Örgütsel bilgi kullanımı BBY 253 Bilgi Kullanımı (2014-2015)

Örgütlerde bilginin stratejik önemi Örgütler bilgiyi şu üç stratejik amaç için kullanırlar: Çevrelerindeki değişimi anlamlandırmak. Yenilik getirecek yeni bilgiyi üretmek. Takip edecekleri yol haritasına yönelik kararlar almak. Örgütler bilgiyi şu üç stratejik amaç için kullanırlar: -- Çevrelerindeki değişimi anlamlandırmak -- Yenilik getirecek yeni bilgiyi üretmek -- Takip edecekleri yol haritasına yönelik kararlar almak (Choo, 1996)

Başarılı örgüt vizyonu BİLGİ YÖNET & DahİL ET Üret Dönüştür Kullan Bilgi süreçleri Bilgi kaynakları Bilgi teknolojileri “Without a firm grasp of how it creates, transforms and uses information, an organization would lack the coherent vision to manage and integrate its information processes, information resources and information technologies.” (Choo, 1996) «Bilgiyi nasıl dönüştürdüğü ve kullandığını doğru şekilde kavrayamayan bir örgüt, bilgi süreçlerini, kaynaklarını ve teknolojilerini entegre etmek ve yönetmek için tutarlı bir vizyona sahip olamaz.» (Choo, 1996) Bilgi: *Üret * Dönüştür * Kullan Yönet&Dahil et: * Bilgi süreçleri * Bilgi kaynaklar * Bilgi teknolojileri «Bilgiyi nasıl dönüştürdüğü ve kullandığını doğru şekilde kavrayamayan bir örgüt, bilgi süreçlerini, kaynaklarını ve teknolojilerini entegre etmek ve yönetmek için tutarlı bir vizyona sahip olamaz.» (Choo, 1996)

Örgütlerde bilgi kültürü (bileşenleri) İletişim akışları Örgütler arası ortaklıklar Dahili çevre (işbirliği, açıklık, güven) Bilgi sistemleri yönetimi Bilgi yönetimi Diğer süreç ve yöntemler Örgütsel kültür Information culture consists of these components: --communication flows; --cross-organizational partnerships; --internal environment (cooperativeness, openness, and trust); --information systems management; --information management; and --processes and procedures. Curry and Moore (2003) believe that the synthesis of information culture and organizational culture is an integral part of the process of becoming a knowledge-based organization: (Choo et.al., 2008) BİLGİ TEMELLİ ÖRGÜT (knowledge-based organization)

Örgütlerde bilgi kültürü (ne işe yarar).. Örgütsel bilgi kültürü ne işe yarar? İşletimsel ve stratejik başarı için bilginin değerli ve yararlı olduğu anlaşılır. Karar verme süreçlerinin temeli bilgiye dayandırılır. Örgüt içinde etkin bilgi sistemlerinin kullanılabilmesi için bilgi teknolojilerinden yararlanılır. Örgütsel bilgi kültürü ne işe yarar? - İşletimsel ve stratejik başarı için bilginin değerli ve yararlı olduğu anlaşılır - Karar verme süreçlerinin temeli bilgiye dayandırılır - Örgüt içinde etkin bilgi sistemlerinin kullanılabilmesi için bilgi teknolojilerinden yararlanılır A culture in which the value and utility of information in achieving operational and strategic success is recognised, where information forms the basis of organizational decision making and Information Technology is readily exploited as an enabler for effective Information Systems. (p. 94) (Choo et.al., 2008)

..Örgütlerde bilgi kültürü (ne işe yarar).. Yapılan çalışmalar yöneticilerin bilgi kültürü ile örgütün yaşam döngüsü ve bilgi kullanımı arasında bağlantı olduğunu gösteriyor: Gelişmiş bir bilgi kültürü örgütün başarılı iş performansı sergilemesine yardımcı olur. Bilgi kültürü, gelişmiş örgütler için stratejik bir hedef olmalıdır. Ginman found a connection between CEO information culture, the company life cycle, and information interest and use. A highly developed information culture was positively associated with organizational practices that led to successful business performance. She concluded that information culture is a strategic goal. (Choo et.al., 2008)

Örgütlerde bilgi kültürü (benimseme süreci).. Bilgi kültürünü benimseme süreci?: Öncelikle, örgüt bir bilgi kültürü benimseme ihtiyacı olduğunu fark eder (sezme). Daha sonra, benimsediği kültüre ait değerler sistemi ile iletişime geçer. Benimsediği bilgi kültürünün bileşenlerini sergilemek için yeniden yapılanma eğilimi gösterir. Süreç dinamiktir Süreç, bilgi kültürünün felsefesi ve uygulaması norma dönüşene kadar devam eder. Bilgi kültürünü benimseme süreci?: -- Öncelikle, örgüt bir bilgi kültürü benimseme ihtiyacı olduğunu fark eder (sezme) -- Daha sonra, benimsediği kültüre ait değerler sistemi ile iletişime geçer -- Benimsediği bilgi kültürünün bileşenlerini sergilemek için yeniden yapılanma eğilimi gösterir -- Süreç dinamiktir -- Süreç, bilgi kültürünün felsefesi ve uygulaması norma dönüşene kadar devam eder The organization first recognizes the need to adopt an information culture, then communicates the ethos and demonstrates commitment by restructuring to reflect the components of an information culture. The process is dynamic and continues until the philosophy and practice of an information culture become the norm. . . (Choo et.al., 2008)

..Örgütlerde bilgi kültürü (benimseme süreci).. Sezme (sensemaking): «Lurk before you leap!» Sezme, insanların deneyimlerine anlam verme sürecidir. Örgütlerde “sezme”nin temel hedefi örgütün gerçekten ne olduğu ve ne yaptığı konusunda çalışanların ortak bir anlayışı paylaşmasını sağlamak ve daha uzun vadede çalışanların bu koşullara adapte olmasına yardımcı olmaktır. Çeşitli sezme modellerine göre, örgütlerdeki insanlar sürekli olarak çevrelerinde neler olup bittiğini anlamaya çalışmaktadır. Sezme modellerinin doğal bir sonucu olarak örgütler yorumlama sistemleri şeklinde çalışır. Yorumlanan şey, örgütün dahil olduğu dış çevredir. Yorum, dış çevrenin ne kadar analiz edilebildiği konusundaki algıya ve söz konusu çevreyi anlamlandırabilmek için o çevreye ne kadar dahil olunduğuna bağlıdır. -- Sezme, insanların deneyimlerine anlam verme sürecidir. -- Örgütlerde “sezme”nin temel hedefi örgütün gerçekten ne olduğu ve ne yaptığı konusunda çalışanların ortak bir anlayışı paylaşmasını sağlamak ve daha uzun -- vadede çalışanların bu koşullara adapte olmasına yardımcı olmaktır. -- Çeşitli sezme modellerine göre, örgütlerdeki insanlar sürekli olarak çevrelerinde neler olup bittiğini anlamaya çalışmaktadır. -- Sezme modellerinin doğal bir sonucu olarak örgütler yorumlama sistemleri şeklinde çalışır. -- Yorumlanan şey, örgütün dahil olduğu dış çevredir. Yorum, dış çevrenin ne kadar analiz edilebildiği konusundaki algıya ve söz konusu çevreyi anlamlandırabilmek için o çevreye ne kadar dahil olunduğuna bağlıdır. Sensemaking is the process by which people give meaning to experience. The factors that surface as organizations address either uncertain or ambiguous situations. (Wikipedia) Organizations must make interpretations. Managers literally must wade into the swarm of events that constitute and surround the organization and actively try to impose some order on them... Interpretation is the process of translating these events, of developing models for understanding, of bringing out meaning, and of assembling conceptual schemes.(Choo, 1996)

..Örgütlerde bilgi kültürü (benimseme süreci) Örgüt için bir bilgi kültürü benimsendikten ve norma dönüştükten sonra Bilgi kültürü örgütsel kültürden ayırt edilemez. Bilginin varlığı ve kullanımı günlük işlerin bir parçası haline gelir. Benimsenen bilgi kültürünün Bilgi kaynak ve hizmetlerinin nasıl yönetileceği ve bunların ne kadar etkili/yararlı olduğu üzerinde karar verici etkisi vardır. Örgüt için bir bilgi kültürü benimsendikten ve norma dönüştükten sonra -- Bilgi kültürü örgütsel kültürden ayırt edilemez. -- Bilginin varlığı ve kullanımı günlük işlerin bir parçası haline gelir. Benimsenen bilgi kültürünün -- Bilgi kaynak ve hizmetlerinin nasıl yönetileceği ve bunların ne kadar etkili/yararlı olduğu üzerinde karar verici etkisi vardır. At this stage the information culture is no longer distinguishable from the organizational culture and the organization has evolved into one in which the availability and use of information are inherent in everyday activities. ..“the information culture in organizations has a decisive influence on how information products [resources and services] are managed, and how effective they are” (Choo et.al., 2008)

Örgütlerde bilgi kültürü (tanım) Bir örgütün bilgi algısı, üretimi ve kullanımı üzerinde etkili olan değerler, kurallar (norm) ve uygulamalar olarak tanımlanabilir. Değerler; örgüt için bilginin rolü ve katkısı hakkında sahip olunan inançlar ile, bilginin nasıl üretilmesi ve kullanılması gerektiği konusundaki ilkeleri kapsar. Kurallar; örgütte hangi bilgi davranışlarının normal ya da beklenen olduğu konusunda toplum tarafından kabul görmüş standartlardır. Bilgi uygulamaları; insanlar tarafından örgütte yapılan işlerin gözlemlenebilir ve istikrarlı bir modelidir. Uygulamalar, örgüt işleyişinde yer alan insanları, bilgiyi ve teknolojiyi birbiriyle ilişkilendirir. Bilgi kültürü; --Bir örgütün bilgi algısı, üretimi ve kullanımı üzerinde etkili olan değerler, kurallar (norm) ve uygulamalar olarak tanımlanabilir. We regard information culture as those elements of an organization’s culture that influence its management and use of information. Thus, information culture is manifested in the organization’s values, norms, and practices that have an impact on how information is perceived, created and used. Values are the deeply held beliefs about the role and contribution of information to the organization, as well as the principles that define how information ought to be created and used. Norms are rules or socially accepted standards that define what information behaviors are normal or to be expected in the organization. Norms may be explicit or implicit. Explicit norms are typically codified as guidelines and policies that specify information creation and use as part of organizational routines. Informal norms are not formally documented but are apparent in the day-to-day information activities of the group. By defining what behaviors are acceptable, informal norms are an important part of the socialization of the group. Norms may also be descriptive or injunctive: Descriptive norms describe what most others do in a situation, whereas injunctive norms are those behaviors of which most others approve or disapprove. Thus, descriptive norms are concerned with actual behavior, while injunctive norms refer to attitudes or what people believe to be right based on values. Values and norms together mold the information practices of people and groups in an organization. Information practices are the observable, stable patterns of working and interrelating that link people, information, and technology in the social performance of organizational work. Insofar as information practices are enacted by a social structure of roles, rules, and warrants, they are a manifestation of cultural norms and values. (Choo et.al., 2008)

Örnek H.Ü. BBY bölümünün ders programını yenileme süreci Programın kavramsal alt yapısı oluşturulurken: - LIS eğitimi ile ilgili son gelişmeler için literatür incelendi - Dünyadaki iSchool’ların ders içerikleri ayrıntılı olarak incelendi - Mevcut ders programı ile ilgili olarak öğrencilerden geri bildirim alındı - “Paydaşlar” belirlendi - Paydaşlarla çok sayıda görüşme ve toplantı yapıldı, dersleri ve içerikleri konusunda her aşamada görüşleri alındı

Örnekler Ulusal bilgi merkezi ya da bir üniversitenin bilgi işlem merkezi yöneticisi olduğunuzu hayal edin. Bilgi kültürünü benimseme aşamasında ve sonrasında neler yapılabilir, neden, nasıl? Politika geliştirmenin önemi!

Örgütlerde bilgi kullanımı çıktıları (Choo et.al., 2008)

Örgütsel bilgi kullanımını anlamaya yardımcı olan sistemler ve modeller.. Karar Destek Sistemleri (Decision Support Systems): Bir örgütte yöneticilerin ve profesyonel çalışanların karar vermesine yardımcı olarak kullanılan, karar verme sürecinde kullanıcıların sistemle karşılıklı olarak etkileşimde bulunduğu, bilgisayar tabanlı bir bilişim sistemidir. Karar destek sistemleri çoğunlukla yarı yapılandırılmış (semistructured) problemlerin çözümünde kullanılmakla birlikte, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış problemler için de kullanılabilmektedir. Sistemler veri ve model bazlıdır. Kullanıcılar, özgün ve belirli bir probleme değin veriler ve bir ya da daha çok yöntem çerçevesinde model kurma olanağı sağlayan bu tür sistemler yardımıyla daha hızlı ve daha isabetli kararlar verebilmektedir. Karar destek sistemleri (decision support systems): - Bir örgütte yöneticilerin ve profesyonel çalışanların karar vermesine yardımcı olarak kullanılan, karar verme sürecinde kullanıcıların sistemle karşılıklı olarak etkileşimde bulunduğu, bilgisayar tabanlı bir bilişim sistemidir. Karar destek sistemleri çoğunlukla yarı yapılandırılmış (semistructured) problemlerin çözümünde kullanılmakla birlikte, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış problemler için de kullanılabilmektedir. Sistemler veri ve model bazlıdır. Kullanıcılar, özgün ve belirli bir probleme değin veriler ve bir ya da daha çok yöntem çerçevesinde model kurma olanağı sağlayan bu tür sistemler yardımıyla daha hızlı ve daha isabetli kararlar verebilmektedir. Wikipedia

..Örgütsel bilgi kullanımını anlamaya yardımcı olan sistemler ve modeller Yönetim Bilişim Sistemleri (MIS-Management Information Systems): İnsan, teknoloji, sistem teorisi ve bilgi yönetimi alanlarını bir araya getiren akademik bir alandır. Yöneticilerin karar vermesini kolaylaştırmak için, değişik yerlerdeki bilgilerin toparlanarak bir bütün halinde sunulması, Yönetim Bilişim Sistemleri'nin en önemli görevlerinden biridir. Örnek olay: Kurumsal Enformasyon Sistemlerinde Satın Alma Döngüsü: Bir Kobi Örneği (http://www.isarder.org/isardercom/2014vol6issue3/vol.6_issue.3_article06_full_text.pdf) Yönetim Bilişim Sistemleri (MIS-Management Information Systems): - İnsan, teknoloji, sistem teorisi ve bilgi yönetimi alanlarını bir araya getiren akademik bir alandır. - Yöneticilerin karar vermesini kolaylaştırmak için, değişik yerlerdeki bilgilerin toparlanarak bir bütün halinde sunulması, Yönetim Bilişim Sistemleri'nin en önemli görevlerinden biridir. Wikipedia

Soru “Knowledge management” kavramı ve örgütlerde bilgi kullanımı arasındaki bağlantı nedir?

Kullanılan kaynaklar ve okuma listesi Örgütü yenilemek, bilgiye bahçıvanlık etmek (Enformasyonun Sosyal Yaşamı , Bölüm 6, s. 129-132, (2001) (http://yunus.hacettepe.edu.tr/~soydal/bby253_2012/8/OrgutuYenilemek_EnformasyonunSosyalYasami_2001.pdf) Üniversitede bilgi kültürü: AİBÜ Eğitim Fakültesi Örneği (2010) (http://www.sbedergi.ibu.edu.tr/index.php/sbedergi/article/view/50/132) Üniversitede Bilgi Kültürü: Mersin Üniversitesi Eğitim Fakültesi Örneği (2005) (http://dergipark.ulakbim.gov.tr/mersinefd/article/view/5000003013) Bir kurgu ve eylem biçimi olarak bilgi kültürü (2010) (http://www.dieweltdertuerken.org/index.php/ZfWT/article/viewArticle/148) Bilgiye dayalı örgütlerin temel örgütsel nitelikleri ve yetenekleri (http://www.politics.ankara.edu.tr/dergi/pdf/60/2/4_ufuk_durna.pdf) İşletmelerde Yöneticilerin Karar Verme Süreci ve Bu Süreçte Bilişim Sistemlerinin Kullanımı : Ankara İli Örneği (http://acikarsiv.atilim.edu.tr/browse/271/) Kurumsal Enformasyon Sistemlerinde Satın Alma Döngüsü: Bir Kobi Örneği (http://www.isarder.org/isardercom/2014vol6issue3/vol.6_issue.3_article06_full_text.pdf) Thinking beyond performance indicators: A holistic study of organizational information use. (http://gateway.proquest.com/openurl?url_ver=Z39.88-2004&res_dat=xri:pqdiss&rft_val_fmt=info:ofi/fmt:kev:mtx:dissertation&rft_dat=xri:pqdiss:3390027)