YİYECEK-İÇECEK DÖNGÜSÜ VE MALİYET KONTROLÜ

A) Yiyecek Döngüsü: 1)Satın Alma: Konaklama işletmeleri ile bağımsız çalışan yiyecek-içecek işletmelerinde yürütülen satın alma eylemi, yiyecek-içecek maliyet kontrol süreci aşamaları içinde ilk sırada yer almaktadır. Maliyet kontrol sürecinin başarıyla yürütülebilmesi için, kontrol sürecini oluşturan bütün aşamalarda aynı özenin gösterilmesi ve bu bölümler arasında düzenli bir işbirliğinin kurulması sağlanmalıdır.

1.1. Satın Alma Prosedürü:ilker\satın alma.doc 1.2. Satın Alma Programının Amaçları “Para ürünü satarken, satın alırken kazanılır” prensibi göz önüne alındığında satın alma programlarının amaçları şunlar olmalıdır.

Doğru Ürünü Satın Almak: İşletmenin ne tür bir istediğinin kesin olarak belirlenmesi gerekir. Örneğin, portakal satın alırken bu portakalın yenmek için mi yoksa sıkılıp portakal suyu içileceği için mi gerekli olduğunun saptanması gibi. Kaliteli Ürünü Almak: Ürünün uygun kalitede olması satın almanın amaçlarından biridir. Ancak malın kalitesini belirlerken fiyatının da göz önünde bulundurulması gerekir. Uygun Fiyatla Almak: Satın alma elemanı kaliteli bir malı en uygun fiyatla almaktan sorumludur.

Tam Anında Satın Alma: Malzeme tam zamanında satın alınmalıdır Tam Anında Satın Alma: Malzeme tam zamanında satın alınmalıdır. Eğer erken alınırsa kalitede bir azalma, envanterde gereksiz bir fazlalık olabilecektir. Geç kalındığında ise üretim yapılamayacağı için müşteri tatminsizliği söz konusu olabilir.

2)Teslim Alma(Tesellüm) Tesellüm, daha önceden siparişleri verilmiş yiyecek ve içecek malzemelerinin işletmeye getirildikten sonra sayılarak, ölçülerek, tartılarak teslim alınması anlamına gelmektedir. 2.1.Teslim Alma Süreci: Birinci Aşama: Büyük işletmelerde teslim alma süreci, satın alma emri ya da sipariş formu ile gelen ürünlerin irsaliye ya da faturadaki bilgilerle karşılaştırılmasıyla başlar.

İkinci Aşama: Birinci aşamada; gelen ürünlerin ağırlığı, miktarı, sayısı ve fiyatının satın alma emrindeki değerlerle aynı olup olmadığının kontrol edilirken, ikinci aşamada gelen ürünlerin standardı ve kalitesi gibi özelliklerinin üzerinde dikkatlice durulmalıdır. Üçüncü Aşama: Bu aşama, işletmeye gelen ürünlerin irsaliye ya da fatura belirtilen miktar ve sayısı ile aynı olup olmadığının kontrol edilmesidir. Dördüncü Aşama: Bu aşama, gelen ürünlerin kabul edilmesi aşamasıdır. Eğer gelen mallar ile malzemeler niceliksel ve niteliksel açıdan uygunsa, teslim alma görevlisi irsaliye ya da faturayı onaylayarak ürünlerin sorumluluğunu yiyecek-içecek müdürüne geçmiş olur.

Beşinci Aşama: bu aşamada gelen ürünlerin kalite güvenliğini sağlayabilmek için ürünler en kısa zamanda ilgili birim ya da depolara taşınmalıdır. Altıncı Aşama: Gün içerisinde gerçekleştirilen teslim alma eylemleri ile ilgili kayıtların tutulması ve teslim alma raporlarının hazırlanmasıdır.

3) Depolama 3.1. Depoların Özellikleri Ürünlerin üretildiği andan tüketilene kadar depolandığı genel pazarlama yaklaşımında bu işlem arzın talebe göre ayarlanmasını sağlar. 3.1. Depoların Özellikleri Depoların teslim alma alanı ve mutfağa yakınlığı freleri azaltma bakımından önemli olmakla birlikte yeterli olmaz. Bu nedenle depoların aşağıdaki özellikleri özellikleri de taşıması gerekmektedir Depoların havalandırma sistemi iyi olmalıdır. Depolarda sıcaklık ve rutubet durumu uygun olmalıdır. Depolar kolayca temizlenebilme özelliği taşımalıdır. Depolarda yeteri kadar raf olmalı ve raflar iç akımına uygun olarak yerleştirilmelidir.

3.2.Depoların Kontrolü Depolarda kontrol işlevinin yapılmasının amacı depolarda çeşitli nedenlerle ortaya çıkan fire, hırsızlık ve fazla stoklama sonucu oluşan kayıpların önlenmesidir. Isı ve nem derecelerinin istenen düzeyde olması. Depolarda hava sirkülasyonunun sağlanması. Depo içinden geçen borulardan herhangi bir sızıntının olmaması. Depo içinden geçen sıcak su ve kalorifer borularının izole edilmesi. Depoların temiz tutulması. Yiyecek-içeceklerle ilgili gıdaların usulüne uygun depolanması

Birbirini olumsuz yönde etkileyecek gıdaların bir arada bulundurulmaması. Soğutucuların sürekli olarak çalışır durumda tutulması. Gıdalarda ‘ilk giren ilk çıkar’ sisteminin uygulanması. Depolara yetkili olanlar dışında kimsenin girmemesi. Depolarda anahtar ve kilit kontrollerinin yapılması. Ürün ve malzemelerin ideal stok seviyesinde olup olmadığının kontrol edilmesi. Stok kartı ve göz kartı kayıtlarının tutulması

4. Sunum(Depodan Dağıtım) Depodan mal verirken aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekir. Depodan mal ancak yazılı istek fişi ile alınır. Depo sorumlusu yazılı istek fişinin yetkili kişi tarafından imzalanıp imzalanmadığını kontrol etmelidir. Kilo esasına göre istenen mallar kesinlikle tartılarak verilmelidir. Depo sorumlusu istek fişi üzerine birim ve toplam fiyatları yazmalıdır.

Çıkan her malla ilgili kayıtlar düzenli olarak tutulmalıdır. Depolara yetkili olmayan kişilerin girmesine izin verilmemelidir. Yiyecek üretim birimlerine ürünler bir veya iki günlük verilmelidir. İçki ve meşrubatın depodan alınmasında zaman periyodu değişik olabilir. Depo memuru malları aşağıdaki sıralamalar göre vermelidir. Bayatlama şansı en yüksek olan mallar. Bayatlama şansı nispeten az olan mallar. Bayatlama şansı en düşük mallar.

B)İçecek Döngüsü 1) Satın Alma: İçeceklerin satın alınması yiyeceklerin satın alınmasına göre daha basittir. bunun sebeplerini şöyle sıralayabiliriz: Müşterilerin tercih ettiği markalar bellidir. İçkiler sayılması kolay olan şişe ve kasalarda satın alınır. Birçok içeceğin kullanım süresi uzundur. Bu da satın almanın periyodik olarak yapılabilmesini sağlar. Her satın alma arasında benzerlik vardır. Bütün içecekler kilitli depolarda saklanabilir.

Sipariş edilen miktar ile teslim alınan miktar karşılaştırır. 2)Teslim Alma: Teslim alma sırasında yapılması gereken işlemler aşağıda belirtildiği gibidir. Sipariş edilen miktar ile teslim alınan miktar karşılaştırır. Getirilen malzeme ile sipariş edilen malzemenin markası ve etiketi kontrol edilir. Sipariş formunda belirtilen fiyat ile getirilen ürünün fiyatı karşılaştırılır. Teslim alınan içeceğin kalite ve miktarında sipariş formuna göre bir uygunsuzluk varsa ürün kabul edilmez ya da teslim alma memuru tarafından bir form doldurularak durum belirtilir. Siparişi verilen ve teslim alınan ürünlerle ilgili tüm kayıtlar saklanır. Ürünün dağıtımı bir zaman tablosuna bağlanmıştır. Bu zaman belirlenirken ilgili personelin çok meşgul olmadığı teslimatın gerçekleşeceği yerin boş olduğu bir zaman dilimi seçilmelidir. Fatura içecek teslim alma raporuna kaydedilmelidir. Depodan sorumlu kişiyi içeceklerin teslim alındığı bildirilmeli ve böylelikle içecekler bir an önce depolara taşınmalıdır.

İçecek depolarında genellikle aşağıdaki bölümler bulunur: 3)Depolama: İçecek depolarında genellikle aşağıdaki bölümler bulunur: Ana Bölüm: Alkollü içkiler ve 13-16 derecede saklanabilen fıçı şaraplar için uygundur. 10 derecede soğutulmuş bölüm: Beyaz ve köpüklü şaraplar için uygundur. 6-8 derecede soğutulmuş bölüm: Şişe biralar ve meşrubatlar için kullanılır. Diğer Bölüm: Boş şişe, kasa ve kutular için uygundur.

4) Sunum(Depodan dağıtım) İçecekler, şişeye-şişe prensibiyle kullanıma sunulmalıdır. Envanterden sorumlu yetkiliye boş şişeler sunularak, yerlerine doluları alınmalıdır. Boş şişeler ya kırılmalı ya da atılmalıdır. Normal olarak içecekler kullanıma sunuldukça, her şişe aşağıdaki nedenlerden dolayı işaretlendirilmelidir. Şişenin, işletmenin merkez deposundan geldiğinden emin olmak için, Sunum tarihini belirlemek için ve İşletmenin birden fazla barı varsa, şişenin hangi bara gittiğinin tespit edilmesi için .

C)Yiyecek-İçecek İşletmelerinde Maliyet kontrolü Konaklama işletmelerinin yiyecek-içecek birimleri ile bağımsız çalışan yiyecek içecek işletmelerinde, kontrolünün amacı; yiyeceklerin hazırlanması, pişirilmesi ve servisi sırasında doğabilecek kayıpları azaltmak ve israfı önlemeye çalışmaktır. Bu israfı ve kayıpları önlemek için;

Standart reçete kullanımının diğer faydaları şunlardır. Standart reçeteler, yiyecek – içecek maddelerinin hazırlanması için gerekli ve ayrıntılı bir plandır. Standart reçetenin en önemli avantajı süreklilik sağlanmasıdır. Ayrıca, eğer işletme aynı tür ürünleri kullanıyorsa, standart maliyetlerin elde edilmesini sağlar. Standart reçete kullanımının diğer faydaları şunlardır. Daha etkin satın alma çalışması, Belirli miktarda ve standart ebatlarda porsiyon sağlama, Gerekli malzemenin üretim süresinin ve vardiyalarının belirlenmesi Daha az gözetim ihtiyacı ve İlgili şef olmadığında da, üretim aksamaması

Bir standart reçete çalışmasında 4 temel noktaya dikkat edilmelidir. 1-) Gramaj: Kullanılacak hammadde miktarı. 2-) İçerik: Hazırlanacak yemeğin içinde hangi malzemelerin olduğu. 3-) Pişirme Tekniği: Yemeği nasıl ve nerede pişireceğimizin bilinmesi. 4-)Sunum: Müşteriye yemeği hangi şekilde ve garnitürlerle beraber vereceğimiz ve menüde standardizasyonun sağlanması için her şeyden önce mönü içindeki yemeklerin standart reçetelerini oluşturmamız gerekmektedir.

2.1. Standart Porsiyonlarının Belirlenmesi 2)Standart Maliyetlerin Bulunması: İşletmeler yiyecek maliyetlerini belirlenmesinde ve oluşabilecek israfların önlenmesi, kalitenin artırılması, misafirlerin yiyecekte aynı tadı alabilmesi için yapılması gerekecek olan standart maliyetlerin belirlenmesi olabilir. 2.1. Standart Porsiyonlarının Belirlenmesi Porsiyon maliyeti, standart reçeteye göre belirlenmiş tek bir menü kalemlerin standart maliyetleridir.ilker\standart porsiyon maliyeti.doc

2.2. Standart İçecek Maliyetlerinin Belirlenmesi Standart içecek maliyetlerinin oluşturulması, yiyeceklere göre çok daha kolaydır. Bunun nedeni, çok az malzeme kullanılmasıdır. Bir cl’nin maliyeti, toplam şişe fiyatının cl miktarına bölünmesiyle bulunur. Örneğin, bir şişenin maliyeti 30 YTL ise ve şişe 70 cl’lik ise, 1 cl maliyeti 30 YTL / 70 cl = 42,9 Ykr. İçki maliyet yüzdesi ise, içecek maliyetinin satış fiyatına bölünmesiyle bulunur. Örneğin, içeceğin maliyeti 60 YKr ve bu içki 3,2 YTL’ ye satılıyorsa, bu içkinin maliyet yüzdesi %19’ dur. Kokteyl maliyetlerini hesaplamak, içerdiği malzeme kalemleri açısından biraz daha zaman gerektirir.

SONUÇ Sonuç olarak yiyecek-içecek döngüsü bir malın satın alınmasından ve depodan dağıtıma kadar birçok departmandan geçmektedir. İşletmelerin herhangi bir ürünü için yapılacak bütün çalışmalar işletmelerin maliyetlerinin hesaplanmasının kolaylaştırılması, ürün alınırken departmanların birbirlerinden haberdar olmaları ve işletmeyi gereksiz yere zarara uğratma gibi maliyet unsurlarından kurtarmaktadır. Bu döngü hem çalışanların işlerini daha sorunsuz yapmalarını kolaylaştıracak hem de işletmenin işlerini bir bütün halinde oluşturulmasını sağlayacaktır.