmak Uluslar arası düzeylerde: Global eğilimlere üyeleri hazırlamak

…6… EUA’nın Görevleri Bologna sürecini takip etmek Bologna İzleme Grubunda (BFUG) yer almaktadır Bologna hedeflerine yönelik aktiviteler düzenler Eğilim raporları hazırlar (Trends I, II, III, IV): Bologna sürecini besleyen geri bildirim raporları yürütür ve sonuçlarını yayınlar. 1994’den bu yana çoğu Avrupa’dan olmak üzere toplam 36 ülkeden 150’nin üzerinde üniversite değerlendirilmiştir.

…7… Kurumsal Değerlendirme Programı 1993 yılında başladı Sürekli değişen şartlara kurumların uyumunda yardımcı olmak- motive etmek Değişikliklerin düzenlenmesi, kalite kültürü, uluslar arası olma, yeni teknolojilerin geliştirilmesi ve sayılabilirlik ve topluma hizmet konularının gözden geçirilmesi 2005 yılında Bologna süreci ve değişim programları da değerlendirme içine alındı

…8… Temel Prensipler Temel amacı: Kurumsal otonomiyi (özekliği) güçlendirmek ve kurumsal değişim süreçlerini desteklemek Kurumsal yaklaşımın oluşmasını sağlamak Gelişime yönlendirme – kurumu kendi stratejik ve kalite yönetimini geliştirmesi açısından desteklemek Kurumun ilgisine doğru toparlanmasını sağlamak Sorumluluk taşıyan herhangi bir karar verme ya da sınıflandırma yapılmamaktadır. Diğer üniversitelerle karşılaştırma sözkonusu değildir. Değerlendirme her şeyden önce kurumun kendi misyon ve hedefleri ışığında yapılmaktadır ve dış standartlara karşı bir husus içermemektedir.

…9… Ayırıcı özellikler Gönüllülük (kurum isteğine bağlı değerlendirme) Öz değerlendirmeye özel önem Avrupa ve Uluslararası perspektif EUA, ulusal ajanslar ya da hükümetlerin değerlendirme /akreditasyon programlarından bağımsızdır Kar amacı gütmeyen bir yaklaşım Dikkatle inceleme ve gözden geçirme Tecrübelerin paylaşılması Fon tahsisatı ya da kamu otoritelerinin yerine kısa dönem kontrol işlevi sağlama gibi hususlarla bir ilgisi yok.

…10… Değerlendirme sürecindeki temel adımlar Kurum Tarafından Hazırlanan Özdeğerlendirme Raporu Değerlendirme ekibince yapılacak İki kurum ziyareti Rapor Follow-up (isteğe bağlı)

…11… Özdeğerlendirme için dört stratejik soru Kurum ne yapmaya çalışıyor? (neye ulaşmaya çalışıyor) Kurum bunu nasıl yapmaya çalışıyor? Kurum bunun çalıştığını nasıl biliyor? Kurum gelişmek için nasıl değişiyor? S trengths (güçlü yönler) W eaknesses (zayıf yönler) O pportunities (fırsatlar) T hreats (tehditler)

…12… Kurumsal Özdeğerlendirme raporu hazırlıkları Süreçteki en önemli aşamadır. GÜADEK bünyesinde oluşturulan Komisyonlarca hazırlanacak ve GÜADEK İzleme-Yönlendirme Komisyonunca nihai rapor haline getirilecektir. Üniversite içerisinde yapılacak çok geniş çaplı bir inceleme-soruşturmaya dayanarak hazırlanmaktadır. Birimlerden özdeğerlendirme raporları kapsamında elde edilen veriler bir yazılım aracılığıyla veri tabanına girilmiştir.

…13… Kurumsal Özdeğerlendirme raporu hazırlıkları Veritabanındaki veriler konu alanlarına göre GÜADEK bünyesinde oluşturulan komisyonlarca değerlendirilerek yorumlanacaktır. SWOT analizi, öğrenci memnuniyet anketleri, akademik-idari personel memnuniyet anketleri GÜADEK’e bağlı ölçme ve değerlendirme komisyonunca değerlendirilmiştir. Tüm değerlendirme sonuçları GÜADEK İzleme-Yönlendirme Komisyonunca son değerlendirmeye tabi tutularak Kurumsal Özdeğerlendirme Raporu hazırlanacaktır. Yaklaşık 25 sayfa + Eklerden oluşan Özdeğerlendirme Raporu EUA’ya gönderilecektir.

…14… Kurumsal Özdeğerlendirme raporu hazırlıkları İzleme ve Yönlendirme Komisyonu Tüm Komisyonların çalışmalarını koordine etmek Farklı tartışma ortamları yaratmak EUA ve değerlendirme ekibi ile temas halinde olmak EUA ziyaretleri ile ilgili tüm programları ayarlamak ve ziyaret sürecindeki diğer tüm sorumlulukları üstlenmek Ayrıca, Kurumsal rapor hazırlığı sürecinde rapora aktarılması uygun görülen hususlar ile ilgili olarak Akademik Birimlerle temasa geçecek ve Akademik Birim yöneticileri ve personelleriyle gerekli konuları farklı tartışma ortamları yaratabilecek Kurumun tüm iç paydaşlarının (öğretim elemanı, öğrenci, idari personel vb.) rapora katkısını azami düzeyde sağlayacaktır.

…15… GÜADEK İzleme ve Yönlendirme Komitesi Üniversite Yönetimi Öğretim Altyapısı – Destek Hizmetleri – Mali Konular Komisyonu Bologna Süreci ve Uygulanması Öğrenciler/Mezunlar Komisyonu Eğitim Programları Komisyonu Öğretim Üyeleri / İdari Personel Komisyonu Strateji Komisyonu EUA Süreci Yönetimi

…16…

…17… Özdeğerlendirme Raporu İçeriği Üniversitenin işlevi ve amaçları Ulusal bağlamda genel durumu Karar alma süreçleri, Kalite kontrol mekanizmaları Güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar, tehditler Analitik ve kritik değerlendirme Stratejik planlama Bölgesel, ulusal ve uluslararası durumunun kritik değerlendirmesi İşlemler ve uygulamaların analizi

…18… Özdeğerlendirme raporu yüksek öğretim kurumunun tüm kesitini baştan sona kadar kapsamalıdır (kurumsal liderlik, akademik ve idari personel, öğrenciler vb.) Özdeğerlendirme raporu, kurumsal değerlendirme programına ilişkin her türlü sorun ve yanlış anlamalara atıfta bulunmalıdır (temelinde yatan prensipler, değerlendirme süreci vb.) Özdeğerlendirmedeki Önemli Başarı Faktörleri Rapordan ziyade özdeğerlendirme sürecine (kollektif görev) odaklanmalıdır. Kişisel kaygılardan arındırılmalıdır.

…19… EUA’nın Üniversitemize ziyaretleri Hazırlık: Dış Değerlendirme ekibi EUA tarafından belirlendi. 3 (eski ya da halen görevde bulunan) rektör ya da rektör yardımcısı + 1 akademik sekreter (Üniversitemize gelecek olan değerlendirme ekibi bir rektör, bir eski rektör, bir rektör yardımcısı ve bir akademik sekreterden oluşuyor) EUA kuralları gereği, değerlendirme ekibi üyelerinin hepsi farklı ülkelerden oluşturuldu ve değerlendirme isteyen kurumun ülkesinden değerlendirme ekibinde hiçbir üye bulunmuyor. Değerlendirme ekibi kurumu iki kere ziyaret edecek: Ön ziyaret: 2 gün (14-16 Mart 2007) Ana ziyaret: 3 gün (tarihi ön ziyarette belirlenecek)

…20… EUA’nın Üniversitemize ziyaretleri Ziyaretler sırasında EUA ekibi; Kurumsal kalite izleme mekanizmaları ve bunların üniversitemizin stratejik gelişiminde kullanımını değerlendirecektir. Ayrıca, Üniversitemizin daha fazla gelişimi ve ilerlemesi amacına katkı sağlayacak yapıcı yönlendirmelerde bulunacaklardır.

…21… Özel Odak – Bologna Uygulamaları Bu değerlendirmenin yanısıra Üniversitemiz EUA başvurusunda “özel odak” (special focus) olarak “Bologna Uygulaması” belirtmiştir. Bu nedenden dolayı EUA değerlendirme ekibi Bologna reformlarına üniversitemizce verilen önem ve değeri de ayrıca değerlendirecektir. Buna göre; Bologna süreci farkındalığının düzeyi Bologna sürecinin kurumun stratejik planıyla nasıl uyumlandırldığı

…22… Özel Odak – Bologna Uygulamaları Bologna sürecine bağlı olarak mevzuat değişiklikleri yapılıp yapılmadığı ve bunların etkileri Bugüne kadar Bologna sürecinin Üniversitemizde yarattığı değişikliklerin ne olduğu Bologna hedeflerinin uygulanmasında yararlanılan finansal kaynaklar Bologna reformlarının uygulanması hususunda Üniversitemizin ne kadar otonom (özerk) olduğu değerlendirilecektir.

…23… Kurum ziyareti sırasındaki muhtemel toplantılar Rektör ve üniversite yönetimi Özdeğerlendirme İzleme ve Yönlendirme Komitesi Rektörlük idari birimlerinin temsilcileri (Dış ilişkiler ofisi, Mali işler, BAP, GÜADEK, vb.) Senato üyeleri Dekanlar ve diğer akademik personel Öğrenciler/Öğrenci Konseyi Dış partnerler Ziyaretler: Bazı fakülteler/bölümler, kütüphane, bilgisayar (bilgi- işlem) merkezi vb.

…24… Ön Ziyaret (14-16 Mart 2007) İki Gün Sürecek Dış Değerlendirme Ekibi iç toplantısı Özdeğerlendirme raporunun ekip tarafından tartışılması Ekip içi görev ve yetkilerin paylaşımı Rektörle ilk buluşma Paydaşlarla toplantı (fakülteler, öğrenciler, seçilen bazı enstitü veya merkezler) Gözlemlerle raporun karşılaştırılması Üniversitedeki temel problemlerin belirlenmesi Gerekli ek bilgilerin istenmesi Ana ziyaretin takviminin belirlenmesi

…25… Ana Ziyaret 3 gün (muhtemelen Mayıs 2007 içerisinde) Üniversiteyi tümü ile inceleme Belirli gruplarla toplantı (rektörlük çalışanları, izleme ve yönlendirme komitesi, idari personel, dekanlar, bölüm başkanları, öğrenciler vd.) Bazı fakülteleri ziyaret Değerlendirme ekibinin sözlü raporu hazırlaması ve sunması

…26… EUA Raporu EUA Değerlendirme Ekibi tarafından sonuçların sunumu üç şekilde olmaktadır: Rektörle toplantı (sözlü raporun rektör ve ekibine sunulması) Sözlü raporun üniversitedeki geniş bir kitleye sunulması Yazılı rapor Kurum özdeğerlendirme raporunun değerlendirmesi Tüm bulgulara ilişkin geniş özet Tespit edilen ana problemlere ilişkin öneriler

…27… Bugüne kadar yapılanlar Kalite Güvence Sistemini kurmak ve izlemek üzere Gazi Üniversitesi Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (GÜADEK) Kuruldu (Ağustos 2005) GÜADEK tarafından Özdeğerlendirme el kitabı hazırlanarak tüm akademik birimlere dağıtıldı (Haziran 2006) Tüm akademik birimlerden kapsamlı özdeğerlendirme raporları temin edildi (Eylül 2006) EUA Kurumsal Değerlendirme Başvurusu yapıldı (Nisan 2006) Birimlerden elde edilen verilen ortak veri tabanına aktarıldı (Aralık 2006)

…28… Bugüne kadar yapılanlar Tüm Üniversite birimlerindeki akademik personel, idari personel ve öğrencilere SWOT analizi uygulanarak sonuçları değerlendirildi ve kitapçık halinde basıldı (Eylül 2006) Öğrenci memnuniyet anketleri hazırlandı, uygulandı ve değerlendirildi. Akademik personel ve idari personel memnuniyet anketleri hazırlandı ve uygulandı. Değerlendirmeler devam ediyor. Mezun ve işverenlere yönelik memnuniyet anketleri hazırlandı ve uygulama aşamasına gelindi. Ders değerlendirme anketleri hazırlandı ve uygulanmak üzere Öğrenci İşleri Dairesine gönderildi.

…29… Bugüne kadar yapılanlar GÜADEK süreç yönetimi takvime bağlandı. SWOT analizleri ve memnuniyet anketlerinin periyodik olarak hangi sıklıkta yapılacağına dair takvim belirlendi Dış Paydaşlarla ilk toplantı düzenlendi. Sosyal Konsey çalışmaları son aşamaya getirildi. Kalite Güvence sisteminin kalıcı hale getirilmesi için çalışmalar yürütüldü. Bologna süreci girdileri ile ilgili çalışmalara hız verildi. Kurumsal özdeğerlendirme raporu çalışmalarına başlandı.

…30… Yapılacaklar Kurumsal Özdeğerlendirme Raporunun Şubat 2007 başına kadar hazırlanarak EUA’ya gönderilecek Bologna süreci ile ilgili koordinatörlüklerle koordineli çalışmak üzere bir çalışma grubunun oluşturulacak (ECTS,LDV,Çerçeve Programları gibi) Seçilen 4 akademik birimi EUA’nın ön ziyaretine hazırlamaya yönelik olarak özgün bilgilendirme yapılacak Tüm akademik birimleri EUA ana ziyaretine hazırlamaya yönelik olarak özgün EUA ve Bologna Süreci Bilgilendirme Toplantıları yapılacak EUA ve Bologna Süreci Tanıtım Çalıştayı düzenlenecek

…31… Yapılacaklar  EUA Raporu doğrultusunda Üniversitemizin İyileştirme Eylem Planının hazırlanacak ve izlenecek  Akademik Birimlerin oluşturduğu iyileştirme eylem planlarının uygulamaya aktarılması izlenecek  İyileştirme eylem planları çerçevesinde eğitim programlarının revize edilme süreçleri takip edilecek

…32… Sonuç EUA kurumsal dış değerlendirme programı başladığından bu yana üniversitelere kalite güvence sistemlerinin teşkili yönünde büyük bir açılım sağlamıştır. EUA tarafından özellikle Özdeğerlendirme raporuna büyük önem verilmesi, değişim ve gelişim yönünde kurumlara daha büyük bir dinamizm kazandırmaktadır. EUA Kurumsal Değerlendirmesi uzun vadeli stratejik yönetimi güçlendirmektedir. Avrupa üniversiteleri arasında örnek yönetim uygulamalarının paylaşım kültürünü geliştirmektedir. Bu nedenlerle Gazi Üniversitesi EUA Kurumsal dış değerlendirme programına başvurmuştur.

…33… Sonuç EUA Dış Değerlendirme Raporu Üniversitemizdeki kalite güvencesi açısından mevcut problemlerin tespitinde büyük katkı sağlayacaktır. Bu Değerlendirmeyi müteakiben değişim ve gelişme yönünde daha somut ve sağlam adımların atılması mümkün olacaktır. Rapor çerçevesinde hazırlanacak olan eylem planları ile iç idare süreçleri ve kalite düzenlemelerindeki etkinliğin artması beklenmektedir.

TEŞEKKÜR EDERİZ