Prof. Dr. Özlem İpekgil Doğan Kalite Çemberleri Prof. Dr. Özlem İpekgil Doğan

Kalite Çemberi Nedir? Mal ya da hizmet üretimini bizzat gerçekleştiren kişilerin kalite ve diğer işletme sorunlarına çözüm getirmek üzere gönüllü olarak kurdukları, düzenli olarak bir araya geldikleri, ortalama 6 - 10 kişilik gruplardır.

Kalite Çemberi Nedir? Bir lider tarafından yönlendirilen, düzenli ve sürekli aralıklarla toplanan gönüllü bir iş gören grubudur. Birlikte çalışmak suretiyle periyodik toplantılar yaparak, belirlenen sorunların kaynaklarını, nedenlerini araştıran, bulan, çözen ve üst kademe yönetime sunan çalışma grubudur.

Kalite Çemberlerinin Amaçları Ekip ruhunu geliştirmek Kalitenin geliştirilmesi, iyileştirilmesi Çalışanların motivasyonlarını artırmak Verimi artırmak İş gününü ve iş gücünü azaltmak Hataların azaltılması Çalışanların yaratıcı yeteneklerinin ortaya çıkarılması yönünde teşvik etmek

Kalite Çemberlerinin Amaçları Kurum içerisindeki iletişimi daha etkin hale getirmek Çalışanların kişilik ve liderlik yeteneklerini geliştirmek Kurumun geliştirilmesi ve iyileştirilmesine katkıda bulunmak Lider-çalışan-tedarikçi-müşteri ilişkilerini arttırmak

Kalite Çemberleri Uygulamasının Tarihçesi 1960 Yılında Japonya’da Tokyo Üniversitesi profesörlerinden Kaoru Ishikawa tarafından kalite geliştirme amacıyla başlatılmıştır. Amacı nedeniyle Quality Control Circles (Kalite Çemberleri) adı verilmiştir. 1969 yılından itibaren A.B.D. ve diğer ülkelerde geniş uygulama alanları bulmuştur. Ülkemizde de 1980 yılından bu yana çeşitli işletmelerde kalite çemberleri kurulmuş ve yaygınlaşmıştır.

Kalite Çemberleri Kimlerden Oluşur? Aynı ya da benzeri işlerde çalışanlar tarafından, ancak farklı birimlerden kişileri de içererek oluşturulması hedef alınmalıdır. Böylece karşılaşılan problemler ortak olur ve muhtemel çözümler hakkında herkes fikir üretebilir.

Kalite Çemberlerine Kimlerin Katılacağına Nasıl Karar Verilir? Üyelik kesinlikle gönüllülük ilkesine dayanır. Hiç kimse katılmaya zorlanamaz ve katılmak isteyen hiç kimse de dışarıda bırakılmaz.

Rehber Bir organizasyonda, kalite çember etkinliklerinin koordinasyonundan ve yönetiminden sorumlu olan kimsedir.

Rehberin Görevleri Liderlerin eğitimi, üye eğitiminde liderlere destek olma Yürütme kurulu ile yakın ilişki içinde çalışma Toplantılara katılıp çember liderlerine destek olma Grubun teşviki, motivasyonu İlgili tekniklerin hatırlatılması Ana hedeflerden sapmanın önlenmesi Grup dinamizmi ve verimliliğin artırılması

Lider Kalite çember çalışmalarını ve grubunu yöneten kişidir. İlk amir lider olursa (şef, ustabaşı,…) çember etkinliğinin başarı şansı yüksektir. Lider kendine yardımcı lider atayabilir. Amir dışında birileri lider olabilir. Zaman içerisinde, çember içinden seçim yoluyla lider belirlenmesi de söz konusu olabilir.

Liderin Görevleri Toplantıların ve grubun yönetilmesi Çalışmaların rapor edilmesi Çalışma programına uygunluğun sağlanması Görevi bitenlere yeni görevler verilmesi Grubun katılımının ve kurallara uyumunun sağlanması Grupla ortak kararın alınmasının sağlanması Tekniklerin kullanımının sağlanması

Kalite Çemberleri Ne Yapar? Çemberin üyeleri, belirli aralıklarla bir araya gelerek, kendi sahalarındaki sorunları tespit eder, inceler, çözümler geliştirir ve üst yönetime tekliflerde bulunur. Kalite sorunlarının dışında, iş emniyeti, maliyetlerin düşürülmesi, işyeri çevresinin düzenlenmesi gibi çeşitli konular da çemberlerde ele alınır.

Sorun Nedir? İnsanları rahatsız edici ve mutluluğunu bozucu bir durumdur. Bireyin bir amaca ulaşmasının ve amaca yönelik çalışmalarının engellenmesidir. Çözümü mevcut bilgi birikimiyle bulunamayan, ancak araştırma ve incelemelerle cevaplanabilecek bir aksaklıktır.

Kurumsal Sorun Kurumun amaca ulaşmasının veya amaca yönelik çalışmalarının engellenmesidir. Burada kurumun etkinliğinin bozulması söz konusudur.

Sorun Çözme Süreci Sorunu Teşhis Etmek ve Sorunun Seçimi Çember üyeleri, yönetim, teknik/idari uzman Çember üyelerinin yetkisi Sorunun Nedenlerini Araştırma Teknik uzmanların yardımı Çözümler Arama ve Seçme Çözümün Denenmesi Yönetime Sunma

PUKÖ Planla Uygula Önlem al Kontrol et 1-Sorunu tanımla 2-Sorunun nedenlerini araştır 3-Çözüm seçeneklerini belirle 4-Ölçütleri belirle 5-Seçenekleri değerlendir 6-En iyi seçeneği belirle Uygula Tercih edilen seçeneği uygula Önlem al Uygulanan çözümleri Standart hale getir Kontrol et Uygulanan çözümleri denetle

Kalite Çemberi Üzerinde Çalışacağı Konuyu Nasıl Belirler? Çember üyelerinin önerileri Yöneticilerden gelen öneriler Diğer çemberlerden gelen öneriler Çember üyesi olmayanlardan gelen öneriler (Bu öneriler olumsuz dahi olsa dikkate alınmalıdır)

İyileştirme Çemberleri Akış Şeması Grup İsmi Belirle (Beyin Fırtınası) AMAÇ’ın Belirlenmesi Konunun Mevcut Durum Analizi (Anketler ,vb) Önceliklerin (Takım Oylaması) Sebep-Sonuç Uygulamalar a. Kendi yaptıklarımız b. Üst makamdan Gelen cevaplar İyileşme Önerilerinin Getirilmesi SONUÇ Etkinlik İş Takip Planı

Kalite Çemberleri Uygulama Aşamaları Aşama 1: Ön Eğitim Aşama 2: Yürütme Kurulu Aşama 3: Ana Hedef Saptama Aşama 4: Çemberlerin Kurulması Aşama 5: Çemberlerin Eğitimi Aşama 6: Çemberlerin Yönlendirilmesi ve Çalışması

Aşama 1: Ön Eğitim Kalite çemberinin ne olduğu, neler yapıp yapmadığı konusunda bütün personel genel bir eğitimden geçmelidir.

Aşama 2: Yürütme Kurulu Kuruluşun her departmanını temsil edecek en üst düzeyde GÖNÜLLÜ yöneticilerden meydana gelecek bir yürütme kurulu kurulmalıdır. Gönüllü olmamaları durumunda kalite çember faaliyetlerini engelleyebilmektedirler. Yürütme kurulu ideal olarak 7 - 8 kişi olmalıdır.

Aşama 2: Yürütme Kurulu Yürütme kurulunda; Üretim Kalite kontrol Satın alma Satış-pazarlama İnsan kaynakları/personel Eğitim Mühendislik Sendika gibi bölümlerden müdürler-temsilciler olmalıdır. Rehber de yürütme kuruluna üye olmalıdır.

Aşama 3: Ana Hedef Saptama Çember çalışmaları için ana hedefler yürütme kurulu tarafından saptanır. Çalışma konuları ve esasları oluşturulur. Kalite çemberleri etkinliğinin yayılma hızı belirlenir. Kurulacak çember sayısı belirlenir. Çemberlerden gelen öneriler incelenir ve uygulamaya koyulur.

Aşama 4: Çemberlerin Kurulması Saptanan ana hedeflere uygun çalışma yapmak üzere GÖNÜLLÜ üyelerden oluşan belirli sayıda çember kurulur. Çemberlerin kurulmasında iki yol söz konusudur: Belirli kişilere kurucu olması için teklif yapılır ve bu kurucular gönüllüleri toplar. Gönüllüler yürütme kuruluna başvurur, konu ile ilgili olanlara çember kurma izni verilir.

Aşama 5: Çemberlerin Eğitimi Çember çalışmalarına başlamadan önce üyeler 20 - 40 saatlik bir eğitimden geçer: Çemberin amacı, çalışma şekli, ilkeleri Sorunların tespiti ve önem sırasına konması (Pareto) Sebep araştırması (Neden-Sonuç Analizi) Veri toplama-değerlendirme yöntemleri Çözüm önerileri geliştirme (Beyin fırtınası) Grup verimliliği Raporlama ve sunuş teknikleri

Aşama 6: Çemberlerin Yönlendirilmesi ve Çalışması Kalite çemberinin eğitiminin ardından çember faaliyetleri başlar. Her toplantıda hazır bulunan REHBERLER kalite çemberlerinin sonuca ulaşmasında önemli rol oynayan görevleri yerine getirirler.

Aşama 6: Çemberlerin Yönlendirilmesi ve Çalışması Çemberler, üzerinde çalışılacak projelerin seçilmesinde özgürdür. Proje seçimi önerileri; Yönetimden Diğer çemberlerden Uzman personelden gelebilir. Çemberler kalite kavramına bağlı kalmalıdır. Bir çember yılda ortalama 4-5 sorun çözer.

Kalite Çemberlerinin Yararları Çalışanlar; fikirlerini, işle ilgili karşılaştıkları sorunları ve bunlar için düşündükleri çözüm yollarını yönetime en etkili biçimde çember vasıtasıyla aktarabilir. Çalışanlar; çember faaliyetlerine katılmakla birlikte çeşitli problem teşhis, analiz, çözüm ve sunuş tekniklerini içeren bir eğitim programı alacaklardır. Böylece çalışanların yetenekleri daha da gelişecek ve gelecek için daha iyi hazırlanacaklardır.

Kalite Çemberlerinin Yararları Çalışanların örgütün karar süreçlerine etkin katılımı sağlanmış olacaktır. Böylece yapılan işlerdeki olası sorun kaynaklarının, işi yapanlar tarafından daha rahat belirlenebilmesi sağlanmış olacaktır. Çalışanların iş tatminin artması sağlanacaktır. Çalışanların yaptıkları iş üzerindeki motivasyonlarının artması ve olası sorunların çember çalışmaları ile önlenmesi sonucunda iş güvenliği artacaktır.

Kalite Çemberlerinin Yararları KÇ’leri ile haftada 1 saat de olsa farklı bir şekilde çalışma olanağı yakalanacaktır. Bu da iş hayatının tek düzelikten kurtulmasına, daha renkli ve canlı hale gelmesine neden olacaktır. Çalışanların ortak sorunları arkadaşlarıyla teşhis edip ortadan kaldırmaya çalışmaları en yakın çalışma arkadaşlarıyla olan iletişimlerini geliştirecek, birbirlerinin sorunlarını ve dolayısıyla birbirlerini daha iyi anlamalarına neden olacaktır. Böylece daha huzurlu ve mutlu bir çalışma ortamı yaratılmış olunacaktır.

Kalite Çemberlerinin Diğer Benzer Gruplardan Farkları Projeleri/sorunları üyeler seçer. Sorunu üyeler inceler. Kendi “Yürütme Kurulu” vardır. “İletişim” için yönetime sunuş yapar. Eğitilmiş bir rehber çembere yardımcı olur. Lider ve üyeler eğitilir. Gönüllüdür. Toplantılar için ücret ödenir.

Kalite çemberlerinin sağlıklı çalışabilmesi için… İyi kurulmuş bir iç iletişim sistemine, Çalışanlar, tedarikçiler ve müşterilerden gelen eleştirileri içtenlikle dinleyen, benimseyip gereğini yapabilecek bir yönetime, Etkinliği yükseltmeye yönelik öneriler getiren bir denetleme sistemine, Yöneticilerin risk üstlenebilen, yeni düşüncelere açık, denemekten korkmayan ve örgütün etkinliğini artırmak için yenileşmeyi arayan kişiler olmasına ihtiyaç vardır.