“YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG)” TOPLANTISI (Teknik Rapor) ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ISO 9001 KYS “YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG)” TOPLANTISI (Teknik Rapor) Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Yönetimi Geliştirme ve Koordinasyon Şube Müdürlüğü 30.05.2012 17 Kasım 2009

SUNUM İÇERİĞİ - İç tetkik sonuçlarının değerlendirilmesi, - Personel memnuniyeti anketi sonuçlarının değerlendirilmesi, - Proseslerin performansı ve hizmet uygunluğu, - DÖF’ ler ve önceki YGG’ den devam eden takip faaliyetleri, - Kalite politikasının gözden geçirilmesi, - 2011 yılı kalite hedeflerinin değerlendirilmesi ile 2012 yılı Kalite hedeflerinin gözden geçirilmesi,

İÇ TETKİK SONUÇLARININ DEĞERLENDİRMESİ -Genel Müdürlüğümüz merkezindeki daire başkanlıklarında ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili olarak 14-18 Mayıs 2012 tarihleri arasında 5 ekip halinde iç tetkikler yapılmıştır. -Yapılan tetkiklerde kalite yönetim sistemi açısından kusur niteliğinde somut eksiklik ve uygunsuzluklara rastlanılmadığı için Düzenleyici ve önleyici Faaliyet formu düzenlenmemiştir.

İÇ TETKİK SIRASINDA GÖZLENEN SORUNLAR İç tetkik sırasında şu gibi sorunlar gözlenmiştir; Taşınma sürecinin uzamasının verdiği sıkıntılar, - Taşınan birimlerden bazılarının yerleşme konuları, - Açık ofis sistemine alışma ve uyum ile ilgili konular, Bazı başkanlıklar için arşiv sorunları. Sorunların kısa sürede çözüleceğini ümit etmekteyiz.

PERSONEL MEMNUNİYETİ ANKET SONUÇLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ Personel memnuniyeti araştırması için toplam 352 kişi anket formu düzenlemiştir. Toplam 13 soruya cevap verilmiştir. Her sorunun şıkları üçer tanedir ve cevaplar; Evet memnunum, Kısmen memnunum, Hayır memnun değilim şeklindedir. 13 soru için toplam 3.910 cevap işaretlenmiştir. Bu cevapların; 1.452 tanesi Evet memnunum şeklindedir. Oranı % 37,13’ tür. 1.295 tanesi Kısmen memnunum şeklindedir “ % 33,12’dir. 1.163 tanesi Hayır memnun değilim “ “ % 29,75’ dir. Taşınma işleminin olduğu bir ortamda yapılan bu ankette evet memnunum ile kısmen memnunum şıklarının toplamının % 70’i geçmesi önemli görülmektedir.

PERSONEL MEMNUNİYETİNİN DURUMU OGM’ de Özlük hakları ile ilgili olarak yapılan düzenlemelerden memnun musunuz. Sağlık hizmetlerimizden memnun musunuz, Personelin memnun olmadığı konular; OGM’ de çalışmaktan memnun musunuz. Çalıştığınız birimdeki amirinizden memnun musunuz, Personelin kısmen memnun olduğu konular; Çalıştığınız yerdeki teknik donanımdan memnun musunuz ? Çalıştığınız birimden memnun musunuz, Personelin en çok memnun olduğu konular;

PERSONEL MEMNUNİYETİNİN DURUMU Personelin en çok memnun olduğu konular; Çalıştığınız birimden memnun musunuz, Çalıştığınız yerdeki teknik donanımdan memnun musunuz. Personelin kısmen memnun olduğu konular; Çalıştığınız birimdeki amirinizden memnun musunuz, OGM’ de çalışmaktan memnun musunuz. Personelin memnun olmadığı konular; Sağlık hizmetlerimizden memnun musunuz, OGM’ de Özlük hakları ile ilgili olarak yapılan düzenlemelerden memnun musunuz.   Cevaplarıdır.

PROSESLERİN PERFORMANSI VE HİZMET UYGUNLUĞU ISO 9001 Kalite Yönetim sistemi sadece Genel Müdürlüğümüz merkez birimlerini kapsadığı için proseslerimiz sadece Genel Müdürlüğümüz merkezinde yapılan faaliyetleri ve üretilen hizmetleri kapsamaktadır. Genel Müdürlüğümüzdeki ana prosesler şunlardır; Yönetimin Sorumluluğu Prosesi, Kaynak Yönetimi Prosesi, Hizmet Gerçekleştirme Prosesi, Ölçme, analiz ve iyileştirme prosesi. Yaptığımız gözlemlerde ve değerlendirmelerde ana proseslerimizde ve yardımcı proseslerimizde etkin hizmet anlayışı ve üstün başarı gözlenmiştir.

DÜZENLEYİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER İç tetkikin değerlendirilmesinde de değinildiği gibi; Bu tetkik sırasında Kalite ve Yönetim Sistemi açısından kusur niteliğinde somut eksikliklere ve uygunsuzluklara rastlanmadığı için Düzenleyici ve önleyici Faaliyet Formu (DÖF) düzenlenmemiştir. Bu sonucun çıkmasında en önemli etkenin 2005 yılından beri sahip olduğumuz kalite belgesi nedeniyle her yıl yapılan eğitimler ile iç ve dış tetkiklerin personeli eğitmesi ve sisteme alıştırması olarak yorumlayabiliriz.  

DEVAM EDEN TAKİP FAALİYETLERİ 2010 yılında yapılan iç tetkiklerde 49 adet DÖF tesbit edilmiş ve form düzenlemiş idi. Bu DÖF’lerden 47 tanesi kapatılmış iki tanesi açık kalmıştır.   Açık kalan DÖF’ler; -Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına ait ORBİS kapsamındaki e-imza ve elektronik belge yönetimi ile ilgili DÖF, -Silvikültür dairesi Başkanlığına ait Döner Sermaye Hesap Planındaki yatırımlar için kullanılan 13 ayrı hesabın tek hesaba dönüştürülmesi ile ilgili DÖF.

KALİTE POLİTİKASININ GÖZDEN GEÇİRİLMESİ  - Genel Müdürlüğümüzün şu an ki kalite politikası; ana hatlarıyla kuruluş ve faaliyet amaçlarımızı, misyonumuzu, vizyonumuzu ve sürekli iyileştirmeyi kapsayacak bir anlayışla oluşturulmuş son derece ideal bir metindir.   - Ancak; uzun olması dolayısıyla, akılda kalması ve ezberlenmesi zor olduğu için Dış Tetkikçilerin personele soru sorması sırasında zorluklarla karşılaşılmaktadır. - 2012 yılında Kızılcahamam’da yapılan Stratejik Plan Çalıştayında yapılan değerlendirmeler sonucu misyonumuz ve vizyonumuzun değişmesi gündeme geleceği için 2013 yılında Kalite Politikamızın revize edilmesi gerekmektedir. - Revize edilen Kalite Politikası metninin 2013 yılında yapılacak YGG toplantısında karara bağlanması gerekmektedir.

2011 YILI KALİTE HEDEFLERİ EN YÜKSEK GERÇEKLEŞME ORANLARI ŞÖYLEDİR; -Orman suçlarında azalma ile ilgili kalite hedefi % 122 -Dikili satışlardaki gerçekleşme oranı % 114,12 -Mera ıslahı çalışmaları yapılan alanların yüz ölçümü % 114 -Satış geliri artışı ile ilgili kalite hedefi % 110 -Bozuk orman alanlarının rehabilitasyonu % 107 -Orman köylerinin ekonomik kredilerle desteklenmesi % 106 -Yapay gençleştirme ile verimliliği artırmak % 105 -Endüstriyel odun üretimi % 104 -Doğal gençleştirme yaparak verimliliği artırmak % 103 -Sıklık bakımı % 101

2011 YILI KALİTE HEDEFLERİ EN DÜŞÜK GERÇEKLEŞME ORANLARI İSE ŞÖYLEDİR; -Norm kadro amacıyla yapılan ilga ihdas çalışmaları % 50 -Orman idaresi ile ilgili eğitim programı gerçekleşme % 45 -Orman kadastrosu yapılan alanlar (elemanlar tescilde görevlendirilmiş) % 17 -Kadastro bilgi siteminin revizyonu % 10

2012 YILI KALİTE HEDEFLERİ -109 adet hizmet içi eğitimin planlanması. -Yangınla mücadele amacıyla 20 adet genel maksat helikopteri alımı, -Dikili satışların en az %15 artırılması, -2,4 milyon orman alanının fonksiyonel planlamasının yenilenmesi, -2013-2017 stratejik planının hazırlanması, -Orman Bilgi Sisteminin tam olarak faaliyete geçmesi, -Bütçe ve performans programının yenilenmesi, -54 adet bal üretim ormanı kurulması, -109 adet hizmet içi eğitimin planlanması.

SONUÇ Sonuç Olarak; -Yaptığımız bütün çalışmalar daha iyi ürün ve hizmet içindir. -Yaptığımız her türlü sürekli işte standart oluşturmak temel hedefimizdir. -Genel Müdürlüğümüzün sahip olduğu ISO 9001 Kalite Bayrağını sonsuza kadar taşımak için gerekli bütün çalışmalar yapılmıştır. -Bundan sonrada yapılmaya devam edecektir.

Saygılarımızla arz ederiz iso9000@ogm.gov.tr Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Yönetimi Geliştirme ve Koord. Şube Müdürlüğü