Gitmeden Önce Hazırlanması Gereken Belgeler: 1) Davet Mektubu 2) Learning Agreement for Traineeship 3) Staj Tanınma Belgesi ( Recognition Sheet) 4) Company Confirmation 5) University Confirmation

! UYARI ! Hareketlilikten yararlanmak isteyen tüm aday öğrenciler 20 Mayısa kadar tüm belgeleri hazırlayıp Erasmus Ofisi’ne sunmak zorundadır. Belgelerini getirmeyen öğrencilerin hakları yanacak ve feragat etmek zorunda kalacaklardır. 20 Mayıstan sonra ek bir süre verilmeyecektir! Bu tarihlere yetiştirmek öğrencilerin kendi sorumluluğundadır. Süreç boyunca öğrencinin kendisi için bir dosya tutması ve ilgili evrakların birer kopyasının kendilerinde bulunması şarttır! Sonrasında ofisten herhangi bir kopya verilmeyecektir.

1) Davet Mektubu Staj yapılacak kurumdan alınan davet ya da kabul mektubunun orijinali istenmelidir. Kurumun antetli kağıdına yazılmalı, imzalı, mühürlü olmalı ve imzalayan yetkilinin unvanı mutlaka belirtilmelidir. İlk aşama için taranmış hali yeterlidir.

2) Learning Agreement for Traineeship Eğitim Anlaşması, çalışma programı, beceri, yeterlilikler, usta öğreticilik ve tanınma vs. gibi konulara ait bilgileri içerir. Eğitim anlaşmasında yapılması gerekli görülen ve sonradan ortaya çıkan herhangi bir değişiklik üzerinde bütün tarafların mutabık kalması ve söz konusu değişikliğin derhal icra edilmesi gereklidir.

2) Learning Agreement for Traineeship Eğitim anlaşması öğrenci tarafından bölüm/fakülte Koordinatörü ile öğrenci ve bölüm/fakülte koordinatörü tarafından imzalanarak Fakülte Yönetim Kurumuna Girecek ve Dış İlişkiler (Erasmus) Ofisi'ne getirilecektir.

2) Learning Agreement for Traineeship Eğitim anlaşması standart bir belgedir. Bölüm/fakülte bazında farklılık göstermez. Her Erasmus öğrencisi tarafından mutlaka doldurulmalıdır. Yararlanıcı kurum, bu anlaşmada belirtilen iş programında öğrencinin başarılı olması durumunda tam tanınmanın sağlanacağını garanti eder. Hiçbir belge elle doldurulamaz, tüm belgeler bilgisayar ortamında doldurulmalıdır, aksi takdirde geçersiz sayılırlar.

3) STAJ TANINMA BELGESİ (RECOGNITION SHEET) Bu belge yapılacak olan stajın tanınacağını garanti eden bir belge olduğundan çok önemlidir. Staj yapılacak alan kodu ve adı ile bu stajın içeriğine göre mevcut öğreniminde kaç AKTS’ye sayılacağının açık ve net olarak belirtilmesini ve gerekli imzalar ile tanınmanın garantilenmesini sağlar.

3) STAJ TANINMA BELGESİ (RECOGNITION SHEET) Öğrenci tarafından bölüm/fakülte Koordinatörü ile birlikte doldurulup bölüm/fakülte koordinatörü, bölüm bşk., intibak komisyon bşk., ardından Dekan/Müdür tarafından imzalanarak Dış İlişkiler Ofisi'ne getirilecektir.

4) Company Confirmation Bu belge karşı kurum tarafından ilgili yerleri doldurularak size gönderilmelidir. Şirket bilgilerini ve stajın içeriğinin net olarak belirlenmesini sağlar. Kesinlikle imzalı, mühürlü olmalıdır. Gideceğiniz kurum üniversite dahi olsa bu belgeyi kullanmalısınız.

5) University Confirmation Bu belge staja gitmeniz için üniversite tarafından onaylanması gereken belgedir. Asil olarak hareketlilikten yararlanmak üzere hak kazanmış olsanız bile, eğer bölümünüz yapacağınız stajı onaylamazsa hareketlilikten yararlanamazsınız, ofise feragat dilekçesi vermeniz gerekir. Bu belge Erasmus Bölüm Koordinatörü, Bölüm Bşk. ve Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından imzalanmalıdır.

Bu 5 Belge Ofise Teslim Edildikten Sonra; Ofis bu aşamadan itibaren öğrenci yoğunluğunu kontrol edebilmek için randevu ile çalışmaya başlar. Mail ya da telefon ile gelmeden önce randevu alınmalıdır. 30 Nisan’a kadar belge getiren öğrenciler arasında sıralama netleşir, belge getirmeyen asillerin yerini, belge getirmiş yedekler alır ve işlemlere devam ederler.

OLS (Online Linguistic Support) Bahar Dönemi’nden itibaren Avrupa Merkez Komisyonu’nun Ulusal ajanslar vasıtasıyla üniversitelerde Erasmus Öğrenim / Staj Hareketliliği’nden yararlanacak olan tüm öğrencilerin girmesini zorunlu kıldığı sınavdır. Ön test (gitmeden önce), son test (geldikten sonra) mantığıyla hareketliliğin dil gelişimine etkisini ölçmektedirler. 30 Nisan’dan sonra asil ve hibesiz gitmeyi düşünen her aday; adresine mail atarak OLS sınavı talebinde bulunacaktır.

OLS (Online Linguistic Support) Mailinize gelen sınavı yaptıktan sonra sonuç belgesini sözleşme için getireceğiniz belgelerle birlikte ofise sunmanız gerekmektedir. OLS sınavı zorunludur, ancak sonucu hareketliliğinizi etkilemeyecektir. Sonuç verilmediği takdirde sözleşme imzalamanız mümkün değildir.

Bu aşamadan itibaren öğrenciler Pasaport ve vize işlemlerine başlarlar. Ofis Acceptance’taki tarihleri baz alarak hibeli ya da hibesiz olarak Erasmus öğrencisi olduğunuzu belirten Vize Yazısı verir.

PASAPORT İlk defa pasaport alanlar ve mevcut pasaportun süresini uzatmak isteyenler Öğrenci İşleri Daire Bşk.’na başvurarak “Pasaport Harcından Muafiyet Belgesi” almalıdır. “Pasaport Harcından Muafiyet Belgesi”ni Yalova Vergi Dairesi Başkanlığı’na götürerek onaylatmanız gerekmektedir.

PASAPORT Bu işlemi diğer illerden yapmak isteyen öğrenciler gidecekleri vergi dairesi başkanlığından bilgi almalıdır. “Pasaport Harcından Muafiyet Belgesi” ile Emniyet Müdürlüğü Pasaport Şubesi’ne başvurunuzu yaparak 2 gün içinde pasaportunuzu alabilirsiniz.

PASAPORT Yeşil Pasaport geçerli değildir. Ulusal Ajans Erasmus Programı’ndan faydalanan tüm öğrencilerin Bordo Pasaport ve öğrenci / staj vizesi almasını istemektedir.

VİZE Anlaşmalı olduğumuz tüm Avrupa ülkeleri umuma mahsus pasaport sahiplerinden vize talep etmektedir. Tabi olduğunuz vize uygulamalarını aşağıdaki linkten öğrenebilirsiniz. uygulamalari.tr.mfa

VİZE Vize yazısı konsolosluklar ve karşı kurum tarafından “Burs Belgesi”, “Erasmus Öğrenci Belgesi” vb. isimlerle anılabilir. Vize ve pasaport işlemleri öğrenciler tarafından yürütülmektedir.

Vize işlemleri için çok geç kalmamanızda yarar vardır. Vize için gereken belgeleri gideceğiniz ülkenin konsolosluğunun web sitesinden öğrenebilirsiniz. Konsolosluk’ların bağlayıcı kuralları olması sebebiyle, bu konuda ofisimizin hiçbir müdahelesi yoktur.

Vize Aldıktan sonra; Gitmenize en geç 20 gün kala ilgili tüm evraklarınızı ofise teslim ederek hibeli ya da hibesiz olarak sözleşme imzalamanız gerekmektedir. Hibesiz dahi olsanız sözleşme imzalanacaktır, çünkü sözleşme sizi resmi olarak Erasmus öğrencisi konumuna getirir. SÖZLEŞME İMZALAMADAN YURTDIŞINA ÇIKAN ÖĞRENCİNİN FAALİYETİ GEÇERSİZ SAYILIR VE GEREKLİ MÜEYYİDELER UYGULANIR.

SÖZLEŞME İÇİN GEREKLİ BELGELER Pasaportunuzun kimlik sayfası fotokopisi ve vize sayfasının fotokopisi İngilizce Transkript Uçak Bilet Fotokopisi Vakıfbank Vadesiz Euro Hesap Cüzdan Fotokopisi OLS Sonuç Belgesi Sigorta ( Sağlık, Kaza, Sorumluluk)

4) SÖZLEŞME ve TAAHHÜTNAME (Rahşan Hanım’dan Randevu almalısınız…) Sözleşme ve taahhütname, Erasmus öğrencisi ile kendi kurumu arasında imzalanan bir belgedir. Sözleşme ve Taahhütname, Dış İlişkiler Ofisi’nin belirttiği tarih aralıklarında öğrencilerin ofise gelerek imzaladıkları belgelerdir. (Ofisle olan son iş, imzalanması gereken son belge)

4) SÖZLEŞME ve TAAHHÜTNAME Sözleşme ve taahhütname öğrenci ve YÜ Kurum koordinatörü tarafından Uluslararası İlişkiler Ofisi’nde 2 kopya olarak imzalanır. Sözleşmede değişim süresi ve alınacak hibe miktarı yazılı olmalıdır.

4) SÖZLEŞME ve TAAHHÜTNAME Hibeler nakit ve Euro olarak ödenir. Vakıfbank şubelerinden çekilebilir.

HİBELER Erasmus hibeleri UA tarafından üniversite aracılığıyla karşılıksız olarak verilir. Hibeler yurtdışı staj masraflarının tamamını karşılamaya yönelik değildir. Sadece maddi bir destektir.

HİBELER Alacağınız hibe dışında size harcamalarınız için (uçak bileti, kalacak yer, vs.) ödeme yapılmayacaktır. Hibeleri kullanma şekli ve sorumluluğu size aittir.

HİBELER Alacağınız hibe miktarı gidilecek ülkeye göre değişiklik göstermektedir. Hibe miktarları Ulusal Ajans tarafından belirlenen tablo dikkate alınarak hesaplanacaktır.

HİBELER Hibenin ilk etapta %80’i ödenir. Kalan %20, değişim tamamlandıktan sonra dönüş belgelerinin eksiksiz olarak Ofis’e teslime edilmesi ve kalan miktarın UA tarafından üniversiteye aktarılmasından sonra ödenir. Kalan miktar, öğrencinin gittiği kurumdan alacağı katılım belgesinde ve pasaportunda yer alan kesin gerçekleşme süresi ve dikkate alınarak yapılır.

DÖNÜŞ BELGELERİ 1)Eğitim anlaşması (After The Mobility) 2)Katılım Sertifikası 3)Yurtdışındaki Staj Döneminin Başarı Değerlendirmesini Gösteren Bir Belge 4)Nihai Rapor Formu (Mobility Tool- Online) 5)Pasaport Giriş Çıkış tarihleri Fotokopisi 6)Biniş Kartları 7)Staj Defteri (Zorunlu stajı olanlar için, her sayfası imzalı, mühürlü, İngilizce doldurulacak.)

DÖNÜŞ BELGELERİ Dönüş belgelerinin orijinalleri ise Dış İlişkiler (Erasmus) Ofisi’ne getirilmelidir. Fakülte/bölüm koordinatörünüze vermek üzere bir kopyasını almanız gerekmektedir. Kalan hibeleri alabilmeniz için dönüş belgelerinin eksiksiz olarak teslim edilmesi gerekmektedir.

STAJ DENKLİĞİ Staj denkliği konusu fakülte/bölüm koordinatörü ile görüşülmelidir ve ilgili dekanlığa/enstitüye eğitim anlaşması ve tanınma belgesi de eklenerek bir dilekçe yazılmalıdır. (Akademik Tanınma otomatik olarak sağlanmak zorundadır.) ERASMUS STAJ ORYANTASYONU /

BURSLAR/KREDİLER Erasmus Değişimi sırasında, YÜ’de okurken almakta olduğunuz tüm burs ve krediler devam eder. ERASMUS STAJ ORYANTASYONU /

ERASMUS ID KODU YÜ’nün Erasmus ID Kodu: TR YALOVA01 ERASMUS STAJ ORYANTASYONU /

ERASMUS EL KİTABI Erasmus Stajı ile ilgili tüm detaylar, UA tarafından hazırlanan Erasmus El Kitabı’nda tanımlanmıştır. Erasmus El Kitabı her yıl yeniden hazırlanır. Güncel El Kitabı’na UA’nın web sitesinden ulaşabilirsiniz.

İLETİŞİM Ofis ya da koordinatörleriniz gideceğiniz kurum ve ülke ile ilgili soruları cevaplandıramayabilir. Dolayısıyla sorularınızı karşı kurumun Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne ve/veya koordinatörüne sormaktan çekinmeyiniz. ERASMUS STAJ ORYANTASYONU /

HEI/Erasmus Kurum Koordinatörü: Doç. Dr. İsmail AKTAR Bilg.İşlt. Rahşan Özgöçer: