BÜLENT ECEV İ T ÜN İ VERS İ TES İ STRATEJ İ GEL İ ŞT İ RME DA İ RE BAŞKANLI Ğ I HARCAMA YÖNET İ M S İ STEM İ E-YOLLUK UYGULAMASI

HARCAMA YÖNET İ M S İ STEM İ E-YOLLUK UYGULAMASI  Maliye Bakanlı ğ ı Muhasebat Genel Müdürlü ğ ünün 25/05/2015 tarih ve 4984 sayılı yazısı ile Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sisteminde (KBS) geliştirilen uygulamalar ile yolluk ödemelerine ilişkin mali işlemler KBS ve e-devlet üzerinden elektronik ortamda gerçekleştirilmesi sa ğ lanmıştır.  İ lk aşamada özel bütçeli kamu idarelerinin 6245 sayılı Harcırah Kanunu kapsamındaki yurt içi geçici görev yollu ğ u ödemelerine ilişkin işlemler 01/01/2016 tarihinden itibaren KBS ve e-devlet kapısı üzerinden yapılmaktadır.

HARCAMA YÖNET İ M S İ STEM İ E-YOLLUK UYGULAMASI AŞAMALARI 1- K İ Ş İ VE ONAY B İ LG İ LER İ N İ N G İ R İ Ş İ ŞLEM İ 2- AVANS VER İ LECEK YOLLUK İ Ç İ N HARCAMA TAL İ MATI 3- AVANS VER İ LMEYECEK YOLLUK İ Ç İ N HARCAMA TAL İ MATI 4- E-DEVLET G İ R İ Ş VE YOLLUK B İ LD İ R İ M İ DÜZENLEME 5- ÖDEME EMR İ BELGES İ DÜZENLENME 6- K İ Ş İ VE ONAY B İ LG İ LER İ N İ N PAS İ F DURUMA GET İ R İ LMES İ

1- K İ Ş İ VE ONAY B İ LG İ LER İ N İ N G İ R İ Ş İ ŞLEM İ Birimlerde yolluk işlemlerini gerçekleştirecek personel tarafından yapılacak.

Yolluk işlemlerine başlamak için Harcama Yönetim Sistemi üzerinden yolluk işlemleri menüsünü seçiyoruz.

Başka kurumlarda çalışan personelleri eklemek için Kişi Bilgileri altında yer alan TCKN kısmına ilgili personelin TC Kimlik Numarasını giriyoruz. Ardından enter tuşuna basıyoruz.

Enter butonuna bastıktan sonra kişiye ait bilgiler otomatik olarak sistemden gelmektedir. Kurum dışı sorgulamalarda sorgulamanın kayıt altına alınaca ğ ı onay butonu çıkmakta olup, EVET butonuna tıklayarak bu uyarıyı geçiyoruz. Not: Kurumunuz personeli olmayan yada kurumunuzda çalışan taşeron işçilerin yolluk ödemeleri için KBS Maaş Bilgi Sisteminden 30 koduyla personel ekleme işlemi gerçekleştirilecektir.

Kendi kurumumuzda çalışan personel için yolluk düzenleyece ğ imiz durumlarda personel listele butonuna tıklıyoruz. Yurt içi geçici görev için görevlendirilecek personelin üzerinde çift tıklıyoruz.

Gerçekleştirme görevlisine ait bilgileri giriyoruz. Harcama yetkilisine ait bilgileri giriyoruz.

İ şlem açıklaması/Adı/Konusu bölümünü dolduruyoruz. İ lgili alanları doldurduktan sonra Kaydet butonuna basıyoruz.

Kaydet butonuna bastıktan sonra ilgili kişiye ait bilgilerin do ğ ru oldu ğ undan emin olduktan sonra evet butonuna basarak ilerliyoruz. Kişinin bilgilerinde sorun olması durumunda Muhasebe Birimi ile irtibata geçerek gerekli düzeltmelerin yapılmasını sa ğ lıyoruz

Yolluk hazırlama sürecine başlamak için tamam butonuna basıyoruz. Kaydetme işleminden sonra sistem yolluk referans numarası veriyor. Bu yolluk süreci ile ilgili işlemlerde bu referans numarasını kullanaca ğ ız. Her görevlendirme için ayrı referans numarası almamız gerekiyor.

1- Önceden oluşturdu ğ umuz bilgilere ulaşmak için Sorgula butonuna basıyoruz. 2- Açılan pencereden kişi bilgisinde yer alan açılır pencereye tıklıyoruz. 3- Açılır pencereden yolluk bildirimi ile ilgili kişiyi seçiyoruz.

İ lgili kişi için hazırlamış oldu ğ umuz yolluk referans numarasını bulup çift tıklıyoruz.

Daha önceden doldurdu ğ umuz bilgiler karşımıza çıkmakta. Yolluk Hazırlama Süreci butonu ile yolluk işlemlerine devam ediyoruz.

2- AVANS VER İ LECEK YOLLUKLAR İ Ç İ N HARCAMA TAL İ MATI Birimlerde yolluk işlemlerini gerçekleştirecek personel tarafından yapılacak.

Açılan pencereden yolluk işlemine ilişkin avans verilip verilmeyece ğ ini seçiyoruz. Bu örne ğ imizde «Avans Verilecek» seçene ğ ini seçerek devam edece ğ iz.

2- Avans verme işleminde kullanılan muhasebe kodları seçilecek. 3- Yolluk avansı verilecek personelin gündelik tipi girilecek. 4- Açıklama bölümüne görevlendirme ile ilgili bilgilere yazılacak. 1- Avans verilecek bölümünü seçtikten sonra ilgili alanlar doldurulacak.

1- Giriş işlemlerini tamamladıktan sonra «Kaydet/Avans Mif» butonuna basılacak. Muhasebe İ şlem Fişi sistem tarafından otomatik oluşturulacaktır. 2- Avans EK-1 Har. Talimatı butonundan Harcama Talimatı çıktısı alınabilecektir. Hazırlamış oldu ğ umuz Muhasebe İ şlem Fişine ait Tahakkuk Numarası verilmekte ve belgedeki bilgiler do ğ ru de ğ ilse gerekli de ğ işiklikleri yaparak tekrar Kaydet/Avans Mif butonuna tıklamamız gerekiyor. Düzenlemiş oldu ğ umuz Muhasebe İ şlem Fişini «Muhasebe Birimine Gönder» butonuna tıklayarak Say2000i sistemine gönderiyoruz.

3- AVANS VER İ LMEYECEK YOLLUKLAR İ Ç İ N HARCAMA TAL İ MATI Birimlerde yolluk işlemlerini gerçekleştirecek personel tarafından yapılacak.

- Bu örne ğ imizde de di ğ er örne ğ imizde oldu ğ u gibi aynı aşamaları takip ediyoruz. - Harcama Talimatı Oluşturma bölümünde bu sefer «Avans Verilmeyecek» butonuna tıklıyoruz. - Avans verilecek işleminde oldu ğ u gibi yapılacak ancak avans verilecekten farkı TUTAR kısmı pasif oluyor. - Sa ğ bölümde avans kodları yerine yurtiçi geçici görevlendirmeye ilişkin gider muhasebe kodlarını seçiyoruz. - Gündelik tipi ve açıklamaya ait bilgiler girilerek, Kaydet/Avans Mif butonuna basıyoruz.

Kayıt işleminin gerçekleştirildi ğ i ve yolluk bildiriminin doldurulması gerekti ğ i uyarısı gelecek. Bu aşamadan sonra yolluk bildirimi e-Devlet sistemi üzerinden yapılmaktadır. (Ek göstergesi 3000 ve üstünde olanlar için HYS üzerinden yolluk bildirimi yapılmaktadır.)

4- E-DEVLET G İ R İ Ş VE YOLLUK B İ LD İ R İ M İ DÜZENLEME Yurtiçi geçici görev yollu ğ u alacak personel tarafından gerçekleştirilecek.

E-Devlet Sistemine girmek için PTT’lerden almış oldu ğ unuz şifreler ile TC Kimlik Numaranızı kullanarak giriş yapıyoruz.

E-Devlet üzerinden arama bölümüne e-yolluk yazıyoruz ve e-Yolluk Uygulamasına tıklayarak uygulamayı başlatıyoruz.

Uygulamaya git butonuna tıklıyoruz ve e-yolluk uygulamasına yönlendiriliyoruz.

Yurtiçi geçici görev yolluk bildirimini doldurmak üzere giriş formunda yer alan görevlendirmeyi seçiyor ve giriş butonuna tıklıyoruz.

Yolluk bildirimini oluşturmak için yolluk veri giriş ekranında birim amiri, unvanı ve yolculu ğ un nerden nereye yapıldı ğ ının yazılması gerekiyor. İ lgili bölümler doldurulduktan sonra Yol Masraf Ekle bölümü tıklıyoruz.

1- Açılan pencereden yolculuk çeşidini seçiyoruz. 2- Göreve gidilen tarihi seçiyoruz. 3- Görev yerine gidiş işlemi için şehirlerarası yolculu ğ u yapaca ğ ımız yere ulaşmak için kullandı ğ ımız aracının hareket etti ğ i yeri gösteren bir seçene ğ i, hareket saatini, aracın çeşidini ve tutarını yazıyoruz.

1- Görev mahalli hangi ilde ise Nereden Nereye bölümüne yazıyoruz. Hareket saatini, taşıtın çeşidini ve tutarını yazıyoruz. 2- Görevlendirildi ğ imiz ile ulaştı ğ ımızda görev yerine ulaşmak için kullandı ğ ımız yöntemi, hareket saatini, taşıdın çeşidini ve tutarını yazıyoruz.

Günü birlik yapılan görevlendirmelerde saat 13:00’ı geçti ğ inde 1/3, 19:00’u geçti ğ inde 2/3 oranında geçeyi de geçirdi ğ inde tam gün gündelik ödenir. Not: Günü birlik yapılan görevlendirmelerde saat 13:00’ı geçti ğ inde 1/3, 19:00’u geçti ğ inde 2/3 oranında geçeyi de geçirdi ğ inde tam gün gündelik ödenir. Örne ğ imizde dönüşümüzü 22:00 yaptı ğ ımızdan dolayı gündelik oranımızı 2/3 seçip, yol gündelik süresi 1 yazılarak ekle butonuna tıklıyoruz.

1 Günden fazla görevlendirmelerde gündelik eklemek için Gündelik/Konaklama Ekle butonuna tıklıyoruz. Ayrıca konaklamaya ilişkin giderlerde aynı pencereden gerçekleştirilecek. Not: Konaklama ücreti olarak 1 gün için en fazla gündeli ğ imizin 1,5 katını yazabiliyoruz. Konaklama faturasındaki tutar gündeli ğ in 1,5 katından az ise faturadaki tutarı, fazla ise en fazla 1,5 katını yazıyoruz.

1-Yolluk bildirimi ile ilgili bilgileri eksiksiz doldurdu ğ umuzdan emin olduktan sonra KAYDET butonuna tıklıyoruz. 2-Hazırlanan yolluk bildirimini yazdırmak için YOLLUK B İ LD İ R İ M YAZDIR butonuna tıklıyoruz. 3-Yolluk bildirimini muhasebe işlemlerini yapmak üzere MUTEMETE GÖNDER butonunu tıklıyoruz. 4-Yolluk bildirimini 2 nüsha yazdırıyoruz ve eki belgeleriyle mutemete teslim ediyoruz

5- ÖDEME EMR İ BELGES İ DÜZENLENME Birimlerde yolluk işlemlerini gerçekleştirecek personel tarafından yapılacak.

E-Devlet sistemi üzerinden düzenlenen yolluk bildirimine Yolluk İ şlemleri/Yurtiçi Geçici Görev Yollu ğ u/Kişi Onay Bilgileri/Sorgula aşamalarını takip ediyoruz. Sorgula butonuna tıkladıktan sonra açılan pencereden, Kişi Bilgileri açılır kutusundan ilgili kişiyi seçiyoruz.

Yolluk Hazırlama Sürecine tıklıyoruz.

1- Yolluk Bildirim Ekranı butonuna tıklıyoruz. 2- Ödeme Emri Ek Belgeleri kısmını dolduruyoruz. 3-Kaydet Butonuna tıklıyoruz. 4-Ödeme Emri Belgesini oluşturmak için ÖEB OLUŞTUR butonuna tıklıyoruz. 5- Sistem tarafından otomatik oluşturulan Ödeme Emri Belgesini Muhasebe Birimine Gönder butonuna tıklayarak gönderiyoruz

6- K İ Ş İ VE ONAY B İ LG İ LER İ N İ N PAS İ F DURUMA GET İ R İ LMES İ Birimlerde yolluk işlemlerini gerçekleştirecek personel tarafından yapılacak.

Kullanmayaca ğ ımız ya da iptal edece ğ imiz yolluk görevlendirmelerini üstte belirtti ğ imiz aşamaları takip ederek Yolluk Bildirim Ekranını açıyoruz ve Yolluk İ ptal butonunu tıklıyoruz.

Yolluk Bildirimi iptal edildikten sonra Kişi Onay Bilgileri kısmından Sorgula diyoruz ve iptal etmek istedi ğ imiz yolluk işlemini seçip Pasif butonuna tıklıyoruz.

BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ STRATEJI GELIŞTIRME DAIRE BAŞKANLıĞı TEŞEKKÜRLER