Üniversiteler İçin Öğrenci Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Abdulkadir YALDIR, Mehmet Ulaş KOYUNCUOĞLU, Beyazıt DEMİR Pamukkale Üniversitesi

Kapsam Öğrenci Toplulukları Topluluk Bilgi Sistemi Sistem Rolleri Kullanılan Teknolojiler Sistem Tasarımı Geliştirilen Uygulama Kazanımlar Örnek Raporlar Sonuçlar & Tartışma

Öğrenci Toplulukları bilimsel, sosyal, kültürel, sportif ve Öğrencilerin; bilimsel, sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal etkinliklerini gerçekleştirmek amacıyla kurulan yapılardır.

Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi (TYBS) Pamukkale Üniversitesi (PAÜ) için; Öğrenci topluluklarının oluşturulması, Topluluk üye, danışman ve yöneticilerinin belirlenmesi ve Topluluk etkinliklerinin düzenlenmesini sağlayan bir sistem geliştirilmiştir.

TYBS - 2 Topluluk başkan ve danışmanlarının birlikte yönetebileceği bu sistem; Öğrenci üyelik başvurularının alınması, Üyeler ile yöneticiler arasında iletişimin sağlanması, Topluluk etkinliklerinin planlanarak duyurulması ve Bilgilerin raporlanmasını sağlamaktadır.

TYBS - 3 Toplulukların sistem üzerinde oluşturulması ve bu topluluklara yönetici atanmasına, Etkinlik taleplerinin yapılıp etkinliklerin tamamlanmasının ardından değerlendirme formlarının ilgili idari birim yönetimine ulaştırılmasına kadar olan tüm süreci kapsayan bir sistem tasarlanmış ve web tabanlı olarak uygulamaya sunulmuştur.

Sistem Rolleri SKS Personel/Yönetici; Sistem üzerinden topluluk oluşturup, bu topluluklara topluluk başkanı ve danışmanı atayabilmektedir. Gerektiğinde veya talep üzerine bu kullanıcıları güncelleyebilmektedir. Aynı zamanda SKS personeli topluluk üyelerinin ve yöneticilerinin bilgilerini anlık ve yıllık bazda rapor halinde istediği parametrelerle raporlayabilmektedir.

Sistem Rolleri - 2 Topluluk Başkanı; Yöneticisi olduğu topluluğun üyeleriyle iletişim kurabilmekte ve etkinlik duyurusu yayınlayabilmektedir. Bu süreç sırasıyla, topluluk danışmanı ve SKS biriminin onayından geçen etkinliklerin oluşturulup duyuru yapabilmesini kapsamaktadır.

Sistem Rolleri - 3 Topluluk Danışmanı; Üyelik başvurularının kabulü/reddi, Üyelik silme ve etkinliklerin onaylanması işlemlerini yapabilmektedir.

Sistem Rolleri - 4 Öğrenci/Üye; Birden fazla topluluğa üyelik başvurusunda bulunabilmektedirler. Üyelik başvurusu aşamasında sistemde kayıtlı olan bilgiler kimlik doğrulamasıyla görüntülenmektedir. Duyuruların ve etkinliklerin sistem üzerinden takip edilmesi üyelere zaman açısından tasarruf sağlamakta ve bu sayede etkinliklere gönüllü olarak katkı yapabilmektedirler.

Kullanılan Yazılım Teknolojileri Telerik LINQ Jquery Twitter Bootstrap SQL Server Reporting Service (SSRS) AmChart Microsoft Visual Studio ASP.NET SQL Server

Sistem Tasarımı Yazılım geliştirme sonrasında tüm olası kullanıcı davranışları ve veri türleri göz önünde bulundurularak gerekli testler yapılmıştır. Kullanıcılara görsel kullanım kılavuzu niteliğinde eğitim videoları hazırlanmıştır.

Sistem Tasarımı - 2 Şekil 1: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Genel Bakış Diyagramı

Sistem Tasarımı - 3 Şekil 2: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Rollere Göre İşlemler

Sistem Tasarımı - 4 Şekil 3: Veritabanı E-R Diyagramı

Geliştirilen Uygulama

Geliştirilen Uygulama - 2

Geliştirilen Uygulama - 3

Geliştirilen Uygulama - 4

Geliştirilen Uygulama - 5

Geliştirilen Uygulama - 6

Geliştirilen Uygulama - 7

Geliştirilen Uygulama - 8

Geliştirilen Uygulama - 9

Kazanımlar TYBS ile bütün süreç basit bir yapıda sunulduğu için zaman tasarrufu sağlamaktadır. Aynı zamanda web tabanlı olması nedeniyle istenilen her yerden sisteme erişmek ve işlem yapmak mümkündür. Etkinliklerin sistem üzerinden online olarak görünmesi etkinliklere katılımı da arttırmaktadır. Sistem kullanıcılardan kaynaklanan hataları minimum düzeyde tutmakta ve elde edilen çıktılar Pamukkale Üniversitesi birimleri arasında doğru bilgi ve belgeler sağlanmasına yardımcı olmaktadır.

Örnek Raporlar Şekil 4: Etkinlik Listesi

Örnek Raporlar - 2 Şekil 5: Üye Listesi

İleriye Dönük Planlanan Çalışmalar Sistem için ilerleyen zamanlarda mobil uygulama versiyonunun da geliştirilmesi planlanmaktadır. Uygulama Pamukkale Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi yanında YÖK Çerçeve Yönetmeliğine de uygun bir şekilde ve parametrik olarak hazırlandığı için Türkiye’deki diğer üniversitelere de rahatlıkla adapte edilebilir durumdadır.

İleriye Dönük Planlanan Çalışmalar - 2 Uygulamaya e-posta bildirimlerinin yanında hem danışmanlar hem de topluluk başkanlarına yeni üye taleplerinin SMS yolu ile de bildirilmesi yapılabilir. Aynı şekilde, üye öğrencilere yaklaşan topluluk etkinliklerinin e-posta yanında SMS yoluyla da iletilmesi yapılabilir.

Kaynaklar [1] http://www.telerik.com/ (29.11.2015) [2] http://ibrahimozby.blogspot.com.tr/2009/05/linq-nedir.html (29.11.2015) [3] http://www.ismailgursoy.com.tr/jquery-nedir/ (29.11.2015) [4] http://tugdev.github.io/111/BOOTSTRAP/ (29.11.2015) [5] http://www.amcharts.com/javascript-charts/ (29.11.2015) [6] http://tr.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Visual_Studio (29.11.2015) [7] http://www.teknologweb.com/asp-net-nedir-ne-ise-yarar/ (29.11.2015) [8] http://www.yazgelistir.com/makale/sql-server-nedir (29.11.2015)

Sorular ve Tartışma