İŞ ANALİZİ VE İŞ TASARIMI BÖLÜM II İŞ ANALİZİ VE İŞ TASARIMI

İş Analizi Kavramı İş analizi, işletmelerde İKY fonksiyonunun sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi için uygulanan temel tekniklerden biridir ve başka birçok İKY fonksiyonunun uygulanmasında altyapı oluşturur. İşletmede var olan tüm pozisyonlarla ilgili olarak gerekli tüm bilgilerin toplanarak incelenmesi süreci olarak tanımlanabilir. İş analizi, işlerin doğru, etkin ve sağlıklı biçimde değerlendirilmesi amacıyla örgütte yer alan her işin ayrı ayrı niteliğini, niceliğini, gereklerini, sorumluluklarını ve çalışma koşullarını bilimsel yöntemlerle inceleyen ve bilgi toplayan bir tekniktir. Kısaca iş analizini işlerin nasıl yapılacağı değil, nasıl yapıldığının, işin ayrıntılarının ve işle ilgili çevresel koşulların ortaya konulması olarak tanımlayabiliriz.

İş Tasarımı: İş Basitleştirme İş tasarımı iş ve insan unsurlarını en uygun biçimde birleştirmek amacıyla; işin içeriğinin, işe ilişkin ödüllerin ve işin niteliklerinin çeşitli şekillerde düzenlenmesidir. İş Basitleştirme İşin yalnızca birkaç işlevden oluşan en küçük parçalara ayrılmasıdır. İş Rotasyonu İş görenin basitleştirilmiş çeşitli işlerde sırasıyla çalıştırılmasıdır. İş Genişletme İş basitleştirmenin tersine işe ilişkin farklı birkaç görevin bir araya getirilmesidir

İş Tasarımı İş Zenginleştirme İş Etüdü İş Yükü Analizi İş görene kendi işi ile ilgili olarak planlama, örgütleme, denetleme yapabilme konusunda yetki ve sorumluluk verilmesidir. İş Etüdü İş etüdü; verimliliği arttırmak ve insan kaynakları planlamasında kullanılmak üzere, işi yapacak kişinin gücünü ve gereksinmelerini göz önünde bulundurarak, işin en iyi yapılış biçimini ve tamamlanma süresini belirlemek için iş sistemleri üzerinde yapılan çalışmalar olarak tanımlanabilir. İş Yükü Analizi İş yükü analizi belli bir süre içerisinde bir işi yapabilmek için gereken insan kaynağının sayısının hesaplanmasıdır.

İş Tasarımı İş Tanımı İş tanımları başlıca üç bölümden oluşur. İş tanımı, belli bir işin görevlerini, çalışma koşullarını ve diğer yönlerini ortaya koyan yazılı belgedir. İş tanımları başlıca üç bölümden oluşur. İşin Kimliği İşin Özeti İşle ilgili diğer hususlar İş Gerekleri İş gerekleri, herhangi bir işi uygun biçimde yapabilmek için kişide bulunması gereken özellikleri içeren yazılı belgelerdir. Tanımlanan bir işin yapılabilmesi için kişinin taşıması gereken asgari niteliklere iş gerekleri diyebiliriz.

İnsan Kaynakları Analizi İnsan kaynaklarını en iyi şekilde değerlendirmek isteyen bir işletmenin insan kaynakları analizi çalışmalarında ele alması gereken ilk adım, işletmede çalışan insan kaynaklarının envanterini ayrıntılı olarak çıkartmaktır. İşgücü genel envanteri, belirli dönemde işletmede çalışan işgörenlerin özelliklerini toplu olarak yansıtan bir çalışma olarak tanımlanabilir. Beceri envanteri, işletmede çalışanların belirli özellik ve becerilerini gösteren bir liste olarak tanımlayabiliriz. Bu envanter çalışması mevcut işgörenlerin yetenek, beceri, eğitim ve deneyim gibi kişisel özelliklerini yansıtan bir çalışmadır. İşgören değişim oranını (İDO), bir işletmede belirli bir dönem içinde işten ayrılan işgörenlerin, o dönem içinde çalışan ortalama işgören olan yüzdesi olarak ifade edebiliriz. Devamsızlık oranı, yıllık izin ve tatiller dışında, işe gelmesi programlanmış olan bir işgörenin işe gelmeme durumu olarak tanımlanabilir. Terfi şemaları, işletmede kimin yerine kimin geçeceğini gösteren şemalardır.

İş Analizinin Önemi ve Faydaları İş analizi sayesinde; Gelecekte duyulabilecek işgören ihtiyacını ve bu çalışanların ihtiyaçlarını saptayarak insan kaynakları planlamasına yardımcı olur. İşletmede mevcut yapılan işlerin yapılabilmesi için, o işi yapan/yapacak kişinin sahip olması gereken yetkinlikler ortaya çıkarılmış olur. İşletmedeki tüm iş süreçleri ve işi akışı ortaya konmuş olur. Bu da karar alma süreçlerinde yöneticilere destek sağlar. İş analizi sonuçlarının aynı zamanda performans kriterlerine dönüşmesi iş analizinin en önemli fonksiyonlarından birisidir. İş analizi sonuçları eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesinde kullanılır. Kariyer hareketleri, örneğin terfi kararlarında iş analiz sonuçları sağlıklı karar verilebilmesinde önemlidir. İş değerleme yapılabilmesi için iş analizi yapmak şarttır. Genel olarak, bir işletmede İK sisteminin kurulabilmesi için iş analizi yapılması şarttır.

İş Analizi Süreci Bir iş analizinde: İşin gerekleri nelerdir? İş nasıl yapılır? İş ne zaman yapılır? İş nerede yapılır? İş neden yapılır? gibi temel sorulara cevap aranır.

Analize Hazırlık ve İşletmenin Tanınması İş analizi neden yapılıyor? Hangi bilgiler toplanacak? Bilgiler hangi yöntemle toplanacak? İş analizini kimler yapacak? Organizasyonun temel amaçları nelerdir? İşgücü, malzeme ve süreç olarak girdilerin dağıtım ve kullanım prensipleri nelerdir? Ürün veya hizmet olarak çıktılarda izlenen politikalar nelerdir?

İş Analizcilerinin Seçimi ve Eğitimi İş analizi çalışmaları, örgüt içerisinde oluşturulacak bir uzmanlar grubu veya birim tarafından yapılabileceği gibi, örgüt dışından bir danışman kişi veya kuruluş aracılığıyla da yapılabilir. İş analizi çalışmalarının dışarıdaki bir danışmanlık firması veya işletme içerisinde görevlendirilecek bir kurul tarafından yapılmasının olumlu ve olumsuz yönleri vardır. En uygun yaklaşım, dışarıdan bir danışman kuruluşla işbirliğine gidilerek bu çalışmanın işletme içerisindeki birimle koordinasyon sağlanarak gerçekleştirilmesidir.

İş Analizcilerinin Seçimi ve Eğitimi İş analizinin başarısı analizi yapan kişilere bağlı olacağına göre analizcilerin seçimi ve eğitimi önem kazanmaktadır. Bir analizcide bulunması gereken nitelikler: i. Kişisel nitelikler Başkalarıyla uyumlu olma, Başkalarıyla iletişim kurma becerisi, Anlayışlı ve sabırlı olma, Nazik ve dostça davranabilme, Tarafsız olma, Kendine güven. ii. Zihinsel nitelikler Verileri analiz etme ve yorumlama, Planlı çalışabilme, Kelimeleri anlama ve etkin olarak kullanabilme, Kısa ve açık ifade edebilme, Kendi başına çalışabilme.

İş Analizinde Kullanılan Yöntemler İşgören ne yapıyor? (görev) İşgören işi nasıl yapıyor? (yöntem ve teknikler) Ne çeşit yardımcı aracılar gerekiyor? (makineler, aletler, donanım) Hangi çıktılar elde ediliyor? (üretilen mal ve hizmet) Ne çeşit bilgi, beceri ve deneyim gerekiyor? İşler hangi koşullarda yapılıyor? (çevresel faktörler) İş analizleri bilgi toplarken şu sorulara cevap arar:

İş Analizinde Kullanılan Yöntemler Yöntemi Gözlem Gözlem yönteminin kullanımı, iş analizini yapan kişinin çalışanların yaptığı işleri gözlemlemesi (doğrudan gözlem ya da video kullanımı) ve yapılan işlerin çalışanlar ve çevre koşullarıyla ilgili kayıt tutulmasıyla gerçekleşmektedir. İş görenler gözetlendiği sırada gözetlenmediği normal zamanlardaki gibi aynı şeyleri aynı biçimde yapmalıdırlar. Fakat insanlar gözetim altında gösterişte bulunma eğiliminde olabilir veya endişeli gözükürler. Doğrudan gözlem yönteminde söz konusu olan diğer bir güçlük ise zihinsel çabayı gerektiren işlerde başarılı bir şekilde kullanılmasının hemen hemen imkansız olmasıdır.

İş Analizinde Kullanılan Yöntemler Görüşme (Mülakat) Yöntemi Bu yöntemde işgören kendisini ve yaptığı işi kelimelerle anlatabilir. Görüşmelerin yapılandırılmış ve yapılandırılmamış olmak üzere iki çeşidi vardır. Yapılandırılmış (standart) görüşme daha çok ankete benzemektedir. Yapılandırılmamış (açık uçlu) görüşmede ise görüşmeyi yapacak olan kişi bir hazırlık yapmamıştır. Bu yöntemin avantajı, görüşme yapılan kişilerin anlamadığı sorulara açıklık kazandırılmasıdır. Dezavantajı ise, yöntemin maliyetinin yüksek olması ve zaman kaybına yol açmasıdır.

İş Analizinde Kullanılan Yöntemler Soru Formu Yöntemi (Anket) Bu yöntemde ayrıntılı olarak hazırlanan formlar iş görenlere dağıtılır. İş analiz formunda şu soruların bulunması gereklidir: İşletmenin unvanı, İş analizini yapan kişi veya kişiler, İşin yapıldığı bölüm, İşin unvanı, İşgörenin ilk amirinin unvanı, Genel olarak işin özeti İşin yapılış biçimi, İş için kullanılan araç-gereç, makine, malzeme, yarı mamul, Görev ve sorumluluklar, Bireysel özellikler, İşin gerektirdiği tecrübe, Analizi kontrol edenler ve düzeltenler.

İş Analizinde Kullanılan Yöntemler Daha Önceki İş Tanımlarının İncelenmesi Bir iş hakkında bilgi edinmenin başka bir yolu, o iş hakkında hâlihazırda bilinen şeyleri ortaya çıkarmaktır. İş Araçlarının İncelenmesi Bazı durumlarda işin yapılması sırasında kullanılan malzemeleri incelemek suretiyle belirli bir işin görevlerine ilişkin önemli bilgiler elde etmek mümkün olabilir. İşleri Bizzat İfa Etme Bir şeyi öğrenmenin en iyi yolu onu bizzat yapmaktır. Günlük Tutulması Bu yöntemde, işleri gereği işletmeden uzun süre dışarıda kalmak zorunda olan işgörenlerden görevleri hakkında bilgi alınıp değerlendirilmesi söz konusudur.

İş Analizi Yapılırken Karşılaşılan Sorunlar Karşılaşılan en önemli sorunlardan biri; işgörenin çekinmesidir. İş analizinde karşılaşılan ikinci önemli sorun, elde edilen bilgilerin güncelleştirilmesidir. Özellikle işe yeni başlamış olan elemanlar sorun çıkarabilir. Ayrıca yönetim, iş analizindeki bulguların iş tanımlarına yansıtarak yeni işleri de işgörene verebilir.

İş Analizinin Çıktıları a. İş Tanımı İş analizleriyle toplanan verilerden yararlanılarak, her bir işin kapsamına giren eylemlerin, işlemlerin, sorumlulukların, görevlerin ve çalışma koşullarının yazılı olarak açıklanmasına iş tanımı denmektedir. b. İş Gerekleri İş gerekleri (spesifikasyonu); işin bireysel özellikleri, belirli bir işi yapacak kişilerde bulunması gereken öğrenim, iş deneyimi, becerisi gibi niteliklerini (yetkinlikleri) belirten ve iş analizinden elde edilen veriler doğrultusunda hazırlanan belgedir.

İş Analizi Kullanım Alanları İŞ GEREKLERİ Bilgi, beceri, kişisel özellikler, fiziksel özellikler İŞ TANIMLARI Görevler, sorumluluklar, iş koşulları Ücret Temin ve seçim Eğitim ve Geliştirme Performans Değerlendirme İK planlaması Sağlık ve Güvenlik Sendika ile ilişkiler

Değerlendirme Soruları İş analizinin amaçlarını yazınız. İş tanımı ne demektir? Nasıl oluşturulur? İş gerekleri ne demektir? İş gerekleri nerede kullanılabilir? İş analizinde bilgi toplama yöntemlerini kısaca değerlendiriniz. İş analizi çıktıları nelerdir? İş analizi çıktılarıyla insan kaynaklarının diğer fonksiyonları arasındaki ilişkiyi açıklayınız.

UYGULAMA: İŞ ANALİZİ FORMU KADRO VEYA POZİSYON BİRİMİ STATÜSÜ ÜNVANI   STATÜSÜ ÜNVANI A-GÖREV/İŞE İLİŞKİN BİLGİLER 1-GÖREV/İŞİN KISA TANIMI 2-GÖREV/İŞ, YETKİ VE SORUMLULUKLARI 3-ÇALIŞMA KOŞULLARI a) Çalışma Ortamı b) İş Riski 4- GÖREV/İŞİN GEREKTRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA ( ) Fiziksel Çaba ( ) Zihinsel Çaba B- ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER  1-GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ 2-GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA VE DİĞER EĞİTİMLER GEREKLİ YABANCI DİL VE DÜZEYİ GEREKLİ HİZMET SÜRESİ