BÖLÜM 3 Kurum İÇİ İLETİŞİm ÇABALARI

... konulu sunumlar: "BÖLÜM 3 Kurum İÇİ İLETİŞİm ÇABALARI"— Sunum transkripti:

1 BÖLÜM 3 Kurum İÇİ İLETİŞİm ÇABALARI

2 Kurumu doğru anlamak Bir kurumu doğru biçimde anlatabilmenin beş temel yolu şunlardır: Saygınlık Liderlik Kurumsal Marka İletişim (Stratejik kurum içi iletişim) Strateji Kurumsal ikna

3 StratejİK İÇ İLETİŞİMDE boyut
Stratejik Oryantasyon ve Zorunluluk Dürüstlük ve Bütünleşme İtibar ve Saygı Stratejik Bilginin Akışı Açıklık ve Mesajın Gücü Dış Çevre Roller ve Sorumluluklar Dinleme ve Mevcut Görüntü Eğitim ve Destek Planalama ve Yöntem Sistemin Ölçümlenmesi Sürekli Gelişme

4 MİSYONUNU VE VİZYONUNU YAPILANDIRMIŞ KURUM VE KURULUŞLAR İÇİN ÖNEMLİ HEDEF, KURUM İÇİ İLETİŞİM ÇABALARI İÇİNDE BULUNMAKTIR. BUNLAR; Mevcut durumu analiz etme, İhtiyaçları belirleme,program geliştirme, Eğitim, Motivasyon etkinliklerini gerçekleştirme, Kuruma bağlılık ve sahiplenme duygularını güçlendirmek, Çalışanların kurumun hedef ve stratejilerinin uygulanmasında üzerine düşen görevi yapmaya istekli olmaları, Bu anlamda ortak bilinç ve dil birliği oluşturmaları,

5 Yetkinliklerin kazandırılması için takım ruhu, dinamizm ve istekliliğin oluşturulması,
Ve bu anlamda mutlaka bir ölçüm mekanizmasının oluşturulması, Kurumun vizyon/misyon/değerler/hedef ve stratejilerinin çalışanlar tarafından anlaşılması, Çalışan iletişimi bir sosyal gruptur.

6 KURUM FELSEFESİNİ OLUŞTURAN YAPITAŞLARI
Çalışana Saygı, Dürüstlük ve Adalet, Müşteri Odaklılık, Operasyonel Mükemmellik, Sonuç Odaklılık, Takım Çalışması, Kurum kültürünü yerleştirme çabaları.

7 Kurum kültürü Çalışan , yapı ve işleyişin uygun biçimde yapılandırılmasını, kurumun değerlerini, felsefesini tanımlayarak paylaşmayı ve bu değerleri koruyarak yöneticiler ve çalışanlarca geliştirmektir. Bir kurumun kültürü ne kadar güçlüyse; yönetimin, çalışan davranışlarını yönlendirmek için o kadar az resmi kural ve yönetmeliklere ihtiyacı olacaktır.

8 KURUM KÜLTÜRÜ

9 Normlar ve Standartlar Güç ve Otorite İşlev- yapı Bağlılık ve Moral
KURUM KÜLTÜRÜNÜN BOYUTLARI AŞAĞIDAKİ GİBİ ÖZETLENEBİLİR: Normlar ve Standartlar Güç ve Otorite İşlev- yapı Bağlılık ve Moral Geribildirim ve Eleştiri Amaçlar ve Hedefler

10 Güçlü bir kurum kültürü yaratabilmenin ve bunun tüm kurum ve üyelerce benimsenmesinin sağlanmasının elbette kuruma bir geri dönüşü olacaktır. Bu işlevler; Kurumsal amaçlar hakkında kurum üyelerinin fikir sahibi olmasını sağlar. Kurumda kabul gören yöntem ve teknikler için bir çerçeve çizer. Kuruma kimlik kazandırarak, benzer amaçlı diğer kurumlardan ayırt edilmeyi kolaylaştırır. Motivasyonu arttırır. Kurum üyelerinin aidiyet duygularını geliştirmesine yardımcı olur.

11

12

13

14 Örgütsel Kültüre sahip olmak için ;
Çalışanlara değer verme ve organizasyon yapısı ile işleyişini insanın önemi üzerinde oluşturma, Örgütsel gelişme ve yenilikçi uygulamaları gerçekleştirmek için, yeni fikirlere önem verme, Girişimci uygulamalara destek olma, Çalışanların insani gereksinimlerini ön plana alarak, bilgi ve yeteneklerinden en üst düzeyde yararlanmaya olanak sağlayacak koşullara sahip olma, Değişim yönetimini başarıyla gerçekleştirmek için lider özelliklerine sahip yöneticilere sahip olma, Organizasyondaki yerleşik değer ve inanışların gücünün bir göstergesi olarak, tüm çalışanlar düzeyinde bu deeğer ve inançlara yüksek bir katılım sağlama.

15 Kurumsallığı oluşturan bazı kavramlar arasında kavram karmaşası bulunmaktadır. Kurumsal kültür ile kurumsal iklim arasında yaşanan karmaşadır. Kurumsal kültür, eylemlerde süreklilik, örgütsel davranışlarda uyum sağlar, böylece örgütsel iklimin ortaya çıkmasında önemli rol oynar. Örgüt iklimi, çalışanların değerleri ve birbirleriyle olan ilişkileri, çalışma durumları ve kollektif davranışları, örgütsel amaçlara ulaşmada belirleyici faktörlerdir. Örgütün psikolojik ortamına ÖRGÜT İKLİMİ denmektedir.

16

17 Kurumdaşlık duygusu ‘biz bilinci’ ya da ‘yol arkadaşlığı’ dır.
Kurumdaşlığın faktörleri şunlardır: Bağlılık Sorumluluk Sadakat İnsiyatif Üretkenlik Motivasyonel İlişki Kalite İşinde Uzmanlık Esneklik Enerji

18 Kurumsallığı Geliştirmenin Boyutları;
İnsan Boyutu (bilgi,beceri,yaratıcılık,entelektüel ve fiziksel özellikler) Motivasyon:Değerler, inançlar, ilgi, güven, memnuniyet, ödüllendirme,konfor. Sistem Boyutu: Hız, uygulanabilirlik, kapsam, içerik,süreklilik. Vizyon ve stratejilerin geliştirilmesi Çevre koşullarının uygun hale getirilmesi.

19 Kurumsallık ya da kurumsal davranma ancak kurumun, çalışanını yanına alarak yoluna devam edebilmesiyle mümkündür. Saygın bir atmosfer yaratmak Çalışana birer üye gibi davranmak Kurumsal sadakati gerçekleştirmek Söylentileri dinlemek Uygun yayınlara yatırım yapmak İletişimde en az iki yol geliştirmek Çalışana kendisi içinde uygun zaman yaratmak.

20 Kurumiçi iletişimin başarısında, kurumun kendisine sorması gereken sorular şunlardır:
Kurumiçi iletişim planının varlığı İç iletişim planının iş hedeflerine uygunluğu Proje bazında ölçümleme ve yıllık ölçümleme yapılması İyi tanımlanmış ve çift yönlü bir iletişim sisteminin varlığı Geri bildirim yolları Çalışanlarını tercih ettiği iletişim ortamlarına öncelik verilmesi(sözlü,yazılı ya da sanal ortam) Çalışanların algılamaları tutumları ve beklentilerinin anlaşılması.

21 Peki bunun için ne yapmalı?
İç iletişim kadrosu oluşturulmalı, Hedefler çalışanlarla paylaşılmalı, Geri bildirim mekanizmasını içeren projelere yer verilmeli, Bir ölçümleme standardı oluşturulmalı, Ciroya göre iç iletişimin bütçesinin payı belirlenmeli, Üst yönetimin iç iletişimin sahibi olması sağlanmalı, ‘İyi örnek’ sayılan şirketlerle ‘kıyaslama’ yapılmalı.

22 KURUMİÇİ İLETİŞİMDEN KİM SORUMLUDUR?
İnsan kaynakları departmanı artık, kurumlarda, insanları yalnızca ‘işe alma’, olarak görülen görevden çok daha kapsamlı ve daha stratejik bir anlam ifade etmektedir. İnsan kaynakları yönetimi organizasyonlar için stratejik açıdan doğru konumlandırıldığında örgütsel gelişimi tetikleyici bir unsur olarak algılanabilir. Kimdir insan kaynakları departmanının hedef kitlesi: Çalışanlar.

23 O haldeçalışanları tanımak, özelliklerini ve yetilerini bilmek,organizasyonu onlara en iyi şekilde tanıtmak/benimsetmek ve onları yani çalışanları, organizasyona en doğru şekilde katabilmek ‘insan kaynakları departmanı’ nın yapması gerekenler arasındadır. Kurumsal iletişim ve insan kaynakları departmanlarının ortak çalışma alanlarına baktığımızda her ikisinin de ; bilgiyi yönettiği, danışmanlık görevi yaptığı, iletişimde bulunduğu, kurumiçi iletişim fonksiyonlarını yönettiği, toplam kaliteye önem verdiği ve tepe yönetim ile sürekli etkileşim içinde olduğu sonucu ortaya çıkar.

24 Kurum içi iletişime ilişkin uygulama alanlarını kendi içinde bölümlendirdiğimizde işin organizasyon kısmıyla halkla ilişkiler departmanının, çalışanın manevi tatminine yönelik yönetim şekilleriyle insan kaynakları departmanının ilgilendiğini ve bu anlamda sorumlu olduklarını söyleyebiliriz. Konu ‘kurum içi iletişim’ olduğunda halkla ilişkiler departmanı ve insan kaynakları departmanı birlikte ve yardımlaşarak çalışmalıdır.

25 Çalışan Memnuniyeti Açısından Üçlü Koordinasyon Halkla İlişkiler
Departmanı YÖNETİM KADROSU ÇALIŞANLAR İnsan Kaynakları Şekil 1.Sayfa 45

26 Kurumiçi iletişimi yönetebilmenin mükemmelliği açısından, iletişimin genel anlamda yönetim mükemmelliğine nasıl katkıda bulunduğunu gösteren on iki özellikten söz edebiliriz. İnsan Kaynakları Organik Yapı Girişimcilik Simetrik iletişim sistemleri Liderlik Güçlü, katılımcı kültürler Stratejik planlama Sosyal sorumluluk Kadınlara ve azınlıklara dikkat Kalitenin önceliği Etkin operasyon sistemleri İşbirlikçi bir toplumsal kültür

27 Kurum içi İletişim Aktiviteleri:
Çalışanların kurumlarından gurur duymasını sağlamak, Kurum felsefesini yerleştirmek adına eğitim toplantıları, Kurum ile ilgili çalışanda olumlu imaj yaratma adına iletişimsel çabalar, Çalışanların motivasyonunu artırıcı çalışmaların yapılması, Çalışanlarla iletişimi güçlendirecek alterntif kanalların oluşturulması, Çatışmaların azaltılması, Stres düzeylerinin her çalışanın kaldırabileceği düzeyde tutulması, İş ortamında eğlenmeyi teşvik edici projelerin uygulanması, Çalışanların oluşturduğu kulüpler, Şirket birleşmelerinde kurum içi iletişim çalışmaların yapılması, Kurum içi yayınlara önem verilmesi, Kriz dönemlerinde kurum içi iletişim çalışmaların yapılması.

28

29

30 Kurum içi çalışan iletişimi açısından; kurumsal amaçlarla bireysel amaçlar arasında bilinçli bir denge kurulması hedefine hizmet eden amaçları şu şekilde özetlemek mümkündür: Kurumsal politika ve kararların çalışanlara duyurulması, Kurumu çalışma düzeni, uzun ve kısa dönem hedefleri, ücret prim sistemi, ödül ceza sistemi vb. Bilgilerin çalışanlarla paylaşılması, Kurumun yıllık bütçesi, gelir ve faaliyetler vb. Bilgilerin çalışan, hissedar, müşterilere, sendikalara, sosyal paydaşlara duyurulması, Kurum yayınları aracılığıyla bilgi akışı sağlamak, Ücret artışları, primler, ikramiyeler, özel günler,tatil olanakalrı, burslar, eğitimler sağlanması, Kuruma ilişkin bilgi düzeyleri yükseltilmiş çalışanlar aracılığıyla kurumun toplumda tanıtılması kolaylaşır. Kurum faaliyet alanına ilişkin her türlü mevzut örgüt bireylerine duyurularak, bu konudaki olası hatalar önlenmiş olur.

31 Çalışanı krize götüren sebeplere çözümsel açıdan nasıl yaklaşmalıdır?
Durumun neleri kapsadığını öğrenmek, çalışanın nelere ihtiyacı olduğunu anlamak. Çalışan ve üstü arasında arabuluculuk yapmak, çalışanın ihtiyaçları ile işletmenin ihtiyaçları arasında denge kurmak. Çalışanı, üstünü ya da iş arkadaşlarını bu durum karşısında rahatlatmak, güven vermek ve bu geçici durum karşısında empati kullanarak cesaretlendirmek. Çalışanın probleminin işletmenin ihtiyaçlarını karşılamada engel teşkil edip etmediğini saptamak. Çalışanın işten uzaklaştığı hissedildiğinde özellikle desteklendiğini hissettirmek ve beklentilerini öğrenmek.

32 Çalışanın yaratıcılığını ortaya çıkarmak önemlidir.
Şirketteki herkesi yeni düşünceler üretmeye ve bunları çekinmeden söylemeye teşvik etmek. Çalışanları yetkilendirmek ve belirli sınırlar içinde kendi kararlarını vererek çalışmalarına izin vermek.İş liderliği yaratıcılığı geliştiren yöntemdir. Çalışanların başarılı olacağına inanmak, güvenmek. Çalışanların duygusal enerjilerini artırmak ve yönlendirmek. Çalışanların sevdikleri işleri yapmalarına olnak hazırlamak yaratıcılıklarını artıracaktır. Hataların cezalandırılmaması ve değişim için zaman tanınması çalışanın kendini yenilemesine olanak vereceği için yaratıcılığa katkıda bulunacaktır.

33 Peki markanın değerini gerçekten yapılan tanıtımlar mı belirliyor?
Kurumsal marka için çalışan markası yaratmaktan başka çare yoktur. Kurumsal marka değeri bir çok kurumun en önemli varlıkları arasında yer alıyor. Marka değerini artırmak için bir çok yatırım, tanıtım yapılıyor. Peki markanın değerini gerçekten yapılan tanıtımlar mı belirliyor?

34

35 Markanın nasıl tanıtıldığı , o markayı tanıtanların kim olduğu gibi konular önemli olmakla birlikte,aslında en önemli tanıtım bir kurumun ürün ve hizmetlerinin sunumunun yapıldığı anda yaşanan deneyimdir.Bu nedenle markayı temsil edenlerin en önemlisi; reklam filminde oynayan ünlü, kurumun üst yöneticisi veya sözcüsü değil, müşteri ile her karşılaşma anında kurumu temsil eden kişilerdir. Özellikle müşteri ile etkileşim içinde bulunan satıcıların, telefona cevap veren çalışanların, şirkete gelenleri karşılayan resepsiyon çalışanlarının maaş düzeyleri düşük , yetkileri sınırlı olması nedeniyle genellikle insan kaynakları yönetiminde üst düzey katkıdan mahrum kalır. Oysa müşteri açısından marka değerini belirleyen unsurların başında ne kadar sıcak karşılandığı geliyor.

36

37 Bu nedenle , marka değerinin artırılmasını isteyen kurumların sadece ürün kalitesi, teknoloji, altyapı sistemleri gibi konularda değil aynı zamanda insan kaynakları yönetimi konusunda da yatırım yapması gerekiyor. Çalışanların yeterli altyapı desteğine sahip kılınmaları ve başarıdan pay almalarına dikkat edildiğinde davranışsal gelşimde hızlanıyor.

38 Kurumsal Sadakati sağlamak için ;
Hayatı basitleştir. Ödüllendirmeyi sadakat yaratan davranışlara dayandır. Kazan-Kazan ilişkileri kur. Doğru seçimler yap. Dinle ve açık konuş. Kurum İçinde Sosyal Dayanışma Grup içindeki bireylerin diğer bireylerle uyumlu ilişkilere girmesi ile ortaya çıkan duruma sosyal dayanışma denir.

39 Dayanışma, nasıl ki toplumsal gelişmenin temel öğesiyse, kurumlar içinde elbette bu böyledir.Dolayısıyla kurum ve kuruluşlarda dayanışmayı özendirmelidirler. Ve bir kurumda bunu özendirecek tabiiki yöneticileridir.Aynen toplumsal dayanışmada olduğu gibi, kurum içindeki dayanışmada da çalışanın diğer çalışanlarla kişisel ilişkilere girmesi, kurumsal işlevlerin yerine getirilmesinde daha duyarlı davranması, kurum olarak benimsenen yüksek değerlere baağlanması ve dolayısıyla diğer çalışanlarla dayanışma içinde olması gereklidir. Kurum hayatının başarısı; kurumun sürekliliğine, sosyal ilişkilerin varlığına, işbölümüne ve en önemlisi fikir birliğine bağlı olarak gelişmektedir. O halde kurumsal bilinci oluşturmak gerekldir.

40 KURUMSAL SOSYALİZASYON Kurum içinde yeni koşullara adaptasyon sürecinin birdenbire gerçekleşmesi beklenemez. Örgütsel(kurumsal)sosyalizasyon, örgüte yeni katılan üyelerin örgüt kültür ve normlarına adaptasyonunu içeren sistematik süreci ifade eder. Bu süreç kurum kültürünün içeriğini öğrenmeye çalışan insanlar tarafından gerçekleştirilen, bu bireylerin davranışlarını etkileyen , şirket kültürünün devamlılığına yardımcı olan özelliklerdedir.

41 Sosyalizasyon süreci toplam yedi adımda oluşan bir süreçtir.
Giriş seviyesindeki elemanların seçimi. İşe yerleştirme. İşte ustalaşma Performansın ölçülmesi ve ödüllendirilmesi. Önemli değerlere bağlılık. Hikaye ve gelenekleri güçlendirmek. Tanınmak ve güçlenmek.