Strateji Geliştirme Başkanlığı Türkiye’de Eğitimin Finansmanı ve Eğitim Harcamaları Bilgi Yönetim Sistemi Projesi (TEFBİS) Eğitim Semineri SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER 18-22 Ağustos 2014

TÜRKİYE’DE EĞİTİMİN FİNANSMANI VE EĞİTİM HARCAMALARI BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ TEFBİS 11 Nisan 2012 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 6287 sayılı “İlköğretim ve Eğitim Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik yapılmasına Dair Kanun’la İlköğretim, Ortaokul ve Liseler 4+4+4 şeklinde zorunlu kademeli hale getirilerek, yeniden yapılandırılmıştır. TEFBİS sisteminde bu yapılandırma sürecinde karşılaşılan ve Bakanlığımıza sıkça sorulan sorular ve soruna yönelik yapılan çözümler bu sunumda bilgilerinize sunulmuştur. Tefbis sistemine kaynak oluşturan kurumlar bilindiği üzere okullar olduğu için okulların sorunlarından yola çıkarak bilgi edinelim.

KURUMLARIN KULLANDIKLARI MODÜLLER TEFBİS sistemine veri girişi yapan kurumlar ve kullandıkları modüller İlkokul ve Ortaokullar : Okullar Modülü, Okul Aile Birliği Modülü ve Okul Öncesi Modülü Genel/Anadolu Liseler: ( Güz .San . Lisesi. , Spor Lisesi.) Okullar Modülü, Okul Aile Birliği Modülü Meslek Liseleri / Mesleki ve Teknik Anadolu Liseleri: ( T/E.M.L,K.T.M.L, S.M.L,T.M.L,) Okullar Modülü, Okul Aile Birliği Modülü , Okul Öncesi Modülü,DÖSE Modülü Özel Eğtm Uyg.Mrk/İş Okulları /R.A.M/Bilim Sanat Merkezleri: Okullar Modülü, Okul Aile Birliği Modülü YİBO :Okullar Modülü, Okul Aile Birliği Modülü, Pansiyon Modülü Halk Eğitim Merkezleri: Okullar Modülü, Okul Aile Birliği Modülü Not: Öğretmenevleri hariç bütün kurumlarımız TEFBİS verilerini sisteme girmekle yükümlüdürler.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Okullar TEFBİS sistemine girmediklerini belirtip bizi arıyorlar. Şifremi giriyorum TEFBİS’e girmiyor. ? Kullanıcıların en çok yaptığı hatalardan biri okula ait olan kurum kodu ve kendilerine verilen şifreyi kullanıcı girişi ekranında kullanıcılardan istenilen bilgilerin doğru yazılmaması veya güvenlik kodundaki verilen karakterin küçük/büyük harf olup olmadığına dikkat etmemelerinden kaynaklanmaktadır. Bazı kurumlarımızda eski kurum kodları ile Tefbis sistemine girmeye çalışıyorlar.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Kurumlarımız TEFBİS sisteminde Okul Aile Birliği Modülünü göremediklerini & giremediklerini belirtip, Okul Aile Birliği Modülüm çalışmıyor.? 1-Kurumumuz Okullar Modülünde, Ayarlar Menüsünden girip Okul bilgileri ikonunu seçerek OAB başkanını kullanıcı olarak detay kayıt ekle seçeneğinden ekleyip bilgilerini girecekler. 2- Ayarlar menüsünde Kullanıcı tanımlama ikonu seçilerek OAB başkanına sisteme giriş yapması ve kullanması için bilgileri girilecek ve modül seçiniz ikonundan OAB modülüne yetkili olarak tanımlanacak. OAB modülüne yetkilendirilen kullanıcı kendi T.C no su ve şifresi ile TEFBİS sistemine giriş yaparak ekranda OAB Modülünün işlerlik kazanıp kazanmadığı kontrol etmeli. OAB başkanını ekleyip yetkileri güncelledikten sonra Modül çalışmıyorsa İl/İlçe Mem Tefbis Yöneticinize müracaat ediniz. Yetkiliye OAB Modülü atamasını yaptırınız ve OAB Modülünüzün yetkilerini yetki alanlarını güncellettiriniz.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Okullar TEFBİS sisteminde Okul Öncesi Modülünü göremediklerini & giremediklerini belirtip, Okul Öncesi Modülü çalışmıyor.? 1-Kurumumuz Okullar Modülünde, Ayarlar Menüsünden girip Okul bilgileri ikonunu seçerek Okul Öncesi kullanıcısını kullanıcı olarak detay kayıt ekle seçeneğinden ekleyip bilgilerini girecekler. 2- Ayarlar menüsünde Kullanıcı tanımlama ikonu seçilerek Okul Öncesi kullanıcısının sisteme giriş yapması ve kullanması için bilgileri girilecek ve modül seçiniz ikonundan Okul Öncesi modülüne yetkili olarak tanımlanacak. Okul Öncesi modülüne yetkilendirilen kullanıcı kendi T.C no su ve şifresi ile TEFBİS sistemine giriş yaparak ekranda Okul Öncesi Modülünün işlerlik kazanıp kazanmadığı kontrol etmeli. Okul Öncesi kullanıcısını ekleyip yetkileri güncelledikten sonra Modül çalışmıyorsa İl/İlçe mem Tefbis Yöneticinize müracaat ediniz. Yetkiliye Okul Öncesi modülü atamasını yaptırınız ve Okul Öncesi modülünüzün yetkilerini yetki alanlarını güncellettiriniz.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Okullar Modülü Ayarlar menüsünde kullanıcı listeleme ikonundan kullanıcı eklemek istediği zaman, «Bu T.C kimlik numarası ile bir kullanıcı sistemde bulunmaktadır.» Uyarısı ile karşılaşıyorlar. Bu T.C kimlik numarası ile kullanıcı sisteme eklenemiyor.? T.C kimlik numarasını sisteme kullanıcı olarak ekleyeceğimiz kişi (Okul müdürü,Müdür Yardımcısı,Öğretmen,OAB başkanı ), daha önceki görev yaptığı okulundaki kayıtlı olduğu bilgilerini sildirmesi gerekmektedir. Yeni kurumuna bundan sonra kullanıcı olarak giriş yapabilir. Eski okulundaki bilgilerinizi sildirdikten sonra yine aynı hata ikazı ile karşılaşılırsa Sistem Yöneticinize başvurmanız gerekecektir.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Okullar Devreden Bakiye tutmuyor 4+4+4 sistemine geçmeden bakiyemiz tutuyordu 4+4+4 sistemine geçildikten sonra hesaplarımızda eksik bakiye gözüküyor veya fazla hesap bakiyesi gösteriyor.?   Cevap : 1-Devreden bakiye ile ilgili ilk önce bakılacak yer belirtilen fazla veya eksik devreden bakiyenin hangi modülde olduğuna bakmak gerekiyor. Doğru modüldeki ekrandan mı bahsediyoruz öncelikle bu modüller kontrol edilecek.(Örnek: OAB Devreden bakiye bilgisine ulaşmak için OAB Modülündeki ekrana bakmak gerekiyor. )

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Cevap : 2- Okul Aile Birlikleri modülü veya Okul Öncesi modülündeki ekranda gözüken bakiyenizin mutlaka doğru kontrollerini yapmanız lazım bunlar ; Hatanın kaynaklandığı ana kriterlerdir. Sisteme ilk girişteki Devreden bakiyenizden başlayarak OAB. modülü ve O.Ö modülünün 2010 yılında sisteme giriş Devreden bakiyenizi kontrol ediniz.( Devreden bakiye ile en çok problem buradan kaynaklandığı için sisteme ilk girişteki bakiyenize asla müdahale edilmeyecek. Yani her yıl gelir ve gider arasındaki fark buraya girilmeyecektir. İşletme defterinde yazılı olan gelir ve gider arasında oluşan fark yazılmayacak.)

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Okullarda tutulan işletme defterlerindeki gelir ve gider arasındaki fark ile TEFBİS sistemindeki fark denk/eşit olacak.Farklılık olduğu takdirde Banka Cüzdanı + Bankadan alınacak (gelir-gider hesap özeti) + İşletme Hesabı defteriniz + Tefbis sistemindeki gelir ve gider işlemleriniz hepsi kontrol edilecek. Gelir ve Gider hesapları kontrol edilirken; mükerrer kayıt olup olmadığı incelenecek varsa bunlar ilgili kayıt işlemi için ilgili modülde hangi işlem için düzenleme işlemi yapılacak ise hatalı kayıt için sistemden DÜZENLEME ikonu butonundan Silinmesi/Düzenlenmesi yönünde İl/İlçe Tefbis Yöneticisine talepte bulunulacak.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Örnek : 100.00 TL Bağış (Gelir) veya 100,00 TL (Gider) kayıt ederken tarihini 2010 veya 2001 ,2015 yazarsak Tefbis işletim sistemi bu hesaplamayı ekranlara yansıtmayacaktır. Çünkü sistemimiz 2011 yılından itibaren günümüze kadar kaydedilen kayıt tarihlerini hesaplamaktadır. Tefbis sistemine veri girişlerinde Gelir veya Gider işlemi işlenirken evrakın/işlemin tarihine dikkat edilmelidir. Yanlış tarih girişi yapıldığı takdirde, bu tarih yanlışlığı TEFBİS sisteminde hesaplamalarımızda yanlışlığa sebep olmaktadır.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Okullar Modülüne sehven gelir-gider veri girişi yaptım, hesabı nasıl düzelteceğim,ne yapmalıyım.? Cevap: Okullar Modülümüz bize, OAB Modülü veri girişi ve Okul Öncesi Modülü veri girişi hesaplarının toplamını verir. Not: Bu Modüle hiçbir şekilde veri girişi yapılmayacaktır. İşlemini yaptığınız ve yanlış modüle girdiğiniz hatalı kayıtlarınızı ancak hata yaptığınız Modülden ilgili kayıtlar için Düzenleme menüsünde hatalı işlemin olduğu gelir veya gider bölümü seçilerek ilgili hatalı kayıt bulunarak Düzenleme listesinin en sağında bulunan Düzenleme ikonu seçerek İl/İlçe TEFBİS yöneticisine Okullar modülüne girilen verilerin silinmesi hususunda bildirimde bulunacaktır. İl/İlçe Tefbis yöneticisi ile görüşerek hatalı kaydın silinip/silinmediğini takip etmeniz gerekmektedir. Not: Yanlış modüle giriş yapılan kayıt/lar sistemden silindi ise bu veri girişlerinin tekrar doğru modüle işlenmesi gerekmektedir.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Kurumlarımız TEFBİS sistemine gelir ve gider kayıdı yaptıklarında «FORMU YAZDIR» butonuna basıldığında formun yazdırılmadığını belirtmektedirler. Gelir ve gider kayıt işlemi yapıldıktan sonra alınacak olan formun yazdırılması için bilgisayırınızın uyumluluk özelliğnin kaldırılması gerekmektedir. Uyumluluk özelliğini kaldırdığınızda işlem üzerinde FORMU YAZDIR butonunuz aktifleşecek ve formunuzu yazdıracaktır. Diğer yapılması gereken işlem ise web taraycılarının şu an ki en son güncel sürümlerinde (İnternet Explorer 11, Google Chrome, Mozilla Firefox) sorunsuz, güvenli ve hızlı bir şekilde çalıştırılabilecektir.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Okullar Tahmini Bütçe girişlerini yapamadıklarını belirtip bizi arıyorlar. Tahmini Bütçe veri girişi yapabilmek için kurumlara verilen tarih aralığında ve zamanında yapılan veri girişleri yapmaları gerekiyor. Kurumlar belirtilen tarih aralığında veri girişleri yapmadıkları için sistem veri girişine müsaade etmez. Sorunu İl/İlçe Tefbis yöneticinize bildirmeniz gerekmektedir. Okullar Tahmini Bütçe Gelir ve Gider kalemlerinin bazılarını işleyip bazılarını işlemeden onaya sunuyorlar. İl/İlçe Tefbis yöneticileri onaylanma esnasında Gelir ve Gider Tahmini Bütçeleri ana ekranında işlem kalemlerini dikkatlice incelendikten sonra onaylanması gerekmektedir.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Okullarımız 2011-2012-2013 yıllarına ait sisteme girilmemiş Gelir evrakları ve Gider faturaları var Sisteme bu evrakları girebilirmiyim, hesaplarımı etkiler mi ne yapmalıyım.? 2011-2012-2013 yıllarına ait girilmemiş evrakları sisteme girebilirsiniz. Dikkat etmeniz gereken husus evrakların tarihlerini sisteme işlerken dikkat edilmelidir. Gelir ve Gider işlenirken ödeme tarihleri mutlaka evrak tarihi yılı içinde olmalı sistem bu işlemleri kayıt altına alırken kayıt tarihini sisteme kayıt edildiği gün olarak kayıt eder. Not: Burada dikkat edilmesi gereken ödeme tarihleri ve evrak no’su ve ilgili fatura detayı, gelir kayıt ederken de kişi T.C kimlik no’larına özen gösterilmelidir.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER TEFBİSTE UYULMASI GEREKEN KURALLAR Kurumsal Kullanıcı adı ile sisteme veri girişi yapılmayacak.örnek:1 Kaynak tipi hatası , Bağış işlemleri sisteme kaydedilirken kaynak tipini doğru şekilde seçmeli ve T.C nosu doğru şekilde girilmeli. Örnek:2 Okul yöneticilerimiz sisteme gelir kaydederken kendi T.C numalararı ile veri girişi (Bağışçı olarak) yapmamaları gerekmektedir. Örnek: 2 Faaliyet kodları 0.0.0.0 veya 1.1.1.1 şeklinde olmalıdır.Örnek:3 ve 4

YATIRIM GRUP BAŞKANLIĞI

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER TEFBİSTE UYULMASI GEREKEN KURALLAR Tefbis sistemine veri girişi (gelir-gider) yaparken mutlaka evrak numalaraları ile sisteme işlenmelidir.Örnek:5 Okullarımıza il/ilçe milli eğitim müdürlüklerinden okulların hesabına aktarılan paralar Okul Aile Birliği Modülüne AKTARIM GELİRİ adı altında sisteme gelir olarak kaydedilecek .Örnek: 6/a,6/b,6/c Kurumlarımız elde ettikleri gelirleri sisteme girmek zorundadırlar.Örnek:7 (il ve ilçe mem, okulllarımız kullandıkları modüllere veri girişi yapacaklar.) Bağış gelirleri öğrenci adına girilecek isimsiz bağış girişi yapılmayacak.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Kurumlarımız, 6360 Sayılı yasa ile İl Özel İdaresi kaldırılan İllerde Kantin Kira bedellerinden elde edilen ve Hazineye aktarılan % 3 Hazine payını sistemde nereye aktarımı yapılacak ve nasıl işlenecek.? İl özel idaresi kaldırılan illerde Hazineye aktarılacak %3 Hazine payını Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğü Milli Emlak Dairesini seçerek gelir kaydedilecek ve İlgili Muhasebe Müdürlüğünün hesabına direk yatırılacak.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER İL / İLÇE YÖNETİCİ MÖDÜLÜNE HATA BİLDİRİMİ YAPAN KURUMLARIN GÖNDERDİKLERİ HATALAR VE SİLME DÜZELTME İŞLEMLERİ Kurumların TEFBİS’e veri girişi yaparken yaptığı hatalı kayıt/lar (Gelir-Gider işlemi) 5 gün içerisinde kurum yetkilisi/kullanıcı tarafından silinip düzeltilebilir. 5 gün geçtikten sonra fark edilen silinmesi veya düzletilmesi gereken işlemler için ilgili modülün Düzenleme menüsünden Gelir veya Gider ikonları seçilerek düzenlenecek kaydı sisteme bildirdikten sonra İlçelerde ilçe koordinatörü , illerde ise il koordinatörü tarafından hatalı kaydın silinmesi/düzeltilmesini resmi yazı ile talep edilecektir. Düzeltilmesi gereken hatalı kayıtların sistemde 400 günü aşan talepleri il milli eğitim müdürlüklerinin resmi yazıları ile Bakanlığımız Strateji Geliştirme Başkanlığınca düzenlenecek/silinecektir.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER İL KOORDİNATÖRLERİ DİKKATİNE Okulların dahil olduğu yurt dışı projelerinde,(Avrupa Bankası, Dünya Bankası v.b) proje ödeneği/bedeli ve yapılan gider harcamaları okullar modülüne (Yurt dışı Fon Geliri-Yurt dışı Fon Gideri Menüsüne ) kayıt olarak işlenirken gelirin ve giderin oluştuğu kayıt altına alındığı veya harcama yapıldığı tarihteki T.C Merkez Bankası döviz kurunu baz alarak Türk Lirası olarak işleyeceklerdir.Döviz Kurunun TL karşılığı değerini açıklama kısmında belirteceklerdir. Hesap verebilirlik açısından bu tür projelerden elde edilen gelirin banka hesabının da ayrı olmasında ayrıca fayda vardır. Gelir kayıt işlemi yaparken, 2 adet yeni gelir işlemleri kalemi sisteme işlenmiştir. «Açık öğretim ortaokul/lise öğrenci kayıt ve dönem yenileme geliri» « Sınav ücret geliri » kayıtlarını işlemek için OAB modülüne tanımlanmış ve 62184 kullanıcıya yetkileri tanımlanmıştır.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Özel okullar modülünde yer alan gelir ve gider işlemleri ekranları yıl içerisinde bulunan kayıtlarını güncelleyebilecekleri şekilde ve kullanım kolaylığı açısından tasarımı da yenilerek kullanıcıların hizmetine sunulmuştur. Özel okullar gelir ve gider kayıtlarını ne zaman girecekler? Bu konuda özel okullarımız Eğitim öğretim dönemi başında (Eylül-Ekim-Kasım) üç aylık süre zarfında gelirlerini girmeleri gerekmektedir. Giderleri ise eğitim öğretim yılının bittiği ve bu ayı takip eden (Haziran-Temmuz-Ağustos) aylarda girmeleri gerekmektedir. Bu zamanların dışında elde edilen gelir ve giderlerde sisteme güncel olarak girilmelidir. Özel okulların gelir ve gider kayıtlarını girme konusunda ki tarih seçeneği bakanlığımız tarafından duyurulacaktır.

TEFBİSTE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER TEFBİSTE UYULMASI GEREKEN KURALLAR Halk Eğitim Merkezlerinin görevleri arasında olan Açıköğretim iş ve işlemlerinden elde edilen gelirleri HEM,topluca girebilir. Bağımsız Anaokullarında elde edilen gelirler Okul Aile Birliği Modülüne mi yoksa Okul Öncesi Modülüne mi girilecek.? Cevap : Okul Öncesinde elde edilen aidatlar okul öncesine gelir olarak kaydedilecek. Veli bağışı söz konusu ise bu gelir Okul Aile Birliği modülüne gelir olarak kayıt edilecektir.

STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI Yatırım Grup Başkanlığı TEŞEKKÜRLER 2014