İLETİŞİM BECERİLERİNE GİRİŞ ÖĞR. GÖR. ÖZNUR YÖRÜMEZOĞLU

Konular I.ÖRGÜTSEL İLETİŞİM II.ÖRGÜTSEL İLETİŞİM AĞI III.YÖNETİCİNİN ETKİN İLETİŞİMİ OLUŞTURMADAKİ YERİ

I. Örgütsel İletişim

1. Örgütsel İletişim  Örgüt, toplumsal gereksinimlerin bir bölümünü karşılamak üzere önceden belirlenmiş amaçları gerçekleştirecek görev ve rolleri yapmak için güçlerin, eylemlerini eşgüdümleyen iş görenlerden oluşan toplumsal, açık bir sistemdir.  Örgüt, belirli amaçlar doğrultusunda bir araya gelmiş insanların gerekli diğer fiziksel öğelerle oluşturdukları yapıdır.

1. Örgütsel İletişim  Örgütler iletişim kurmadan faaliyetlerini yerine getiremezler. İş görenlerin koordinasyonu iletişim sayesinde gerçekleşir.  Çalışanlar, birbirlerinin ihtiyaç ve duygularından haberdar olmadığı zaman, işbirliği de mümkün olmaz.  Hayatımızın her alanında olduğu gibi, kurumların da iletişimsiz yaşaması mümkün değildir.

1. Örgütsel İletişim  Bütün topluluk faaliyetlerinde, belirli bir teşkilatın kurulmasında, faaliyetlerin uyumlaştırılmasında ve işlerin yürütülmesinde yeterli ve etkili düzeyde iletişime ihtiyaç duyulmaktadır  Örgütsel amaçlara ulaşabilmek için, nelerin, ne zaman, nasıl ve kimler tarafından yapılacağının çok iyi bilinmesi gerekir. İşte örgütsel iletişim süreci örgütsel faaliyetlerin devamına gerekli bilgi akışını sağlar.

1. Örgütsel İletişim  Örgütsel iletişim, insanları birbirine bağlayan ve onların sosyal bir grup halinde ve uyumlu bir şekilde çalışmalarını sağlayan bir “bağ” dır.  Bu bağ, iki insanı birbirine bazen yakınlaştırıcı, bazen de uzaklaştırıcı bir rol oynayabilir. Bir örgütte etkin bir çalışmanın gerçekleştirilmesi isteniyorsa, grubu oluşturan insanlar arasında bilgi, fikir ve duyguların karşılıklı olarak aksatılmadan iletilmesinin sağlanması ve hatta bunu zorunlu kılan bir ilişkinin kurulması gerekmektedir.

1. Örgütsel İletişim  Bir örgütte çalışanlar arasındaki bu ilişkinin biçimi yönetim tarafından önceden belirlenmiş ve zorunlu kılınmışsa, buna “biçimsel iletişim” adı verilir.  Biçimsel bir iletişim sistemi kurulurken hangi bilgiler iletilecek? Kime iletilecek? Niçin iletilecek? Nasıl iletilecek? Ne zaman iletilecek? Nerede iletilecek? Kim kime iletecek? İletişimin sınırları ne olacak? gibi soruların yanıtlarını verebilmek için bir iletişim ağına gerek duyulur.

1. Örgütsel İletişim  Örgütsel iletişim sisteminde yazılı, sözlü, görsel, simgesel ve elektronik iletişim yöntemleri kullanılmaktadır.  Yazılı iletişim yöntemi olarak her örgütte önemli bir yer tutan yazışmalar, ilgililere gerekli bilgilerin sunulmasını sağlayan temel bir faaliyet alanını oluşturur.  Yazışmaların amacı örgüt içindeki ya da dışındaki önemli olaylar konusunda ilgili kişileri bilgilendirmektir.

1. Örgütsel İletişim Yazışmalar; iş mektupları ve resmi yazışmalar, raporlar ve resmi olmayan yazılar şeklinde sınıflandırılabilir:  İş mektupları, özel kişilerle kuruluşlar ya da kuruluşların kendi aralarında işle ilgili olarak yazılan mektuplardır.  Raporlar, işletmedeki gelişmeleri değerlemek, faaliyetleri yöneltmek ve gerekli kararları alabilmek amacıyla, ilgili bilgileri özet olarak belirli bir biçimde sunan yararlı araçlardır.  Resmi olmayan yazılar ise, örgütün imajını oluşturan önemli unsurlardan biridir. Teşekkür, tebrik, teselli, taziye, şikâyet vb. mektupların her biri önemsiz gibi görünseler de, kişilerin işletmeye bakışlarını olumlu yönde etkileyerek ileriye yönelik iş potansiyeli yaratabilirler.

Örgütsel iletişim örgüt içinde başlıca dört amaca hizmet eder: Kontrol: İletişim, görev, yetki ve sorumlulukları belirlemekte ve bu şekilde kontrole olanak vermektedir. Motivasyon: İletişim; performansları nasıl yükseltebileceklerini açıklayarak onların motivasyonlarını geliştirmektedir. Duygusal İfade: İletişim; hislerin duygusal ifadesi ve sosyal ihtiyaçların yerine getirilmesi için bir serbestlik alanı sağlamaktadır. Bilgi Aktarımı: İletişim son olarak karar vermeyi kolaylaştırmaktadır. 1. Örgütsel İletişim

Örgütsel iletişimin temel amaçları; 1. Kurumun amaçları, hedefleri ve politikası konusunda çalışanları bilinçlendirmek, 2. İş ve işlemler hakkında çalışanları bilgilendirmek, değişiklikleri anında eğitim çabaları ile çalışanlara aktarmak 3. Yenilik ve yaratıcılığı özendirmek, çalışanlar arasında bilgi akışını düzenlemek, geri bildirimi sağlamak olarak sıralanabilir. 1. Örgütsel İletişim

İletişim sisteminde belli düzeyle zayıflıkları olan bir kuruluşun karşılaşabileceği olası sorunlar şunlardır Emir ve yönergelerin yanlış anlaşılmasından kaynaklanan hatalar, Disiplin suçlarındaki artışlar, Çalışanların motivasyon düzeylerinde azalma, Çalışan devrinin yüksekliği, Üretim hatalarındaki artışlar, 1. Örgütsel İletişim

Üretim ve hizmet kalitesinde göze çarpan belirgin azalma nedeniyle müşteri memnuniyetsizliğinin artması, Kurumda verimlilik ve karlılığın düşük olması, Kurumda çalışanları huzursuz edecek nitelikte sık sık söylentilerin yayılması. 1. Örgütsel İletişim

2. Örgütsel İletişim Ağı

Örgütsel iletişim, biçimsel ve biçimsel olmayan iletişim şeklinde iki grupta ele alınabilir.  Biçimsel iletişim yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya, yatay ve çapraz yönde hareket eder.  Biçimsel olmayan iletişim ise, insanlar arasındaki doğal ilişkilerden kaynaklanır ve doğal yollar izler. 2. Örgütsel İletişim Ağı

BİÇİMSEL İLETİŞİM YUKARIDAN AŞAĞI (DİKEY) İLETİŞİM Kurumla ilgili genel bilgiler Ne yapılması gerektiği (görev tanımı) Ne tür bir standart beklendiği (kalite) Çalışmaların nasıl yapılacağı (program) İlerlemenin nasıl ölçüleceği (değerlendirme ve feedback) AŞAĞIDAN YUKARIYA İLETİŞİM İstekler Şikayetler Öneriler Projenin durumu, üretim, teslimat vb. raporlar YATAY İLETİŞİM Kaynaklar, bütçe, koordinasyon, program vb. konularda fikir alışverişleri ÇAPRAZ İLETİŞİM 2. Örgütsel İletişim Ağı

 BİÇİMSEL İLETİŞİM: İşletmedeki hiyerarşik düzeni, otorite ilişkileri, karar mekanizmalarını, Örgüt yapısı, birimleri ve pozisyonları, yetkileri, ast-üst ilişkilerini ifade eder. Kimlerin kimlere bağlı olduğu, kimlerin kimlere emir veya rapor vereceği, kimlerin yetkili olduğu, hangi bilgilerin ne tür kaynaklardan toplanabileceği gibi konular bu tür iletişim yoluyla belirlenir. 2. Örgütsel İletişim Ağı

YUKARDAN AŞAĞIYA DOĞRU İLETİŞİM Örgütlerde yukarıdan aşağı doğru iletişim, örgütün genel müdüründen başlayıp hiyerarşik emir-komuta zincirini izleyerek en alt düzeye kadar inen bir iletişim hattını kullanır. Bu hatta herkes üst düzeylerle en yakın üstü aracılığıyla iletişimde bulunabilir, hiyerarşi zincirinde kesinti ya da aksama olmaz. 2. Örgütsel İletişim Ağı

Üst yönetimden astlara doğru emir-komuta biçiminde işleyen bir iletişim biçimidir. Yöneticilerin astlarıyla yüz yüze görüşmeleri, birim ziyaretleri, mektuplar, duyurular, raporlar bu tür iletişime örnek gösterilebilir. Yöneticilerin iletişim tarzı bu sistemi etkiler. 2. Örgütsel İletişim Ağı

AŞAĞIDAN YUKARIYA DOĞRU İLETİŞİM Bu tür iletişim astların-çalışanların üst yönetime gerekli bilgileri rapor halinde sunmaları veya görüşlerini ifade etmeleri şeklinde gerçekleşmektedir. Şikayet ve öneri kutuları, çalışanlara yönelik toplantılar, açık kapı- açık ofis uygulamaları, kariyer ve/veya performans görüşmeleri, kariyer danışmanlık hizmetleri işletmelerde bu tür iletişime bir örnek olarak gösterilebilir. 2. Örgütsel İletişim Ağı

YATAY İLETİŞİM Yatay iletişim; aynı örgütsel düzeydeki kişi ve farklı birimler arasında yapılan iletişimi ifade etmektedir. Örneğin pazarlama bölümünün yeni fikirleri ARGE’ye iletmesi, ARGE’nin tasarımını yaptığı ürünü üretim birimine geçirmesi ve müşteriye ilişkin bilginin satış bölümünden finansa aktarılması gibi. 2. Örgütsel İletişim Ağı

ÇAPRAZ İLETİŞİM Bazı durumlarda iletilen bilginin niteliğine göre çapraz bir yolun izlendiği de görülebilir. Örneğin bir örgütün üretimden sorumlu genel müdür yardımcısının yeni alınan ve deneme aşamasında olan bir makinanın teknik özelliklerini öğrenmek amacıyla emir komuta zinciri dışında o makinayı tanıyan mühendise başvurması gibi Bu yol hem zamandan tasarruf, hem de gereksiz bilgi ve mesajlarla uğraşılmaması bakımından tercih edilmektedir. 2. Örgütsel İletişim Ağı

 BİÇİMSEL OLMAYAN (İNFORMAL) İLETİŞİM: İşletmenin hiyerarşik, biçimsel düzeninde yanıtlanamayan çalışanların ihtiyaçlarının resmi olmayan kanallarla karşılanmaya çalışıldığı (dedikodu, söylenti vb.) bir iletişim şeklidir. İşten çıkarma, terfi, transfer, yeniden yapılanma gibi belirsizliklerin yoğun olduğu dönemlerde informal iletişim biçiminin arttığı görülmektedir. 2. Örgütsel İletişim Ağı

Sistemin Yararları  Çalışanlar arasında stresin azaltılması,  Moral artışı,  Kurum hakkındaki fikirlerin, Görüşlerin öğrenilebilmesi,  Biçimsel iletişim ile iletilemeyen mesajların söylenti yoluyla bilinçli olarak iletilmesi,  Kurum içinde güncel sorunların, çalışanların dertlerinin, beklentilerinin tespiti gibi. Sistemin Zararları  Dedikodu (söylenti akımı) nedeniyle üretkenliğin azalması,  Güçlü, yıkıcı çıkar gruplarının oluşması,  Hataların artması,  Verimlilik kaybı,  Olayların büyümesi ve çözülmesi zor bir duruma ulaşabilmesi,  Kuruma ve yönetime güvenin azalması,  Yanlış bilgilenme nedeniyle çatışmaların, kırgınlıkların artması vb. İNFORMAL İLETİŞİM SİSTEMİNİN YARARLARI VE ZARARLARI

III. Yöneticinin Etkin İletişimi Oluşturmadaki Yeri

İyi bir yönetici kuruluşunda ki iletişim sistemini etkili ve verimli hale getirmek için aşağıdaki sorulara cevap vermelidir; Uygun yöntemlerle, Yeter çoklukta, Gereken yerde ve Uygun zamanda iletişimi sağlayabiliyor mu? Kuruluştaki yetersiz ve gereksiz iletişimi ortadan kaldırabilir mi? 3. Yöneticinin Etkin İletişimi Oluşturmadaki Yeri

Örgütsel iletişimin etkin ve verimli kullanılmasında yöneticiye düşen önemli sorumluluklar vardır Yönetici, iletişimin önemini kabul ve idrak etmelidir. Böylelikle en üstteki basamaktan en alttakine kadar herkes aynı şeyi düşünür, aynı şeyi duyar ve aynı şeyi yapar duruma gelebilir. Yönetici, iletişim kavramının, başarının önemli bir parçası olduğuna inanmalıdır. Bu inanca sahip olmayan yöneticilerin bulunduğu bir kuruluşta yö- netimi işleten çarklar geleneksel ilke ve kurallardır. 3. Yöneticinin Etkin İletişimi Oluşturmadaki Yeri

Eşitliğin hakim olduğu bir sistem hiyerarşinin hakim olduğu sisteme göre daha iyi sonuç verebilir. Yöneticiler yazışma ve raporlar dışında yüz yüze iletişim sağlayacak görüşme, küçük grup toplantıları, eğitim seminerleri gibi yöntemleri de kullanarak iletişimi verimli hale getirebilirler. "Açık kapı" politikası sanıldığının aksine yöneticiye zaman kazandırabilir. 3. Yöneticinin Etkin İletişimi Oluşturmadaki Yeri

İnsanların bakış açılarını anlamadaki beceri ya da becerisizlik, başarılı yöneticilerle başarısız yöneticiler arasındaki ince çizgiyi belirler. Başkalarını anlamak deyince de iletişim yetenekleri ön plana çıkar. Çalışanları ile iyi bir iletişim içinde olmak, başarılı bir yöneticinin en önemli özelliğidir. Küreselleşen dünyada klasik yönetim şekilleri ve hiyerarşi artık mantık dışıdır. 3. Yöneticinin Etkin İletişimi Oluşturmadaki Yeri

İnsanların bakış açılarını anlamadaki beceri ya da becerisizlik, başarılı yöneticilerle başarısız yöneticiler arasındaki ince çizgiyi belirler. Başkalarını anlamak deyince de iletişim yetenekleri ön plana çıkar. Çalışanları ile iyi bir iletişim içinde olmak, başarılı bir yöneticinin en önemli özelliğidir. Küreselleşen dünyada klasik yönetim şekilleri ve hiyerarşi artık mantık dışıdır. 3. Yöneticinin Etkin İletişimi Oluşturmadaki Yeri