Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

1Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI 70.01 805.01.02 BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ KODLAMA 1-300 2009.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "1Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI 70.01 805.01.02 BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ KODLAMA 1-300 2009."— Sunum transkripti:

1 1Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ KODLAMA

2 2Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE STANDART DOSYA PLANI 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarında uygulamaya konulan 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarında uygulamaya konulan “Standart Dosya Planı” “Standart Dosya Planı” 2010 yılı itibarıyla kullanılmaya başlanmıştır yılı itibarıyla kullanılmaya başlanmıştır.

3 3Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü GENEL KONULAR Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.). Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur.

4 4Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, ve sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır.

5 5Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır. muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen veya sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda ( sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için veya sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir.

6 6Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin;

7 7Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Ana Dosya 1. Alt Konu2. Alt Konu3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-KabulBD 210 Nakil ve Geçişler5D 01 Nakiller 02 Okul Türleri Arasında Geçiş 03 Teknik Liseye Geçiş 04 Alana/Dal Değişikliği 99 Diğer5C 215 Denklik İşleriBC 01 Yurtdışı Eğitim Denkliği 02 Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği 99 Diğer10C 220 Devam-Devamsızlık5D 225 Ödül ve Disiplin İşleri15D

8 8Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü B.08.4.MEM B.08.4.MEM A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH Kurum KoduKod Açıklaması Kurum KoduKod Açıklaması A Yürütme Organı ( “A” Yasama, “B” Yürütme, “ C” Yargı organları) A Yürütme Organı ( “A” Yasama, “B” Yürütme, “ C” Yargı organları) BB Kurumun bulunduğu bölge( Merkez, taşra, yurtdışı v.b.) BB Kurumun bulunduğu bölge( Merkez, taşra, yurtdışı v.b.) C Taşra Teşkilatı ( Merkez, İlgili kuruluş, taşra teşkilatı v.b.) C Taşra Teşkilatı ( Merkez, İlgili kuruluş, taşra teşkilatı v.b.) DDD Teşkilatın kısa adı ( MEM, SGB, … v.b.) DDD Teşkilatın kısa adı ( MEM, SGB, … v.b.) E İl (01,02,16,18,71, ….. v.b.) E İl (01,02,16,18,71, ….. v.b.) FF İl KoduGGİl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (00- 01,02,03,04,…. vb.) FF İl KoduGGİl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (00- 01,02,03,04,…. vb.) HH İl ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü altında görev yapan alt teşkilat kodu (01,02,03,…) HH İl ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü altında görev yapan alt teşkilat kodu (01,02,03,…)

9 9Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanacaktır. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanacaktır. Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturulacaktır. Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturulacaktır.

10 10Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayacak ve verimliliği artıracaktır. Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayacak ve verimliliği artıracaktır. Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır. Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır. Kurum içi ve kurumlararası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir. Kurum içi ve kurumlararası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.

11 11Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. Aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

12 12Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI Standart dosya planı, belgelerin Standart dosya planı, belgelerinKONULARINA göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir.

13 13Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI Standart Dosya Planı, Standart Dosya Planı, 1- GENEL KONULAR 1- GENEL KONULAR 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 4- YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 4- YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Olmak üzere 4 başlık altında toplam 21 Ana Konuya bölünmüştür. Olmak üzere 4 başlık altında toplam 21 Ana Konuya bölünmüştür.

14 14Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARI 1 GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ Eğitim ve Öğretim İşleri Öğrenci İşleri Sosyal, Kültürel ve Sportif Faaliyetler Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi Özel Öğretim Kurumları Eğitim Teknolojileri İşleri DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER Araştırma ve Planlama İşleri Basın ve Halkla İlişkiler İşleri Hukuk İşleri Teftiş/Denetim İşleri

15 15Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARI 4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Bilgi-İşlem İşleri Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Emlak ve Yapım İşleri Eğitim İşleri İdari ve Sosyal İşler Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satın alma ve Satış İşleri Sivil Savunma İşleri

16 16Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında, Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında, Ana konular üç karakter rakam; ana konuya bağlı alt konular iki karakter rakam; alt konulara bağlı tali konular ise, yine iki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır. Ana konular üç karakter rakam; ana konuya bağlı alt konular iki karakter rakam; alt konulara bağlı tali konular ise, yine iki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır. Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır. Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır.

17 17Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI 1 -Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı:B.08.4.MEM A B C A:Birim (Haberleşme) Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası. DİKKAT! Hazırlanan yazıda dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların GENELİ konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Örneğin: Genel(Ana) konu: 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 1. Alt konu: Belge Yönetimi 2. Alt konu: Saklama Süreli Dosya Planı Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı: Konu : Saklama Süreli Dosya Planı

18 18Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI A. C KOD NUMARASI DOSYA NUMARASI EVRAK KAYIT NO A.BB.C.DDD.E.FF.GG. HH.-JJ KK B.08.4.MEM / Yürütme Organı MEBTaşra Teşkilatı Milli Eğitim Müd. İl Teşkilatı Zonguld ak İl TrafikKo du Devrek İlçe Kodu Okul Özel Kodu (İÖO Kodu) Dosya NumarasıKayıt Numarası Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH A: Alfabetik 1 karakter ″A″ Yasama Organları, ″B″ Yürütme Organları, ″C″ Yargı Organları, ″D″ Özel Kuruluşlar ve Dernekler. Tüm Özel ve Resmi Okullar ve Resmi Kurum Müdürlükleri: yukarıda Haberleşme Kodu içerisinde (HH) alfabetik kodu altında gösterilen birim kodu alanına Milli Eğitim Bakanlığı Saklama Süreli Dosya Planında MEB-EK (2) de gösterilen “OKUL ÖZEL KODLARI”ndan kendi birimlerine ait olan kodu kullanacaklardır.

19 19Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL İŞLER Saklama Süresi Saklama Kodu 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 01 Kanunlar 02 Tüzükler 03 Yönetmelikler 04 Yönergeler 05Tebliğler 06Genelgeler 01 İç Genelgeler 02 Dış Genelgeler 07Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 01Talimatlar 02Duyurular 03Sirkülerler 08Rehber, Kılavuz 09Standartlar 99Diğer

20 20Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100 Eğitim-Öğretim İşleri (Genel) 101 Eğitim ve Öğretim Programları15A 01Okul Öncesi ve İlköğretim Programları 01Hazırlama/Geliştirme 02Uygulama 03Değerlendirme 04Revizyon 02Genel Ortaöğretim Programları 03Mesleki Ortaöğretim Programları 04Yaygın Eğitim Programları 99Diğer15C ’in alt açılımları için de aynı usulde uygulanabilecektir. 102 Eğitim-Öğretim Yılı Çalışma Takvimi5D 103 Ölçme ve Değerlendirme10D

21 21Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-KabulBD 210 Nakil ve Geçişler5D 01 Nakiller 02 Okul Türleri Arasında Geçiş 03 Teknik Liseye Geçiş 04 Alana/Dal Değişikliği 99 Diğer5C 215 Denklik İşleriBC 01 Yurtdışı Eğitim Denkliği 02 Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği 99 Diğer10C 220 Devam-Devamsızlık5D

22 22Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER Saklama Süresi Saklama Kodu 300 Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel) 305 Öğrenci Meclisleri5D 01 Okul Öğrenci Meclisi 02 İl Öğrenci Meclisi 03 Türkiye Öğrenci Meclisi 99 Diğer5C 310 Müsamereler, Yarışmalar5D 01 Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar 01 Özel 02 Resmi 02 Halkoyunları Yarışmaları 03 Müzik Yarışmaları 04 Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri 05 Sponsorluk 99 Diğer5C

23 23Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRETMEN YETİŞTİRME VE EĞİTİMİ Saklama Süresi Saklama Kodu 350 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi İşleri (Genel) 355 YÖK'le İlişkiler15D 01 Üniversitelerle İlişkiler 02 Eğitim Fakülteleri İle İlişkiler 03 Beden Eğitimi ve Spor Yüksek Okulu İle İlişkiler 99 Diğer15C 360 Öğretmen Yeterlikleri15D 01 Okul Temelli Meslekî Gelişim (Dünya Bankası Destekli) 02 Ortaöğretim Kademesi Öğretmenlerinin Özel Alan Yeterliklerinin Belirlenmesi (AB Destekli) 03 Öğretmen Mesleği Genel Yeterlikleri İle İlköğretim Kademesi Öğretmenlerine İlişkin Özel Alan Yeterlikleri 04 Öğretmenliğe Atanacakların Alanlarıyla İlgili İşlemler 05 Yurt Dışından Mezun Olan Öğretmen Adayları İle İlgili İşlemler 99 Diğer15C 399 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimiyle İlgili Diğer İşler15C Beden Eğitimi Öğretmenlerinin Yetiştirilmesi İçin Bkz. Ortak Alanlar, Eğitim İşleri ( )

24 24Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLARI Saklama Süresi Saklama Kodu 400 Özel Öğretim Kurumları (Genel) 405 Özel Okul İşleriBC 01 Türk Okulları 02 Yabancı Okulları 03 Azınlık Okulları 04 Uluslar Arası Okullar 05 Özel Okullarla İlgili Verilen Görüşler 99 DiğerBC 410 Özel Yaygın Eğitim KurumlarıBC 01 Özel Dershane İşleri 02 Sürücü Kursları İşleri 03 Çeşitli Özel Kurslar 04 Uzaktan Öğretim Yapan Kuruluşlar 05 Hizmetiçi Eğitim Merkezleri 06 Öğrenci Etüd Eğitim Merkezleri 07 Özel Eğitim ve Rehabilitasyon Merkezleri 99 DiğerBC

25 25Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 450 Eğitim Teknolojileri İşleri (Genel) 451 Kalite Kontrol İşleri(Radyo, TV Prog., Eğitim Yazılımları)BD 455 Radyo ve Televizyon Programlarının HazırlanmasıBC 460 Ürün Tasarım ve Planlama İşleriBC 01 Senaryo Hazırlama ve Tasarım 02 Videografik ve Animasyon Hazırlama 03 Eğitim Materyalleri Grafik Tasarımları 04 Eğitim Yazılımı Tasarım Çalışmaları 99 DiğerBC 465 Dijital Fotoğraf Arşivi İşleriBA 470 Eğitim Materyallerini Çoğaltma, Pazarlama ve Yayınlama İşleri10D 471 Sınav Evrakının Dağıtımı5D 475 Soru Hazırlama İşleri5D

26 26Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 485 Çağrı Merkezi (Call Center)5D 01 Talepler 02 Şikâyetler 03 Bilişim Teknolojisi Sınıfları Arıza Bildirimleri 99 Diğer5C 490 Açık Öğretim Okulları10D 01 Açık Öğretim Liseleri 02 Açık İlköğretim Okulları 03 Mesleki Açık Öğretim Liseleri 04 Mesleki ve Teknik Açık Öğretim Okulları 99 Diğer10D 495 Açık Öğretim Kurumları Öğrenci Ders Notlarının Hazırlanması ve Halk Eğitim Merkezi Müdürlüklerine Gönderilmesi İşleri 10D 499 Eğitim Teknolojileriyle İlgili Diğer İşler10C Baskı İşleri İçin Bkz. Ortak Alanlar, Tanıtım ve Yayın İşleri, Basım İşleri (825.01)

27 27Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 600 Araştırma ve Planlama İşleri (Genel) 601 Teşkilatlanma İşleri 01Kuruluş, Yapılanma 02Yetkilendirme, Yetki Değişikliği 03Yönetimi Geliştirme 04Teşkilat Şemaları ve Kadrolar 01Teşkilat Şemaları 02Norm Kadro Çalışmaları 01Görev/İş Tanımları 02Norm Kadro Pozisyonları 99Diğer 602 Plan ve Program İşleri 01Kalkınma Planı 01Hazırlık Çalışmaları 02İzleme ve Değerlendirme 02Orta Vadeli Plan/Program

28 28Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER Saklama Süresi Saklama Kodu 620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel) 621 Basın İşleri 01Basın Toplantıları 02Basına Verilen Demeçler 03Tekzipler 04Basında Yer Alan Haberler 05Basın Özetleri 99Diğer 622 Talep, Şikayet, Görüşler 01Talep ve Şikayetler 02Görüş ve Teklifler 03Bilgi ve Bilgi Talepleri 99Diğer 639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler

29 29Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI 2- Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani 2- Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani “ dosya numarası ” “ dosya numarası ” uygulaması da sağlanmış olacaktır. uygulaması da sağlanmış olacaktır

30 30Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında listelenen konulardan ( ) faydalanılarak; Genel konular için ( ), Danışma, denetim için ( ) Yardımcı hizmetler için ( ) sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır.

31 31Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Örnekler; /69 : Talep ve Şikayetler (Bayburt) /DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya) [54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı -205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri) [05] (Liseler için il dışı okul gezisi) [105] (Öğretmenler Kurulu Kararları) [114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları)

32 32Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

33 33Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.

34 34Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Konu Grubu Saklama Süresi Saklama Kodu 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri Belge Yönetimi Saklama Süreli Dosya Planı Kodlama İşlemleri Arşiv Yönetimi Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama ve İmha İşlemleri Ayıklama ve İmha Uygunluk Görüşü Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri İnceleme ve Denetleme Arşivlerden Yararlanma Diğer Örneğin: “Ayıklama ve İmha İşlemlerine Uygunluk Görüşü Verilmesi” konusuyla ilgili yazışmaların yer aldığı dosyanın kodu: olmalıdır.

35 35Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının gerektiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir. Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının gerektiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir.

36 36Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Kısaltmalar Özel Kodlar Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın “Ek- 1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın “Ek- 1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır.

37 37Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Kısaltmalara ve Özel Kodlara Dosyalama Örnekleri: Örnek-1: Ülkelere göre dosya açılması; Örnek-1: Ülkelere göre dosya açılması; /DE-: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği) /DE-: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği) /IQ-: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği) /IQ-: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği) Örnek-2: İllere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde; /06-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara) /06-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara) /67-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Zonguldak) /67-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Zonguldak)

38 38Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü. Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilecektir.Birden fazla tanımlama, kod olduğunda noktalı virgül “;” ile ayrılacaktır. Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla “S” kısaltması kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir. Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla “S” kısaltması kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir. Örnek-1: Kararlar için; Örnek-1: Kararlar için; [54/351]-: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı [54/351]-: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı Örnek-2: Dava dosyaları için; Örnek-2: Dava dosyaları için; [S2004/13]-: 2004/13 sayılı idari dava dosyası [S2004/13]-: 2004/13 sayılı idari dava dosyası [S2003/115]-: 2003/115 sayılı icra dava dosyası [S2003/115]-: 2003/115 sayılı icra dava dosyası

39 39Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır. Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır.

40 40Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır.

41 41Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.

42 42Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan 1-“Kurum adı veya amblemi”, 1-“Kurum adı veya amblemi”, 2-“Birim Kodu”, 2-“Birim Kodu”, 3-“Dosya Numarası”, 3-“Dosya Numarası”, 4-“Konu adı” 4-“Konu adı” 5- “Özel Kod Alanı” 5- “Özel Kod Alanı” 6- “Dosyanın Yılı” 6- “Dosyanın Yılı” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır. gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır.MEM YÖNETİM KURULU KARARLARI 54/351-56/ T.C. DEVREK KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

43 43Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır.

44 44Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır. Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır.

45 45Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Özet Bir Plan Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi, Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi, Yani; kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir. Yani; kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir.

46 46Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Gelen Yazıların Dosya Numarası Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir. Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir.

47 47Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Hazırlayan: Hazırlayan: Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü


"1Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI 70.01 805.01.02 BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ KODLAMA 1-300 2009." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları