PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİ

... konulu sunumlar: "PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİ"— Sunum transkripti:

1 PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİ
ASDEP PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİ PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİ Doç. Dr. Yusuf GENÇ

2 Düşünme; Akıl yürütme, problem çözme, bir olayı irdeleme, yansıtma ve eleştirme gibi, zihinsel süreçler arasında, anlamlı bağlantılar kurmak ve sonuçlar çıkarmaktır.

3 Düşünme Biçimleri Eleştirel Düşünme Problem Yaratıcı Çözme Düşünme

4 PROBLEM NEDİR? Amaçları zedeleyen, bozan, istenilen
şartlarda ürün/hizmet sunumunu engelleyen, ürün/hizmetin birbiriyle tutarlı, uyumlu olmasını önleyen olaylar.

5 Problemler Nasıl Tanımlanır
Her hangi bir problem durumu ile ilgili üç unsur vardır BİREY – ENGEL – AMAÇ Yukarıdaki üç unsur yoksa problem yoktur

6 Problem Çözme Neyi Gerektirir
Sorunu Tanımlamayı Çözüm Odaklı Olmayı İlgili Ve Bilgili Kişileri Bir Araya Getirmeyi Takım Çalışması Yapmayı Etkin İletişim Kurmayı

7 Problemlerin Farkına Varmayan Kişinin Onun Üzerinde Düşünmesi Ve Çözümler Üretmesi Mümkün Değildir.

8 Karşılaştığınız sorunu sadece eleştirirseniz İKİ KATINA çıkar.

9 Sadece sorunu düşünmekle yetinirseniz sorun yerinde sayar.

10 Soruna çare bulursanız sorun, sorun olmaktan çıkar...

11 Problem Çözme Problemi çözmek için tek bir yol değil En iyi yol vardır

12 Çözüm “Başarısızlık yapamamak değil, yapamayacağını sanmaktır.
Engelleri ortadan kaldırmak, hedefe ulaşmaktır “Başarısızlık yapamamak değil, yapamayacağını sanmaktır. Bizi düşüncelerimiz sınırlamazsa hiçbir yaratık sınırlayamaz.”

13 Zamanını hep engel aramakla geçirme... ...belki de hiç engel yoktur.
Şans ŞANSINIZ burada başlıyor Hoşgeldiniz

14 Bilimsel Problem Çözme Süreci
Problem çözmeye başlamadan önceki sorgulama(KENDİMİZE) Gerçek ile beklenti arasında fark var mı? Cevabınız Hayır ise problem yok CEVABINIZ EVET İSE

15 Bu fark rahatsızlık veriyor mu?
Cevabınız Hayır ise problem yok CEVABINIZ EVET İSE

16 Sonucu etkileme şansınız var mı?
Cevabınız Hayır ise yetkili ile görüşün. CEVABINIZ EVET İSE

17 PROBLEMİ ÇÖZMEYE BAŞLAYIN

18 Nasıl mı?

19 5N -1K Tekniği TÜM SORULARA EVET DİYORSAN 5N+ 1K İLE BAŞLAYIN
1. Ne? 2. Nerede ? 3.Ne Zaman ? Niçin? 5. Nasıl? 6.Kim? Doğru soruları sormak kolay değildir, bu teori bölümü size bu konuda yardımcı olacaktır. Bu metodu kullanarak amacımız problemi açıklamak, analiz etmek ve onu çözmektir

20 2 5N -1K Tekniği BU TEMEL 5 SORUYU SORMAYA DAYANIR.
1. Ne? 2. Nerede ? 3.Ne Zaman ? Niçin? 5. Nasıl? 6.Kim? BU TEMEL 5 SORUYU SORMAYA DAYANIR. NE? Cisimler,nesneler ve detaylar hakkındaki sorular NEREDE? Yer hakkındaki sorular NE ZAMAN? Zaman hakkındaki sorular NİÇİN? Sebepler hakkındaki sorular NASIL? Yöntem ve yaklaşımlar hakkındaki sorular KİM? Kişiler hakkındaki sorular

21 5N -1K Tekniği 5N 1K METODUNUN AMACI: Problemi Analiz Etmek
1. Ne? 2. Nerede ? 3.Ne Zaman ? Niçin? 5. Nasıl? 6.Kim? 5N 1K METODUNUN AMACI: Problemi Analiz Etmek Bu metot problemi daha iyi etiketlemeye onun bağlantılarını daha iyi anlamaya yardım eder. BİLDİĞİMİZ GİBİ DOĞRU TARİF PROBLEMLERİN DOĞRU ÇÖZÜMÜ İÇİN GEREKLİDİR.

22 Problem Çözme Yöntemini Uygulama Etkinlikleri
Problemin Anlaşılması Problem Çözme Yönteminin Aşamaları Bilginin Toplanması Değerlendirme Bilginin Çözümü Ve Yorumu Uygulama Seçeneklerin Değerlendirilmesi En iyi Seçeneğin Bulunması

23 Problem Çözme Sürecinin Aşamaları
Problem çözme süreci 6 adımdan oluşmaktadır. Bunlar; Problemin farkına varma: Ebeveyn çocuğu anlamıyor Problemi tanımlama ve sınırlarını belirleme Çözümü sağlamaya yardımcı olabilecek bilgileri toplama Çözüme ulaştıracak alternatifleri belirleme En uygun alternatifi seçme Problemi çözme

24 (Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al)
PUKÖ adım - adım plan yaparak sonuca ulaşmakta kullanılan sistematik bir yaklaşımdır. Planla Uygula PUKÖ Kontrol Et Önlem Al

25 PROBLEM ÇÖZME BASAMAKLARI
Problemi tanımla Alternatifleri belirle Planla Kriterleri Karar belirle Verme Alternatifleri değerlendir Problem En iyi alternatifi Çözme belirle Uygula Kararı uygula Kontrol Et Sonuçları değerlendir Önlem Al Standartlaştır

26 PLANLA Amacın kesin belirlenmesi,
(neyi başarmak istiyoruz? Nerede? ne zaman? ) Hedeflerin belirlenmesi, Detaylı plan hazırlama. (uygulama planı)

27 UYGULA İlgili her kişiyi bilgilendirme ( Ne, Kim, Ne Zaman )
Faaliyet planını izleme ve gerçekleştirme Uygulama sonuçlarını yakın takip etme

28 KONTROL ET Hedef veya hedeflere ulaşıldı mı ?
Olası sapmalar tespit edip kaydedildi mi? İlgili kişileri bilgilendirildi mi?

29 ÖNLEM AL Etkili önlemleri standartlaştırma
Gerekli eğitim ve yönlendirmeleri sağlama Kalıcı bir izleme sistemi kurma

30 BEYİN FIRTINASI Bireylerin eleştirilme endişesi olmadan fikirlerini rahatlıkla ifade ettikleri grup tartışma tekniğidir.

31 BEYİN FIRTINASINI NE ZAMAN KULLANABİLİRİZ
Amaçlar belirlenirken, Büyük değişim yaratacak fikirleri ortaya çıkarmada, Görüş birliğine ulaşmada, Yaratıcı fikirler üretmede, Problem çözümünde.

32 BEYİN FIRTINASININ YARARLARI NELERDİR?
Grubun bütün olarak bilgilerini ve deneyimlerini ortaya koymasına yardımcı olur.

33 Yaratıcılığı destekler,
BEYİN FIRTINASININ YARARLARI NELERDİR? Yaratıcılığı destekler, Grubun bütününün katılımını sağlar.

34 TEKNİK NASIL UYGULANIR ?
PROBLEMİN KESİN TANIMI YÖNTEM KURALLARININ AÇIKLANMASI SERBEST FİKİR YARATMA FİKİRLERİN TOPLANIP YAZILMASI DÜZENLEME DEĞERLENDİRME EN İYİ / GEÇERLİ DÜŞÜNCELERİN TESPİTİ

35 NASIL BEYİN FIRTINASI YAPARIZ?
Ekip lideri beyin fırtınası için konuyu belirler ve belirli bir süre tespit edilir.

36 NASIL BEYİN FIRTINASI YAPARIZ?
Gruptaki her üye sıra ile bir fikir ortaya atar. Fikirlerin sayıca çokluğu önemlidir. Bir kişinin fikri daha önce kaydedilen bir başka fikirle bağlantılı olabilir.

37 NASIL BEYİN FIRTINASI YAPARIZ?
Hızla bir kişiden diğerine geçilir. Her fikir; çılgınca, mantıksızca, uygun değil veya tekrar ediliyor gibi görünse bile, kabul edilir.

38 BEYİN FIRTINASI TEMEL KURALLARI
Bütün fikirler kabul edilir ve listelenir Hiçbir öneri eleştirilmez. Fikirlerin özgürce açıklanması desteklenir. Fikirlerin sınıflandırılması sağlanır. Benzer fikirler fikri ortaya atanın kabulü ile gruplandırılır.

39 BEYİN FIRTINASI OYLAMASI
Beyin fırtınasında belirlenen fikirlerin sayıca azaltılması için oylama yapılır.

40 BEYİN FIRTINASI OYLAMASI
OYLAMA SIRASINDA ; Üyeler doğru olduğuna inandıkları her düşünceye oy verirler. En çok oy alan düşünceler işaretlenir. İlk beyin fırtınası  oturumu sonrası, ortaya çıkan görüşlerin olgunlaştırılması amacıyla ara verilir.

41 BEYİN FIRTINASI OYLAMASI
İkinci oturumda , üyelere görüşlerin bir listesi verilir. Yeni görüşler ortaya çıkmamaya başladığında  oturum sona erdirilir. Oluşturulan sebep- sonuç diyagramı üzerinde değerlendirme çalışmaları yapılarak en olası nedenler belirlenir.

42 BEYİN FIRTINASI KONULARI
İsim belirleme Çalışma kuralları Ulaşılmak istenen hedefler Muhtemel çözümler Çıkması muhtemel sorunlar İşimizle ilgili var olan sorunlar

43 1. Fayda Maliyet Analizi Bireylerin ilgili durumun muhtemel fayda ve zararlarını belirleyerek bunların hangisinin daha ağırlıklı olduğunu tespit etmeye çalışmasıdır. Her bir alternatif için muhtemel zararları bir sütuna, muhtemel faydaları bir sütuna yazarak kıyaslama yapılır. En çok istedikleri faydayı sağlayan alternatifleri öne çıkarılmalı, en çok kaçındıkları zarara yol açabilecek alternatifi ise arka plana atılmalıdır. Bu şekilde bireysel açıdan bir fayda maliyet analizi yapılabilir. Bu analiz sayısal ve kesin bir takım verilere dayandırıldığı ölçüde daha kullanılabilir olmaktadır. Örneğin bir iş değişikliği konusunda karar verme durumunda olan birey hangi alternatifin kendisine ne kadar gelir sağlayacağını hangi alternatifin ne kadar gelir kaybettireceğini sayısal olarak kıyasladığında rasyonel bir karar verme olasılığı artmış olacaktır.

44 2. Yaratıcı Düşünce Gerek yönetsel seviyede ve takım çalışmalarında gerekse bireysel düzeyde yaratıcı düşünme ve fikir üretme problem çözümünün en temel yetenek gerekliliklerindendir. Yaratıcı düşünce sayesinde zihnimizde birtakım engeller ve şartlanmalar olmaksızın özgürce çözüm önerileri ortaya koyabilir ve bunlar içerisinden en uygun olanları seçebiliriz.

45 3. Beyin Fırtınası Beyin fırtınası tekniği ile problem çözme, birçok kişinin bir araya gelerek fikirlere engel konulmaksızın yeni fikirler ve çözümler bulma uygulamasıdır. Bireyler bu tekniği iş ortamında karşılaştıkları bireysel problemin çözümünde de rahatlıkla kullanabilirler. Bunu yaparken iş arkadaşlarından kendilerine yakın hissettikleri kişilerle veya aileleri ile bu yöntemi uygulayabilirler. Hatta tek başına iken bile ilgili problemi çözme yönünde bir fikir üretme uygulamasına giderek aklına gelen her türlü fikri not ederek daha sonra bu fikirleri değerlendirme yoluna gidebilirler. Burada önemli olan bireyin olabildiğince çok sayıda fikir üretmesidir.

46 3. Beyin Fırtınası Beyin fırtınası çeşitli ilkelerden hareketle fikirlerin ortaya çıkarılmasına dayanır. Bu ilkeler şöyle özetlenebilir Açıklanan fikirler asla tenkit edilmemelidir. Hiçbir fikir başlangıçta tartışılmamalıdır böylece daha fazla fikir toplanması kolaylaşır. Açıklanan fikirden tereddüt edilmemelidir. Herkes birbirini dikkatlice dinlemelidir. Olumsuz hareket ve tutumlarda bulunmamak ve çatışmaya meydan vermemek gerekir. Herkes bir kere konuşmaya mecburdur.

47 BEYİN FIRTINASI İKİ ŞEKİLDE KULLANILABİLİR
YAPILANDIRILMIŞ Bu yöntemde herkes sırası geldiğinde bir düşünce üretir yada pas geçer. Zorlayıcı olduğu için baskı riski vardır. YAPILANDIRILMAMIŞ Grup üyeleri basitce akıllarına geldiği şeyi söylerler. Çok konuşanların üstünlük kurma riski vardır

48 4. Çoklu Oylama Probleme ilişkin çözüm alternatiflerinin bireyin çalışma arkadaşlarının ya da güvenebileceği kişilerin katılımıyla oluşturulan bir grup tarafından oylanması yoluyla seçilmesi tekniğidir. Bu teknikte her bir fikir oylanır, grup üyesi sayısına oranla önemsenmeyebilecek kadar az sayıda oy alan fikirler elenir. Kalan fikirler tekrar oylanır, bu süreç bir fikrin seçilmesine kadar devam eder.

49 UYGULAMA ADIMI Üyeler istedikleri her öneriye oy verebilirler.
Belirlenen oy sayısından fazla oy alan öneriler daire içine alınır. Bunlar ikinci tura kalan maddelerdir. Takımın yapısına göre oylama açık veya sessiz (önce tek tek kâğıtlara yazmak, sonra sırayla okumak suretiyle) yapılabilir. Önce ikinci tura kalan maddeler herkes tarafından tamamen anlaşılıncaya kadar tartışılır. Bu turda her üye belirli (az) sayıda oy verebilir. Maddeler oylamadan sonra oy sayılarına göre sıralanır.

50 5. Nominal Grup Tekniği Herhangi bir yöntemle üretilen fikirlerin eşit katılımla önem sırasına göre sıralanmasıdır. Hangi sorunların üzerinde hangi sıra ile çalışılacağı seçilirken genelde sesi yüksek çıkanın yâda yetki bakımından üst sıralarda bulunan kişilerin istediği olur. Nominal tekniğin avantajı sorun seçiminde herkesin eşit olmasını sağlamasıdır. Bu teknikte birçok kişinin eşit biçimde katılımı sağlandığından daha katılımcı ve objektif sonuçlar ortaya çıkar (Bayraktaroğlu, 2008).

51 SÜREÇ ADIMLARI 1. Gruptaki herkesten en önemli sorunu yazması istenir. Grup üyeleri sorunu yazamıyorlarsa bir kişi onları tahtaya yazar. Üyelere sorunları yazmaları için karton dağıtılmışsa yazım iş bittiği zaman bu kartonlar toplanır. 2. Sorunlar grup üyelerinin hepsinin görebileceği bir yere asılır. 3. Yazılanlar grup üyeleri ile birlikte gözden geçirilir. Bir sorun yinelenmişse tek başlık altında toplanır. 4. Üyelerden grupta üretilmiş sorun maddesi kadar harf yazmalarını istenir. Örneğin 5 Sorun ortaya çıkmışsa herkes kartonuna “A” dan “E” ye kadar harfleri yazar. 5. Her soruna bir harf verilir ve grup üyelerinden sorunları önem sırasına göre puanlandırmalarını istenir. En önemsiz sorun “1”, en önemlisi “5” puan alacaktır. 6. Her harfin yanına verilen puanları toplanır. En yüksek puana sahip olan sorun grup için en önemli sorundur. 7. Puanları topladıktan sonra konular sıralandırılır.

52 NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ

53 6. Sebep – Sonuç Diyagramı (Balık Kılçığı Tekniği)
Problem ana konulara ve alt konulara ayrılarak bir çizimle gösterilir. Her ana konunun birkaç alt konusu ve her birinin çok sayıda sebepleri olduğundan ortaya çıkan çizim balık kılçığını andırır Teknik kişilerin sistematik bir şekilde düşünmesine yardımcı olur. Sebep-Sonuç Diyagramının amacı, problemlerin anlaşılırlığını farklı bakış açıları ile ele alınmasıdır. Bu teknikte her bir problem için genel sebeplerden yola çıkarak en yakın sebepten en uzak sebebe kadar tüm sebepler ortaya konmakta ve bütün ayrıntıları görmeye imkân tanımaktadır (Sarıkaya, 2003).

54 Sebep – Sonuç Diyagramı (Balık Kılçığı Tekniği)

55 7. Pareto Analizi Bir problemi oluşturan nedenleri ortaya koyarak önemlileri önemsizlerden ayırmaya yarar. Bu yöntem, problemi çözmekten daha çok hangi sorunların daha önce çözülmesi gerektiğini teşhis etmeye yardımcı olmaktadır. Pareto analizinin temel vurgusu problemlerin %80‟i sebeplerin %20‟si tarafından meydan gelir şeklindedir. (80/20 Kuralı) Bu teknikte olaylar grafik kullanılarak gösterildiğinde, problemin en önemli sebebi üzerinde durulduğundan ve önceliklerin belirlenmesine yardımcı olduğundan birçok alanda kullanılabilmektedir. Özellikle kalite kontrol ve kalite geliştirme programlarında kullanılmaktadır

56 SORUNA ETKİ EDEN FAKTÖRLER
Pareto Analizi ÖNEM DERECESİ SORUNA ETKİ EDEN FAKTÖRLER

57 Pareto Analizi Oy sayısı: 10 8 6 4 2 1
Kantin hizmetlerindeki verimsizliğin nedenleri nelerdir? Personel bilgisiz Kredi Kartı Uygulaması Yok Barcod sistemi yok Düzensiz iş dağılımı var Tertip düzen uygunsuz Hijyen kurallarına uyulmuyor Oy sayısı:

58 8. PUKO DÖNGÜSÜ

59 8. PUKÖ Döngüsü Basamakları
a) İyileştirme için yapılacak değişikliği planla, b) Değişikliği pilot olarak uygula, c) Değişikliğin etkilerini analiz et ve yorumla d) Elde ettiğin bilgiler doğrultusunda önlem al ve harekete geç e) 1‟inci basamağı tekrarla f) 2‟inci basamağı, kapsamını genişleterek tekrarla

60