HUKUK VE ADALET İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU 1

Takım Bilgileri İyileştirme Takımının Kurulduğu Daire Başkanlığı: Hukuk Müşavirliği İyileştirme Takımının Adı : Hukuk ve Adalet Takımın Lideri : Ayhan DOĞU Takımın Raportörü : Z. Aysun ÖZKAN 2

İyileştirme Takımının Çalışma Konusu Hukuk Müşavirliği Personeli İçin Uygulanan Puanlama Sisteminde Karşılaşılan Aksaklıklar 3

Takım Üyeleri  Ayhan Doğu  Mahmut Taşçı  Tacettin Ayhan  Oğuz Genç  Hüseyin Gürsoy  Z. Aysun Özkan  Fatma Aykul 4

Çalışma Programı  Takım Çalışmasının Başladığı Tarih : 3 Haziran 2010 Sonlandırıldığı Tarih : 20 Ekim 2010 Yapılan Toplantı Sayısı :12 5

Çalışma Programı-1 HAFTALAR Yapılan Çalışmalar 1. Toplantı 03/06/ Toplantı 10/06/ Toplantı 22/06/ Toplantı 01/07/ Toplantı 08/07/ Toplantı 12/07/2010 Takım liderinin ve raportörünün seçilmesi /////////// Problem havuzunun oluşturulması /////////// Öncelikli problemin tespiti /////////// Neden Analizi/////////// Kök Neden Analizi /////////// Balık Kılçı ğ ı /////////// Çözüm Önerileri /////////// 6

Çalışma Programı-2 HAFTALAR Yapılan Çalışmalar 7. Toplantı 15/07/ Toplantı 20/09/ Toplantı 23/ Toplantı 27/09/ Toplantı 11/10/ Toplantı 20/10/2010 Çözüm Önerileri Üzerinde Çalışılması //////////// Çözüm Önerilerinin Oylanması //////////// Çözüm Önerilerinin Birleştirilmesi //////////// Ortak Çözüm Üzerinde Çalışılması //////////// Ortak Çözüm Üzerinde Çalışılması //////////// Sunum//////////// 7

Beyin Fırtınası Yöntemi İle Oluşturulan Problem Havuzu 1. Fazla mesai ücretleri 2. Personel arasındaki iş dağılımının adil olmaması 3. Personelin mesaisinin takip edilememesi (izin raporun takip edilememesi ) 4. Büro-Hukuk Müşavirleri arasındaki ilişkiler 5. Takbisteki kayıt sistemi 6. Müşavirlikteki teknik destek eleman eksikliği 7. Puan kriterlerindeki aksaklıklar 8

SIRA NO PROBLEM HAVUZUA.D.M.T.T.A.O.G.F.A.H.G.A.Ö.TOPLAM 1Fazla mesai ücretleri Personel arasındaki iş dağılımının adil olmaması Personelin mesaisinin takip edilememesi Büro-hukuk müşavirleri arasındaki ilişkiler Takbisteki kayıt sistemi Müşavirlikteki teknik destek eleman eksikliği Puan kriterlerinindeki aksaklıklar

Hukuk Müşavirleri Mevcut Puanlama Listesi 10

Memurlar Mevcut Puanlama Listesi 11

Mevcut Sistemin Tanıtımı 1-Mevcut sistem bidayetinde performans ve kalitenin artırılması amacıyla oluşturulmuştur. 2- Hukuk Müşavirleri için bir, büro personeli için bir olmak üzere iki adet puanlama tablosu öngörülmüştür. 3-Hukuk Müşavirleri için 55, büro personeli için 38 adet puanlamaya tabi iş/görev kalemi ve karşılarında da puanı belirlenmiştir. 4- Ay sonunda dengeleme yapılmaya çalışılmaktadır. 5-Puanlamaya ilişkin bir bilgisayar programı yapılmış olup, bir personel de bu iş için görevlendirilmiştir. 12

NEDEN ANALİZİ 1- Farklı çalışmaların puanlamasının zorluğu. 2- Yapılan işlerle karşılığı puanların dengede olmaması. 3- Her işe puan verilmesinin zorluğu. 4- Puanlamanın bazen bizzat işi yapana verilememesi. 5- Yüksek ve düşük puanlı iş- görevlerin hep belli kişilerde kalması. 6- Fotokopi puanlamasının adaletsiz olması. 7- Aynı yoğunlukta, aynı zamanı alan işler için farklı puanlar verilmesi. 8- Yoğun çalışan birimlerde iş adedinin sayılamaması. Puanlamanın amaç haline gelmesi. 9- Yoğun işler için düşük, kolay işler için yüksek puanlar verilmiş olması. 13

NEDEN ANALİZİ 10- Yapıldığı ispatlanamayan işler için puan verilmesi ve verilen puanların denetlenememesi. 11- Puanlama imajının kötü olması. 12- Kadro (asli) görevlerine karşılık gelen işler için puan verilmesi. 13- Puanlama dönemi sonunda iş dağılımının dengelenememesi. 14- Puanlamada; asli işler-özel gayretle yapılan ekstra işler ayrımının yapılmamış olması. 15- Puanlama sisteminin anlamsız rekabetlere yol açması. 16- Şuandaki puanlama sisteminin özendirici olmaması, performans ve kalitenin ölçülmesinde altlık oluşturmaması, tam tersine olumsuz bir rekabetlere neden olması. 17- Puanlama tablosunda fazla ayrıntıya girilmiş olması. 14

Kök Neden Analizi Neden 1: Farklı çalışmaların puanlamasının zorluğu. N1-1:Yapılan işin sorumluluğuyla puanların dengeli olmaması. N1-2: Çok zaman alan işle az zaman alan işin puanlamasının aynı olması. N1-3: Teknik destek alınmaması. Neden 2: Yapılan işlerle karşılığı puanların dengede olmaması. Objektif kriterlerin belirlenmemiş olması. N2-1: Puanlama yapılırken işin yoğunluğunun dikkate alınmamış olması. N2-2: İşin nitelik ve nicelik kavramlarının tanımlanmamış olması. Neden 3: Her işe puan verilmesinin zorluğu.(Her işe puan verilmesinin gerekmediği) N3-1: Puanlama kalemlerinin çokluğunun karmaşıklığa sebep olması. N3-2: Aynı işi yapan personel sayısının fazla olması. Neden 4: Puanlamanın bazen bizzat işi yapana verilememesi. N4-1: Puanların suni olarak dengelenmeye çalışılması. Neden 5: Yüksek veya düşük puanlı iş- görevlerin belli kişilerde kalması. N5-1: Aynı nitelikteki işlerin, (örneğin idari davalarda birinci karşılık) farklı puanlamaya tabi tutulmuş olması. N5-2: Havalelerin hukukçu ve diğer personelin uzmanlık ve birikimleriyle bağlantılı olarak yapılıyor olması.(Uzmanlığın puanlamada aleyhe bir faktör olarak değerlendiriliyor olması) 15

Kök Neden Analizi Neden 6: Fotokopi puanlamasının adaletsiz olması. (bir sayfa evrakta bir puan bir dosyada bir puan.) N6-1: Fotokopide puanlama standardının olmaması gerektiği. N6-2: Puanlamanın puanlama listesindeki maddesine aykırı puanlanması ve işlenmesi. Çözüm: fotokopi çekecek personel ve fotokopi makinesi fotokopi işi gelse de gelmese de hazır halde beklediği için, esasında fotokopiye puan verilmemesi gerekir. Bu tür işler için standart bir puanın benimsenmesi gerekir. Fotokopinin puanlanması asıl dosyayla beraber değerlendirilmesi gerekir. Fotokopinin dosya hacmine göre farklı puanlama yapılması. Neden 7: Aynı yoğunlukta, aynı zamanı alan işler için farklı puanlar verilmesi. N7-1: Puanlanma kriterlerinin yanlış belirlenmiş olması, puanlama tekniği ile işin dağıtılmasında eşitlik ilkesinin birbirine karıştırıldığı. Neden 8: Yoğun çalışan birimlerde iş adedinin sayılamaması puanlamanın amaç haline gelmesi. N8-1: Birimdeki yetkili arkadaşların, puanlama sisteminde işleri takip edememesi. Neden 9- Yoğun işler için düşük, kolay işler için yüksek puanlar verilmiş olması. N9-1: Puanlama tekniğinin yanlış olması, işin dengeli olarak dağıtılması konusuyla puanlama tekniğinin iç içe düşünülmüş olması. Neden 10- Yapıldığı ispatlanamayan işler için puan verilmesi ve verilen puanların denetlenememesi. N10-1: Birimde sorumlu arkadaşların, bazı işleri, düşük puanlı arkadaşlar yapmadığı halde, yapmış gibi göstererek, (özellikle izinli, raporlu, idari izinli olduğu durumlarda bile) sanal puanlamaya yol açmaları. 16

Kök Neden Analizi Neden 11- Personel arasında, sistemin düzgün çalışmadığına dair kanının oluşması.( Puanlama imajının kötü olması.) N11-1: Puanlandırmaya ilişkin gerekli bilgilendirmenin yapılmaması. N11-2: Puanlama kriterleri belirlenirken gerekli (AR-GE) çalışmalarının yapılamamış olması. Neden 12-Kadro (asli ) görevlerine karşılık gelen işler için puan verilmesi. Neden 13- Puanlama dönemi sonunda iş dağılımının dengelenememesi. Neden 14- Puanlamada; asli işler özel gayretle yapılan ekstra işler ayrımının yapılmamış olması. Neden 15-Puanlama sisteminin anlamsız rekabetlere yol açması, çalışan personel üzerinde olumsuz etki yapması. N15-1: puanlama kriterlerinin yanlışlığı. N15-2: Puanlama inancına olan zayıflık. Neden 16- Şuandaki puanlama sisteminin özendirici olmaması, performans ve kalitenin ölçülmesinde altlık oluşturmaması, tam tersine olumsuz bir rekabetlere neden olması. Neden 17-Puanlama tablosunda fazla ayrıntıya girilmiş olması. N17-1: Benzer işlerin değişik işlem kalemlerinde gösterilmesi. N17-2: Yapılan her işin, mutlaka puanlandırılması gerektiği inancının oluşması. 17

Balık Kılçı ğ ı Diyagramı PUAN KR İ TER İ NDEK İ AKSAKLIKLAR PERSONEL YÖNET İ M METOD-S İ STEM 18

Personel  Puanlamanın bazen bizzat işi yapana verilememesi.  Personel arasında, sistemin düzgün çalışmadığına dair kanının oluşması. Puanlama imajının kötü olması.  Puanlama sisteminin anlamsız rekabetlere yol açması, çalışan personel üzerinde olumsuz etki yapması. 19

Yönetim  Yüksek ve düşük puanlı iş- görevlerin belli kişilerde kalması.  Yapıldığı ispatlanamayan işler için puan verilmesi ve verilen puanların denetlenememesi.  Puanlama dönemi sonunda iş dağılımının dengelenememesi. 20

Metod-Sistem  Farklı çalışmaların puanlamasının zorluğu.  Yapılan işlerle karşılığı puanların dengede olmaması. Objektif kriterlerin belirlenmemiş olması.  Her işe puan verilmesinin zorluğu.(Her işe puan verilmesinin gerekmediği)  Fotokopi puanlamasının adaletsiz olması. (bir sayfa evrakta bir puan bir dosya da bir puan.)  Aynı yoğunlukta, aynı zamanı alan işler için farklı puanlar verilmesi. 21

Metod-Sistem  Yoğun çalışan birimlerde iş adedinin sayılamaması.Puanlamanın amaç haline gelmesi.  Yoğun işler için düşük, kolay işler için yüksek puanlar verilmiş olması.  Kadro (asli) görevlerine karşılık gelen işler için puan verilmesi. Özellikle karşılığı puanı ne olursa olsun her bir büro personelinin yapacağı iş ve görevler bellidir. Büro personeli için bu şekilde bir puanlama yapılması anlamsız kalmaktadır.  Puanlamada; asli işler özel gayretle yapılan ekstra işler ayrımının yapılmamış olması.  Şuandaki puanlama sisteminin özendirici olmaması, performans ve kalitenin ölçülmesinde altlık oluşturmaması, tam tersine olumsuz rekabetlere neden olması.  Puanlama tablosunda fazla ayrıntıya girilmiş olması. 22

Çözüm Önerilerimiz 1-Mevcut Sistemin Kaldırılması-Merkez Birimlerde Puanlama Sisteminin Uygulanmaması 2-Performans ve Kaliteyi de Ölçecek Şekilde Yeni Bir Düzenlemenin Yapılması Tercih Tartışılarak Red 3-Mevcut Sistemin Revize Edilmesi Red 4-Yalnızca İ ş Da ğ ıtım Listesinin Yapılması, Şimdilik Performans ve Kalitenin Ölçülmemesi Red 23

Çözüm Önerilerimiz Tercih Görüş Analizi:  Performans ve Kalitenin mutlaka ölçülmesi amaçlanıyorsa, mevcut sistem terk edilmeli ancak, onun yerine işi değil kalite ve performansı gerçek manada belirleyen bir yeni sistem getirilmelidir.  Gerçek iş yoğunluğunu belirleyen ve performans ve kaliteyi de ölçmeye yönelik; bir iş dağıtım listesi, standart puan ve standart puan üzerinden artı- eksi puanlama yapılması şeklinde basit ve pratik bir sistem önerilmektedir.  İş Dağıtım listesi yalnızca hukukçu personel için düzenlenmeli, büro personelinin görevi belli ve sabit olduğundan büro personeli için iş dağıtım listesi düzenlenmemelidir.  Standart puan ve artı-eksi puanlama tüm personel için düşünülmüştür. Komisyonumuz Standart Puan’ ı 200 olarak belirlenmiştir.  Önerilen sistemin başarısı temelde Hukuk Müşavirleri için tutulan İş Dağıtım Listesinin ne kadar sağlıklı ve doğru olarak tutulduğuna bağlıdır. 24

Çözüm Önerilerimiz Önerilen Sistem Artı-eksi Puanlama Standart Puan İş Dağıtım Listesi 25

Artı Puan Tablosu SIRA NO PUANPUAN VERİLECEK GÖREV VE İŞ I100 Hukuki alanda İdaremiz iş ve işlemleriyle ilgili bilimsel bir eser yazmak ve yayımlamak. II50 Hukuki alanda İdaremiz iş ve işlemleriyle ilgili herhangi bir bilimsel dergi, yayın organı veya idaremiz internet sitesinde makale yazmak ve yayımlamak. III50 Hukuki alanda İdaremiz iş ve işlemleriyle ilgili herhangi bir bilimsel kongre, toplantı ve organizasyonda sunum yapmak. IV50 İdaremiz iş ve işlemleriyle ilgili herhangi bir konuda emsal mahkeme kararlarını tasnif etmek, derlemek ve yayımlamak. V50 İdaremiz iş ve işlemleriyle ilgili, hukuki ve ilmi konularda görüş, mütalaa, makale derleyerek rapor haline getirmek VI50 Arşiv çalışması yaparak evrak ayıklamak ve imha işlemi yapmak. 26

Artı Puan Tablosu (Devam) SIRA NO PUAN PUAN VERİLECEK GÖREV VE İŞ VII30 İdareyi ilgilendiren herhangi bir konuda araştırma yapmak, faydalanılacak rapor, ders notu, sunum hazırlamak. VIII25 İdaremizin iş ve işlemleriyle ilgili Birinci Hukuk Müşaviri tarafından kabul edilmiş yeni teklif ve projeler üretmek. IX5 Duruşmalarda ve kurum içi ve kurum dışındaki komisyon toplantılarında görev almak (Duruşma/ toplantı başına) X2 Tapu Kadastro Meslek Lisesi, İdaremiz Kurs Müdürlüğü ve hizmet içi eğitimlerde öğretmen olarak görev almak. (Ders başına) XI2 Birinci Hukuk Müşavirliğine vekâlet etmek (Beş günü geçmeyen her gün için) 27 Not: Yukarıda sayılan işlere en yakın olan işlerin yapılması halinde de, Birinci Hukuk Müşavirinin bilgisi dahilinde bu işlerin karşılığı artı puanlar verilir.

Eksi Puan Tablosu SIRA NO PUANPUAN VERİLECEK GÖREV VE İŞ I25 Dava takibi esnasında gerekli her türlü usulü muamelenin idare aleyhine sonuçlar doğuracak şekilde süresinde yapılmaması. II15 Dava takibi esnasında gerekli her türlü usulü muamelenin hatalı ve eksik yapılması nedeniyle idare aleyhine olumsuz etkili sonuçlar doğması. III15 Personelin sorumluluğundaki dosyanın/evrakın kaybedilmesi/bulunamaması. IV15 Hazine zararına sebebiyet verecek şekilde (aktif/pasif) herhangi bir eylemde bulunulması 28

Eksi Puan Tablosu (Devam) SIRA NO PUAN PUAN VER İ LECEK GÖREV VE İ Ş V5 Büro hizmetlerinin yapılması esnasında sorumlularınca her türlü işlemin- görevin do ğ ru ve süresinde yapılmaması veya eksik yapılması VI Yukarıdaki maddelerde sayılan haller ayrı olmak üzere disiplin cezası almış olmak. Uyarma Kınama Aylıktan Kesme Kademe İ lerlemesinin Durdurulması Cezası Not: 1- Aylık Standart Puan 200 puan olarak belirlenmiş olup, mevcut puanlar her yılın sonunda sıfırlanır. 2-Aşırı yoğunluk olan dönemlerde Birinci Hukuk Müşavirliğince eksi (-) puanlama yapılmamasına karar verilebilir. Not: 1- Aylık Standart Puan 200 puan olarak belirlenmiş olup, mevcut puanlar her yılın sonunda sıfırlanır. 2-Aşırı yoğunluk olan dönemlerde Birinci Hukuk Müşavirliğince eksi (-) puanlama yapılmamasına karar verilebilir. 29

İş Dağıtım Listesi SIRA NO İŞİN VEYA GÖREVİN ADIHUKUK MÜŞAVİRLERİ 1BİRİNCİ KARŞILIK 2İKİNCİ KARŞILIK 3ARA KARAR 4TEMYİZ 5KARAR DÜZELTME 6YD İTİRAZ 7ADLİ DAVA 8MÜTALAA 9MEVZUAT ÇALIŞMASI 10DURUŞMA (İL DIŞI) 11DERS GÖREVİ 12KOMİSYON GEÇİCİ DAİMİ 13 MALİ KONULARDAKİ GÖREVLENDİRMELER 30

Teşekkür Ederiz. 31