Raporlama ve İzlem Vildan MEVSİM

RAPORLAMA VE ETKİNLİK KONTROLU Uygunsuzluk formunun doldurulması Düzeltici faaliyetlerin belirlenmesi Sistem etkinliğinin değerlendirilmesi Tetkik raporunun hazırlanması Kapanış toplantısı Takip tetkikinin yapılması

UYGUNSUZLUK FORMU Gerçeklerin ifade edilmesi Tespit edildiği yer Niçin bir uygunsuzluktur Orada kimler mevcuttu Yerel terminoloji Düzeltici faaliyetlerin tanımlanması

UYGUNSUZLUK FORMU Tetkik görevlisinin uygunsuzluğu detaylı olarak açıklamasına imkan vermeli Tetkik edilen için düzeltici faaliyet ve tamamlama süresini kaydetmeye imkan vermeli Uygunsuzluğun zamanında giderilip giderilmediğini teyit etmeye imkan vermelidir

DÜZELTİCİ FAALİYETLER Tetkik edilen birimin, uygunsuzluğu düzeltmek veya uygunsuzluk sebebini ortadan kaldırmakla sorumludur. Düzeltici faaliyetler takip tetkiklerinden önce tamamlanmış olmalıdır. Uygulama ve zaman üzerinde anlaşma sağlanır. Uygunsuzlukların sebepleri hedef alınmalıdır. Gerçekçi uygulama süreleri belirlenmelidir. Zamanında tamamlanmalıdır.

SİSTEMLE İLGİLİ GÖZLEMLER Bütün (Negatif ve Pozitif) bulgulardan bir sonuç çıkarılır. Büyük yada küçük çaplı uygunsuzluklar Sistemin standarda göre yeterliliği Bölümlerin kuvvetli ve zayıf hususlara Sisteminin kuvvetli ve zayıf hususları

TETKİK RAPORU İÇERİĞİ Tetkike referans dokümanlar Tetkik edilen hakkında detaylar Amaç kapsam Tetkik görevlilerinin adları Tetkik programı Tetkik soru listesi Uygunsuzluk raporları

TETKİK RAPORU İÇERİĞİ Öneriler Onay Dağıtım Tetkik sırasında görüşülen personelin adları

KAPANIŞ TOPLANTISI Tetkik işleminin sonuç toplantısıdır ve tetkik işlemiyle ilgili bulguların ve sonuçların ekip tarafından resmen takdimidir Gündemi: - Katılımcılar - Teşekkürler - Amaç/Kapsam - Raporlandırma - Örnekleme sunumu sistemi - Anlaşma - Özetleme - Açıklığa kavuşturma - Öneriler

KAPANIŞ TOPLANTISI Amacı : Uygunsuzlukları ve gözlemleri görüşerek yanlış anlamaları ortadan kaldırmak Tetkikçi, rehber ve gerektiğinde diğer yöneticiler katılır. 20-25 dakika sürer Kısa bir teşekkür konuşması yapılır.

KAPANIŞ TOPLANTISI Uygunsuzluklar objektif delillerle açıklanır. Tetkik sonucu açıklanır. Olumlu bulgularda ifade edilir.

TAKİP TETKİKİ Uygulanan düzeltici faaliyetlerin doğrulanması Kısa ve uzun dönem etkinliğin sağlanması Takip işlemi detaylarının kayıt edilmesi Uygunsuzluk formların takip bölümünün kapatılması