1İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı1 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI FAALİYET RAPORU 2013 T.C. İSTANBUL MEDENİYET ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ.

... konulu sunumlar: "1İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı1 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI FAALİYET RAPORU 2013 T.C. İSTANBUL MEDENİYET ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ."— Sunum transkripti:

1 1İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı1 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI FAALİYET RAPORU 2013 T.C. İSTANBUL MEDENİYET ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

2 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı2 SUNUŞ SUNUŞ Üniversitemizin hedefi bilgi ve teknoloji ışığında, sorumluluk bilinci yüksek, güvenilir, akılcı, çözüm üreten, tarih ve kültürüne sahip çıkan vizyon sahibi öğrenciler yetiştirmektir. Evrenselliğin ön plana geçtiği, sınırların kalmadığı dünyamızda, bilim alanında ön sıralarda yerimizi almak büyük önem taşımaktadır. İstanbul Medeniyet Üniversitesi 2010 tarihli 6005 sayılı Kanun ile kurulmuş ve hızlı bir yapılanma süreci içine girmiştir. 2013 yılı içinde temizlik, güvenlik, kalorifer yakma, araç kiralama, akaryakıt, bilgi teknolojileri, büro mefruşatı gibi alımlar Başkanlığımızca temin edilmiştir. İhtiyaçlarımızı karşılarken saydamlığı, rekabeti eşit muameleyi, güvenilirliği, denetimini sağlamaya özen gösterilmiştir. İhtiyaçların, kıt kaynaklarla etkin ve verimli kullanılmasına çalışılmıştır. Ayşe YILDIZ ÖZKURT Ayşe YILDIZ ÖZKURT İdari ve Mali İşler Daire Başkanı İdari ve Mali İşler Daire Başkanı

3 3İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı3 BAŞKANLIĞIMIZIN HUKUKİ DAYANAĞI 2547 sayılı Yükseköğretim kanununun 51. maddesine göre hazırlanan, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 26. Maddesinde yer alan Komptrolörlük ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlıklarının birleşmesi, 190 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile gerçekleşerek İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı kurulmuştur. Bu karar 13 Ağustos 1984 tarih ve 84/8360 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe girmiş ve 13 Ağustos 1984 tarih ve 18488 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmıştır. 2547 sayılı Yükseköğretim kanununun 51. maddesine göre hazırlanan, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 26. Maddesinde yer alan Komptrolörlük ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlıklarının birleşmesi, 190 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile gerçekleşerek İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı kurulmuştur. Bu karar 13 Ağustos 1984 tarih ve 84/8360 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe girmiş ve 13 Ağustos 1984 tarih ve 18488 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmıştır.

4 4İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı4 BAŞKANLIĞIMIZIN FAALİYET ALANI 1-) Hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan, para ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak. 2-) Araç,gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek ve Rektörlük bütçesinde ödeneği toplu olarak verilen tüm birimlerin demirbaş, makine-teçhizat, bilgisayar, yazılım, donanım satın alımları yapılarak ihalelerini gerçekleştirmek. 3-) Temizlik, güvenlik, personel taşımacılığı, aydınlatma, ısıtma ve benzeri hizmetleri yürütmek, ve ihalelerini gerçekleştirmek. 4-) Rektörlük ve bağlı birimlerinin elektrik, su ve doğalgaz faturalarının ödenmesi işlemlerini yürütmek. Amaçlarımız; İstanbul Medeniyet Üniversitesinin sahip olduğu kaynaklarını etkin, ekonomik, verimli, hesap verilebilir ve şeffaf bir şekilde kullanımını sağlamak için gerekli alt yapıyı geliştirip güçlendirmek. Çalışanların takım bilinci içinde uzmanlıklarını, bilgi ve becerilerini arttırılacağı imkanlar oluşturmak. Amaçlarımız; İstanbul Medeniyet Üniversitesinin sahip olduğu kaynaklarını etkin, ekonomik, verimli, hesap verilebilir ve şeffaf bir şekilde kullanımını sağlamak için gerekli alt yapıyı geliştirip güçlendirmek. Çalışanların takım bilinci içinde uzmanlıklarını, bilgi ve becerilerini arttırılacağı imkanlar oluşturmak.

5 5 ORGANİZASYON ŞEMASI

6 6İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı6 Başkanlığımızda 13 personel görev yapmakta olup unvanları ve sayıları aşağıda belirtilmiştir. Daire Başkanı1 Şube Müdürü2 Bilgisayar İşletmeni4 Hizmetli1 Şoför5

7 7İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı7 BAŞKANLIK BİRİMLERİ VE GÖREVLERİ 1- Satın Alma Bürosu Açık ihale, pazarlık usulü ve doğrudan temin usulü ile: - Özel Güvenlik, Temizlik, Personel taşıma hizmet alımları - Mal alımları Diğer hizmet alımları Diğer hizmet alımları - Muayene ve Kabul Komisyonlarının kurulması, muayene ve kabul işlemlerinin takibi - Yapılan hizmetin takibi - Hakediş ve ödeme emirlerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi.

8 8İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı8 2- Kamu Borçları Bürosu Telefon faturaları, - Telefon faturaları, - Elektrik faturaları, - Su faturaları, - Doğalgaz faturaları, - İhale ilan bedellerine ait faturaların ödeme emri düzenlenmesi

9 9İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı9 3- Taşınır Kayıt ve Kontrol Bürosu Depoya giren mal, malzeme ve demirbaşların: - Satın alma yoluyla Taşınır Alımları, -Devir Yoluyla Giriş ve Çıkış İşlemleri -Zimmete Verme, Zimmeten düşme İşlemleri -Sayım ve Devir İşlemleri -Tüketim Çıkış İşlemleri -Taşınır Yönetim Hesabı İşlemleri Ayrıca; Mühür ve Soğuk Damga yaptırılması - Mühür ve Soğuk Damga yaptırılması - Personel araçlarına taşıt tanıma sistemi düzenlenmesi gibi işlemler bu büro tarafından yapılmaktadır.

10 10İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı10 5- Evrak Kayıt Bürosu - Gelen evrak kaydı - Giden evrak kaydı - Evrakların ilgili personele dağıtımı işlemlerini yapar

11 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı11 6- YAZILIMLAR Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce Üniversite bütçesinin ödenek teklif aşamasından harcama aşamasına kadar yürütülen e-bütçe sistemi - Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce Üniversite bütçesinin ödenek teklif aşamasından harcama aşamasına kadar yürütülen e-bütçe sistemi -Gelen Giden Evrak süreci uygulamalarını yerine getirmek üzere Maliye Bakanlığı tarafından geliştirilen SGB.net programı -Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü Kamu Harcama ve Bilişim Sistemi ve Taşınır Kayıt Kontrol Sistemi (KBS) -Kamu İhale Kurumu tarafından elektronik ortamda (Elektronik Kamu Alımları Platformu) İhale sürecini takip ve şartnamelere erişim sağlamak üzere ‘‘EKAP’’ programı -Ayrıca Başbakanlık Mevzuat Bilgi Sistemi,Maliye Bakanlığı ile Kalkınma Bakanlığı, Devlet Teşkilatı Veri Tabanı,Resmi Gazete Bilgi Sistemi, Sayıştay, YÖK ve diğer üniversitelerin sistemlerinden yararlanılmaktadır.

12 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı12 TAŞITLAR Taşıtın CinsiYılı Otomobil(KİRALIK)2012 Otomobil(KİRALIK) 2012 Otomobil(KİRALIK) 2012 Otomobil(KİRALIK) 2012 Otomobil 2012 Otomobil 2012 Pick-Up 2012 Otobüs 2012 Kamyonet 2012

13 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı13 İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretimLiseÖn LisansLisansY.L. ve Dokt. Kişi Sayısı1651 Yüzde%10%45%36%9 İdari Personelin Hizmet Süresi 1 – 3 Yıl4 – 6 Yıl7 – 10 Yıl 11 – 15 Yıl 16 – 20 Yıl21 - Üzeri Kişi Sayısı922 Yüzde%72%10%18

14 14İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı14 FAALİYET ve PERFORMANS GÖSTERGELERİ

15 AÇIKLAMA 31 ARALIK 2013 İTİBARİYLE TOPLAM ÖDENEK13.375.800,00 HARCAMA 9.151.003,00 KALAN ÖDENEK 4.224.797,00 HARCAMA ORANI % 68,41 ÖDENEKLER VE HARCAMA DURUMU (ÖZET) İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

16 İSTANBUL MEDENİYET ÜNİVERSİTESİ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI TOPLAM ÖDENEKHARCAMAKALAN 13.375.800.00 TL9.151.003,00 TL4.224.797,00 TL TERTİPLERİMİZTOPLAM ÖDENEĞİMİZHARCAMAKALAN 01 ÖDENEĞİMİZ383.400,00 TL381.656,00 TL1.744,00 TL 02 ÖDENEĞİMİZ56.400,00 TL56.045,00 TL355,00 TL 03 ÖDENEĞİMİZ3.260.000,00 TL3.227.680,00 TL667,00 TL 06 ÖDENEĞİMİZ9.676.000,00 TL5.485.622,00 TL4.190.378,00 TL GENEL TOPLAM13.375.800,00 TL9.151.003,00 TL4.224.797,00 TL 13.375.800,00 TL TOPLAM ÖDENEK HARCAMA KALAN ÖDENEK

17 17İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı17 KİRA GİDERLERİ VE HİZMET ALIMLARI HARCAMA DURUMU AÇIKLAMA 31 ARALIK 2013 İTİBARİYLE KBÖ 1.892.000,00 Eklenen 546.000,00 TOPLAM 2.438.000,00 Harcama tutarı 2.341.470,52 Kalan 96.529,48 Harcama Oranı %96,00

18 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı18 MALTEPE YERLEŞKESİ KİRA GİDERLERİ 2013 YILI1.147.775,31 TL GENEL TOPLAM 1.147.775,31 TL

19 19 HİZMET ALIMLARI İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı - GÜVENLİK - TEMİZLİK - PERSONEL TAŞIMA

20 20İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 2013 YILI31.12.2013 itibariyle GÜVENLİK ELEMANI SAYISI30 Kişi İHALE YOLU İLE GÜVENLİK HİZMETİ ALIMI672.952,00TL 2013 TOPLAMI (KDV DAHİL)794.083,00 TL GÜVENLİK (İHALE)

21 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı21 2013 YILI EK SÖZLEŞME İLE GÜVENLİK HİZMETİ ALIMI 2013 YILI31.12.2013 itibariyle GÜVENLİK ELEMANI SAYISI13 Kişi İHALE YOLU İLE GÜVENLİK HİZMETİ ALIMI (EK SÖZLEŞME)134.570,00TL 2013 TOPLAMI (KDV DAHİL)158.792,00 TL

22 22 2013 YILI 31.12.2013 itibariyle TEMİZLİK ELEMANI SAYISI28 KİŞİ İHALE YOLU İLE TEMİZLİK HİZMETİ ALIMI592.560,00 TL 2013 YILI KDV DAHİL TOPLAM 699.220,00 TL İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 2013 TEMİZLİK (İHALE)

23 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı23 2013 YILI EK SÖZLEŞME İLE TEMİZLİK HİZMETİ ALIMI 2013 YILI 31.12.2013 itibariyle TEMİZLİK ELEMANI SAYISI12 KİŞİ İHALE YOLU İLE TEMİZLİK HİZMETİ ALIMI110.390,00 TL 2013 YILI KDV DAHİL TOPLAM 130.260,00 TL

24 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı24 2013 YILI 31.12.2013 itibariyle ARAÇ SAYISI4(KİRALIK) İHALE YOLU İLE ARAÇ KİRALAMA HİZMETİ ALIMI125.700,00TL 2013 KDV DAHİL TOPLAM 148.326,00 TL ARAÇ KİRALAMA HİZMETİ ALIMI (İHALE)

25 25 PERSONEL SERVİSİ HİZMETİ (İHALE) 2013 YILI 31.12.2013 itibariyle ARAÇ SAYISI5 İHALE YOLU İLE PERSOENEL SERVİSİ HİZMETİ ALIMI69.120,00 TL 2013 KDV DAHİL TOPLAM 81.561,60 TL

26 26İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı İHALE USULÜ İLE YAPILAN ALIMLAR İHALE ADIİHALE GÜNÜİHALE TUTARI ÇALIŞANLARIN MESLEKİ DONANIMLARI VE UYGUN İSİHDAM POL. BELİRLENMESİ 26 Temmuz 2013 Cuma69.461,53 + KDV 2013 YILI PERSONEL SERVSİ İHALESİ05 Nisan 2013 Cuma69.120,00 + KDV İNTERAKTİF YAZI TAHTASI VE MANYETİK TAHTA TEMİNİ İŞİ. 05 Eylül 2013 Perşembe170.955,00 + KDV YAZICI VE FOTOKOPİ MAKİNESİ ALIMI12 Eylül 2013 Perşembe169.020,00 + KDV TABLET BİLGİSAYAR ALIMI İHALESİ17 Eylül 2013 Salı49.200,00 + KDV TIP FAKÜLTESİ ÖĞRENCİ LABORATUVARI 3 GRUP 76 KALEM MALZEME 10 Ekim 2013 Perşembe1.323.780,00 + KDV FEN FAKÜLTESİNE LAB. KULLANILMAK ÜZERE 19 KALEM CİHAZ ALIMI18 Kasım 2013 Pazartesi594.132.00 + KDV 3 KALEM PLASTİNE MAKET ALIMI12 Aralık 2013 Perşembe 271.600,00 + KDV 2014 YILI ARAÇ KİRALAMA İHALESİ10 Aralık 2013 Salı 121.800,00 + KDV 2014 YILI TEMİZLİK İHALESİ06 Aralık 2013 Cuma 564.275,52 + KDV 2014 YILI (8 AYLIK) GÜVENLİK İHALESİ04 Aralık Çarşamba 680.706,60 + KDV

27 TIP FAKÜLTESİ ÖĞRENCİ LABORATUVARI 3 GRUP 76 KALEM MALZEME İHALESİ 27

28 2013 YILI PERSONEL SERVSİ İHALESİ 28

29 İNTERAKTİF YAZI TAHTASI VE MANYETİK TAHTA TEMİNİ İŞİ. 29

30 YAZICI VE FOTOKOPİ MAKİNESİ ALIMI 30

31 TABLET BİLGİSAYAR ALIMI İHALESİ 31

32 3 KALEM PLASTİNE MAKET ALIMI 32

33 DMO MAL ALIMI 33 2013 YILI709.038,80 TL GENEL TOPLAM (KDV DAHİL) 867.533,55 TL

34 34 DMO MAL ALIMI

35 35 TAŞITLAR

36 36 KÜTÜPHANE

37 37İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı DOĞRUDAN TEMİN (22/D) usulü ile yapılan alımlar İDARİ VE MALİ İŞLER 31.12.2013 İTİBARİYLE ALIM T Ü R Ü TUTAR MAL ALIMI 4.702.259,35 TL HİZMET ALIMI 1.154.406,65 TL TOPLAM 5.856.666,00 TL

38 38İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Rektörlük Taşıt Cetveline kayıtlı ve İdari Birimlerde kullanılan araçlara alınan akaryakıt miktarları: Akaryakıt Alımı 31.12.2013 İTİBARİYLE Motorin16.579,95 Litre Harcama Tutarı59.687,84 -TL

39 39İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı KAMU BORÇLARI TAHAKKUK BÜROSU 31.12.2013 İTİBARİYLE İŞİN ADI ADETTUTAR TELEFON EVRAKI 154.648,75 DOĞALGAZ EVRAKI 17105.578,24 ELEKTRİK EVRAKI 34165.270,25 SU EVRAKI 2140.517,00 İLAN EVRAKI 2325.958,92 İNTERNET EVRAKI 223.543,00 TOPLAM 135345.516,16

40 40İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Bu hizmet 1 personel tarafından yürütülmektedir. EVRAK KAYIT BÜROSU 31.12.2013 İTİBARİYLE İŞİN ADI ADET GELEN EVRAK668 GİDEN EVRAK638 TOPLAM1306

41 41İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı41 Sorunlar - Görev alanımızı belirleyen yazılı bir metnin bulunmaması -Görev alanındaki belirsizlik nedeniyle taleplerin karşılanmasındaki tereddütler -Harcama birimlerinin ödenek yetersizliği nedeniyle plansız ve yoğun talepleri -Hizmet alımları kontrolünde birimlerin kontrol teşkilatı üyelerinin bilgi eksikliği -Mali sorumluluk ve cezai yaptırım nedeniyle personelin motivasyon ihtiyacı Çözüm Önerileri -Tüm Üniversite düzeyinde özellikle destek birimlerinin detaylı görev tanımlarının yapılması -Her bir harcama biriminin yılı bütçesini gerçek ihtiyaçlarına göre düzenlemesi -Başkanlığımızca yazılı ve sözlü bilgilendirme yapılmakta ancak uygulamanın yerleşmesi zaman almakta -Yeni memur alımlarında işin gereklerine uygun vasıfları taşıyan personelin görevlendirilmesi

42 42İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı42 HEDEFLERİMİZ : Akademik ve idari süreçleri destekleyecek bütünleşik bilgi sisteminin oluşturulması, temel önceliklerimizden birisidir. Eğitimin etkinliğini ve verimliliğini arttıracak ileri teknoloji üretimini ve kullanımını kolaylaştıracak altyapının oluşturulmasına önem verilecektir. Hedef 20.1.:2014 yılı sonuna kadar elektronik belge yönetim sistemi ile, idari ve mali işler ve personel yönetimi ile ilgili otomasyon sistemi kurularak öğrencilerin kurumsal mail yapısından yararlanmalarını sağlayacak altyapı sağlanacaktır. Faaliyet 1 :2014 yılı sonuna kadar idari ve mali işler ile ilgili otomasyon sistemi kurmak.

43 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı43 TEŞEKKÜRLER Ayşe YILDIZ ÖZKURT İdari ve Mali İşler Daire Başkanı