AB İHALE ve SÖZLEŞME YÖNETİMİ Barbaros Murat KÖSE Başbakanlık Hazine Müsteşarlığı Merkezi Finans ve İhale Birimi

MFİB ne iş yapar? İhale Sözleşme yönetimi Ödeme Muhasebe Mali raporlama Danışmanlık ve eğitim 12 Mayıs 2015

Yasal Durum Kuruluş «Mutabakat Zaptı» 14.02.2002 Hazine Müsteşarlığına idari bağlılık Kendi kararlarını alabilme yetkisi Program Yekilendirme Görevlisi (PAO) 12 Mayıs 2015

MFİB Teşkilat Şeması 12 Mayıs 2015

AB Mali Yardımları Topluluk Programları Katılım Öncesi Mali Yardımlar (2002-2006) Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA-I) (2007-2013) Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA-II) (2014-2020) 12 Mayıs 2015

IPA I. Dönem Bileşenleri Geçiş Dönemi Desteği ve Kurumsal Yapılanma MFİB Bölgesel ve Sınır Ötesi İşbirliği Bölgesel Kalkınma Çevre ve Şehircilik, Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme, Bilim, Sanayi ve Teknoloji bakanlıkları İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Kırsal Kalkınma (IPARD) Gıda,Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı 12 Mayıs 2015

IPA II. Dönem Bileşenleri 12 Mayıs 2015

MALİ İŞBİRLİĞİ KOMİTESİ AB TÜRKİYE DELEGASYONU ULUSAL IPA KOORDİNATÖRÜ Programlama MALİ İŞBİRLİĞİ KOMİTESİ AB TÜRKİYE DELEGASYONU Mali İşbirliği Paketi Proje Teklifleri ULUSAL IPA KOORDİNATÖRÜ AB KOMİSYONU ÇALIŞMA GRUPLARI Finansman Anlaşması Görüş MFİB Görüş NAO Visa NAO 12 Mayıs 2015

Uygulama ULUSAL IPA KOORDİNATÖRÜ AB Projelerinin Programlama ve İzlemesi ULUSAL YETKİLENDİRME GÖREVLİSİ AB fonlarının mali yönetimi, Uygulamacı kuruluşların ulusal düzeyde akreditasyonu MERKEZİ FİNANS VE İHALE BİRİMİ İhale, sözleşme, ödeme, muhasebe ve raporlama işlemleri ULUSAL FON AB-TR fonlarının aktarıldığı merkezi hazine birimi PROJE SAHİBİ KURUM/KURULUŞLAR MFİB tarafından sözleşmeye bağlanan projelerin teknik uygulaması 12 Mayıs 2015

Proje Aşamasından İhale Sürecine 12 Mayıs 2015 İhale Aşaması Finansman Anlaşma Proje Fişi Hazırlanması - Ulusal Program, - Katılım Ortaklığı Belgesi, - Operasyonel Program Operasyonel Anlaşma; PAO-SPO Proje Seçimi Değerlendirmesi FINANCING AGREEMENT ………………………………………………………………EU TURKEY Taslak Proje (OIS) EK: PROJE FİŞLERİ Proje Fikri 12 Mayıs 2015

MFİB İlk Adım: PF Bileşenler Hizmet Tedarik İnşaat Hibe Eşleştirme 12 Mayıs 2015

İhale İngilizce Çerçeve Anlaşma, Md. 23(4) “… tüm hizmet, satın alma ve iş sözleşmeleri, Komisyon tarafından dış faaliyetlerin uygulanmasına ilişkin olarak düzenlenen ve yayımlanan ve sürecin başladığı dönemde yürürlükte olan usul ve standart belgelere göre yapılır ve yürütülür.” Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions (the PRAG) http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=en 12 Mayıs 2015

İhale İlanları AB Resmi Gazetesi: http://ted.europa.eu/Exec?DataFlow=ShowPage.dfl&Template=TED/extended_search&StatLang=EN AB Resmi Web sitesi: Aidco: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?ADSSChck=1284977262222&do=publi.welcome&userlanguage=en MFİB-CFCU: www.cfcu.gov.tr 12 Mayıs 2015

İhale Tür ve Eşik Değerleri HİZMET ≥ €  300,000 International restricted tender procedure < €  300,000 but > €  20,000 - Framework contracts or - Competitive negotiated procedure ≤ €  20,000   Single tender TEDARİK International open tender procedure < € 300,000 but ≥ €  100,000 - Local open tender procedure < € 100,000 but >  €  20,000 - Competitive negotiated procedure İNŞAAT ≥ € 5,000,000  - International open tender procedure or - International restricted tender procedure < €  5,000,000 but ≥ €  300,000  Local open tender procedure < €  300,000 but> €  20,000 Competitive negotiated procedure 12 Mayıs 2015

İhale Teklif Verme Süresi 50 gün İlk İhale Dokümanların Alınması Hizmet İhaleleri Ortalama 9-10 ay Sözleşme İmzası Kazananın Bildirimi İhale Teklif Verme Süresi 50 gün İlk İhale Dokümanların Alınması İhale Duyurusu 30 gün İhale Değerlendirme İhale Ön Duyurusu-30 gün Kısa Lİste 3 ay 6 ay 9 ay 12 Mayıs 2015

Tedarik (Mal Alımı) İhaleleri İlk İhale Dokümanların Alınması Ortalama 6-7 ay Sözleşme İmza Kazanan Bildirimi İhale İlanı 60 gün İlk İhale Dokümanların Alınması İhale Ön Duyurusu 30 gün İhale Değerlendirme 3 ay 6 ay 12 Mayıs 2015

İlk İhale Dokümanların Alınması İnşaat İhaleleri Ortalama 8-9 ay Sözleşme İmza Kazanan Bildirimi İhale İlanı 90 gün İlk İhale Dokümanların Alınması Ön İhale Duyurusu 30 gün Teklif Değerlendirme 3 ay 6 ay 9 ay 12 Mayıs 2015

İHALE HAZIRLIK SÜRECİNDE FAYDALANICI KURUMDAN BEKLENEN HUSUSLAR İhale dokümanlarının (TS/ToR/Çizimler/Piyasa Araştırması) zamanında hazırlanması; Piyasa araştırması hazırlanması; (http://www.cfcu.gov.tr/files/kaynaklar/market_research.pdf) İhale dokümanların hazırlığında yer alan kişilerin deklarasyonları imzalaması; İhaleye çıkılması için gerekli olan koşulların yerine getirilmesi (PF conditionality); İnşaat ihaleleri için projelerin onaylanması, arazi tahsisatlarının alınması, Bu slaytta Faydalanıcı Kurumlar ile Birimimiz arasında her proje için imzalanan, tarafların görev ve sorumluluklarının bahsedildiği Operasyonel Anlaşmalarda yazan hususları örnekleri ile beraber sizlerle paylaşmak istedik. Öncelikle 2011,2012 ve 2013 programlama yıllarında ihale dokümanlarını zamanında ve kaliteli olarak Birimimize ulaştırmış Kurumlarımıza teşekkür ediyorum. Çünkü Birimimizdeki süreçler ancak teknik dokümanların bize ulaşması ile başlayabiliyor. Bu noktada belirtmiş olduğum gibi 2013 yılında toplam 42 bileşenden sadece 11 adet bileşene ait teknik dokümanlar Birimimize ulaşmış durumdadır. Kalanları ya sizler tarafından ya da tutulmuş uzmanlar tarafından hazırlanma aşamasındadır. Bu hazırlık aşamasının hızlandırılması ve hazırlanmış belirli bir kalitedeki teknik dokümanların bir an önce Birimimize ulaştırılması gerekmektedir. Eğer tedarik bileşeninden bahsediyorsak, Piyasa Araştırmasının sağlıklı verileri içerecek şekilde verilen adresteki kılavuza göre sizler tarafından yapılarak iletilmesi gerekmektedir. İhale dosyası ile beraber ihale dokümanlarının hazırlığında yer alan kişilerin imzaladığı deklarasyonlar, eğer varsa ihaleye çıkma koşullarının değerlendirilmesi ve bu koşulların yerine getirildiğine dair yazılı bilgilendirmelerin de teknik dokümanlar ile beraber Birimimize gönderilmiş olması gerekmektedir. İnşaat projeleri ise biraz daha özellikli olup, arazi tahsisatlarının alınması, öngörülemeyen harcamalar için beyanlar, yapılacak inşaat için altyapı bağlantılarının sağlanması hususları Faydalanıcı kurumların sorumluluğu altındadır. 12 Mayıs 2015

İHALE SÜRECİNDE FAYDALANICI KURUMDAN BEKLENEN HUSUSLAR Soru-cevap (clarification) sürecinde soruların süresi içinde cevaplanması; Değerlendirme Komiteleri 3 veya 5 asil, 1 yedek üye önerilmesi; Komite üyelerinin tam zamanlı görevlendirilmesi, başka yurt içi veya yurt dışı görev verilmemesi; Komite üyeleri arasında hiyerarşik bağ olmaması. İhale dokümanları Birimimize ulaştıktan sonra bu dokümanlar üzerinde çalışıp AB Satın alma Kurallarına göre yani PRAG’a göre bir ihale dosyası hazırlanır ve bu dosya onay için AB Delegasyonuna sunulur. Bu dosya onaylanıncaya kadar Delegasyonun yorumları ile birkaç tur değişikliğe uğrayabilir. Bu aşamalarda sizlere dönerek bu revizelerin yapılması için yorumları sizlerle paylaşıyoruz. İhale dosyası onaylandıktan sonra ihale açılışı öncesi yine beraber çalışarak yönetebildiğimiz birkaç süreç var. Bunlardan birincisi, «clarification» dediğimiz, isteklilerin ihale dosyası ile ilgili soru sordukları süreçtir. İstekliler ihale açılışından 21 gün öncesine kadar yazılı olarak o dosya hakkında Birimimize sorularını yöneltirler. Bu soruların 10 gün içerisinde cevaplandırılması gerekmektedir. Soruların çoğu teknik sorular olduğu için bu sorular Faydalanıcı Kurumlarımız ile paylaşılır ve 2 gün içinde cevap vermeniz beklenir. Çünkü 10 günlük süre Faydalanıcı Kurum, Birimimiz ve AB Delegasyonunun beraber kullandığı süredir. Ve kurumların üzerinde çalışması için ancak 2 gün düşmektedir. Bu sürede 3 kurumun beraber çalışarak cevapları hızlıca hazırlaması ve zamanında yayınlanmasını sağlaması büyük önem arz etmektedir. İhale açılışından önceki ikinci önemli süreç ise Değerlendirme Komitesinin belirlenmesi ve Birimimize önerilmesidir. Değerlendirme Komitesinde görevli kişilerin ihalenin içeriğine teknik anlamda hakim, aralarında hiyerarşik bağ olmayan kişilerden oluşması gerekmektedir. Bu yılın sonuna kadar yapacağımız 2011 ve 2012 projeleri ağırlıklı olmakla beraber, 2013 projelerinde görevlendirilen Komite üyelerine bu görevleri boyunca başkaca yurtiçi ve yurt dışı görevi verilmemesi, yaz dönemi de dikkate alındığında izin planlamalarının da bu bakış açısıyla yapılması önem arz etmektedir. Açılışı yapılan ihaleler Aralık ayı baskısından dolayı hızlıca değerlendirme yapılması ve tam zamanlı Birimimizde çalışılmasını gerektirmektedir. Bu anlamda sözleşmelerin zamanında imzalanabilmesi için görevli arkadaşlarımıza bu bilincin aşılanması çok önemlidir. 2011 ve 2012 yıllarında yıl sonuna kadar toplam 73 bileşen sözleşmeye bağlanması gerekmekte olup, bunlardan 10 tanesinde değerlendirme süreçleri başlamış ve devam etmekte, 31 tanesi ise önümüzdeki günlerde açılacaktır. Kalan bileşenler ise ihale edilmeden, Doğrudan hibe veya eşleştirme tipindeki bileşenlerdir. Bu anlamda özellikle 2011 ve 2012 yıllarında projeleri olan Faydalanıcı Kurumlarımıza buradan şu mesajı iletmek istiyorum: . Değerlendirme komite üyelerinin tam zamanlı ve hızlı çalışması, . İsteklilerin soru sorma sürecinde hızlı geri dönüşlerin yapılması için gerekli talimatların verilmesi Aralık sonuna kadar sözleşmelerin imzalanabilmesini tamamlanması için çok faydalı olacaktır. Bu bahsi geçen sürelere ait her projenin ihale takvimleri güncellenerek Birimimizce takip edilmektedir. Bu toplantıdan sonra her Faydalanıcı Kurumla kendi projelerine ait ihale planlarını paylaşacağız ve bu süreçlerde desteğinizi istiyoruz.

İhale Sürecinden Uygulama Aşamasına SÖZLEŞMENİN UYGULANMASI Değerlendirme Aşaması İhale Komitesinin Oluşturulması Teknik Dokümanların Hazırlanması İŞ Tanımı (ToR) Teknik Şartname, Çizimler vb Ön İhale Duyurusu (PIN) İhale İlanı (CN) Proje Fişi SÖZLEŞMENİN UYGULANMASI 12 Mayıs 2015

Sözleşme Yönetimi İhale süreci sonuçlanan ve imzalanan sözleşmeler "Sözleşme Yönetimi Birimi"ne transfer edilir (görevler ayrılığı ilkesi) ve uygulama süresi tamamlanana kadar yönetimi gerçekleştirilir. 12 Mayıs 2015

Sözleşme Yönetimi 12 Mayıs 2015

Geçici Kabul Sertifikası (PAC) 12 Mayıs 2015

Kesin Kabul Sertifikası (FAC) 12 Mayıs 2015

On-the-Spot Check Visit İZLEME On-the-Spot Check Visit Verification Visit Monitoring Visit Ad-hoc Visit 12 Mayıs 2015

Amacına Uygun Kullanım ve Sürdürülebilirlik 12 Mayıs 2015

Amacına Uygun Kullanım ve Sürdürülebilirlik 12 Mayıs 2015

Ulusal Gıda Referans Laboratuvarı Projelerden Örnekler Ulusal Gıda Referans Laboratuvarı 12 Mayıs 2015

Projelerden Örnekler Tokat Atıksu Arıtma Tesisi 12 Mayıs 2015

Projelerden Örnekler Koyun ve Keçilerin PPR (Koyun ve Keçi Vebası) Hastalığına Karşı Aşılanması ve Küpelenmesi 12 Mayıs 2015

Projelerden Örnekler Restore edilerek “İstanbul Moda Akademisi”ne dönüştürülen, tarihi Sadrazam Sait Paşa Konağı 12 Mayıs 2015

Projelerden Örnekler Van, Hakkari, Bitlis ve Muş illerinde kullanılmak üzere tedarik edilen «Gezici Sağlık Üniteleri» 12 Mayıs 2015

Merkezi Finans ve İhale Birimi www.cfcu.gov.tr TEŞEKKÜRLER Merkezi Finans ve İhale Birimi www.cfcu.gov.tr cfcu.info@cfcu.gov.tr barbaros.kose@cfcu.gov.tr 12 Mayıs 2015