RAPOR YAZMA KURALLARI Doç.Dr.Elif GÖKÇEARSLAN ÇİFCİ Ankara Üniversitesi Sağlık Bilimleri Fakültesi Sosyal Hizmet Bölümü

İçeriklerine Göre Rapor Türleri Bilgi veren raporlar; okuyucunun rapor hakkında bilmesi gereken bilgileri sunan raporlardır. Bu tür raporlar bir durumu olduğu gibi açıklar; toplanmış olan veriler, bir plan içerisinde yazılır; yazılanlardan çıkan sonuç özetlenir. Okuyucunun bir kanaat edinmesi, sağlanmaya çalışılır.

Araştırma raporları özel bir sorunun tespitine yönelik olarak hazırlanan raporlardır. Sorunun analizi ve alternatiflere uygun çözüm önerileri getirilir. En iyi hareket şeklinin neler olacağı gösterilir.

Uzman raporları; uzmanlık isteyen bir bakış açısıyla, gerçekleri yorumlayan raporlardır. Bu raporu hazırlayanlar uzman veya bir danışman olabilir. Raporu hazırlayan uzmanlık bilgi ve deneyimine dayalı olarak çözüm önerileri sunmalıdır.

Durum raporları; İçinde bulunulan mevcut koşulları ya da bir durumu güncelleştirmek, gelecekte çıkacak zorlukların neler olacağı konusunda tahminde bulunmak ve hali hazırda gerek duyulan çözümleri önermek amacıyla yazılan raporlardır. Bu tür raporlar, okuyucuyu bir projenin, işin riskli bir durumu, planın son durumu hakkında bilgilendirmek amacıyla yazılır.

Öneri raporları; Örgütte uygulanacak yeni kurallar, politika ve stratejileri tespit etmek amacıyla hazırlanan raporlardır. Raporu yazanın subjektif yargılarının en sık yer aldığı rapor türüdür. Güçlü bir analiz yeteneği gerektirir. Bu raporlarda verilerin, karar almayı sağlayacak şekilde işlenmesi gerekir.

Sosyal Hizmet Uygulamalarında Kullanılan Raporların Türleri Mülakat Raporları Değerlendirme Raporları

Mülakat Raporları Süreç Raporu Hikâye (narrative) şeklinde yazılan bu rapor, karşılıklı ilişkileri göstermek için kullanılan rapor türüdür. Bu raporda mülakattaki süreç ya da etkileşim kaydedilir.

Değerlendirme Raporu Bu rapor, “psikososyal inceleme ve değerlendirme raporu” olarak adlandırılır. Ayrıca yerine ön değerlendirme, planlama ve uygulama şeklinde üç bölümü kapsayan bu rapora, sosyal inceleme raporu da denilmektedir

Genel Demografik durum kurum sosyal hizmet uzmanının adı soyadı müracaatçının adı soyadı, doğum yeri ve yılı, medeni durumu, öğrenim durumu, işi

müracaatçıyla yapılan mülakat sayısı, çalışma süresi, mülakatların nerede yapıldığı, görüşülen kaynak kişi/ler

müracaat tarihi, müracaatçının sorunu ya da isteği, sorununun tarihçesi, müracaatçının fiziksel görünümü ve davranışları, sağlık durumu, konut ve çevre durumu, gelir durumu, aile üyelerini tanıtıcı bilgiler, aile üyeleri arasındaki ilişkiler, arkadaşlarla ilişkiler, okul yaşamı, toplumsal etkinlikler

Raporun başında olması gereken bilgiler (1) raporun yasal dayanağı; (2) kimlik bilgileri; (3) kullanılan kaynaklar ve bilgi toplama yolları

Sosyal hizmet uzmanları, raporlarını yazarken şu noktalara dikkat etmelidir: Sosyal hizmet uzmanı öncelikle ne amaçla ya da niçin rapor yazdığının bilincinde olmalıdır. Sosyal hizmet uzmanı raporun genel çerçevesini çizmeli ve rapora geçirilecek bilgilerin seçiminde titiz davranmalı ve her türlü bilgiyi rapora aktarmamalıdır. Sosyal hizmet uzmanı bilgileri rapor türüne uygun olarak aktarmalıdır.

Sosyal hizmet uzmanı yazdığı rapor türüne göre ifadeler kullanmalıdır Sosyal hizmet uzmanı yazdığı rapor türüne göre ifadeler kullanmalıdır. Örneğin bir süreç raporunda süreci yansıtırken müracaatçının ve kendisinin sözel ve sözel olmayan tepkilerini yansıtmalıdır. Özet raporlarda ise bilgiler daha kısa yazılır. Sosyal hizmet uzmanı, okuyucuya kolaylık sağlaması bakımından raporlardaki bilgileri başlıklar altında toplamalıdır. Sosyal hizmet uzmanı, raporlarda içeriğin başlıkları yansıtmasına dikkat etmelidir.

Sosyal hizmet uzmanı, raporlarda çeşitli başlıklar halinde toplanan bilgileri mantıklı bir sıra içerisinde vermelidir. Sosyal hizmet uzmanı, raporları yazarken çok açık, yalın ve anlaşılır bir dil kullanmalıdır. Sosyal hizmet uzmanı, raporlarda genel ifadeler kullanmaktan kaçınmalıdır. Örneğin “geçimsiz karı-koca”, “yoksul bir aile” bir ifade kullanılsa bile ardından bu ifadeler açıklanmalıdır. Sosyal hizmet uzmanı, rapor yazarken kuram-uygulama arasında bağlantı kurmak açısından mesleki kavramları kullanmalıdır.

Sosyal hizmet uzmanı, raporları kaleme alırken günlük dildeki ifadeleri kullanmamalıdır. Örneğin, “karı-kocasının arası gayet iyi”. Sosyal hizmet uzmanı, raporları abartılı bir dille yazmamalıdır. Örneğin, “çocuğun sakatlığı korkunç boyutlarda”. Sosyal hizmet uzmanı, raporu temize çekmeden bir kere daha okumalı, gerekli düzeltmeleri yapmalı ve son biçimini vermelidir.

RAPOR YAZMANIN ÖNEMİ Gerçek 1: Rapor, yazmak işinizin bir parçasıdır. Gerçek 2: Raporunuzun okuyucuları çok değişik altyapıdan olabilir. Gerçek 3: Raporunuz, vizyonun beklenen filmi değildir.

Gerçek 4: Raporunuz, okunacak/okunmayacak yığına bir ek yüktür. Gerçek 5: Raporunuz, tanıdığınız ve tanımadığınız kişilerce de okunacaktır. Gerçek 6: Raporunuzun ömrü sınırsızdır.

Gerçek 7: Raporunuzun yasal boyutu da olabilir.