PORTEKİZ ÜNİVERSİTELERİNDE TAM MALİYETLEME PROJESİ UYGULAMALARI

... konulu sunumlar: "PORTEKİZ ÜNİVERSİTELERİNDE TAM MALİYETLEME PROJESİ UYGULAMALARI"— Sunum transkripti:

1 PORTEKİZ ÜNİVERSİTELERİNDE TAM MALİYETLEME PROJESİ UYGULAMALARI
Prof.Dr.Serdal PAMUK Kocaeli Üniv. Uluslararası İlişkiler Kurum Koordinatörü

2 Coimbra Üniversitesi, Portekiz)
Tam maliyetlemenin yürütülmesinde Üniversite liderliğinin rolü (Margarida Mano, Coimbra Üniversitesi, Portekiz)

3 Başlıklar Kurumsal Çerçeve Coimbra Üniversitesi’nde liderliğin önemi
Liderlik: bazı engeller Liderlik: anahtar başarı faktörleri Liderliğin zorlukları Nihai görüşler

4 1. Kurumsal çerçeve Coimbra Üniversitesi’nin yönetimi Fakülte Direktörleri ve diğer organik birimlere verilen yetkilerle merkezi olmayan bir sistem üzerine kuruludur. Fakülteler ve diğer organik üniteler bilimsel, eğitimsel ve kültürel otonomiye sahiptirler. 2010’a kadar bazı fakülteler yönetimsel ve mali otonomiye sahiptiler 2010’da kanuni düzenleme sebebiyle Coimbra Üniversitesi Ortak Hizmetler Merkezi kurulmuştur. Coimbra Üniversitesi’nin yönetiminde ‘idare’ bir merkezi destek hizmetidir.

5 1. Kurumsal çerçeve Üniversite Yönetim Organları Ortak Hizmetler
Ortak Hizmetler Merkezi’ne işlevsel etki eden politikaları ve stratejik ilkeleri tanımlar Karar verme ve onay Stratejik politikaları ve ana hatları tanımlar İktisadi hedefleri kontrol eder ve bilgilendirir Farklı katılımcılara değer temin eder Birleştirilmiş kaynakların yönetimine odaklanma Birleştirilmiş bilgi raporları Yönetim raporu Hizmet ihtiyaçlarını tanımlar SLA’ları kurar Bilgiyi analiz eder ve süreçleri başlatır Organik Birimler Ortak Hizmetler Merkezi Çekirdek aktiviteler üzerinde odaklanma Çekirdek olmayan aktiviteler üzerinde odaklanma Birimlerin ihtiyaçlarına göre hizmetleri sağlamak Faaliyet işlemi Bilgi işlem İşlemsel rapor İlişkili Model

6 2. Coimbra Üniversitesi’nde liderliğin önemi
Farklı aktörlerin güçlü bağlılığı ►Rektör ►Fakülte Yöneticileri ►Yönetim/Proje Ekibi Temiz bilgi ve iletişim Liderlik yoluyla sürecin yakından takip edilmesi ihtiyacı

7 3. Liderlik: bazı engeller
Mali ►Portekiz’de bu projenin geliştirilmesi tamamı kurumlarca karşılanacak masraflara sahiptir (bu tür projelere devlet desteği yoktur) ►Coimbra Üniversitesi’nde önemli bir kurumsal gayret vardı ve proje mesafe kaydetti. Çünkü temel iç rekabetler ve güçlü bir bağlılık vardı. Teknik ►Bir tam maliyetleme sisteminin değerlendirilmesi ►Risk değerlemesi ►Yasal engeller (örn: binaların sahipleri, aşınma payı, sigorta, tarihi binaların reel masrafları) Muhasebe ►Yeni gereklilikler (kodlama, raporlama vb.) ►Mali durumla maliyet muhasebesi uzlaştırması Kültürel ►İnsan kaynakları (HR) tarafından yapılan zaman ölçümü ve kaydı ►Kurum içindeki hassas sorunlarla yüzleşme ►Değişime karşı direnç

8 4. Liderlik: anahtar başarı faktörleri
Açık Merkezi Vizyon ►Üniversite üst yönetimi (Rektör) tarafından güçlü bir şekilde kabul edilen projenin önemi ►Kıyaslama (benchmarking) ►Aynı sistem Fakültelerin Anahtar Rolü ►Fakültelerin katılımı (her fakülte için bir sistem) ►Fakülte yöneticileri alınan kararlar için sorumluluğu üstlenir (kriter, zaman dağılımı,…) ►Bağlılık Gereklilikleri karşılayan bir pilot fakültenin seçimi Bilgi ve eğitim Proje Geliştirme Ekibi

9 5. Günümüz liderliğinde zorluklar
Kayıplar Yayılmış kontrol Verimsizlik Bürokrasi Pahalı süreç Bazı fırsatlara “hayır” demek Kazançlar Ölçek Gerekli aktivitelere odaklanma İletişim ağı Finansman Etkinlik Rekabet

10 6. Nihai görüşler Liderlik verimli kaynak dağılımını desteklemek, kurumsal maliyet faktörlerini anlamak ve kurumsal performansı planlamaya, gözlemlemeye ve değerlendirmeye tutarlı bir biçimde yaklaşım göstermek için stratejik yönetimde bir araç sahibi olma ihtiyacını hissetti. Coimbra Üniversitesi’nde liderliğin önemi şöyle desteklenmiştir: Misyon üzerinde odaklanma ve projenin yürütülmesi (Rektör) Fakültelerin katılımı İletişimde ve bilgide şeffaflık

11 Tam maliyetleme uygulamalarının araştırma boyutu
Carlos Henggeler Antunes Teknoloji ve Fen Bilimleri Fakültesi ve AR-GE Birimi, Sistem ve Bilg. Müh. Enst., Coimbra Üniversitesi

12 - Finansman kaynaklarının ve seviyesinin
- Uluslararası işbirliğinin AR-GE ekiplerinin etkisinin ve etkinliğinin Bilimsel üretimin ve görünürlüğün Disiplinlerarasılığın, artırılması için mevcut baskılar

13 projeye özgü harcamalar
- personel harcamaları hariç ( bursların dışında) sadece genel giderleri ödeme olanağı Ek maliyetler proje yönetimi ve işgücünü kapsamaz!!!

14 Tam maliyetleme projeye ilişkin tüm harcamaların ödemesini garanti eder: personel+genel giderler
Tam maliyetleme sürdürülebilir bir yöntemdir Avrupa Komisyonu 7.ÇP projeleri “tam maliyet projeleri”dir Ortak proje+genel giderler için toplam maliyetin %75’inin finanse edilmesi

15 Personel maliyetlerininin dahil edilmesi esastır
finansman düzeyi dahil olan fakültelerdeki ücretlerin (en azından bir kısmının) iyileştirilmesi Tam maliyetleme modeline dayalı bir projenin yönetilmesi - İlişki araştırma takımı için güvenilir mekanizmalar: projelerin mali yönetimi için Coimbra Üniversitesi hizmetleri

16 Proje yöneticisinin önemi
- iletişimi sağlamak - Bilimsel çıktılar ile önemli dönüm noktalarını hatırlatmak ve bunların elde edilmesinde yardımcı olmak Mali ve idari çıktılar ile yapıtaşlarının elde edilmesini sağlamak

17 Doğrudan maliyetlerin çalışma ücretleri ile birlikte 7
Doğrudan maliyetlerin çalışma ücretleri ile birlikte 7.ÇP projelerine dahil edilmesi için, Araştırmacılar tarafından doldurulacak ve PI tarafından geçerli hale getirilecek, Zaman Çizelgeleri Bir LLP Erasmus Projesi deneyimi: “Karar Bilimleri için Sanal Kampüs”

18 Uygulama projesinin mali ve idari boyutlarının yönetimi
Celia Cravo, Coimbra Üniversitesi

19 1.Kavramsal Model 2.Kurallar ve İlkeler

20 Coimbra Üniversitesi Maliyet Muhasebesi için Kavramsal Model
►Gelir, gider ve sonuçların bağımsız birimlerce kontrol edilmesine olanak tanıyan özerk birimlerden oluşan dikey yapı ► Coimbra Üniversitesi’nde birden çok muhasebe sistemi bulunmaktadır: - Her Fakülte için en az bir muhasebe sistemi, - Merkez Yapı içinse ayrı bir muhasebe sistemi Beşeri Bilimler Yeniden Sınıflandırma Maliyet Merkezleri Faaliyetler Diğer Programlar Hukuk Yeniden Sınıflandırma Faaliyetler Diğer Programlar Maliyet Merkezleri Eczacılık Faaliyetler Yeniden Sınıflandırma Maliyet Merkezleri Diğer Programlar İktisat Yeniden Sınıflandırma Faaliyetler Maliyet Merkezleri Diğer Programlar Psikoloji Yeniden Sınıflandırma Faaliyetler Diğer Programlar Maliyet Merkezleri Spor Bilimleri Yeniden Sınıflandırma Maliyet Merkezleri Faaliyetler Diğer Programlar Merkezi Yapı Maliyet Merkezleri Faaliyetler Diğer Programlar Yeniden Sınıflandırma

21 Diğer maliyetlerin yeniden sınıflandırılması ve tahsis edilmesi
Yapı: Faaliyetler Eğitim-Öğretim Araştırma Hizmet Bireysel Araştırma Projeleri; AR-GE Projeleri Mevcut Araştırmalar Lisans Yüksek Lisans Doktora vb. İç ve dış hizmetler Maliyet Merkezleri Yönetim Merkezleri Departmanlar Genel Hizmetler Diğer Diğer maliyetlerin yeniden sınıflandırılması ve tahsis edilmesi

22 KONUYA İLİŞKİN BİLGİ ► En önemli aşama faaliyet başına (lisans, yüksek lisans, doktora, vb.) akademik personele ayrılacak maliyet için kriter belirlemekti, ► Akademik personel maliyetlerinin tahsisinde bir akademik personelin her bir faaliyet için harcadığı saat sayısı dikkate alınır.

23 TAHSİSAT ►yüzde kullanılarak her bir öğretim üyesi için ortalama aylık maliyetin tahsis edildiği alanlar: ► lisans, ► yüksek lisans, ► doktora, ► Yönetim Organları, ► mevcut araştırmalar, ► Bireysel Araştırma Projeleri, ► vb. ► Genel Hizmetler: dağıtım anahtarları farklı faaliyetler için reel kullanım değerlerine göre hesaplanmaktadır

24 Uygulama Konuları ► Bilgiden yöneticiler sorumludurlar
► Maliyet muhasebesi kurumun işleyişini yansıtır dolayısıyla güncellenmesi ve bu nedenle de sürekli düzetilmesi gerekir ► Bu süreç içerisinde en önemli ve en karmaşık analizlerden biri faaliyet başına akademik personele düşen maliyetin tahsisi için hangi kriterlerin belirleneceğidir. ► Zaman planlanması ► çerçeve kurallar (eğitim içi harcanan reel saat sayısı) ► geçici ödenek ► Maliyet muhasebesinin uygulanması için birimler ile işleme ve analiz ekibi arasında süreklilik arz eden ortak bir çalışma olmalıdır ( farkındalık, eğitim ve bilgi sistemine kaydedilen verilerin doğruluğunun kontrol edilmesi için tüm dokümanların analitik sınıflandırılmasına yönelik ayrıntılı bir incelenme)

25 Coimbra Üniversitesi’nde geliştirilen faaliyetlere yönelik kurallar
Coimbra Üniversitesi’nin Genel Kuralı ► Bütün faaliyetlerde tam maliyetleme modeli kullanılmalıdır ► Dolaylı ve dolaysız tüm maliyetler hesaba katılmalıdır ► Getting Full Cost (FC) funding schemes over Additional Cost (AC) Tam Maliyet ödenek planlarını Ek Maliyetin üzerine çıkarmak ► Ortak bütçe kriterine dayanan hizmet sunumu ► Harcamaları üstlenen organik birimlere genel giderlerin ödenmesi ►Farklı maaliyetlerin ödenmesi

26 Coimbra Üniversitesi’nde geliştirilen faaliyetlere yönelik kurallar
Personel Maliyetleri ► Projede görev alan personelin maliyeti makul düzeydedir ► personel maliyetleri toplam harcamaları yansıtır: sosyal güvenlik ücretleri + maaşlar ( tatil ücreti, emeklilik katkısı, sağlık sigortası, vb.) ile ödemeye dahil diğer yasal maliyetler ► personel maliyetleri her bir faaliyet için harcanan saate göre tahsis edilecektir ► Personel Bütçesi ► projede harcanacak zamanın hesaplanması ► zamanı paraya çevirmek ( saat hesabına dayalı bir oran kullanmak) ►Personel maliyetlerinin ödenmesi ► sadece projede harcanan saatler ücretlendirilebilir ► çalışma zamanı zamançizelgelerinde kayıt altına alınmalı

27 Coimbra Üniversitesi’nde geliştirilen faaliyetlere yönelik kurallar
Zaman Çizelgesi

28 Coimbra Üniversitesi’nde geliştirilen faaliyetlere yönelik kurallar
Dolaylı Maliyetler ►Coimbra Üniversite’sindeki Kural-dolaylı maliyetler dolaysız masrafların %25’i kadar ya da en fazla finansman planında izin verilen oran kadar ► Dolaysız masrafların ödemesi harcamaları üstlenen organik birimlere yapılır ► Personel maliyetlerinin ödemesi: -AR-GE yatırımları için Coimbra Üniversitesi’ne; -AR-GE faaliyetlerinin geliştirilmesi için araştırmacıya verilir.

29 Coimbra Universitesi’nde “Tam Maliyetleme” Uygulaması
A. Gomes Martins Coimbra Üniversitesi

30 Portekiz Yüksek Öğretim Sistemi
2010 Yılı: Devlet üniversitelerindeki öğrenci sayısı: öğrenci Özel üniversitelerde öğrenci sayısı: -nüfusun %3.6’sı Ortalama kalite gerekliliklerinden uzak ancak, Piyasa talebinin üzerinde Nüfusun artması için resmi baskı

31 Portekiz Yüksek Öğretim Sistemi
Bolonya Süreci: • minimum düzeydeki kalitenin önemini azalttı yüksek lisans ve doktora programlarını artırdı

32 Portekiz Yüksek Öğretim Sistemi
Araştırma • İstikrarlı artış: –bilimsel faaliyet –proje (ulusal ve uluslararası fon destekli) – yayın – doktora öğrenci sayısı • ek maliyetlerde ulusal ödenek planları çok sayıda özel araştırma birimleri (üniversitelerden bağımsız özerk nitelikte)

33 Portekiz Yüksek Öğretim Sistemi
Finansman Son 5 yıldır: –ciddi bütçe kesintileri ( yönetim alanında GSYİH’nın %0,7’den daha az bir oranda) –Maliyeti çok yüksek olan harcamalara tedbir konulması ve mali yönetim kısıtlamaları • Mevcut mali kriz: – yakın gelecekte umut vaat etmekten uzak • Yetersiz kaynak ile özerklik sağlanabilir mi?

34 Portekiz Yüksek Öğretim Sistemi
Finansman • kaynakların etkin kullanılması amacı ile: –Şeffaflık ve hesap verebilirliğe yönelik olumlu eğilimlerde artış • Eş zamanlı olarak: –personel maaşlarında kesinti –rekabetçi nitelikte olmayan Ar-Ge fonlarında kesinti –bilimsel üretimde talep artışı –eğitim alanında kalite güvence sistemlerine ilişkin talep artışı • Sonuçta: -Kamu hizmeti vermelerine, -sınırlı bir özerkliğe sahip olmalarına rağmen Üniversitelerin kaynak bulabilmeleri için daha çok mücadele vermesi gerekmektedir

35 Portekiz Yüksek Öğretim Sistemi
Düzenleme: -Uygulanan ciddi bütçe kısıtlamalarına -Uluslararası mali krizin üstesinden gelinmesine, rağmen iki önemli yapı taşı: 2000: Eğitim Muhasebe Sisteminde (Eğitim Sektöründe Muhasebe Planı) değişiklik, -üç farklı alt muhasebe sistemi için belirli kurallar (faaliyete dayalı maliyetleme dahil) -1997’den beri mali yönetimde özerklik 2007: Portekiz Yüksek Öğretim Kurumları Çerçeve Yönetmeliğinde (RJIES) değişiklik farklı hükümet modeli benzer mali özerklik ilkeleri

36 Portekiz Yüksek Öğretim Sistemi
Muhasebe sistemi: Eğitim Sektöründe Muhasebe Planı’na göre zorunlu olarak, karar ve yönetim mekanizmalarının kaynaklandırılması. CA-Eğitim: 2000’den beri( Sıra no.: 794/2000, 20 Eylül) Bütçe yönetim işlemlerinin, gelir ve giderlerin kontrollerinin kayıt altına alınması bütçe raporları, mali kaynak göstergeleri Bütçe: bütçe yönetimi hizmetlerin, faaliyetlerin ve ürünlerin maliyetlerinin belirlenmesi, sapmalar, her bir iş için gelir beyanı Mali muhasebe her bir iş için maliyet belirleme, üçüncü şahıslar ile gerçekleştirilen alışverişin kontrol edilmesi, sabit değerler(CIBE), toplam gelir beyanı, bilanço toplam gelir ve maliyetlerin belirlenmesi Malvarlığı

37 Coimbra Üniversitesi’nde faaliyet maliyetlerinin değerlendirilmesi
1. Pilot Proje, İktisat Fakültesi 2. Pilot projenin diğer beş fakültede uygulamaya konulması ( 2 özerk fakülte hariç) -İlk karma rapor 3. İzleme ve ilerleme Edinilen deneyime göre dağıtım anahtarlarında değişiklikler 4. Tıp Fakültesi’nin dahil edilmesi -2005/2006 ( sadece 1 fakültenin hariç tutulması) 5. Prosedürlerin istikrarlı hale getirilmesi 6. Bolonya Süreci’ne uyum

38 Coimbra Üniversitesi’nde geliştirilen faaliyetler için kural ve yönetmelikler
Etkenler: stratejik yönetimde yararlanılabilecek bir araca ihtiyaç duyulması -etkili kaynak tahsisin sağlanması, -kurumsal maliyet faktörlerinin anlaşılması, -kurumsal performansın planlanması, izlenmesi ve değerlendirilmesi için tutarlı bir yaklaşıma sahip olunması, -kurumsal faaliyetlerin artan karmaşıklığının üstesinden gelmek için yeni bir yönetim modelinin geliştirilmesi AR-GEler için rekabetçi fonlama Sözleşmeler aracılığıyla çok özel hizmetlerin verilmesi

39 Coimbra Üniversitesi’nde geliştirilen faaliyetler için kural ve yönetmelikler
Hedefler: Genel kurallar ve metodolojileri belirlemek Araştırmacıların Avrupa Projelerine katılımını artırmak (yani 7.ÇP) Teknik yeterliliğin sağlanması (mali ve idari konular) Araştırma ekiplerini teşvik etmek| bilimsel üretimi artırmak Dış fonlamayı artırmak Tam maliyetleme fon planlarına odaklanmak

40 Coimbra Üniversitesi’nde geliştirilen faaliyetler için kural ve yönetmelikler
Neredeydik ve şu an neredeyiz?: Önce: Araştırmacılar ağırlıklı olarak ek maliyet ( Additional Cost- AC) fon planını kullanıyorlardı tabandan tavana fiyat belirlemeksizin özel hizmetler için sözleşmeler ( personel giderleri hariç) Bir kısmı Fakültelere ödenen genel giderler Şimdi: Bütün faaliyetler tam maliyetlemeye dayalı olmalı Doğrudan ya da dolaylı tüm masraflar hesaba katılmalı Potansiyel rakiplere yeterli pazar avantajı Tam maliyeti karşılama (full cost recovery) Yakın Dönemde: Özellikle yapısal masrafların ödenmesi için düşünülen genel giderler

41 Coimbra Üniversitesi İlkeleri
Tam maliyet fonlama planları | 7. Çerçeve Programı • Özel hizmetlerin sunumu

42 Tam maliyet + Proje yönetimi
Rektör tarafından konulan yeni kurallar, Senato’nun görüşünün alınması • Yeni Bir İdari Yapı: -Proje Yönetim Birimi’nin kurulması kararı -Sözleşme öncesi yeterlilikler - teklif tasarısı ve bütçelendirme için destek -Projelerin mali ve fiziksel boyutlarının yönetimi -Proje koordinatörlerine yakın destek •Zaman tahsisi ve denetimi için ortak araçlar •İş gücü maliyeti için ortak kurallar ve referans değerler • Genel giderler: -faaliyete dayalı maliyet izleme ile artırılmak üzere, önceden belirlenmiş oran

43 Engeller Uygulanması her zaman kolay olmayan iletişim stratejisi
Değişime karşı direnç (bau is strong) Yüksek Öğretimde kamu fonlaması söz konusu olduğunda olumlu sonuçların yetkililerce kötüye kullanılması olasılığı

44 Faydalar Standartlaşma ile proje yönetim kapasitesinin artması
Gerekliliklere ilişkin belirli kurallar ve kabul edilen maliyetleme yönteminin avantajları Araştırmacılara ek AR-GE fonuna dayalı teşvikler Yapısal masrafların ödemesinde belirli kurallar Araştırmacılar, Fakülteler ve AR-GE birimler arasında eşitlik Ortak AR-GE girişimleri ve stratejisi için fonlanma Mevcut işleyiş için ek fon

45 Uzun bir yol aşıldı Daha Gidilecek uzun bir yol var

46 Porto Üniversitesi’nde Maliyetleme metodolojisi oluşturma
Joao Ribeiro (Joaquim Barreiros ve Rui Couto Viana ile geliştirilen projeye dayanmaktadır)

47 Sunum Özeti: Porto Üniversitesi’nde maliyetleme metodolojisini oluşturmada anahtar seçenekler ve ilkeler: Porto Üniversitesi’nin yapısı Maliyet objelerinin sınıflaması Doğrudan maliyetlere yaklaşım Dolaylı maliyetlere yaklaşım

48 Anahtar seçenekler ve ilkeler Porto Üniversitesi’nin Yapısı
Porto Üniversitesi’nin yapısına şu özellikler verilmiştir: ■ Birtakım özerk fakülteler/organik birimler – 14’ü maliyetleme metodolojisini geliştirme sürecinde kurulmuştur; ■ Rektörlük; ■ Özerk Hizmetler – Kaynak ve Ortak Hizmetler Merkezi, Sosyal Eylem Hizmetleri, … ■ Rektörlük+özerk hizmetler: “Merkezi Yapı”

49 Anahtar seçenekler ve ilkeler Maliyet objelerinin sınıflaması
Geleneksel bir yaklaşım benimsenmiştir: ■ Eğitim; ■ Araştırma; ■ Hizmetler (her birimin çekirdek işiyle ilgili olan); ■ Diğerleri (çekirdek işle ilgili olmayan).

50 Anahtar seçenekler ve ilkeler Doğrudan Maliyetler
■ Maliyetleri tanımlama ilkesi ve maliyetli objelerin gelirleri; ■ Kritik ve hassas alan: öğretim personelinin maliyeti; * Amaç dahil olanlar tarafından üretilen ya da en azından geçerliliği kabul edilen açık bir zaman dağılımına zaman çizelgeleriyle ulaşmak olmalıdır. * Bu arada… geçici çözümler belirlenebilir. ■Ya peki dolaylı maliyetler? * Daima karmaşık bir alan. Bir sonraki slayta bakalım…

51 Maliyet Gelirleri Maliyet Objeleri Doğrudan Organik Birim Dolaylı
Derece A Doğrudan Eğitim Derece B Derece C Derece D Organik Birim Proje E Dolaylı Araştırma Proje F Proje G Proje H Eğitim Hizmet. H Araştırma Hizmetler Hizmet. J Doğrudan Hizmetler Hizmet K Rektörlük Diğer L Eğitim + Araştırma Diğer Diğer M Diğer N … Eğitim Araştırma Genel Hizmetler Diğer Sosyal Hiz. Dolaylı

52 Anahtar seçenekler ve ilkeler Dolaylı Maliyetler
■ Bir önceki şekil: iki aşamalı dağılım; ■ 1. aşama: *Merkezi yapıdan: ◦ Maliyet nesneleri sınıflarına ◦ Her bir organik birime (maliyet faktörlerinin ilk grubu) ■ 2. aşama (Organik Birim içerisinde): Dağıtılmış ‘Merkezi Yapı Maliyetleri’+Organik Birimlerin Dolaylı Maliyetleri - Organik Birimlerin dolaylı maliyetlerinin dağılımı: ◦ Maliyet objeleri (belirli dereceler, araştırma projeleri, hizmetler ve diğer aktiviteler); ◦ Maliyet faktörlerinin ikinci grubu.

53 Anahtar seçenekler ve ilkeler Dolaylı Maliyetler
Önerilen maliyet faktörleri: *Üç tip, başlıca: ■ Sabit yüzdeler (örn. alanlar); ■ Sabit sayılar (örn. Öğrenci sayıları, çalışan sayıları,…) ■ Bunlar 1. aşamada ağır basan kısımlardır.- ■ Finansal sayılar (örn. Dolaylı olanların dağıtımı için doğrudan maliyetlerin kriter olması ■ İkinci aşamada hariç tutulsa da baskın *İkinci aşamaya uyacak şekilde yapılabilir ancak sadece istisna olarak ■ Esneklik aranır. * Basitlik anahtar kelimedir…

54 Akademik topluluğun desteğini taahhüdünü sağlama
Jorge Gonçalves Porto Üniversitesi, PORTEKİZ

55 Araştırma fonuna yönelik üniversitenin perspektifi:
Kurumsal başarı bireyselci çabalara dayalıdır.

56 Bu tür bir objektifliğin avantajları:
Harici fonlama için rekabet araştırma kalitesini sağlamanın en iyi yoludur.

57 Böyle bir objektifliliğin dezavantajları:
Finansman ve proje uygulamasının başarısı için kurumsal katkıların önemsenmemesi

58 Böyle bir objektifliğin dezavantajları:
Üniversitenin araştırma önceliklerini belirlemede yetersizliği

59 Tam maliyetleme araştırma fonu
Gerçekten olur mu?

60 Yanlış çıkış yapmayın lütfen..!

61 - Üniversite yönetimi - Akademik Camia - Üçüncü şahıs organizasyonları

62 Projeye harcanan zamanın kontrolü!

63 Böyle bir objektifliğin dezavantajları
Elde edilen sonuçların kredileri hakkında sürekli anlaşmazlık, yani, ekipman kullanımı kontrolü üzerinde.

64 Akademik camianın desteği ve taahhüdünü sağlama ??????????

65 Akademik camianın desteği ve taahhüdünü sağlama ??????????

66 Akademik camianın desteği ve taahhüdünü sağlama …kolay…

67 2010 Lisbon Üniversitesi (UL) David Xavier, Zorluklar
Günümüz üniversiteleri maliyetlerini kısıtlamak; kısıtlı kaynaklarını öğretim, araştırma ve kamu hizmeti gibi temel misyon aktivitelerine tahsis etmek yükümlülüğünden doğan zorluklar ile karşı karşıyadır. Üniversitelerin birçoğu bu mali kısıtlamaları idari işlevlerden yapmanın yollarını aramaktadır. Masrafların idari harcamalardan kısılmasının avantajı, bu yolla kurumda bir yandan “katma değer taşımayan” işlevlerde verimliliği arttırılırken, diğer yandan da kurumun temel gücünün ve yapısının korunmasının sağlanmasıdır.

68 GENEL TANIM Ortak Hizmetler daha önce bir organizasyon ya da kurumun birden fazla bölümünde sunulan hizmetlerin o organizasyon ya da kurumun yalnızca tek bir bölümünde sunulmasıdır. Böylelikle söz konusu hizmet için gereken finansman ve kaynaklar ortak olarak tedarik edilmekte ve hizmeti sunan bölüm de iç hizmet sağlayıcısı olma görevini etkin bir biçimde yerine getirmiş olmaktadır. Burada anahtar kelime organizasyon ya da grup içerisinde birden fazla bölümde yürütülecek faaliyetlerin “ortaklaşa” yürütülmesidir.

69 Ortak Hizmetlerin Değerlendirilmesi, Tasarlanması ve Uygulanması
I. Planlama ve Organizasyon II. Mevcut Durum Analizi III. Gelecekteki Durum Tasarımı IV. İş Geliştirme V.Uygulamanın Planlanması ve Uygulama Proje ekibini ve izleme organizasyonunu oluşturmak Halihazırda gözden geçirilmekte olan organizayonların kapsamını sonlandırmak Veri gereksinimlerini ve kaynaklarını tespit etmek Bugüne dek yapılan işleri gözden geçirmek İletişim planı geliştirmek Gerekli güncellemeleri ve durum analizi oturumlarını programlamak Proje planını ve projenin en önemli aşamalarını tamamlamak -Yönetim yapısını tanımlamak -Gelecekte verilmesi öngörülen hizmetleri ve bunları sunma modelini geliştirmek Gelecekteki organizasyon yapısını tasarlamak (geçiş organizasyonları da dahil) Hesap verilebilirlik unsurlarını, rolleri ve sorumlulukları tanımlamak Teknolojileri seçmek Gelecekteki maliyetleri tahmin etmek a) Gelecekteki operasyon maliyetleri için b) yatırım gereksinimleri için Ortak hizmetlerin uygulanabilmesi için tek seferlik ve tekrarlayan maliyetleri tahmin etmek, a) Donanım maliyetleri b) Yazılım maliyetleri c) Organizasyon uygulama maliyetleri d) Yani birimlerin kurulması (gerekiyorsa) için gerekli maliyetler Ortak hizmetlerin uygulanmasının getireceği tahmini fayda a) Nicelik bakımından b) Nitelik bakımından Genel çerçeve aşamalarının belirlenmesine ilişkin seçenekler Mali analizleri de içeren bir uygulama önerisi geliştirmek Mevcut hizmetlerin profilini çıkartmak Bu hizmetler için gereken personeli ve bunun için gereken maliyeti tahsis etmek İş gücü ile ilgili olmayan doğrudan ve dolaylı maliyetleri toparlamak ve bunları hizmetlere dağıtmak Organizasyon yapısını analiz etmek ve bileşenler arasındaki ilişkiyi raporlamak Hizmet ölçüm yöntemlerini ve kaliteyi değerlendirmek Mevcut teknolojileri tanımlamak ve değerlendirmek Toplan maliyet yapısını tespit etmek Müşteri ilişkilerini değerlendirmek Hizmet verme süreç planları geliştirmek -Teknoloji planı geliştirmek -Personel alma ve kaynak oluşturma planı geliştirmek - Mali plan geliştirme -Pazarlama planı geliştirme -İletişim ve değişim yönetim planı geliştirme -Proje ekibi ve diğer uygulama kaynaklarını oluşturmak -Gelişmiş planlar uygulamak Yaklaşık 2-6 ay Yak ay

70 YÖNTEM Ortak Hizmet Merkezi modeline başarılı bir şekilde geçiş yapılabilmesi için geçiş döneminin dikkatlice planlanması ve yönetilmesi gerekir. Geçiş süreci: Değişim başlamadan önce süreçleri standartlaştırılmalıdır. Kilit noktadaki personeli kaybetmeden ve hizmetleri aksatmadan süreçler ve insanlar ile uyum içinde olmalıdır. Sistemler şu şekilde yeniden yapılandırılmalıdır: Öncelikli maliyet tasarrufları çalışan sayısının azaltılması ve süreçlerin yeniden tasarlanması ile gerçekleşir. Üst yönetimin açık bir vizyon sergilemesi ve öncelikli başarısı gerekir. Ortak Hizmet Merkezi’nden (SSC) yararlanacak bölümlerden kaynak alımı gerekir.

71 STRATEJİK HEDEFLER Ortak Hizmet Merkezleri yalnızca maliyet tasarruflarını arttırmak için kullanılmaz; Bu merkezler aynı zamanda: Daha kaliteli hizmet üretmek ve daha fazla memnuniyet yaratmak, Ölçek ekonomilerini yakalamak, İleri teknolojileri standartlaştırmak ve kullanmak, Çalışanların esas işlerine daha fazla zaman ve enerji ayırmalarına olanak sağlamak, Mevcut iş unsurlarına yeni iş unsurlarının hızlı bir şekilde eklenmesini sağlamak ve böylece coğrafi olarak genişlemeyi sağlamak, Yeni edinimlerin mevcurt sistem ile bütünleşmesini sağlamak suretiyle Lisbon Üniversitesi’nin yeni gelişmelere ayak uydurmasına ve hızlı büyüme stratejileri izleyebilmesine de katkıda bulunmaktadır.

72 MİSYON Lizbon Üniversitesi Ortak Hizmet Merkezi’nin misyonu materyal, lojistik kaynaklar ve insan kaynaklarının ortak olarak kullanımı ile projeler üretilmesini teşvik etmek ve sağlamaktır. Lizbon Üniversitesi’nin temel hedefleri kurumsal etkileşim, işbirliği, fayda ve kuvvetli yönler arasında rasyonel bir ilişki kurarak Araştırma ve Eğitim-Öğretim faaliyetlerini gerçekleştirmektir.

73 Tam Maliyetleme Sistemi
Tam maliyetleme sistemi değer zincirinin tüm iş fonksiyonlarında (AR-GE, tasarım, üretim, pazarlama, dağıtım ve müşteri hizmetleri) yer alan değişken ve sabit maliyetlerin tamamını kapsayan bir sistemdir.

74 Organik Birimler ve diğer birimler
Gereksinim Tespiti Karar Çözüm Lizbon Üniversitesi Ortak Hizmet Merkezi Hizmetler İşlemler (Çözüm) Finansman Bilgi Teknolojileri (IT) ve İletişim Satın alma Hijyen ve İş Güvenliği Araştırma Desteği

75 Hukuk Psikoloji Sanat Tıp Sosyal Bilimler Rektörlük&Ortak Hizmet Merkezi Edebiyat Fen Bilimler Sosyal Bilimler Diş Hekimliği Coğrafya Eğitim

76 Lizbon Üniversitesi David Xavier

77 Tanım Veri yönetimi tüm yaşam döngüleri boyunca verilerin uygun bir biçimde yönetilmesini sağlayan yapıların, politikaların, uygulamaların ve işlemlerin geliştirilmesi ve uygulanmasıdır.

78 Kaliteli Veri nedir? Veriler tam oldukları sürece kalitelidir. Verilerin “tam” olması; kullanıcının gerekli olan tüm bilgilere ulaşabilmesi, ilgili tüm unsurların erişim kapsamında olması ve muhtemel hataların düzeltilmesi amacıyla veri içeriğinin güncel olması anlamına gelir.

79 Kaliteli Verinin Özellikleri
Doğruluk Geçerlilik Güvenilirlik Dakiklik İlgililik Eksiksizlik

80 Kalite Doğruluk Veriler kullanım amacına yönelik olarak yeterli doğruluk düzeyinde olmalı ve yalnızca bir kez alınmalıdır. Geçerlilik Veriler ilgili gereksinimlere uygun şekilde kaydedilmeli ve kullanılmalıdır. İlgili tüm kuralların veya tanımların doğru uygulanması da bu gereksinimler arasında yer alır.

81 Güvenilirlik Veriler farklı veri toplama birimlerinde ve zamanlarda sabit ve tutarlı veri toplama süreçleri ile toplanmış olmalıdır. Dakiklik Veriler bilgi gereksinimlerini giderecek, hizmet ve yönetim kararlarını etkileyecek derecede hızlı bir biçimde ve her zaman ulaşılabilir olmalıdır

82 İlgililik Elde edilen veriler kullanım amacı ile ilgili olmalıdır. Eksiksizlik Veri gereksinimleri organizasyonun bilgi gereksinimlerine uygun bir şekilde açıkça tanımlanmalı ve veri toplama süreçleri bu gereksinimlere uygun olmalıdır.

83 Lizbon Üniversitesi Sistemlerinin Gerçekleri
Farklı sistemlerden gelen veriler Farklı veri açıklama sözlükleri Gerçek sistemler ile ilgisizlik Güvenilir olmayan veriler

84 Güvenilir olmayan veri kullanırsak ne olur???

85 İş Zekası Sistemi İnsan Kaynakları İş Zekası Finansman Akademik Araştırma

86 Akıllıca tasarlanmış bir İş Zekası Sistemi istiyoruz!!!

87 Aveiro Üniversitesi Elsa Silva
Zaman tahsis mekanizmaları-işlemsel yönler Farklı yöntemler Zaman tahsis enstrümanları İş akışları

88 Arka Plan – Hukuki Temel
Eğitim sektörü için resmi hesap planını onaylayan 20 Eylül tarihli Portaria no 794/2000 uyarınca -Yükseköğretim, para ile ilgili konularda hesap verilebilirlik ve değer verme ilkesine bağlı bir tutum sergilemesi konusunda baskı görmekte idi (POC-Educaçao)

89 Uygulama süreci esnasında
Zaman tahsisi, personelin zamanını yerine getireceği faaliyet türüne göre ayırması ve böylece maaş maliyetlerinin uygun bir biçimde dağıtılması bakımından gereklidir. Zaman tahsis verileri kurumun dolaylı masrafları için maliyet faktörü olarak kullanılabilecektir. Bilgilerin kontrolü için bilgisayar yazılımı gereklidir.

90 Ficha Individual de Tempos – Zaman dağıtım çizelgeleri
Entegre Sistem Ficha Individual de Tempos – Zaman dağıtım çizelgeleri Tam Maliyetleme Sistemi Sistem A Ficha individual de tempos – Zaman dağıtım çizelgeleri Sistem B Sistem N Diğer Uygulamalar

91 Ficha Individual de Tempos – Zaman dağıtım çizelgesi

92 İşbirliği yapanların Tanımlanması

93 Öğretim Aktiviteleri

94 Araştırma aktiviteleri

95 Zaman dağıtım çizelgesi

96 SiGeTe – Sistema integrado de gestao de tempo
Tam Maliyetleme Sistemi Sistem SiGeTe Diğer Uygulamalar Sistem N

97 SiGETe – Sistema integrado de gestao de tempo
Adem-i merkeziyetçi – personelden zaman konusunda bilgi vermesi talep edilmiştir. Gerçek bilgi Web sayfasından bilgilerin doldurulması ve gönderilmesi Bloke düzeltme (block editing) bilgisi Aylık bilgi Faaliyetlerin Sınıflandırılması – Temel Faaliyetler ve Destek Faaliyetleri olarak

98 İlgili süreçlerin geçerli hale getirilmesi -SiGeTe
Koşullu Geçerli Nihai İptal Bloke

99 Sonuç Üniversite, maksimum düzeyde şeffaflığın sağlanması, personel maliyetlerinin dağıtımına ve gerçekleştirilen faaliyetlere ayrılan dolaylı masraflara dayanak teşkil etmesi için zaman çizelgesi sisteminin gerekliliğine inanmaktadır.

100 Aveiro Üniversitesi Jose Albero Rafael ( 2010) genel bilgi eğitim: lisans, lisansüstü, lise sonrası Araştırma toplumla işbirliği

101 Eğitim ve Öğretim için Bölgesel bir Ağ olarak Aveiro Üniversitesi
Aveiro Üniversitesi Üniversite Bölümleri ve Politeknik Okulları içermektedir (1997’den bu yana). Sekiz yıl önce lise-sonrası eğitimi amaçlayan bir program başlatılmıştır ve şu anda Politeknik Okullar tarafından yürütülmektedir. 16 Üniversite bölümü (Aveiro) 35 lisans derecesi (entegre yüksek lisans dahil) 4 Politeknik Okullar (3 şehir) 15 lisans derecesi 15 CET (11 şehir)

102 Üniversite Bölümleri mühendislik › Elektronik ve Haberleşme
› Çevre ve Planlama › Seramik ve Cam Mühendisliği › Makine Mühendisliği › İnşaat Mühendisliği eğitim › Eğitim Bilimleri bilim › Kimya › Biyoloji › Fizik › Matematik › Yer Bilimleri diğerleri › Diller ve Kültürler › Medya ve Sanat › Sosyal ve Politik Bilimler › Sağlık Bilimleri › Ekonomi, İşletme, ve Endüstri Mühendisliği

103 Kayıtlı Öğrenci ve Öğretim Görevlileri
Toplam kayıtlı öğrenci sayısı: 13737 Üniversite: 10196 Lisans öğrencisi: 4983 Entegre yüksek lisans: 2017 Lisans üstü: 3196 Politeknik Okullar: 3541 Lisans öğrencisi: 2465 Lisans üstü: 127 Lise-sonrası: 949 Öğretim görevlisi: 999

104 Araştırma laboratuvarlarının uluslar arası bazda değerlendirilmesi
Araştırma laboratuvarları değerlendirme % I3N – Nanoyapı, Nanomodelleme, Nanofabrikasyon Enstitüsü Mükemmel ,18% CDTTF – Öğretmen Eğitiminde Didaktik ve Teknoloji Mükemmel QOPNA – Organik Kimya, Doğal ve Agro-gıda Ürünleri Mükemmel CICECO – Seramik ve kompozit Materyaller Araştırma Merkezi Mükemmel TEMA – Mekanik teknoloji ve otomasyon Merkezi Mükemmel IT – Telekomünikasyon Enstitüsü - Aveiro Sitesi Mükemmel CESAM – Çevre ve Deniz çalışmaları Merkezi Mükemmel IEETA – Elektronik ve Telematik Mühendisliği - Aveiro Çok İyi ,18% INET-MD - Pólo de Aveiro do Instituto de Etnomusicologia – Centro de Estudos de Música e Dança Çok iyi ID+ Dizayn, Medya ve kültür Araştırma Enstitüsü Çok İyi GOVCOPP – Yönetişim, Rekabet ve Kamu Politikaları Çok iyi CBC – Hücre Biyolojisi Merkezi Çok iyi GEOBIOTEC – YerBiyoBilimleri, Yer Teknolojileri ve Yer mühendisliği Çok İyi CIDMA – Matematik ve Uygulamaları Araştırma ve Geliştirme Merkezi Çok iyi CIECC – Eğitim ve Davranış Bilimleri Araştırma Merkezi İyi ,88% CETAC.MEDIA – İletişim Teknolojileri ve Bilimleri Araştırma Merkezi ORTA ,76% CLC – Diller ve kültür Merkezi ORTA Araştırma Lab toplamı ,00%

105 Araştırma Fonu

106 finansman/uygulama Yatırım İşlev (öğretim/eğitim) Araştırma

107 Hizmetler için toplam bütçe sözleşmeleri
Sözleşme meblağı Sözleşme sayısı

108 Aveiro Üniversitesi 2001’den beri Tam maliyetlemenin uygulanması için kaynakları (mali, İK, IT vb) geliştirme ve yönetme

109 UA’da maliyet muhasebesi
YASAL DAYANAK: Eğitim sektörü için resmi muhasebe planının onaylayan Portaria nº 794/2000 , 20 Eylül (POCEducação)

110 Kurum tarafından tamamıyla kabul edilen uygulama süreci maliyetleri
Kurumsal çaba Dahili yeterlilikler IT ve finansal alanlarda mevcut becerilerle Eğitilmiş insan kaynakları Dahili bir maliyet muhasebesi sistemi geliştirme

111 Tam maliyetleri uygulama
Nasıl Başlamalı- yönetim kaynakları I. Elde edilmesi amaçlanan bilgilerin analizi ve bunun nasıl elde edileceği II. POC-E tarafından önerilen maliyet muhasebesi modelinin yeterliliği III. Bir maliyet muhasebesi sisteminin geliştirilmesi IV. Maliyet muhasebesi sisteminin uygulanması ve test edilmesi

112 Tam maliyetlerin uygulanması
Tam maliyet sisteminin değerlendirilmesi Bir zaman çizelgesi sisteminin uygulanması ile – SiGeTe (gerçek zamanlı bilgi) ve maliyet muhasebesi sisteminin dizaynında kullanılan metodoloji ile (yasal dayanak) UA sistemin onaylanacak duruma geleceğini düşünmektedir.

113 Bir bilgi sisteminin önemi
Tam maliyetleri uygulama Bir bilgi sisteminin önemi Uygulama süreci yasal gereksinimle başlamış olmasına rağmen, UA bu bilgi sisteminin kurumun tüm dinamiklerine değer kattığına inanmaktadır ki bu potansiyelini daha da keşfetmek için gereklidir.

114 Tam maliyetleme sistemini sürdürme
* Yeni gereksinimler için insan kaynaklarını eğitme • Entegre bilgi sistemlerini yönetme – iletişim akışı • Bilgi sağlama son tarihleri - rutinler • Dahili gelişimler (SCORE; Cartão único; Modelo de gestão da Central telefónica – VOIP, vb)

115 Tam maliyetleme sistemini sürdürme
2007 yılında UA maliyet muhasebesi ile 2005/2006 yılını kapamıştır. Bu zaman periyodu süresince tam maliyetleme sisteminin ihtiyaçlarına yönelik daha doğru bilgi sağlamak için mali hizmetler, analitik muhasebe planı ve diğer sistemler tarafından sağlanan bilgilere yönelik bazı düzenlemeler yapma gereği ortaya çıkmıştır. O zamandan bu yana analitik ofis maliyet muhasebesi sistemi tarafından elde edilen sonuçları rapor etmektedir.