ISO 9001:2008 KAL İ TE YÖNET İ M S İ STEM İ Kalite Yönetim Sistemi nedir? Kalite Yönetim Sistemi, bir kuruluşu kalite bakımından idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemidir. Ürün veya hizmetin kalite konusunda belirlenmiş gerekleri yerine getirmesinde yeterli güveni sağlamak için uygulanan planlı ve sistematik etkinlikler bütünü olarak tanımlanmaktadır. Temelinde ürün ya da hizmetin düzeyde en az kaynak kullanımıyla korunması yatmaktadır. Kullanıcının gereksinimleri gerçekleştirilmesi sürecinin tüm aşamalarındaki talimatlar, görev ve sorumluluk tanımları vb. ile belgelendirmesi, çalışanların eğitilmesi ve kalite konusunda bilinçlendirilmesi ile kalitenin planlanan tam olarak ve belirlendiği şekilde karşılanmadığı sürece kalite güvencesi sistemi tanımlanmış sayılmaz. ISO 9000 nedir? ISO 9000’in Tarihsel Gelişimi  ISO, gönüllü olarak teknik standartlar geliştirmek ve uluslararası alanda standardizasyonu sağlamak amacıyla 1947 tarihinde kurulmuştur. ISO aralarında Türkiye'den de TSE'nin bulunduğu yaklaşık 140 ülkenin standartlar konusunda çalışan resmi temsilcilerinden oluşan uluslararası bir standardizasyon kuruluşudur. Kuruluşun kısa adı "İSO"dur (International Standart Organization).  ISO, 1979 yılında kalite güvence sisteminde uluslararası standardizasyonu sağlamak için 9000 serisi standartları geliştirecek olan bir Teknik Komite oluşturmuştur. TC 176 no’lu bu komitenin çalışmaları sonucunda ilk ISO 9000 standartları 1987 yılında yayımlanmıştır. Bu standartlar önceki yıllardaki sistem standartlarının bir sentezi olmaktadır ve bir çok yönden benzerlikler bulunmaktadır.  1994 yılında ilk revizyonu yayınlanarak standart daha anlaşılır ve uygulanabilir hale getirilmiştir. Önceki standardın 27 maddesi 20 maddeye indirilmiştir. ISO 9001, ISO 9002 ve ISO 9003 ayrı ayrı ele alınmakta ve kapsam olarak farklılık göstermekteydi.  2000 yılında Toplam Kalite Yönetimine geçiş için bir adım teşkil eden ikinci ve yeni versiyon yayınlandı. Eski versiyonlarda prosedür odaklı olan sistem proses odaklı hale getirildi ve 20 madde 5 temel maddeye indirgendi revizyonunda süreçlerin belirlenmesi, ölçülmesi, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesi çalışmalarına odaklanılmaktadır. Ayrıca 1994 versiyonundaki 9001, 9002 ve 9003 standartları yürürlükten kalkmış ve tek bir standart oluşturulmuştur. Bu yeni standart ISO 9001:2000 olarak tanımlanmaktadır. Son olarak 2008 yılındaki değişimle ISO 9001:2008 adını almıştır.

Kalite Güvence Sisteminin Faydaları Nelerdir? Klasik kalite sisteminde uygulanan hataların aranması yerine, bunların nedenleri üzerine gidilmesi ve hata kaynaklarının ortadan kaldırılmasını hedefleyen Kalite Güvencesi ile sağlanan faydaları şöyle sıralamak mümkündür: 1. Kalitede süreklilik 2. Yönetim kontrolünün ve organizasyonunun toplam etkililiğin iyileştirilmesi 3. Daha iyi ürün/hizmet tasarımı yapılması 4. Hurda/yeniden işleme ve müşteri şikayetlerinde azalma 5. İş ortamında stresin azalması 6. Şirket imaj ve itibarının iyileştirilmesi 7. Daha iyi rekabet olanağı 8. Müşterinin güven duygusu 9. Zaman içerisinde ve sistemin başarısı oranında kalite kontrol işleminin kapsamına girerek daraltılması 10. Yüksek verim 11. Çağdaş bir çalışma ortamı 12. Çalışanlarda yüksek motivasyon 13. Minimum maliyet 14. Maksimum güvence Kalite Güvence Sistemi için ISO 9000 belgesi gerekli midir? Artık tüm Dünya’da ve Türkiye’de firmalar kalite güvencesi sistemlerine önem göstermekte ve bunu ISO 9000 sertifikalarıyla belgelemektedir. ISO 9000 sertifikası uluslararası kalite standartlarında bir sisteme sahip olmak dünyanın her tarafında prestij sağlamakta ve kalite güvencesinin devamlılığında etkili rol oynamaktadır. Kaliteye önem veren ve bu önemi sisteme döken kurumların, yerine getirmesi önemli olan bir görevleri de; sistemlerini belgelendirmektir. Çünkü, kaliteyi ve sistemi, müşteriye anlatmanın en kolay ve güçlü yolu; sistem belgelendirmesidir. Bir kurum kalite sistem çalışmalarını, ISO 9000 standartları doğrultusunda yapmak zorundadır ISO 9000 belgesi ne kadar sürede alınır? Standart, sistemin kurulması ve dokümante edilmesi için gerekli genel kuralları tanımlar. Bir ürüne veya kuruma ait değildir. Tüm sektörlere uygulanabilir. Bu nedenle kurum, kendi sektörüne göre standardı uygulamak zorundadır. Standardın kuruma adapte edilmesi; yapısına, personel sayısına, fonksiyonel durumuna ve yönetiminin inanmasına bağlı olarak uzun veya kısa zaman alabilir. KILAVUZ’ UN hedefi maksimum 6 aylık bir süredir.

ISO 9000 belgesi nereden alınır? Sitem belgelendirmesine karar veren ve bu yönde tüm hazırlıklarını tamamlayan tüm firmalar, ulusal veya uluslararası platformda kabul görmüş ve tanınmış (akredite edilmiş) bir belgelendirme kuruluşuna müracaat ederler. Belgelendirme kuruluşunun seçimi tamamen firmaya aittir ve kanuni bir zorunluluk yoktur. Firma veya kurum; müşteri portföyünü değerlendirerek, belgelendirme kuruluşunu seçmelidir. Çünkü ISO 9000 belgesi müşteriye kaliteyi anlatmak için alınmaktadır, bu nedenle de seçilecek kuruluşun müşteri tarafından kabul görmesi gerekir. Türkiye’nin akreditasyon kurumu olan TÜRKAK’ın onayladığı, akredite ettiği sistem belgelendirme kuruluşlarının listesi adresinde belirtilmiştir. ISO 9000 belgesinin süresi var mıdır? Belgelendirme kuruluşu seçildikten sonra, firma veya kurumun denetimi için bir plan ve program yapılır ve firma veya kurum denetiminden sonra uygun olan sistem belgelendirilir. ISO 9000 belgeleri üç yıl için verilir ve her yıl ara denetimlerle takip edilir. Üç yılın sonunda ise yeniden belgelendirme tetkiki yapılır. Şu kesinlikle unutulmamalıdır ki ISO 9000 belgeleri, sadece belge almak için değil, kalite ve müşteri memnuniyetini sağlamak ve bu güveni müşteriye vermek için alınmalıdır. Kalite Güvence Sistemi nasıl oluşturulur? Bir kuruluşta yeterli bir kalite güvence sisteminin oluşturulması oldukça kapsamlı ve titiz bir çalışmayı gerektirir. Böyle bir çalışmanın aşamaları aşağıda belirtilen süreçteki gibidir; Çalışmalara başlamadan önce, başta tepe yönetici olmak üzere tüm yöneticilerin ve tüm çalışanların bir temel eğitimden geçmeleri gerekir. Bu eğitimler sürekli devam eder. Çalışmalar ilerledikçe farklı eğitimlerle çalışanların bilinçlendirilmesi sağlanır. Şirketin büyüklüğüne ve işin kapsamına orantılı olarak bir kalite yönlendirme kurulu (KYK) oluşturulur. Her departmanda en az bir kişinin kendi biriminde bu konu ile sorumlu tutulması gerekir. Ayrıca tüm bu sorumluların koordinasyonunu sağlayacak yönetim adına yetkili olacak bir Yönetim Temsilcisi üst yönetim tarafından atanır. Danışman firma tarafından KYK üyeleriyle birlikte sistem analizi çalışması yapılarak mevcut durum tespit edilir. Böylece eksiklikler daha net anlaşılmış olacaktır. Kalite güvencesi sisteminde tüm fonksiyonlar ve bunların içereceği faaliyetler bir bütün olarak ele alınır, ilişkileri belirlenir ve aşamaları saptanır. Sistem analizi çalışmasından sonra ortaya çıkan öncelikler ışığında kapsamlı bir plan yapılır. Planda safhalar ve yapılacak işin mahiyetinin yanı sıra görevliler ve terminler de belirtilir. Üst yönetimce onaylanan planın uygulaması periyodik olarak değerlendirilmesi çalışmalarda ne aşamada olduğunun kontrolü sağlanır. Bu değerlendirmenin nasıl yapılacağı, kimlerin katılacağı ve değerlendirme sonuçlarının nasıl uygulamaya dönüştürüleceği de ayrıca belirlenir ve ilgililere duyurulur. Değerlendirme danışmanla birlikte yapılır. İç denetimin temel amacı kuruluşun dış denetime hazır hale gelip gelmediğini sınamaktır. İç denetimde tüm birimlerin kapsanması hedeflenir. Kuruluş iç denetimin sonuçlarını değerlendirir, eksiklikleri veya yanlışları varsa düzeltir ve dış denetime hazır duruma gelir. Dış denetim müşteri tarafından, müşterinin görevlendirdiği bir denetçi kuruluş ya da sistemi belgelendirme amacı ile gelecek olan bir denetçi tarafından gerçekleştirilebilir. Kalite güvence sistemini tatminkar bir noktaya getirmiş olan bir kuruluş üç ihtimalle karşı karşıyadır. Sistemi aynen koruyabilir, geliştirebilir veya geriye dönebilir. Geriye gitmese bile sistemi aynen korumak yeterli olmayacaktır, sistemin dinamik tutulabilmesi için kuruluşunda kendini sürekli iyileştirmesi ve yenilemesi gerekir. Bu nedenle belirli periyotlarda yönetimin sistemi gözden geçirmesi ve sürekli bir gelişme planı uygulaması şarttır.

ISO 9001:2000 DANI Ş MANLIK SÜREC İ M İ Z 1-Projeye Başlangıç Hazırlıklarının Yapılması Projeyi yürütecek çalışma ekibinin oluşturulması, uygun çalışma ortamı ve şartlarının belirlenmesi, gerekli standart ve kaynakların temini ve çalışma planının oluşturulması bu aşamada gerçekleştirilmektedir. 2-Mevcut Durum Analizinin Yapılması Firmanın mevcut durum analizi için ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında değerlendirme yapılarak, yönetime raporlanmaktadır. 3-Gerekli Eğitimlerin Verilmesi Kalite Yönetim Sistemi ve proje aşamalarının tanıtılması ve ilgili personelin bilgilendirilmesi maksadıyla eğitim verilmektedir. Bu kapsamda verilen eğitimler aşağıda tanımlanmıştır. a-) ISO 9000:2008 Kalite Yönetim Sistemi Eğitimi b-) Kalite Sistem Dokümantasyonu Eğitimi c-) İç Tetkikçi Eğitimi 4-Sistem Dokümantasyonunun Hazırlanması Gerekli dokümantasyon (Kalite El Kitabı, Organizasyon El Kitabı, Prosedürler, Talimatlar, Formlar, vb.) hazırlanır. 5-Sistemin Uygulanması ISO 9001:2008 standart gereklerine uygunluğu doğrulanan dokümantasyona göre uygulamalar hayata geçirilir. Uygulamalar incelenerek aksaklıklar belirlenir ve gerekli düzeltme önerileri değerlendirilerek işletmede düzeltici faaliyetler uygulanarak sistem iyileştirilir. 6-İç Tetkiklerin Yapılması Sistemin kurulmasını müteakip firma içinde İç Tetkik eğitimi almış ekip tarafından tetkikler yapılır ve sonrasında sonuçlar üst yönetime rapor halinde sunulur. 7-Belgelendirme Başvurusunun Yapılması: Sistemin hazır olduğunu değerlendirdiği taktirde, belgelendirme başvurusu müşteri tarafından ilgili belgelendirme kuruluşuna yapılır.