İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ İŞ ANALİZİ ve TASARIMI

İş Analizinin Tanımı Tanım-1: Bir işin yapılış işlemleri hakkında bilgi toplama ve incelemedir. Tanım-2: Belirli İşlerin özelliklerini ve yapıldığı ortam şartlarını (gözlemler ve incelemeler yaparak) belirleme ve kayıt altına alma işlemidir. Tanım-3: Bir işin ne olduğu, niçin ve nasıl yapıldığı, yapıldığı şartları, yapılması için gerekli bilgi, yetenek, beceri, ustalık, sorumluluk, çaba ve asgari başarı standartlarını belirlemek için yapılan çalışmalardır.

İş Analizinin Amacı Çeşitli İK faaliyetlerinin başarıyla gerçekleştirilmesi için işin nasıl yapıldığı ve işin içeriği hakkında bilgi toplamak ve analiz etmek

İş Analizi Çıktılarının Kullanım Alanları B-İş Analizinin Amacı İş analizi ile elde edilen bilgiler iş tanımları ve iş gerekleri haline getirilir ve bu iki belge; İK planlaması, İK tedariki, İK eğitimi ve geliştirme, İş değerleme ve ücretlendirme, Performans değerlendirme, Çalışma ilişkilerini geliştirme, İş güvenliğini sağlama gibi temel görevlerini planlama ve gerçekleştirmede yardımcı olurlar. İş analizi bilgileri ayrıca endüstri mühendisliği alanında da kullanılan bilgileri sağlar. (çalışma sisteminin teşhis ve belgelenmesi, iş etüdü ve iş tasarımı, iş geliştirme, iş basitleştirme, ürün tasarımı gibi )

İş Analizi Çıktıları ve Kullanım Alanları İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ 1. İK planlaması, 2. İK tedariki, 3. Eğitim ve geliştirme, 4 Performans değerlendirme, 5. İş değerleme- ücretlendirme 6.Kariyer geliştirme 7. Çalışma ilişkilerini geliştirme, 8. Sağlık ve iş güvenliği İŞ TANIMI -Görev -Sorumluluklar -İş Koşulları İŞ GEREKLERİ -Bilgi -Beceri -Yetenek -Kişisel Özellikler İŞ ANALİZİ ÖRGÜT 1.Örgütsel planlama 2.Örgüt tasarımı 3.Örgüt geliştirme ENDÜSTRİ MÜHENDİSLİĞİ 1.İş tasarımı 2.Yöntem geliştirme 3.İş güvenliği tasarımı

İş Analizi Çıktıları İş Tanımları: İşi tasvir edip tanımlar; işin sağladığı yetki, işin yeri, iş için gerekli faaliyetleri ve sorumlulukları tanımlar İş Şartnameleri (gerekleri): Kişilerle ilgilidir. İşin gerektirdiği kişisel özellikler; eğitim, tecrübe, zihinsel ve bedensel yetenekler, nezaret yeteneği, sorumluluk, çalışma şartları ve başkalarıyla ilişkileri vb. kapsar.

İş Yükü Analizi:Gerekli iş gören sayısını belirleme çalışmalarıdır. İş Gücü Analizi: İş yükünün mevcut personel tarafından başarılıp başarılmayacağının belirlenmesi; personel devir ve devamsızlık durumlarının açıklığa kavuşturulması; yedek işgücü ve ek işgücünü belirleme çalışmalarıdır. İşten Çıkanlar                              Personel Devir Hızı = -------------------------- x   100                                   Ortalama İş gören Sayısı

İş Analizi Süreci İş Analizi şu aşamalarda gerçekleştirilir: 1. Hazırlık çalışmaları 2. İş analizi örgütlenmesi 3. Veri toplama yönteminin kararlaştırılması 4. Bilgi toplama (Alan Çalışması) 5. Toplanan bilgilerin düzenlenmesi 6. İş Tanımı ve İş Gereklerinin oluşturulması

İş Analizi Süreci İş Analizi şu aşamalarda gerçekleştirilir: 1. Hazırlık çalışmaları 2. İş analizi örgütlenmesi 3. Veri toplama yönteminin kararlaştırılması 4. Bilgi toplama (Alan Çalışması) 5. Toplanan bilgilerin düzenlenmesi 6. İş Tanımı ve İş Gereklerinin oluşturulması

İş Analizinde Bilgi Toplama Yöntemleri Gözlem Yöntemi: İş analistinin, personeli normal bir iş gününde gözlemlemesi ve bu gözlemlerini sistemli olarak kaydetmesi yöntemidir. Davranışsal faaliyetler için uygundur. Kaydetme, hikaye etme veya kontrol listesi üzerinde işaretleme şeklinde olabilir. Zihinsel faaliyet ve uzun süre gerektiren işlerin analizi zordur. Görüşme (Mülakat) Yöntemi: İş analisti önceden planlayıp hazırladığı soruları işi yapan personele sorarak kaydeder. Davranışsal ve zihinsel faaliyetlerin her ikisini anlamaya imkan verir. Kayıtları kontrol etme ve doğrulama imkanı verir.

İş Analizinde Bilgi Toplama Yöntemleri Soru-Formu Yöntemi: İş içeriği, işin nasıl yapıldığı,ve işin başarıyla yapılması için gerek duyulan kişisel özellikler hakkında bilgi toplamak için tasarlanmış soru formunun kullanıldığı yöntemdir. Günlük Tutma Yöntemi: Çalışanların işleriyle ilgili faaliyet ve süreleri günlük olarak kaydetmeleriyle oluşan verilerin iş analizinde kullanılması yöntemidir. Diğer Yöntemler: Önceki İş Tanımlarının İncelenme, İş Araçlarının İncelenme, İşi Yaparak Bilgi Toplama

İş Tanımlarının Oluşturulması İŞ TANIMI: işin içeriğindeki görevleri, sorumlulukları, çalışma koşullarını ve işin diğer yönlerini açıklayan yazılı bir belgedir. Bir iş tanımında şu bölümler yer alır: 1. İş Tanımının Geçerlilik Tarihi, 2. İşin Adı (unvanı) ve Kodu, 3. İşin Yapıldığı Bölüm, 4. İşin Özeti, 5. Görevler, 6. Kullanılan Makineler, 7. Kullanılan Malzemeler, 8. Gözetim, 9. Mali Sorumluluk, 10. Çalışma Koşulları, 11. Tehlikeler, 12. Kişisel Nitelikler.

ÖRNEK:İş Tanımı BÖLÜM Kreş TARİH 15.10.2001 İŞİN ADI Kreş yöneticiliği KODU S1002 BAĞLI OLDUĞU BİRİM Hastane Müdürlüğü İŞİN ÖZETİ Yöneticisinin emir ve direktifleri doğrultusunda kreş bölümünün faaliyetlerini planlamak, örgütlemek, yönlendirmek ve denetlemek.

GÖREVLER 1. Hastane kreşinin tüm faaliyetlerinin yönetimini yapmak, 2. Kreş başvuru kayıtlarının yapılmasını sağlamak, 3. Aday çocukların değerlendirilerek kreşte bakımı yapılacak çocukların seçiminin yapılmasını sağlamak, 4. Seçim sonucu elenen çocuklar için sıra‑randevu işlemlerinin yapılmasını sağlamak, 5. Çocukların kreşe kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamak, 6. Kreş aidatlarının zamanında toplanmasını sağlamak, 7. Haftalık, aylık ve yıllık eğitim programlarının geliştirilmesini sağlamak ve onaylatmak 8. Geliştirilen programların uygulanmasını sağlamak ve denetlemek, 9. Çocukların sağlık durumlarının sürekli takip edilmesini sağlamak, bu amaçla çocuk polikliniği ile ilişki kurmak, Çocukların gelişimini takip etmek,

11 Çocukların özel durumları ile ilgili bilgilerin işlendiği çocuk dosyalarının hazırlanmasını ve doldurulmasını sağlamak, 12 Çocukların velileri ile düzenli toplantılar düzenlemek, velileri çocukları ile ilgili sorunlar konusunda bilgilendirmek, 13 Kreşin gereksinme duyduğu her türlü malzeme ve aracın temin edilmesini sağlamak, 14 Çocukların beslenmesi için yemek listelerinin hazırlanmasını sağlamak, 15 Yiyeceklerin satın alınmasını, kontrol edilmesini sağlamak, 16 Kreşteki araç gereçlerin tamir ve onarım işlerinin yapılması için ilgililerle bağlantı kurmak, 17.Personelin izin, mesai durumlarını düzenlemek, 18 Çocukların eğitimi ile ilgili eğitsel araç ve gereçlerin seçim ve teminini sağlamak, 19.Kreşte sosyal etkinliklerin düzenlenmesini sağlamak, 20 Kreşte bulunan stajyer öğrencilerin eğitimini sağlamak, 21 Kısa sürede yazılı ve sözlü görüş bildirmek, Amirinin vereceği diğer işleri yapmak,

KULLANILAN ARAÇ GEREÇLER Büro araçları, bilgisayar, KULLANILAN MALZEMELER Kırtasiye malzemeleri GÖZETİM Dört bölümde çalışan 14 tane farklı iş yapan personel MALİ SORUMLULUK Harcama yetkisi 1-5 milyar ÇALIŞMA KOŞULLARI Büro Ortamı TEHLİKELER İş herhangi bir risk ögesi içermemektedir. KİŞİSEL NİTELİKLER Çocuk gelişimi alanında yüksek lisans

İş Gerekleri (Şartnameleri)’nin Oluşturulması İş analizi verilerinin ikinci kullanım alanı iş gereklerinin hazırlanmasıdır. İş şartnameleri (gerekleri), işin gerektirdiği personel niteliklerini yansıtır. İş gerekleri bu yönü nedeniyle iş tanımlarından farklıdır; iş tanımı, işin profilidir. iş gerekleri ise işi yerine getirebilecek personelin taşıması gereken niteliklerin bir profilidir. İş tanımları gibi iş gerekleri için standart bir form söz konusu değildir.

İş Şartnamesinin Unsurları İşin kimliği Deneyim Öğrenim gerekleri Özel bilgi gerekleri Fiziksel gerek ve beceriler Kişilik gerekleri

ÖRNEK: İş Şartnamesi (Gerekleri) İŞ KİMLİĞİ İŞİN ADI TARİH İŞİN KODU BÖLÜM Bilgisayar İşletmenliği 15.10.1999 BİM 0012 Bilgi İşlem Merkezi

BECERİ GEREKLERİ Eğitim Lise mezunu olmak, bilgisayar işletmenliği sertifikası sahibi olmak Deneyim Bilgisayar işletmenliği konusunda en az altı (6) ay deneyim sahibi olmak Özel Bilgi ve Yetenek İyi derecede İngilizce bilmek, istatistiksel analiz konusunda bilgi sahibi olmak, Basic, Fortran veya Cobol yazılım dillerinden en az birisini (tercihen Basic) iyi derecede bilmek

ÇABA GEREKLERİ Bedensel Çaba İş çok sık olarak bilgisayar ve yazıcı kullanımını gerektirmektedir. İş genellikle masa başında çalışmayı gerektirmektedir. Zihinsel (Düşünsel) Çaba Kurumun gereksinim ve sorunlarına çözüm getirecek bilgisayar programlarının yazımı ve işletilmesi, verilerin girişi ve analizi aşırı derecede kavrayış ve dikkat gerektirmektedir.

SORUMLULUK Malzeme-Makine Sorumluluğu Bilgisayar ve elektronik yazıcıların her türlü sorumluluğunu üstlenmek Gözetim Sorumluluğu İş hiç kimsenin gözetimini gerektirmemektedir. Diğer Kişilerin Korunması İş diğer kişilerin sağlığını tehdit etmemekte ve korunmalarını gerektirmemektedir. Mali Sorumluluk Araçların hatalı kullanımından kaynaklanan mali kayıpları işi üstlenen karşılamaktadır

ÇALIŞMA KOŞULLARI İş Çevresi İş büro ortamında yapılmakta, zararlı ışın tehlikesi dışında herhangi bir risk taşımamaktadır. İş Riski Zararlı ışınlar nedeniyle göz hastalıkları ve kan kanseri hastalıkları ortaya çıkabilir.

İŞ ANALİZİ TEKNİKLERİ 1-Fonksiyonel İş Analizi: İşin parçası olan görevlerin belirlendiği, çalışanın fonksiyonları, yönlendirilme düzeyi ve niteliklerinin ölçüldüğü bir tekniktir. Her görev tanımı 5 unsurdan oluşur: Kim, neyi, niçin, nelerle, nasıl yapmaktadır. ÖRNEK: “Müşteriye soru sorar, ondan cevap alır, detayları bilgisayarda yazıya döker, temel bilgileri kayıt için soru sırasına göre değerleme yapar” Bu görev tanımında: “Soru sormak, cevap almak, yazıya dökmek” gereken eylemdir. Araçlar ve ekipman bilgisayardır. Talimatlar bilgisayar kullanmayı içerir. Bu teknik, maliyet ve sözel tanım çokluğu nedeniyle eleştirilmektedir.

2-Görev Envanteri: Belli bir meslekte çalışanlarca gerçekleştirilen görev/faaliyetleri içeren bir listedir. Ankete dönüştürülerek belirlenen örnekleme /katılımcılara dağıtılarak her bir görevi belli ölçeklere göre derecelemeleri istenir. Görev Görevin Önemi Gereken Eğitim Düzeyi 1 2 3 4 5 Başl. Orta İleri Müşterilere teknik bilgi vermek Kusursuz düzeyde yazılı iletişim kurmak

3-Pozisyon Analizi Anketi: Çalışma davranışını, çalışma şartlarını ve işin özelliklerini gösteren, çeşitli, işlere uygulanabilen 194 maddelik standart bir iş analizi anketidir. Her bir madde 5 ölçek üzerinden değerlendirilir: (kullanım derecesi, zaman miktarı, işin önemi, gerçekleşme ihtimali, uygulanabilirlik ve özel kod). Veriler bilgisayarda analiz edilir ve raporlanır. Temel 6 iş faktörü ele alınır: Bilgi girdisi Zihinsel süreçler Çalışma çıktısı Diğer insanlarla ilişkiler Çalışma ortamı Diğer özellikler

4-Kritik Olay Tekniği: Yüksek (veya düşük) iş performansı açısından kritik görülen davranışlara odaklanıp, kritik iş görevlerini belirlemeyi esas alan bir tekniktir.

İŞ TASARIMI ve YÖNTEMLERİ İş Tasarımı (Job Design): Bir işin unsurlarının neler olduğu ve bunların bir araya getirilip nasıl düzenlenmesi gerektiğini belirleme sürecidir. Yöntemler: 1-İş Basitleştirme (Job Simplification): Bir işin daha kolay, daha az emek ve masrafla ve daha kısa sürede yapılması için; kısacası verimliliği artırmak için, işi oluşturan işlemlerin, elenmesi, birleştirilmesi veya sırasının değiştirilmesi yoluyla yeniden düzenlenmesidir. 2-İş Genişletme (Job Enlargement): Çalışma olumsuzluklarını (monotonluk, yorgunluk) ortadan kaldırmak, motivasyon ve tatmini sağlamak amacıyla iş kapsamını yatay olarak artırıcak şekilde (yeniden) düzenlenmesidir.

3-İş Zenginleştirme (Job Enrichment): Çalışma olumsuzluklarını (monotonluk, yorgunluk) ortadan kaldırmak ve motivasyon ve tatmini sağlamak için; işin kapsamının dikey olarak genişletilip çalışanın yetki ve sorumluluğunu artıracak şekilde (yeniden) düzenlenmesidir. 4-İş Karakteristikleri Modeli: İş yükünü hem yatay hem de dikey birleştirmedir. Bu yaklaşıma göre bir iş 5 karakteristikle açıklanabilir. Bir iş bunlara ne kadar sahipse o kadar motivasyon ve tatmin sağlayıcı olacaktır. Bunlar: beceri çeşitleri, görev tanımı, görevin önemi, özerklik, geribildirim. 5-Süreç Yenileme (Reengineering): Maliyet, kalite, hizmet ve hız gibi performans ölçütlerinde kesin iyileşme sağlamak için iş sisteminin ve süreçlerinin yeniden düşünülmesi ve tasarlanmasıdır.

İş Tasarımında Alternatif Düzenlemeler Standart Çalışma Programları: Haftalık ve günlük sabit çalışma saatlerinin önceden belirlenmesidir. Esnek Zamanlı Çalışma Programları: Çalışanların hangi saatler arasında çalışacağına kendisinin karar vermesi Sıkıştırılmış İş Haftaları:Haftalık toplam çalışma saatinin 6 gün yerine 4-5 güne sıkıştırılması Kısmi (part-time) Çalışma: Haftalık normal çalışma süresine göre daha az süreli çalışmadır.

Çağrı Üzerine Çalışma: Sadece ihtiyaç duyulduğunda çalışanların çağrılıp çalıştırılması esasına dayanır İş Paylaşımı: Bir çalışanın işin bir kısmını yapıp gittiği ve gelen diğer işçinin kalan kısmını yaptığı çalışmadır Uzaktan Çalışma: Bilgi ve iletişim teknolojisinden yararlanarak, yer ve zamandan bağısız olarak gerçekleşen çalışmadır. Teleworking olarak adlandırılmaktadır. Evden Çalışma (Telecommuting) İş Merkezlerinde Çalışma (Stallite Offices, Neighborhood Work Center)