3- Projenin Başlatılması

... konulu sunumlar: "3- Projenin Başlatılması"— Sunum transkripti:

1 3- Projenin Başlatılması
YRD. DOÇ. DR. KENAN GENÇOL

2 Proje Başlatma Belgesinin Oluşturulması
Proje başlatma belgesinin oluşturulması, projeyi resmi olarak onaylayan bir belge hazırlama ve paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamaya yönelik başlangıç gereksinimlerini belgeleme sürecidir.

3 Proje Başlatma Belgesinin Girdileri
Proje çalışma bildirimi (iş tanımı) İş gerekçesi Sözleşme Çevresel işletme faktörleri Kurumsal süreç varlıkları

4 Proje çalışma bildirimi
Proje iş tanımı olarak da adlandırılan proje çalışma bildirimi, proje sonunda teslim edilecek çıktının (ürün ya da hizmetin) tanımıdır. Çalışma bildirimi içinde; İş ihtiyacı (projenin fikri nedenleri, örneğin; bir probleme çözüm üretme, yeni bir ihtiyacı karşılama, yeni bir fırsatı yakalama gibi.) Ürün kapsamının tanımı (ürünün ayırtedici özellikleri, ürün ve hizmetin ana hatları gibi) Stratejik plan (kurumun stratejik hedefleriyle uyumu) öğeleri yer alır.

5 İş gerekçesi Projenin iş açısından yapılacak yatırıma değip değmeyeceğini belirlemek için gerekli olan bilgileri içerir. Aşağıdakilerden biri ya da birkaçının sonucu olarak oluşturulur: Pazardaki talep Kurumun ticari ihtiyacı Müşterinin talebi Teknolojik ilerleme Yasal zorunluluklar Devletin düzenlemeleri Çevresel ve sosyal ihtiyaçlar

6 Sözleşme Sözleşme, projenin kurum dışı bir müşteri için yürütüldüğü durumda proje başlatma belgesinin bir girdisidir. Proje talebinde bulunan müşteri ile projeyi gerçekleştirecek kurum arasında düzenlenen karşılıklı bağlayıcılığı olan anlaşma belgesidir. (hukuki,idari ve mali hükümler, fikri ve sinai haklar vs..)

7 Çevresel işletme faktörleri
İşletme yapısı ve kurum kültürü Devlet ya da sektör standartları (ürün, kalite standartları vs...) Kurumun altyapısı (mevcut fiziki olanaklar, sermaye ihtiyacı, vs..) Mevcut insan kaynakları durumu vs..

8 Kurumsal süreç varlıkları
Kurumsal süreç varlıkları kurumun önceki projelerden öğrendiklerini ve bilgi birikimini yansıtır. Standartlar (kalite, hizmet gibi) Politikalar (iş/işçi güvenliği ve sağlığı gibi) Prosedürler (risk kontrolü gibi) Kılavuzlar Talimatlar Raporlar Veritabanları vs..

9 Proje Başlatma Belgesinin Oluşturulmasınında Yararlanılan Araçlar ve Teknikler
Uzman Görüşü Kolaylaştırma Teknikleri

10 Uzman Görüşü Kurum içindeki başka birimler Danışmanlar
Paydaşlar (örneğin müşteri ya da sponsorlar) Mesleki ve teknik birlikler Sektör kuruluşları Konunun uzmanları Proje yönetim ofisi

11 Kolaylaştırma Teknikleri
Proje başlatma belgesinin oluşturulmasına rehberlik eden araçlar: Beyin fırtınası Uyuşmazlık çözümü (hızlı ve etkin çözüm bulma teknikleri) Problem çözümü Toplantı yönetimi

12 Proje Başlatma Belgesi
Proje başlatma belgesinde genellikle aşağıdaki konulara ilişkin bilgiler yer alır: Projenin amacı ya da gerekçesi Ölçülebilir proje hedefleri ve bağlantılı başarı ölçütleri İlk gereksinimler İlk proje tanımı İlk risk belirlemeleri İlk tasarlanan kilometre taşları İlk bütçe özeti Atanan proje yöneticisi, yetki ve sorumlulukları

13 Paydaşların Belirlenmesi

14 Paydaşların Belirlenmesi
Paydaşların belirlenmesi Başlangıç/Tanımlama süreç grubunun ikinci alt sürecidir. Bir projenin paydaşlarını ve onların proje üzerindeki göreceli etki derecelerini anlamak, proje yönetimi açısından önemlidir. Paydaşlar; müşteriler, sponsorlar, projeyi yürüten kurum ya da kamuoyu gibi projeye etkin olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ve tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluşlardır.

15 Paydaşların Belirlenmesi
Müşteri/Kullanıcı: Proje yoluyla üretilen ürünü, hizmeti ya da sonucu kullanacak kişi ya da kurumlardır. Sponsor: Projeye nakdi ya da ayni olarak finansal kaynak sağlayan kişi ya da gruptur. Portföy ve program yöneticileri: Portföy ve programlardan sorumlu yöneticiler. Proje yönetim ofisi (PYO): Projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı sorumluluklar üstlenen birim.

16 Paydaşların Belirlenmesi
Proje yöneticileri: Projeyi yöneten kurumun, proje hedeflerine ulaşma görevini verdikleri kişilerdir. Proje ekibi: Proje yöneticisi, proje yönetim ekibi ve işleri yürüten ama projenin yönetimine her zaman katılmayan diğer ekip üyelerinden oluşur. Fonksiyonel yöneticiler: İşin idari ya da işletmenin fonksiyonel bir alanında (pazarlama, üretim, finans, vs..) yönetim rolünü üstlenmiş kişiler.

17 Paydaşların Belirlenmesi
Operasyon yöneticileri: Araştırma ve geliştirme, tasarım, imalat, tedarik, test, bakım gibi temel iş ilanlarında yönetimi üstlenmiş olan kişiler. Satıcılar/ İş ortakları: Satıcılar (tedarikçiler, sağlayıcılar, yükleniciler olarak da ifade edilebilir) bir sözleşme çerçevesinde, projeye gerekli bileşen ya da hizmetleri sağlayan harici firmalardır.

18 Paydaşların Belirlenmesinde Kullanılan Girdiler
Proje Başlatma Belgesi Tedarik belgeleri Çevresel işletme faktörleri Kurumsal süreç varlıkları

19 Paydaşların Belirlenmesinde Yararlanılan Araçlar ve Teknikler
Uzman Görüşü Paydaş Analizi Toplantılar

20 Uzman görüşü Konuyla ilgili özel eğitimi ya da bilgisi olan grup ya da kişiler: Üst düzey yönetim Kurumun diğer birimleri Aynı alanda başka projelerde çalışmış proje yöneticileri İş ya da proje alanında konunun uzmanları Sektörel gruplar ve danışmanlar Mesleki ve teknik dernekler

21 Paydaş Analizi Paydaş analizi, proje boyunca kimlerin çıkarlarının dikkate alınması gerektiğinin belirlenmesini amaçlar. Paydaşlara ilişkin niceliksel ve niteliksel bilgilerin sistemli bir şekilde toplanması ve analiz edilmesi tekniğidir. Paydaş analizi ile paydaşların ilgi alanları, projeye katılım dereceleri, birbirleri arasındaki bağımlılıkları, etkinlik dereceleri ve projenin başarısı/başarısızlığı üzerine potansiyel etkileri ile ilgili bilgiler yazılı belge haline getirilir.

22 Paydaş Analizi Paydaşlar projeden etkilenme biçimlerine göre pozitif-negatif paydaş ve birincil-ikincil paydaş biçiminde sınıflandırılabilir. Pozitif paydaşlar: Projenin yürütülmesinden ve/veya sonuçlarından olumlu yönde etkilenen paydaşlardır. Negatif paydaşlar: Projenin yürütülmesinden ve/veya sonuçlarından olumsuz yönde etkilenen paydaşlardır.

23 Paydaş Analizi Birincil paydaşlar: Proje sürecinden ve/veya proje sonunda elde edilecek çıktıdan doğrudan etkilenecek olan paydaşlardır. Bunlar projenin hedef kitlesi olan müşteriler ve kullanıcılardır. İkincil paydaşlar: Proje sürecinden ve/veya proje sonunda elde edilecek çıktıdan dolaylı olarak etkilenecek olan paydaşlardır. Projeden uzun vadede yarar sağlayacak kişi ya da kuruluşlar, projeye destek veren kişi ya da kurumlar, projeye fon sağlayan kuruluşlar, projeyle ilgili resmi kurumlar ve sivil toplum kuruluşları bu sınıftadır.

24 Paydaşların Projeye Katılım Seviyeleri
Paydaşların projeye katılım seviyeleri en alt basamaktan yukarı doğru çıkıldığında bilgilendirme, danışma, iş birliği, ortak faaliyet yapma (ortaklık) olarak genişlemektedir.

25 Paydaşların Belirlenmesi Sürecinin Çıktıları
Paydaş Listesi: Paydaşların belirlenmesi sürecinin temel çıktısıdır. Paydaşların kimlik ve değerlendirme bilgileri, paydaş sınıflandırması gibi bilgiler yer alır. Paydaş Yönetim Stratejisi: Paydaşların projeden beklentileri/çıkarları, projeye etkileri, projeye katılım seviyeleri, ve paydaşların desteğini arttıracak ve olumsuz etkilerini en aza indirecek yaklaşımları tanımlayan belge.

26 Proje Başlatma Toplantısı
Proje sponsoru, proje yöneticisi, proje ekibi, müşteri ve diğer paydaşların katılımıyla gerçekleştirilen proje başlatma (açılış) toplantısı, projenin resmen başladığını ilan etmek için gerçekleştirilir.

27 Projenin Planlanması

28 « Planlama başarılamazsa aslında başarısızlık planlanmış demektir. »
PMI

29 Giriş Proje planlamasının dört temel nedeni:
1. Projede oluşabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması 2. Projenin verimliliğinin arttırılması 3. Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi 4. Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulması

30 Proje Yönetim Planının Oluşturulması
Proje entegrasyon yönetimi bilgi alanının planlama sürecinde proje yönetim planı bulunur. Proje yönetim planının oluşturulması birbiri ile ilişkili tüm planların tanımlanması, hazırlanması ve koordine edilerek kapsamlı bir plana çevrilmesidir. Proje başlatma belgesi ve diğer bilgi alanlarından gelen çıktılar (kapsam yönetimi, kalite yönetimi, maliyet yönetimi gibi) proje yönetim planının girdileridir.

31 Proje Yönetim Planının Oluşturulması
Proje yönetim planı bileşenleri: Değişim yönetim planı İletişim yönetim planı Maliyet yönetim planı İnsan kaynakları yönetim planı Süreç geliştirme planı Tedarik yönetim planı Kapsam yönetim planı Kalite yönetim planı Risk yönetim planı Zaman yönetim planı Paydaş yönetim planı