STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI

STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI
70.01 BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİKODLAMA 1-300 2009 Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE STANDART DOSYA PLANI
2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarında uygulamaya konulan “Standart Dosya Planı” 2010 yılı itibarıyla kullanılmaya başlanmıştır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
GENEL KONULAR Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.). Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, ve sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen veya sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda ( sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için veya sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin; Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-Kabul B D 210 Nakil ve Geçişler 5 01 Nakiller 02 Okul Türleri Arasında Geçiş 03 Teknik Liseye Geçiş 04 Alana/Dal Değişikliği 99 Diğer C 215 Denklik İşleri Yurtdışı Eğitim Denkliği Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği 10 220 Devam-Devamsızlık 225 Ödül ve Disiplin İşleri 15 Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

B.08.4.MEM A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH Kurum KoduKod Açıklaması A Yürütme Organı ( “A” Yasama, “B” Yürütme, “ C” Yargı organları) BB Kurumun bulunduğu bölge( Merkez, taşra, yurtdışı v.b.) C Taşra Teşkilatı ( Merkez, İlgili kuruluş, taşra teşkilatı v.b.) DDD Teşkilatın kısa adı ( MEM, SGB, … v.b.) E İl (01,02,16,18,71, ….. v.b.) FF İl KoduGGİl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (00- 01,02,03,04,…. vb.) HH İl ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü altında görev yapan alt teşkilat kodu (01,02,03,…) Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile;
Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanacaktır. Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturulacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayacak ve verimliliği artıracaktır. Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır. Kurum içi ve kurumlararası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANI Standart dosya planı, belgelerin KONULARINA göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Olmak üzere 4 başlık altında toplam 21 Ana Konuya bölünmüştür.
STANDART DOSYA PLANI Standart Dosya Planı, 1- GENEL KONULAR 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 4- YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Olmak üzere 4 başlık altında toplam 21 Ana Konuya bölünmüştür. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARI
1 GENEL KONULAR 2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 2.1 Eğitim ve Öğretim İşleri 2.2 Öğrenci İşleri 2.3 Sosyal, Kültürel ve Sportif Faaliyetler 2.4 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi 2.5 Özel Öğretim Kurumları 2.6 Eğitim Teknolojileri İşleri 3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 3.1 Araştırma ve Planlama İşleri 3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 3.3 Hukuk İşleri 3.4 Teftiş/Denetim İşleri Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARI
4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 4.1 Bilgi-İşlem İşleri 4.2 Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği 4.3 Emlak ve Yapım İşleri 4.4 Eğitim İşleri 4.5 İdari ve Sosyal İşler 4.6 Tanıtım ve Yayın İşleri 4.7 Mali İşler 4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 4.9 Personel İşleri 4.10 Satın alma ve Satış İşleri 4.11 Sivil Savunma İşleri Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANI Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında, Ana konular üç karakter rakam; ana konuya bağlı alt konular iki karakter rakam; alt konulara bağlı tali konular ise, yine iki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır. Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI
1-Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı:B.08.4.MEM A B C A:Birim (Haberleşme) Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası. DİKKAT! Hazırlanan yazıda dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların GENELİ konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Örneğin: Genel(Ana) konu: 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 1. Alt konu: Belge Yönetimi 2. Alt konu: Saklama Süreli Dosya Planı Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı: Konu : Saklama Süreli Dosya Planı Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

C KOD NUMARASI DOSYA NUMARASI EVRAK KAYIT NO BB. C. DDD. E. FF. GG. HH.- JJ KK B. 08. 4. MEM. 67 03. / Yürütme Organı MEB Taşra Teşkilatı Milli Eğitim Müd. İl Teşkilatı Zonguldak İl TrafikKodu Devrek İlçe Kodu Okul Özel Kodu (İÖO Kodu) Dosya Numarası Kayıt Numarası Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH A: Alfabetik 1 karakter ″A″ Yasama Organları, ″B″ Yürütme Organları, ″C″ Yargı Organları, ″D″ Özel Kuruluşlar ve Dernekler. Tüm Özel ve Resmi Okullar ve Resmi Kurum Müdürlükleri: yukarıda Haberleşme Kodu içerisinde (HH) alfabetik kodu altında gösterilen birim kodu alanına Milli Eğitim Bakanlığı Saklama Süreli Dosya Planında MEB-EK (2) de gösterilen “OKUL ÖZEL KODLARI”ndan kendi birimlerine ait olan kodu kullanacaklardır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL İŞLER Saklama Süresi Saklama Kodu 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 01 Kanunlar 02 Tüzükler 03 Yönetmelikler 04 Yönergeler 05 Tebliğler 06 Genelgeler 01 İç Genelgeler Dış Genelgeler 07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 01 Talimatlar 02 Duyurular 03 Sirkülerler 08 Rehber, Kılavuz 09 Standartlar 99 Diğer Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100 Eğitim-Öğretim İşleri (Genel) 101 Eğitim ve Öğretim Programları 15 A 01 Okul Öncesi ve İlköğretim Programları Hazırlama/Geliştirme 02 Uygulama 03 Değerlendirme 04 Revizyon Genel Ortaöğretim Programları Mesleki Ortaöğretim Programları Yaygın Eğitim Programları 99 Diğer C 101.01’in alt açılımları için de aynı usulde uygulanabilecektir. 102 Eğitim-Öğretim Yılı Çalışma Takvimi 5 D 103 Ölçme ve Değerlendirme 10 Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-Kabul B D 210 Nakil ve Geçişler 5 01 Nakiller 02 Okul Türleri Arasında Geçiş 03 Teknik Liseye Geçiş 04 Alana/Dal Değişikliği 99 Diğer C 215 Denklik İşleri Yurtdışı Eğitim Denkliği Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği 10 220 Devam-Devamsızlık Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER Saklama Süresi Saklama Kodu 300 Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel) 305 Öğrenci Meclisleri 5 D 01 Okul Öğrenci Meclisi 02 İl Öğrenci Meclisi 03 Türkiye Öğrenci Meclisi 99 Diğer C 310 Müsamereler, Yarışmalar Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar Özel Resmi Halkoyunları Yarışmaları Müzik Yarışmaları 04 Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri 05 Sponsorluk Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRETMEN YETİŞTİRME VE EĞİTİMİ Saklama Süresi Saklama Kodu 350 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi İşleri (Genel) 355 YÖK'le İlişkiler 15 D 01 Üniversitelerle İlişkiler 02 Eğitim Fakülteleri İle İlişkiler 03 Beden Eğitimi ve Spor Yüksek Okulu İle İlişkiler 99 Diğer C 360 Öğretmen Yeterlikleri Okul Temelli Meslekî Gelişim (Dünya Bankası Destekli) Ortaöğretim Kademesi Öğretmenlerinin Özel Alan Yeterliklerinin Belirlenmesi (AB Destekli) Öğretmen Mesleği Genel Yeterlikleri İle İlköğretim Kademesi Öğretmenlerine İlişkin Özel Alan Yeterlikleri 04 Öğretmenliğe Atanacakların Alanlarıyla İlgili İşlemler 05 Yurt Dışından Mezun Olan Öğretmen Adayları İle İlgili İşlemler 399 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimiyle İlgili Diğer İşler Beden Eğitimi Öğretmenlerinin Yetiştirilmesi İçin Bkz. Ortak Alanlar, Eğitim İşleri ( ) Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLARI Saklama Süresi Saklama Kodu 400 Özel Öğretim Kurumları (Genel) 405 Özel Okul İşleri B C 01 Türk Okulları 02 Yabancı Okulları 03 Azınlık Okulları 04 Uluslar Arası Okullar 05 Özel Okullarla İlgili Verilen Görüşler 99 Diğer 410 Özel Yaygın Eğitim Kurumları Özel Dershane İşleri Sürücü Kursları İşleri Çeşitli Özel Kurslar Uzaktan Öğretim Yapan Kuruluşlar Hizmetiçi Eğitim Merkezleri 06 Öğrenci Etüd Eğitim Merkezleri 07 Özel Eğitim ve Rehabilitasyon Merkezleri Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 450 Eğitim Teknolojileri İşleri (Genel) 451 Kalite Kontrol İşleri(Radyo, TV Prog., Eğitim Yazılımları) B D 455 Radyo ve Televizyon Programlarının Hazırlanması C 460 Ürün Tasarım ve Planlama İşleri 01 Senaryo Hazırlama ve Tasarım 02 Videografik ve Animasyon Hazırlama 03 Eğitim Materyalleri Grafik Tasarımları 04 Eğitim Yazılımı Tasarım Çalışmaları 99 Diğer 465 Dijital Fotoğraf Arşivi İşleri A 470 Eğitim Materyallerini Çoğaltma, Pazarlama ve Yayınlama İşleri 10 471 Sınav Evrakının Dağıtımı 5 475 Soru Hazırlama İşleri Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 485 Çağrı Merkezi (Call Center) 5 D 01 Talepler 02 Şikâyetler 03 Bilişim Teknolojisi Sınıfları Arıza Bildirimleri 99 Diğer C 490 Açık Öğretim Okulları 10 Açık Öğretim Liseleri Açık İlköğretim Okulları Mesleki Açık Öğretim Liseleri 04 Mesleki ve Teknik Açık Öğretim Okulları 495 Açık Öğretim Kurumları Öğrenci Ders Notlarının Hazırlanması ve Halk Eğitim Merkezi Müdürlüklerine Gönderilmesi İşleri 499 Eğitim Teknolojileriyle İlgili Diğer İşler Baskı İşleri İçin Bkz. Ortak Alanlar, Tanıtım ve Yayın İşleri, Basım İşleri (825.01) Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 600 Araştırma ve Planlama İşleri (Genel) 601 Teşkilatlanma İşleri 01 Kuruluş, Yapılanma 02 Yetkilendirme, Yetki Değişikliği 03 Yönetimi Geliştirme 04 Teşkilat Şemaları ve Kadrolar Teşkilat Şemaları Norm Kadro Çalışmaları Görev/İş Tanımları Norm Kadro Pozisyonları 99 Diğer 602 Plan ve Program İşleri Kalkınma Planı Hazırlık Çalışmaları İzleme ve Değerlendirme Orta Vadeli Plan/Program Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER Saklama Süresi Saklama Kodu 620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel) 621 Basın İşleri 01 Basın Toplantıları 02 Basına Verilen Demeçler 03 Tekzipler 04 Basında Yer Alan Haberler 05 Basın Özetleri 99 Diğer 622 Talep, Şikayet, Görüşler Talep ve Şikayetler Görüş ve Teklifler Bilgi ve Bilgi Talepleri 639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

2- Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani “dosya numarası” uygulaması da sağlanmış olacaktır. 70.01 Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında listelenen konulardan ( ) faydalanılarak; Genel konular için ( ), Danışma, denetim için ( ) Yardımcı hizmetler için ( ) sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Örnekler; /69 : Talep ve Şikayetler (Bayburt) /DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya) [54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı -205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri) [05] (Liseler için il dışı okul gezisi) [105] (Öğretmenler Kurulu Kararları) [114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları) Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Konu Grubu Saklama Süresi Saklama Kodu 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 01 Belge Yönetimi Saklama Süreli Dosya Planı 02 Kodlama İşlemleri Arşiv Yönetimi Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama ve İmha İşlemleri Ayıklama ve İmha Uygunluk Görüşü 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri 04 İnceleme ve Denetleme 05 Arşivlerden Yararlanma 99 Diğer Örneğin: “Ayıklama ve İmha İşlemlerine Uygunluk Görüşü Verilmesi” konusuyla ilgili yazışmaların yer aldığı dosyanın kodu: olmalıdır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının gerektiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Kısaltmalar Özel Kodlar
Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Kısaltmalara ve Özel Kodlara Dosyalama Örnekleri:
Örnek-1: Ülkelere göre dosya açılması; /DE-: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği) /IQ-: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği) Örnek-2: İllere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde; /06-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara) /67-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Zonguldak) Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilecektir.Birden fazla tanımlama, kod olduğunda noktalı virgül “;” ile ayrılacaktır. Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla “S” kısaltması kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir. Örnek-1: Kararlar için; [54/351]-: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı Örnek-2: Dava dosyaları için; [S2004/13]-: 2004/13 sayılı idari dava dosyası [S2003/115]-: 2003/115 sayılı icra dava dosyası Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan 1-“Kurum adı veya amblemi”, 2-“Birim Kodu”, 3-“Dosya Numarası”, 4-“Konu adı” 5- “Özel Kod Alanı” 6- “Dosyanın Yılı” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır. T.C. DEVREK KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü MEM YÖNETİM KURULU KARARLARI 54/351-56/400 2010 Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Özet Bir Plan Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi, Yani; kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Gelen Yazıların Dosya Numarası
Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Hazırlayan: Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 2011 Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI

Benzer bir sunumlar

... konulu sunumlar: "STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI"— Sunum transkripti:

Benzer bir sunumlar

Proje hakkında

Geri bildirim

Giriş

Sosyal ağ üzerinden giriş yapmak:

STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI

Benzer bir sunumlar

... konulu sunumlar: "STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI"— Sunum transkripti:

Benzer bir sunumlar

Proje hakkında

Geri bildirim