Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

DOSYALAMA VE ARŞİVLEME Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "DOSYALAMA VE ARŞİVLEME Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet."— Sunum transkripti:

1 DOSYALAMA VE ARŞİVLEME Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama işlemlerini kendi belirledikleri kurallar doğrultusunda yürütmüşlerdir. Konunun ehemmiyetini idrak etmiş bir kısım idareciler, idaresi altında bulunan kurumlarda bu faaliyete önem vererek,

2 DOSYALAMA VE ARŞİVLEME dosyalama işlemlerinin merkezi bir şekilde ve bir sistem dahilinde yürütülmesi konusunda ilgili birimleri harekete geçirerek, belgelerin kayıt, dosyalama ve arşivleme süreçlerinde bir standart sağlama yoluna gitmişlerdir. Dosyalama işlemlerinde standart sağlamamış kurumlarda, belgelerin oluşumlarından arşivlere intikaline kadar olan süreçte olması muhtemel bütün Dosyalama işlemlerinde standart sağlamamış kurumlarda, belgelerin oluşumlarından arşivlere intikaline kadar olan süreçte olması muhtemel bütün

3 DOSYALAMA VE ARŞİVLEME sorunlar yaşanmasına rağmen, sebeplerinin ciddi bir platformda araştırılmaması ve sistemli bir dosyalamanın sağlayacağı asgari faydalardan habersiz olunması, mevcut alışkanlığın devam ettirilmesi yönünde tavır alınmasına sebep olmuş ve bu sürecin devamında ise,

4 DOSYALAMA VE ARŞİVLEME –İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim adeta imkansız hale gelmiş, –Bilgi ve belgelere erişilememe, bundan sonraki faaliyetler için doğru ve isabetli karar alınmasını engellemiş, –Bilgi ve belge alt yapı eksikliği iş ve işlemlere de aynı oranda etki ederek, verimliliği azaltmış, –Kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olmuş, –Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına sebebiyet vermiş,

5 DOSYALAMA VE ARŞİVLEME –Arşiv iş ve işlemlerinin arşivcilik metod ve teknikleri ile arşiv mevzuatına uygun bir şekilde yürütülmesi imkanını ortadan kaldırmış, –Güncelliğini kaybetmesi sebebiyle saklanmasına gerek görülmeyen belgelerle, arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin doğru bir şekilde tespit edilmesini ve ayrımını zorlaştırmış, –Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafızasının yok olmasına sebebiyet vermiştir.

6 YAZIŞMA KURALLARI VE STANDART DOSYA PLANI 1- Başbakanlığın tarihli 1991/ 17 sayılı genelgesi ile Resmi kurum ve kuruluşların yazışmalarda kod sisteminin kullanılması. 2- Bakanlar Kurulunun 2004 / 8125 sayılı kararı olarak tarihli ve Sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe Giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” tarih ve sayılı Resmi Gazetede Yayınlanan Başbakanlığı 2005/7 sayılı STANDART DOSYA PLANI GENELGESİ

7 SAYFA DÜZENİ T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü 2 SATIR ARALIĞI Sayı: B.18.1.OGM Konu: Planlama İşleri 2-4 SATIR ARALIĞI 2-4 SATIR ARALIĞI (Gönderilecek yer) (Gönderilecek yer) 2 SATIR ARALIĞI (İlgi) (Metin ) 2 -4 SATIR ARALIĞI İmza İmza Ad ve Soyad Ad ve Soyad

8

9 RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER “ Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’e. göre; Yazılar Times New Roman karakterinde ve 12 punto ile yazılacak Yazılarda sayfanın alt, üst, sağ ve sol kenardan 2,5 cm aralık bırakılacak. Yazılar sola yasla seklinde olacak Paragraf başı girintili olursa paragraf aralığı verilmeyecek

10 BAŞLIK Başlık Üç satırı geçmeyecek Bölge Müdürlüğü merkezi T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü İşletme Müdürlükleri,komisyonlar ve Amenajman Başmühendisliği T.C. ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ESKİŞEHİR ORMAN BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ESKİŞEHİR ORMAN BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ Eskişehir Orman İşletme Müdürlüğü Eskişehir Orman İşletme Müdürlüğü Orman İşletme Şeflikleri T.C. ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ESKİŞEHİR ORMAN BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ESKİŞEHİR ORMAN BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ Eskişehir Orman İşletme Müdürlüğü Kalabak İşletme Şefliği Eskişehir Orman İşletme Müdürlüğü Kalabak İşletme Şefliği

11 SAYI VE KONU T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü Sayı: B.18.1.OGM / Konu: Planlama İşleri Başbakanlığın tarihli 1991/ 17 sayılı genelgesi ile Resmi kurum ve kuruluşların yazışmalarda kod sisteminin kullanılması Genelgesi kapsamında tüm birimlerimize verilen kod numaraları olup “Haberleşme kod numaralarıdır”. Her birim kendi kod numarasını kullanacaktır.

12 SAYI VE KONU a) tarih ve APK.1.TK sayılı yazımız b) tarih ve B.18.1.OGM /307 sayılı yazı b) tarih ve B.18.1.OGM /307 sayılı yazı c) tarih ve B.18.1.OGM GNL./ 15 sayılı yazı d) d) tarih ve B.18.1.OGM sayılı yazı ilgi yazılarla yazışmalarda birimlerin haberleşme kodlarını kullanması istenmiş ve kullanılmaya başlanmıştır.

13 SAYI VE KONU YAZIŞMALARDA HABERLEŞME KOD NUMARALRININ KULLANIMI Bölge Müdürlüğü: B.18.1.OGM Planlama ve Projeler Şube Müd. B.18.1.OGM Koruma Şube Müd. B.18.1.OGM Kad. ve Mülk. Şube Müd. B.18.1.OGM

14 SAYI VE KONU YAZIŞMALARDA HABERLEŞME KOD NUMARALRININ KULLANIMI Afyonkarahisar İşletme Müdürlüğü: B.18.1.OGM Afyonkarahisar İşletme Müdürlüğü Hocalar İşletme Şefliği: B.18.1.OGM Mihalıççık İşletme Müdürlüğü B.18.1.OGM Çatacık İşletme Şefliği: B.18.1.OGM

15 SAYI VE KONU YAZIŞMALARDA HABERLEŞME KOD NUMARALRININ KULLANIMI Eskişehir İşletme Müdürlüğü: B.18.1.OGM Eskişehir İşletme Müdürlüğü Kalabak İşletme Şefliği: B.18.1.OGM Çatacık İşletme Müdürlüğü B.18.1.OGM Sarıcakaya İşletme Şefliği: B.18.1.OGM

16 SAYI VE KONU YAZIŞMALARDA HABERLEŞME KOD NUMARALRININ KULLANIMI 26.Orman Amenajman Başmühendisliği B.18.1.OGM Nolu Kadastro Başmühendisliği B.18.1.OGM Nolu Kadastro Başmühendisliği B.18.1.OGM Nolu Kadastro Başmühendisliği B.18.1.OGM

17 SAYI VE KONU T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü Sayı: B.18.1.OGM / Konu: Planlama İşleri Sayı ve konu alt alta olacak ve küçük harfle yazılacak. Başlık dahil boldlu olmayacak Sayı: 1-yazının hazırlandığı birimi 1-yazının hazırlandığı birimi 2-İşlemi tamamlandıktan sonra yazının konulacağı dosyayı ve dosya içindeki belgeyi 3-Belgeyi diğer belgelerden ayırma özelliğine haiz kayıt numarasını İfade eder.

18 TARİH,KONU VE GÖNDERİLEN MAKAM T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü 2 SATIR ARALIĞI Sayı: B.18.1.OGM ……/10/2008 Konu: Planlama İşleri…………….. Tarih sayı ile aynı hizada olacak. Konu T.C.hizasını Geçmeyecek şekilde öz olarak yazılır. 2 SATIR ARALIĞI 2 SATIR ARALIĞI GÖNDERİLEN YER Gönderilen Makam Büyük Harfle Alt Birimi Parentez içinde küçük harfle İsime gönderilenler ise Sayın kelimesinden sonra isim küçük,SOYAD büyük Adres küçük olarak yazılır. Ad ve Soyad Ad ve Soyad Ekler : Görev 1-Yazı örneği (… sayfa) Dağıtım Gereği : Bilgi : ………………………… ……………………………. Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Tlf: /177 Faks: e-posta: E-Ağ: orman bölge müd..gov.tr

19 ÖRNEK T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü 2 SATIR ARALIĞI Sayı: B.18.1.OGM ……/10/2008 Konu: Planlama İşleri…………….. 2 SATIR ARALIĞI ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ( Orman İdaresi ve Planlama Dairesi Başkanlığı ) İsime gönderilenler ise Sayın kelimesinden sonra isim küçük,SOYAD büyük ve Adres küçük olarak yazılır. SAYIN Necati USTA Mimar Sinan Mah.Daire 3 SAYIN Necati USTA Mimar Sinan Mah.Daire 3 ESKİŞEHİR İmza ESKİŞEHİR İmza Ad ve Soyad Ad ve Soyad Ekler : Görev Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Tlf: /177 Faks: e-posta: E-Ağ: orman bölge müd..gov.tr

20 İLGİ T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü 2 SATIR ARALIĞI Sayı: B.18.1.OGM ……/10/2008 Konu: Planlama İşleri…………….. 2 SATIR ARALIĞI ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ( Orman İdaresi ve Planlama Dairesi Başkanlığı ) 2 SATIR ARALIĞI 2 SATIR ARALIĞI İlgi: tarih ve B.18.1.OGM sayılı yazınız. İlgi küçük harfle ve tam yazılacak.İlgide; “…….tarih ve ……..sayı “ ifadesi kullanılacak. İmza İmza Ad ve Soyad Ad ve Soyad Ekler : Görev 1-Yazı örneği (… sayfa) Dağıtım Gereği : Bilgi : ………………………… ……………………………. Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Tlf: /177 Faks: e-posta: E-Ağ: orman bölge müd..gov.tr

21 METİN DÜZENİ T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü 2 SATIR ARALIĞI Sayı: B.18.1.OGM ……/10/2008 Konu: Planlama İşleri…………….. 2 SATIR ARALIĞI ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ( Orman İdaresi ve Planlama Dairesi Başkanlığı ) 2 SATIR ARALIĞI 2 SATIR ARALIĞI İlgi: tarih ve B.18.1.OGM sayılı yazınız. METİN: Türkçe kelimler kullanılır. Kelimler arasına; virgül, soru işareti ve noktadan sonra bir vuruş ara verilir. Paragraf başı yapılacaksa 1.25 cm içeriden,aralık verilmeyecekse 1 satır aralık verilir. İmza İmza Ad ve Soyad Ad ve Soyad Ekler : Görev Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Tlf: /177 Faks: e-posta: E-Ağ: orman bölge müd..gov.tr

22 METİN DÜZENİ METİN: Sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir.Önemli sayılar hem rakamla hem de yazı ile yazılması gerekir. Büyük sayılar arasına üçerli gruplara ayrılarak aralarına nokta konulur.Kesirli sayılar virgülle ayrılır ,78 (yirmi üç bin dört yüz elli sekiz tam yüzde yetmiş sekiz) ALT MAKAMA yazılan yazılar “Rica ederim”. ÜST MAKAMA yazılan yazılar “Arz ederim”. ÜST ve ALT MAKAMA dağıtımlı yazılan yazılar “ Arz ve Rica ederim”. İmza İmza Ad ve Soyad Ad ve Soyad Ekler : Görev Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Tlf: /177 Faks: e-posta: E-Ağ: orman bölge müd..gov.tr

23 İMZA DÜZENİ T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü 2 SATIR ARALIĞI Sayı: B.18.1.OGM Konu: Planlama İşleri 2-4 aralık veya uygun aralık İmza İmza Ad ve Soyad Ad ve Soyad Ekler : Görev 1-Yazı örneği (… sayfa) Dağıtım Gereği : Bilgi : ………………………… ……………………………. Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Tlf: /177 Faks: e-posta: E-Ağ: orman bölge müd..gov.tr

24 İMZA DÜZENİ T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü 2 SATIR ARALIĞI Sayı: B.18.1.OGM ……/10/2008 Konu: Planlama İşleri…………….. 2 SATIR ARALIĞI ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ( Orman İdaresi ve Planlama Dairesi Başkanlığı ) 2 SATIR ARALIĞI 2 SATIR ARALIĞI İlgi: tarih ve B.18.1.OGM sayılı yazınız. (Yetki devri olan yazılar için) İmza İmza Ad ve Soyad Ad ve Soyad Bölge Müdürü a. Bölge Müdürü a. Ekler : Görev Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Tlf: /177 Faks: e-posta: E-Ağ: orman bölge müd..gov.tr

25 EKLER T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü 2 SATIR ARALIĞI Sayı: B.18.1.OGM ……/10/2008 Konu: Planlama İşleri…………….. İlgi: tarih ve B.18.1.OGM sayılı yazınız. İmza İmza Ad ve Soyad Ad ve Soyad Bölge Müdürü a. Bölge Müdürü a. Ekler : Görev 1- yazı fotokopisi (2 sayfa) 2.-……… Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Tlf: /177 Faks: e-posta: E-Ağ: orman bölge müd..gov.tr

26 DAĞITIM T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü 2 SATIR ARALIĞI Sayı: B.18.1.OGM ……/10/2008 Konu: Planlama İşleri…………….. 2 SATIR ARALIĞI ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ( Orman İdaresi ve Planlama Dairesi Başkanlığı ) İmza İmza Ad ve Soyad Ad ve Soyad Bölge Müdürü a. Bölge Müdürü a. Ekler : Görev 1- yazı fotokopisi (2 sayfa) 2.-……… DAĞITIM : GEREĞİ: BİLGİ: ………………… ………………………………. Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Tlf: /177 Faks: e-posta: E-Ağ: orman bölge müd..gov.tr

27 DAĞITIM VE EK GÖNDERME T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü 2 SATIR ARALIĞI Sayı: B.18.1.OGM ……/10/2008 Konu: Planlama İşleri…………….. 2 SATIR ARALIĞI ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ( Orman İdaresi ve Planlama Dairesi Başkanlığı ) İmza İmza Ad ve Soyad Ad ve Soyad Bölge Müdürü a. Bölge Müdürü a. Ekler : Görev 1- yazı fotokopisi (2 sayfa) 2.--……… DAĞITIM : GEREĞİ: BİLGİ: ….Orman İşletme Müdürlüğüne (Ek konuldu) Kadastro Komisyonu Başkanlığına (Ek konulmadı) ………………………………. Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Tlf: /177 Faks: e-posta: E-Ağ: orman bölge müd..gov.tr

28 PARAF VE ADRES T.C. ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Eskişehir Orman Bölge Müdürlüğü 2 SATIR ARALIĞI Sayı: B.18.1.OGM ……/10/2008 Konu: Planlama İşleri…………….. İmza İmza Ad ve Soyad Ad ve Soyad Bölge Müdürü a. Bölge Müdürü a. Ekler : Görev 1- yazı fotokopisi (2 sayfa) 2.--……… DAĞITIM : GEREĞİ: BİLGİ: ….Orman İşletme Müdürlüğüne (Ek konuldu) Kadastro Komisyonu Başkanlığına (Ek konulmadı) ………………………………. …/10/2008 Or.Yük.Müh. M.KIZMAZ Kıbrıs Şehitleri Cad: NO: 123 Odunpazarı –ESKİŞEHİR. İrtibat: M.KIZMAZ (Or.Yük.Müh.) Tlf: /177 Faks: e-posta: E-Ağ: orman bölge müd..gov.tr

29 ADRES : Ayrıntılı Bilgi kısmına Eğer başlıkta birim ismi yer alıyorsa Birimin adresi, irtibat kurulacak kişi ismi, adresi, tel ve faks numarası ve varsa e- mail adresi yazılacak. Başlıkta ismi yoksa Şube Müdürlüğü ismi ile yukarıdaki bilgiler eklenecek.

30 Gizlilik dereceli ise; T.C. Üstüne veya alt ortaya KIRMIZI yazılır İvedi ve süreli ise tarihin üstüne KIRMIZI yazılacak. Çok gizli ise; iç içe çift zarfa konulur.İçteki zarfa gizli yazı konulur. Zarf yapıştırılır.paraflanır ve şeffaf bantla kapanma yerleri yapıştırılır. İç zarfın üzerine iletişim bilgileri ile gizlilik derecesi yazılır. 2 suret evrak senedi hazırlanır ve iç zarfla birlikte dış zarfın içine konulur.Dış zarfın üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfa gizlilik derecesi yazılmaz.ivedilik varsa yazılır.

31 2-YAZIŞMALARDA DOSYA KODLAMASI Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan “Standart Dosya Planı” projesinin sonucu olup, planda; ve rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından, rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların “Standart Dosya Planı” hazırlamakla görevli birimleri tarafından, hazırlanmıştır.

32 2-YAZIŞMALARDA KODLAMA Kurumların teşkilat kanunlarında “anahizmet birimi” olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar birimlerin adı veya ana faaliyet adı zikredilmek suretiyle sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimlere (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ait faaliyetler ile her kurum ve kuruluşta benzer faaliyet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin açılması gereken dosyalar ise, birim adı belirtilmeksizin faaliyetin adı altında sayısal aralığında numaralandırılmıştır.

33 2-YAZIŞMALARDA KODLAMA Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

34 2-YAZIŞMALARDA KODLAMA 2.1-HABERLEŞME KODU 1991/ 17 sayılı genelgeye göre Kurum veya birim kodları geliştirilir. Sayı :B.18.1.OGM …… / 2.2-DOSYA KODU A) Ortak kodlar Başbakanlığın 2005/7 sayılı Genelgesi ekindeki kod numaraları kullanılacak. Yazışmalarda nümerik değerler kullanılacak, harfler, Ülke kısaltmaları hariç kullanılmayacak.

35 DOSYA PLANI MUHTEVİYATI GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ DANIŞMA VE DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER Strateji Geliştirme ve Planlama İşleri Basın ve Halkla İlişkiler İşleri Hukuk İşleri Teftiş İşleri

36 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Bilgi İşlem İşleri Dış İlişkiler ve AB İşleri Emlak ve İnşaat İşleri Hizmet Öncesi ve Hizmet İçi Eğitim İşleri İdari İşler Kültür Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri

37 Personel İşleri Satınalma ve Satış İşleri Sivil Savunma İşleri Sosyal İşler ve Sağlık İşleri Kurum ve Birim Kodundan Sonra (-) Dosya kodu yazılacak (-) Evrak kayıt numarası yazılacak. Sayı :B.18.1.OGM /

38 2-YAZIŞMALARDA KODLAMA B) Ana Hizmet Birimi Kodları ( ) B.18.1.OGM (Amen.pl.uy.) B.18.1.OGM Nakliye Tezk. B.18.1.OGM (Maden izinleri) B.18.1.OGM Erken kış kesimi B.18.1.OGM Rehabilitasyon. B.18.1.OGM (Tek.raporu ) B.18.1.OGM Araç tamir ve bakımı ( Genel kısımda) B.18.1.OGM ( Asalet tas.işl)

39 Sayı ve Konu Sayı:B.18.1.OGM Sayı:B.18.1.OGM Konu : Türkmenbaba Şefliği Kuruluş işlemleri


"DOSYALAMA VE ARŞİVLEME Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları