Sağlık işletmelerinde YÖNETİM ve ORGANİZASYON Prof.Dr. Mithat Kıyak Okan Üniversitesi Sağlık Yönetimi Bölümü

Kavramlar İşletme Yönetim Süreçleri Durum Analizi Öncelikleri Saptama Amaç Planlama, Organizasyon, Liderlik, Kontrol, Değerlendirme

program Yönetimin bağlantı süreçleri: Örgütsel iletişim, Zaman yönetimi, Kriz yönetimi Toplantı yönetimi Sağlık yönetimi, hastane yönetimi Vak’a çalışmaları

program Yönetim yaklaşımları, teoriler, tarihsel gelişim Yönetim süreci ve yönetim fonksiyonları Postmodern örgütlenmeler Örgütsel davranışın yönetimi (motivasyon, stres yönetimi, çatışma yönetimi) Çağdaş yönetim teknikleri

kaynaklar Yönetim ve Organizasyon Prof.Dr.Erol Eren, Beta BasımYayım Prof.Dr.Nurullah Genç, Seçkin Yayıncılık

Yönetim kavramı Amaçların saptanıp planlanması, uygulama, denetim, koordinasyon-eşgüdüm, değerlendirme ve yeniden planlama süreci. Bir grup insanı amaçlar doğrultusunda yönlendirme, işbölümü, eşgüdüm sağlama. Kaynakları verimli ve etkin kullanabilecek kararlar alma ve uygulatma süreci

Yönetim kavramı Organizasyonel amaçların etkin ve verimli biçimde Planlama, Organizasyon Liderlik Kontrol fonksiyonları aracılığıyla elde edilmesi 7

Yönetim fonksiyonları LİDERLİK PLANLAMA ORGANİZASYON KONTROL 8

Yönetim Süreci PLANLAMA Performans Kaynaklar Hedefler İnsan Ürünler KONTROL Performans İnsan Finans Ham madde Teknoloji Enformasyon Hedefler Ürünler Hizmetler Verimlilik Etkinlik LİDERLİK PLANLAMA ORGANİZASYON 9

Planlama Fonksiyonu Analiz yapılıp öncelikler saptandıktan sonra, Organizasyonun gelecek performansı için hedefleri tanımlanır, Yapılacak işlere ve gereken kaynakların kullanımına karar verilir. 10

Organizasyon Fonksiyonu Planı izler Planın nasıl uygulandığını yansıtır Dağılımla ilgilidir: Görevlerin bölümlere ayrılması Yetkilerin ve kaynakların bölümler arasında dağılımı 11

Kontrol Fonksiyonu Çalışanların faaliyetlerinin gözlenmesi Organizasyon hedeflerine göre doğru rotada mı? Gereken düzeltmelerin yapılması 12

Kontrol Fonksiyonu Yeni eğilimler Çalışana güven, ve çalışanın yetkilendirilmesi: Çalışanın, gözlem yapması ve düzeltici eylemleri alması için eğitilmesi Yeni enformasyon teknolojisi: Kısıtlar olmadan kontrolu kolaylaştırdı 13

Liderlik Önde gitmek Çalışana yol göstermek Çalışanı motive etmek 14

Yönetim: Organizasyonel hedeflere etkin ve verimli biçimde ulaşılması Kaynaklar KONTROL Performans İnsan Finans Ham madde Teknoloji Enformasyon Hedefler Ürünler Hizmetler Verimlilik Etkinlik LİDERLİK PLANLAMA ORGANİZASYON 15

Organizasyonun Performansı Organizasyon - Amaç odaklı, belli yapısı olan sosyal varlık Etkinlik- Tanımlanan hedefe ulaşma derecesi 16

Organizasyonun Performansı Verimlilik – Minimum kaynak (Ham madde, para, insan) kullanarak istenen sonucu elde etmek Performans – Organizasyonun kaynakları etkin ve verimli kullanarak hedeflerine varma yeteneği

Yönetim süreci Durum saptama, gereksinim analizi Amaçlar Kaynaklar: insan, para, hammadde, teknoloji, bilgi, zaman Planlama: uygulama yollarını belirleme Organizasyon(Örgütleme): uygulama, sorunları belirleme, çözme Liderlik: motivasyon sağlama Kontrol: denetim Değerlendirme: amaçlara erişme, kalite, üretim ve hizmet hacmi, verimlilik, karlılık, etkinlik

Yönetim sürecinin özellikleri Yönetim belirlenmiş amaçları gerçekleştirir. Yönetimin beşeri ve veya maddi kaynakları kullanma yetkisi olmalıdır. Bir yönetici ve en az bir yönetilen olmalıdır. Beşeri ve maddi kaynaklar arasında optimum bir uyum ve işbirliği gereklidir. Verilen kararların uygulanabilmesi için otorite zorunludur. Yönetici ve yöneltilenler arasında ahenk, uyum ve haberleşme gerekir.

Yönetim sürecinin özellikleri Grup ekonomisi: herkesin herşeyi yapması yerine her insanın en iyi yapabileceği işleri yapması Zamanın iyi kullanılması Yönetim ekonomik nitelikli örgütler için karlı olmalıdır. Kaynakları, imkanları ve zamanı en ekonomik şekilde ve en fazla faydayı sağlayacak şekilde verimli ve etkin kullanmak (yönetim rasyonel bir süreçtir) gerekir.

Yönetimin rasyonellik ölçütleri: verimlilik, etkinlik ve karlılık Verimlilik en yüksek üretim ya da en yüksek hedeflerdir. V= çıktı / girdi V =üretilen mamül ya da hizmet toplamı / kullanılan hammadde miktarı V = üretilen hizmet / işgücü saati V = üretilen hizmet / harcanan makina saatlerinin toplamı

Yönetimin rasyonellik ölçütleri: verimlilik, etkinlik ve karlılık Etkinlik = Gerçekleştirilen durum / amaçlanan durum x 100 Karlılık = Kar / özsermaye x 100 Karlılık = Kar / toplam sermaye x 100 Karlılık = Kar / toplam satışlar x 100

Yönetimin rasyonel olması

işletme

İşletme, organizasyon işletme Sosyo-kültürel koşullar müşteriler Ekonomik koşullar işletme

Organizasyonun Çevresi Technological Genel çevre Teknoloji darikçiler Müşteriler Sosyo-kültürel koşullar uluslararası boyut İş çevresi İş gücü pazarı Çalışanlar Rakipler Kültür Yönetim Tedarikçiler İç çevre = işletme Yasal-politik Ekonomi Suppliers 26

Genel çevre Politik ve Yasal durum Ekonomi Teknoloji Sosyokültürel durum Demografik yapı Uluslararası koşullar Din ve ahlaki durum

Yakın Çevre (sektörel) Bayiler, Müşteriler Rakipler Tedarikçiler Faaliyet çevresi halkı Bankalar Meslek Odaları, sendikalar Kamu ve Yerel yönetim

İç Çevre Çalışanlar İşletmenin Kültürü (amaç, strateji) Yönetim yapı ve sistemleri, teknoloji Davranış, ilişkiler ve dinamikler

Çağdaş İşletmenin Özellikleri Esnek bir yapı Bilgiye yönelik beşeri yapı Çeşitli kültürlerden oluşan beşeri yapı Girişimciliğe açık Yetenekli, uzman şebeke yapısı Sanal yapı özellikleri Global görüş sahibi Etik ve çevre konularına duyarlı ...Öğrenen örgüt yapısı

Yönetici kavramı Emrindeki insanları belirli amaçlara ulaşmak için ahenk ve işbirliği içinde çalıştıran kişi. Bir zaman dilimi içinde, değişen çevre koşullarında belirli amaçlara ulaşmak için maddi ve beşeri üretim araçlarını ahenk ve işbirliği içinde biraraya getiren ve çalıştıran kişi.

Sizce en iyi yönetici kim?

YÖNETİCİ

Yöneticinin entellektüel özellikleri

Yönetici özellikleri 1- entellektüel özellikler: genel kültür mantıklılık analiz ruhu sentez ruhu sezgi gücü hayal gücü muhakeme odaklaşabilme ifade edebilme

Yöneticinin karakter özellikleri

2- karakter özellikleri: girişimcilik hafıza dinamiklik azim tertiplilik yöntemlilik süratlilik ciddilik akıl ile duygu arasındaki denge(objektiflik-subjektiflik) esneklik(uyum) dikkatlilik ihtiyatlılık

Yöneticinin sosyal özellikleri

3- sosyal özellikler: dış görünüş hitabet dengeli olma(diplomatik) sosyabilite iş disiplini çalışan her bireyden yararlanabilme, dengeli olma(diplomatik) çevrede kendini kabul ettirme gücü (bilgi, adalet, deneyim, özel yaşantı)

Yönetici özellikleri- yönetsel beceriler 1- kavramsal beceriler:algılayabile ve planlayabilme, örgütü bir bütün olarak görebilme 2- beşeri beceriler: motivasyon, liderlik, iletişim 3- teknik beceriler: iş yapma teknikleri, araç ve gereçlerleri anlama ve uygulama yeteneği

Yönetici becerileri Kavramsal Beceriler – Organizasyonu bir bütün olarak kavramak, parçalar arasındaki ilişkiyi kavramak Beşeri becerileri –Başkaları ile çalışabilme ve grupla çalışabilme Teknik beceriler– Çok spesifik işlerin yapılması 41

Hiyerarşik kademeler ile yönetsel beceriler arasındaki ilişki (Katz Modeli) Kavramsal beceri Beşeri beceri Teknik beceri Üst kademe Orta kademe Alt kademe Yönetici olmayan

Yöneticilik rolleri (H.Mintzberg, The manager’s Job) Bireylerarası: temsil, lider, ilişki Bilgisel: kontrol, dağıtma, sözcülük Karar verme: girişimsel rol, anlaşmazlıkları çözme rolü, kaynak dağıtım rolü, müzakerelerde bulunma rolü

Yöneticinin 10 Rolü (Mintzberg) Sınıf Rol Enformasyon yönünden Enformasyon toplayan Enformasyon yayan Sözcü Kişilerle ilişkiler Biçimsel olarak baş Liderlik eden Temsil eden Karar veren Girişimci Sorunları çözen Kaynak dağıtan Müzakereci 44

Yönetim Rolleri Kişilerarası roller: Bilgi rolleri: Törensel zorunluluklar, liderlik, ilişkiler ağı, irtibat... Bilgi rolleri: İç ve dış kaynaklardan bilgi toplamak, elemek ve dağıtmak Karar verme rolleri: Yenilikçiliği teşvik etmek, sorun çözmek, kaynak kullanımı kararlarını vermek, pazarlık etmek...

Yönetimde tarihsel süreç

Yönetimde tarihsel süreç: Klasik yönetim Frederick Taylor, Bilimsel Yönetim Yaklaşımı: (1856-1915) Verimliliği artırmak için İşe uygun eleman, İş süreçlerinde yeni yöntemler, bant sistemi Planlama, Çalışanların eğitimi

Henri Fayol,(1841-1925), Yönetim Süreci Yaklaşımı: İş bölümü, yetki ve sorumluluk, yönetim birliği, genel çıkarların kişisel çıkarlara üstünlüğü, merkezcilik, hiyerarşi, komuta birliği, düzen adil ve eşit davranma, ödüllendirme, personel devamlılığı, disiplin, birlik ve beraberlik ruhu

Yönetimde tarihsel süreç: Klasik yönetim Max Weber, (1864-1920)Bürokrasi yaklaşımı: Fonksiyonel uzmanlaşma, Hiyerarşi, İlke ve yöntemler, Yazılı kayıtlar ve İyi bir dosyalama sistemi

Neoklasik yönetim dönemi Elton Mayo(1880-1949), Hawtorn deneyi: işyeri koşullarının çalışanların verimini etkileyeceği ve insanların sadece kazançlarını en üst düzeye çıkartmak istedikleri hipotezlerini çürütmüştür. Sosyopsikolojik özelliklerin üretimi etkilediği görülmüştür.

Modern yönetim dönemi Sistem yaklaşımı: Örgüt, çevresel koşullarla birlikte açık bir sistemdir. Durumsallık yaklaşımı: iç ve dış çevre faktörleriyle her şey değişebilir. Bu değişime göre karar verilmelidir.

Postmodern Yönetim Dönemi Toplam Kalite Yönetimi Değişim mühendisliği Kadrosal küçülme (Downsizing) Kıyaslama (Benchmarking) Öğrenen organizasyon

Çağdaş Yönetici Nasıl olmalı?

Çağdaş Yönetici Esnek Değişime açık ve değişimi başlatabilen Dönüşümcü Takım esaslı, yatay ilişkiler içinde çalışan Güçlendirilmiş çalışanları benimseyen Değişik kültürlerden oluşan işgücü ile çalışabilen Global görüşlü Duyguları anlayabilen ve yönetebilen Bilgiye yönelik Paydaş grup çıkarlarını dikkate alan Etik, yönetişim ve çevresel konulara duyarlı

PLANLAMA Hedeflerle yönetim(management of objectives) Amaç oluşturma süreci: durum saptama(analiz) önceliklerin belirlenmesi amaçların yazılması, paylaşım misyonun belirlenmesi

Önceliklerin belirlenmesi

Olgu çalışması Sarıca, yaklaşık iki bin nüfuslu bir belde, bir ilköğretim okulu, sağlık evi, cami, çarşı, belediye var. Halk bir sağlık ocağı, ilçeye giden yolun yapılması, şebeke suyu gibi isteklerde bulunuyor. Sarıcaya beş km uzaklıktaki Çamlıca beldesinde sağlık ocağı var. Beldede sağlık müdürlüğünün yaptığı gereksinimlerin belirlenmesi çalışmasında 15-23 ay arasında tam bağışık çocuk oranı %67, sıfır yaş grubunda tam bağışık çocuk oranı %75, doğum öncesi bakım oranı %55 olarak saptanıyor. Sağlık personeli yardımıyla yapılan doğumların oranı % 82, aile planlaması yöntem kullanım oranı %36, en sık görülen hastalıklar sırasıyla solunum yolu enfeksiyonları, ishalli hastalıklar, deri enfeksiyonları, anemi ve hipertansiyon. Çocuklarda görülen en sık ölüm nedeni ishal ve doğumsal güçlükler.

Pareto kuralı Pareto kuralına yüzde yirmi yüzde seksen kuralı da denir. Sorunların yüzde sekseni mevcut nedenlerin yüzde yirmisinden kaynaklanır (Mitra A. 1998). Örneğin, bebek ölümleri nedenlerinin yüzde yirmisi, bebek ölümlerinin yüzde seksenine neden olur.

Pareto diagramı

Balık kılçığı yöntemi

Önceliklerin belirlenmesi ilkeleri Problemin büyüklüğü Problemin ciddiyeti Aciliyet Şiddet Tıbbi maliyet Gelecek kaygıları Çözümün etkililiği

Öncelik belirleme tablosu sorunlar AP DÖB DİMB TB İK büyüklük 60 aciliyet 10 şiddet maliyet 90 Gelecek Etkili çözüm puan 350 560 250 140 600

Amaçlar nasıl olmalı? Amaç – Organizasyonun gelecekte varmak istediği konum. Plan –Amaca varmak için gerekli kaynak tahsisi, programlar ve gereken diğer eylemler Planlama– Organizasyonun hedeflerinin ve bunlara varma yollarının saptanması En temel yönetim fonksiyonu En tartışmalı yönetim fonksiyonu

Amaçlar nasıl olmalı?

HEDEFLER SPECIFIC- Spesifik SMART İLKESİ: MEASURABLE-Ölçülebilir Action oriented-Eyleme dönük REALISTIC-Gerçekçi TIME BOUNDED-Zaman kısıtlı

amaçlar Genel amaçlar...................tepe yönetim Taktik amaçlar.................orta kademe Operasyonel (eylemsel) amaçlar.........birim

Hedeflerin Hiyerarşisi Geleneksel Bugün Misyon Üst Yönetim Stratejik Hedefler Kaybolan ort-seviye yöneticiler Çalışanın yetkilendirilmesi Orta seviye Yönetim Taktik Hedefler İlk yönetim hattı ve astlar OperasyonelHedefler Çalışanlar

Vizyon ve Misyon Vizyon Misyon Örgütün geleceğine dair, kökleri geçmişe dayanan ancak düzenli olarak geliştirilen, gerçekleştirilebilir görüş. Misyon Örgütün amacı, temel hedefleri ve felsefesinin tanımlanması.

Organizasyonun Misyonu Misyon, örgütün varlık nedenini, neler başarmayı amaçladığını ve hedeflerine ulaşırken takip edeceği ilkeleri açıklayan kısa bir dokümandır. Misyon İfadesi (Mission statement) Organizasyonu benzerlerinden ayıran temel iş perspektifi ve operasyonlarını dile getirir Pazar ve müşterileri içerebilir Şirket değerlerini, ürün kalitesini, çalışanlara karşı tutumunu da anlatabilir.

Bristol-Myers Squibb’in Misyon ifadesi Our company’s mission is to extend and enhance human life by providing the highest-quality pharmaceutical and related health care products.

Organizasyonlar için yararları Meşruluk Organizasyonun varoluş nedeni Meşruluğu sembolize eder Çalışan ana hedefle bütünleşir Motivasyon ve adanmışlık için kaynak Çalışan organizasyon ile bütünleşir Belirsizliği azaltarak motivasyonu artırırır Eylemlere rehber Yön sağlar; Spesifik hedeflere odaklanma Çabaları önemli sonuçlara yöneltir

Hedefler Hedefler, örgütün gelecekte nerede ve nasıl olmasının beklendiğini anlatır. Hedefler; Genel değil özel, ölçülebilir ve mümkünse sayısal olmalıdır Ana faaliyet konularının tamamını kapsamalıdır Zorlayıcı ancak gerçekçi olmalıdır Belirli bir süreye bağlanmalıdır Belirli ödüllere bağlanmalıdır

Hedef Çeşitleri Stratejik hedefler, örgütün gelecekte nerede olması ve neler başarmasının istendiğini anlatan genel beklentilerdir. Departman ve bölümlerin kendi özel taktik hedefleri vardır. Orta kademe yönetim bu hedeflere nasıl ulaşılacağını belirlemek için taktik planlar yapar. Örgütün daha alt kademeleri operasyonel hedefler belirler.Alt kademe yöneticiler operasyonel planlar ile bu hedeflere nasıl ulaşılacağını belirler.

Stratejik Hedefler ve Planlar Organizasyon gelecekte nerede olmak istiyor Organizasyon bir bütün olarak ele alınır Stratejik Planlar Stratejik hedeflere varacak eylem adımları Organizasyonel eylemler ve kaynak tahsisini tanımlayan taslaklar Uzun dönemli

Taktik Hedefler and Planlar Orta yönetime uygulanır Büyük bölümlerin ulaşacağı hedefleri tanımlar Taktik Planlar Temel stratejik planları yerine getirmek için dizayn edilir Stratejik planlardan daha kısa dönemlidir

Operasyonel Hedefler ve Planlar Spesifik, ölçülebilir sonuçlar Bölümlerden, çalışma gruplarından ve kişilerden beklenenleri gösterir Operasyonel Planlar Organizasyonun alt seviyelerdeki , operasyonel hedeflere varmak için gerekli adımları tanımlar Günlük ve haftalık operasyonlar için araç Programlar önemli bir öge

Misyon belirleme konuları genel amaçlar – stratejik amaçlar Hizmet veya mal üretimi Pazar ve müşteriler / toplum Yapılacak faaliyet biçimleri Oluşturulacak kuruluş içi değerler Ürün kalitesi Çalışanlara karşı yönetimin tutum ve felsefesi

Stratejik amaçlar Pazar payı Yeni yöntem ve ürün yenilikleri Karlılık Nakit akışı Fiziksel ve finansal kaynaklar Verimlilik Yönetsel ve örgütsel büyüme Sosyal sorumluluklar

Amaç belirleme yaklaşımı Koalisyon Yönetime katılma

Yönetim Fonksiyonları: Planlama Yönetim ve Organizasyon

Planlama ilkeleri Planlama arzusu Zamanlama ufku Alternatif plan geliştirme rakipleri değerlendirme Esneklik Ekip çalışması, iletişim Gerçekçi olma, rakamlandırma Yazılı döküman

Planlama Fonksiyonu Planlama, örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için hedefler, bunları gerçekleştirecek en uygun eylemlerin belirlenmesi sürecidir. Ne? Ne zaman? Nerede? Nasıl? Kim?

Planlamanın Aşamaları Sorun veya fırsatların saptanması Amaçların belirlenmesi Planın hareket noktalarının belirlenmesi (tahmin) Seçeneklerin saptanması Seçeneklerin değerlendirilmesi En uygun alternatifin seçilmesi Yardımcı planların düzenlenmesi Planların bütçelenmesi

Planlama süreci Stratejik planlar Taktik planlar Eylemsel planlar Bütçeleme Tek kullanımlı planlar Sürekli planlar: politikalar, yöntemler, genyöntemler(prosedürler), kurallar(kaideler) Durumsal planlar(esneklik ilkesi)

Plan Türleri Niteliklerine göre Süreye göre Kullanım biçimine göre Stratejik (Üst yönetim) Uzun vadeli (Süre > 5 yıl) Sabit (politika, kurallar, prosedürler) Orta vadeli (1-5 yıllık) Taktik (orta kademe yönetim) Tek amaçlı (Program, proje, bütçe) Kısa vadeli (Süre < 1 yıl) Operasyonel (Alt kademe yönetim)

Operasyonel Planlar Alt kademe yönetim (Bölümler, kişiler) PLANLAMA SEVİYELERİ Dışa mesaj Yatırımcı, müşteri, tedarikçi, sosyal çevre Misyon Statement Strategic Planlar Üst yönetim (Tüm organizasyon) İçe mesaj motivasyon rehber, rasyonel standartlar Taktik Planlar Orta kademe yönetim Operasyonel Planlar Alt kademe yönetim (Bölümler, kişiler)

Stratejik Planlama Stratejik planlamada bir örgütün uzun vadeli (2-5 yıllık) hedefleri belirlenir ve bu hedeflere ulaşmak için bir faaliyet planı yapılır. Bu hedefler sekiz ana alanı kapsar: Pazar konumu Yenilikler İnsan kaynakları Finansal kaynaklar Fiziksel kaynaklar Verimlilik Sosyal sorumluluk Finansal performans

Kriz Yönetimi ve Planlar Beklenmedik tehditlerden kaynaklanabilecek zararları asgariye indirmek için kullanılan sistemdir. Amaç Hasarı en aza indirmek İşletme faaliyetlerini sürdürmek Gereksinim Kapsamlı alternatif planlar Açık ve hızlı iletişim kanalları

Yönetimde karar verme süreci

Karar verme Amaca uygun olmalı En az harcamayla en iyi sonucu vermeli Zamanlaması iyi olmalı Gerçekçi olmalı Hemen ve zaman geçirmeden uygulamaya konulmalı ve sonuç almalı

Karar vermede grup yaklaşımları Vroom-jago modeli: Yöneticinin beş davranış modeli Otokratik - AI, AII,CI, CII, G - Demokratik

Yönlendirici sorular Kalite gerekliliği (QR) Benimseme gerekliliği (CR) Yöneticinin bilgisi (LI) Sorunun yapısı (ST) Benimsenme olasılığı (CP) Amacın paylaşımı (GC) Ast çatışması (CO) Ast bilgisi (SI)

Karar verme teknikleri Delphi tekniği: Grup danışma yöntemi olarak uzmanlara danışma Şeytanın avukatını tayin Beyin fırtınası Gordon tekniği: tam olarak açıklanmayan problem ile beyin fırtınası Sinektik: uzmanların katıldığı dolaylı beyin fırtınası Philips 66: gruplara dağılmış beyin fırtınası

Yönetim Fonksiyonları: Örgütleme Yönetim ve Organizasyon

Örgütleme Fonksiyonu Örgütleme, bir örgütün planlarını yürütülebilmesi için kaynakların düzenlenmesi sürecidir.

Örgütsel Tasarım Modelleri Mekanik model Verimlilik elde etmeyi amaçlar; karmaşık, merkeziyetçi ve biçimseldir. Organik model Esneklik ve uyarlanabilirliği en üst düzeye çıkarmayı amaçlar; basit, yerinden yönetim, biçimsel olmayan Durumsal model

Örgütlemenin Aşamaları Örgütsel yapının kurulması İlişkilerin saptanması Görev tanımlarının yapılması Görevin gerektirdiği niteliklerin tanımlanması

Örgüt Yapısının Temel Bileşenleri (H. Mintzberg) İşi fiilen yapanlar (operating core) Stratejik en üst düzey (strategic apex) Ara yöneticiler (middle line) Bunlar da kıdemli ara yöneticiler (senior line managers) ve nezaretçiler (first line supervisors) olarak ayrılabilir. Teknik yapı (technostructure) Destekleyici hizmetler görevlileri (supporting staff)

Örgüt Yapısının Temel Bileşenleri Stratejik en üst düzey Teknik yapı Destek hizmetleri Ara yöneticiler İşi fiilen yapanlar

Organizasyon Şeması Bir örgüt içerisinde çalışan ve iş gruplarını, iletişim ve otorite akışını (ilişkileri) görsel olarak anlatan şemadır.

Örgütleme İlkeleri İşbölümü ve uzmanlaşmayı sağlamalı Hiyerarşik yapı ile yetki kademesi oluşturulmalı Amaç birliği sağlanmalı Emir-komuta birliği sağlanmalı (matriks yapılar hariç) Sınırlı denetim alanı ile üste kontrol edebileceği kadar ast bağlanmalı Yetki ve sorumluluk denkliği gözetilmeli

Örgütleme İlkeleri Yetki devri (delegasyon) mümkün kılınmalı İstisnalarla yönetim(rutin iş yetkisi alt kademelerde) Dengeye önem verilmeli Verimlilik ve etkinlik her faaliyet için gözetilmeli Basitlik esas alınmalı Esneklik sağlanarak uyum yeteneği korunmalı Görev, yetki ve sorumluluklar açık şekilde tanımlanmalı

Örgütsel Modeller Merkezi örgüt ve merkezi olmayan (adem-i merkezi) örgüt Biçimsel ve biçimsel olmayan örgütler Komuta (hiyerarşik, dikey, hat) Kurmay Fonksiyonel (işlevsel) Yatay Proje (matriks)

Böl yönet?

Örgütlerde Bölümlendirme Fonksiyonlara (amaçlara) göre Ürün ve hizmete göre Coğrafi temele göre Müşteri temeline göre Matriks (karma) bölümlendirme Donanıma göre Zamana (vardiya) göre

Fonksiyonlara göre bölümlendirme

Ürün ve hizmete göre bölümlendirme

Post-modern Örgüt Yapıları Örgütsel kültüre önem verilen farklılaşma Değişken ve muğlak sınırlar İşbirliğine açıklık

Post-modern Örgüt Yapıları Ekip temelli yapılar (Xerox, Motorola) Özerk İçsel Birimler (Aseq Brown Broveri) Yatay yapı ve ad-hokratik (ihtiyaç üzerine geçici) yapılanma (Toffler) Yarı zamanlı ve sözleşmeli bilgi işçisi istihdamı (C.Handy-portfolio worker)

Sınırsız örgütler (Jack Walsh: GE) Öğrenen örgütler (Peter Senge: Beşinci Disiplin; BP, Shell, Harley Davidson) Şebeke örgüt yapısı

Yönetim Fonksiyonları: yönlendirme Yönetim ve Organizasyon

yönlendirme Amaç, işgörenlerin kendilerine verilen görevleri yerine getirmeleridir. Bunun için motivasyon ve liderlik, örgütsel iletişim ve koordinasyon (eşgüdüm) gerekir. Örgütsel iklim: örgütün psikolojik ortamı Örgütsel kültür: kültürel normlar, gelenekler, değerler, törenler, örgütün tarihi, örgütü açıklayan hikayeler, örgütsel ve bireysel amaçlara bakış tarzı

Yönetime katılma biçimleri Gönüllü Temsili Eşit sayıda Sendikal Kendi kendini yönetim: işçi meclisi, işçi konseyi, yönetim komitesi, denetim komitesi, örgüt yöneticisi

Otorite ve güç / güç biçimleri Fiziksel, ekonomik, bilgi, performans, kişilik, ödüllendirme, cezalandırma, ilgi alanı, pozisyon, zorlayıcı ve yasal güç

yetki Kaynaklarına göre yetki Örgüt ilişkisine göre yetki Komuta yetkisi Fonksiyonel yetki, uzmalık yetkisi Kurmay yetki

Koordinasyon Bir grup insan faaliyetlerinin ahenkli şekilde birleştirilmesi ve zaman bakımından uyum sağlanması işine koordinasyon adı verilir.

Koordinasyon Yöntemleri Karşılıklı anlayış (mutual adjustment) Nezaret (direct supervision) Standartlaştırma (standardization) İş yapma yönteminin Ürünün Becerinin

Yönetim Fonksiyonları: denetim Yönetim ve Organizasyon

denetim İşlerin plana uygun olup olmadığını araştırmak ve düzeltici önlemler almak Gerçekleşenler ile planlananların karşılaştırılması süreci

İşletmelerde Kontrol İşlevi Planlama, organize etme ve yürütme işlevlerinin; işletmenin amaçlarını gerçekleştirip gerçekleştirmediği veya sonuçlara henüz erişilmemiş ise, yapılanların işletmeyi doğru amaçlara eriştirip eriştiremeyeceği kontrol işlevi sonucunda ortaya çıkar.

kontrol ilkeleri Her birimin hedeflerini yansıtacak hususlar nelerdir nasıl belirlenir? Bu amaçlara ulaşıldığını nasıl belirleriz? Standartlardan sapmalar nasıl ölçülür? Hangi standartlar belirleme ve ulaşma anlamında kaça malolacaktır? Standartların belirlenmesi ve durum tesbiti için en hızlı ve en ekonomik bilgi nasıl elde edilir?

Kontrol Geriyönelik kontrol teknikleri İleriyönelik kontrol teknikleri Çıktı bazında kontrol İleriyönelik kontrol teknikleri Girdi bazında kontrol Eşzamanlı kontrol teknikleri Üretim süreçleri esnasında kontrol

Standart türleri Fiziksel Maliyet Sermaye Gelir Standart olarak programlar Ölçülmeyen standartlar Standart olarak amaç ve hedefler Standart olarak bütçeler Standart olarak stratejik planlar

Denetim ögeleri Standartların oluşturulması (plan yapma) Gerçekleşen performansın ölçülmesi Standartlardan sapmaların belirlenmesi Düzeltici önlemlerin alınması Bir sonraki planlama için veri toplama

Denetim türleri Sonuç denetimi Süreç denetimi Önleyici denetim Bütçe denetimi Proje denetimi

denetim teknik denetim yönetsel denetim

Yönetim kontrol sistemleri Kontrol sistemi elemanları: 1. Stratejik plan 2. Finansal plan 3. Faaliyet bütçesi 4. Amaçlara göre yönetim 5. Yönetim bilgi sistemi raporları 6. Faaliyetler yönetimi sistemleri ve raporları

Yönetim kontrol sistemleri Kontrol sistemi organları: Yönetim kurulu Denetim kurulu Direktörler, müdürler Birim yöneticileri

Finansal plan Sabit masraflar Değişken masraflar İhtiyari giderler Gelirler Kar veya zarar

Örgüt kültürü: bürokratik kontrol Kurallar Yönetim kontrol sistemi Otorite hiyerarşisi Seçim ve eğitim teknoloji

Örgüt kültürü: özgür kontrol Arkadaşlık grupları Kendi kendini kontrol Çalışanın seçimi ve sosyalleştirilmesi

Bütçe denetiminde etkinlik için Üst yönetim desteği Etkin örgüt Yeterli muhasebe sistemi Gerçekçilik Esneklik katılım

Etkili kontrol sistemi nasıl kurulur?

Etkili kontrol sistemi nasıl kurulur? Strateji ile uyumlu olmalıdır Kontrol süreci adımlarına uygun davranılmalıdır(dört adım). Kontrol standartları uygulamacılar tarafından kabul edilebilir olmalıdır. Kontrol yetki ve sorumluluğu planlar ve mevkilerle uyumlu olmalıdır.

Etkili kontrol sistemi nasıl kurulur? Objektif ve subjektif veriler arasında denge sağlanmalıdır. Doğru bilgi (cesaretlendirme) ve verilere dayanmalıdır. Önlemler koyabilmeli ve alt kademelerin önerilerini de kapsamalıdır. Hoşgörü ve istisnalardan kaçınılmalıdır? Esnek olmalıdır.

Etkili kontrol sistemi nasıl kurulur? Standartlardan sapmaları zamanında bildirebilmelidir. Ekonomik olmalıdır. Örgütsel kültüre uygun olmalıdır. Sorumlulukları ortaya çıkarmalıdır. Kritik kontrol noktaları etrafında organize olmalıdır.