DosyalamA TEKNİKLERİ Doç. Dr. Niyazi ÇİÇEK

Dosyalama İlgili prosedürler 16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi. YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı konulu, 31.03.2010 tarihli ve B.20.0.YDB.0.01-805.01.01-88 sayılı yazısı. 2011/1 Sayılı Başbakanlık DTVT (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı) Genelgesi (Kurum ve Birim Kodları)

Belge Yönetimi ve Dosyalama Dosyalama, kurumlarda belge yönetimi uygulamalarının bir fonksiyonudur. Dosyalama, belgeleri kontrol altına alma işlemidir. Dosyalama, sadece işlemi biten belgeleri klasörlere kaldırmak değil, belgeyi daha üretilirken denetim altına almaktır.

Belge Üretimi Kurumsal faaliyetin yürütülmesi sırasında tabii olarak ortaya çıkan kayıtlar, belge veya doküman olarak adlandırılır. Bu belgeler, kurum içerisinde üretilir, dış kaynaklardan gelir.

Belge üretiminde idari usul ve işlem Fonksiyonlar kanun, yönetmelik, yönerge vb. prosedürlerle belirlenmiş bir takım usul ve şekil kurallarına göre yürütülür. Üretilen belgeler de bu usul ve şekil kurallarına göre biçim alır.

Belgelerİn dağItIm ve takİbİ Belge, evrak kayıt işlemlerinden sonra ilgiliye ulaştırılır. Safhalar: Belgelerin alınması Havale işlemleri Kayıt işlemleri Zimmet işlemleri

Elektronik ortamda hazırlanmış evrak kayıt etiketi Evrak Kayıt İşlemleri Kayıt numarası: Evrakın gelen evrak kayıt defterinde aldığı numara. Geliş tarihi: Evrakın alıcı kuruma geliş tarihi. Dosya numarası: Evrakın konulacağı dosyanın numarası. Havale: Evrakın hangi birim veya personele gönderileceği bilgisi. Elektronik ortamda hazırlanmış evrak kayıt etiketi Kayıt No: Geliş Tarihi: Dosya No: Havale:

Evrakların Kayıt ve Dağıtımı süreci Geliş şekli - Elektronik posta - Faks - Elden teslim - Kurye - Posta Yazı İşleri Bürosu (Genel Evrak Birimi) Yönetici Havalesi İade Havale Evrak Kayıt Bürolara zimmetle teslim

Dosyalama İşlemleri Dosyalama, belge yığınlarını bölümlere ayırarak, bir konu ya da olayla (vaka) ilgili olanları bütünlük ve fonksiyonel ilişki içerisinde bir arada tutmaktır.

Dosyalamada dikkat edilecek iki temel husus Bütünlük Belgeler ve dosyalar arasında fonksiyonel ilişki

Bürolarda İyİ bİr Dosyalama Bürolarda belgeleri dosyalara yerleştirme işi, tek bir kişinin sorumluluğunda olmalıdır. “Çok sayıda aşçıyla yemek yapılamayacağı gibi çok sayıda dosya memuruyla da dosyalama yapılamaz”. Dosyalama memuruna dosyaları düzenli bir şekilde tutmak ve güncelliği kalmayanları ayıklamak için yeterli zaman ve imkân verilmelidir. Belge kullanıcısı olan diğer memur ve görevliler yeni dosyaların açılması konusunda dosyalama memuruyla ortak çalışmalıdırlar. İşlem görüp dosyalanması gereken belgeler biriktirilmemeli, gün sonunda mutlaka dosyasına kaldırılmalıdır.

Avantajlar ve Dezavantajlar Bütün bunların ardından iyi bir dosyalamanın sağladığı avantajlar ile kötü bir dosyalanın getirdiği dezavantajlar şu şekildedir: Avantajlar: Belgelerin dosyalanması sistematik hale gelir ve hız kazanır. Doğru dosyalama ve düzenli saklama ile bilginin güvenli olarak korunması sağlanır. Karar verme ve araştırma yapma süreci azalır. Sistemde devamlılık sağlanır (personele bağımlılık kalkar). Verimlilik artar. Kaynakların (yer, malzeme ve insan kaynakları) en iyi şekilde değerlendirilmesine imkân verir. Evraklarla ilgili maliyet tasarrufu getirir.

Dezavantajları: Yer ve malzeme yanlış kullanılabilir. Dosyalama sistemleri gereksiz şekilde çoğalabilir. Gereksiz belge üretilir. Personelin çalışma azmi azalır, Fazla cazip olmayan iş ortamı oluşabilir, Karar verme sürecinde gerekli bilginin kaybı söz konusudur. Zaman, para ve enerji kaybına neden olur.

Bürolarda bulunan her belge ve doküman dosyalanmalı mı? İşlem gören ve bilgi alınan belgelerin bir kısmı belirli kriterler ışığında dosyaya kaldırılmadan ayıklanabilir. Böylece daha az belge dosyalanır. Belge azaldıkça kontrol kolaylaşır.

Dosyalanacak Belgelerİn Tespİtİ Gereği için olmayıp bilgi için gelen yazışmaları ayıklamak, Düzenleyici işlem türü belgelerin gereksiz kopyalarının tutulmaması Düzenli yapılan uygulamalarda tek belge üzerinde işlem yürütmek Belgelerin yedeklerinin azaltılması Dosyaları paylaşmak

Belgelerin Dosyalanma Süreci Birimlerde işlemi biten bir belgenin dosyalanma süreci şu adımları takip etmelidir. Tesbit / ayıklama: İster birimde üretilsin isterse dışarıdan gelsin üzerinde işlemi biten belgenin dosyalanması için tespit yapılır. Dosyalanacağına karar verilir. Dosyalama için hazırlama: Evrakla doğrudan bir ilişkisi olmayan zarf, alındı belgesi, teslim tutanağı gibi materyalden ayıklanır. Ekleri ve ilişkili materyaller birleştirilip zımbalanır. Dosya adı ve kodunun verilmesi: Evrakın mevcut dosyalama planına göre hangi dosyaya gireceğine ve hangi kodu alacağına karar verilir. Belirlenen kod numarası yazılır. Göndermelerin yapılması: Evrak birden fazla konuyu ilgilendiriyorsa en çok ilgili olduğu dosyaya konur, diğerlerine gönderme yapılır. Dosyalama: Konması gereken dosyaya giren belge, önceden dosyalanmış evrakın durumuna göre kronolojik ya da alfabetik dosyalanır.

DosyalarIn gruplandIrIlmasI Ana Gruplar ve Seri Dosyalama işinde bir fonksiyonla ilgili ilk oluşturulan dosya, aynı zamanda seriyi belirler. Seri ana dosya grubunu oluşturur. Gruplar,büro içerisindeki personel dosyaları, ruhsat dosyaları, imar dosyaları, proje dosyaları gibi ana dosyalardır.

Alt gruplar Seride ve dosyada belge yığınları çoğalır ve kullanım zorlaşırsa, alt gruplar oluşturulur. Bölünme yapılırken konu, olay, şahıs, yer, tüzel kişiler ve özel kurumlar göz önünde bulundurulur.

Dosyalar ne zaman alt gruplara bölünmelİdİr Erişim: Belgeler ana ve alt gruplara bölünerek alan daraltılmış olur. Böylece aranan belgeye erişim kolaylaşır. Tasfiyenin daha kolay yapılması: Belgelerin ait olduğu konu veya vaka dosyasına bölünmesi, asli belgelerin belirlenerek kısa ömürlü olanların tasfiye edilmesini sağlar. İyi bir dosyalama, saklama süresi sonunda ayıklamayı belge düzeyinde değil, dosya düzeyinde yapmaya imkân verir. Büyüklük faktörü: Bir dosyada belge biriktikçe kullanımı zorlaşır. Aşırı büyüyen dosya, küçük gruplara bölünerek kullanımı kolaylaştırılır. Bütünlüğün sağlanması: Vakalarla ilgili bilgi bütünlüğünün sağlanması için dosyalar bölünür. Dosyalamada temel gerekçelerden biri o vaka ya da konuyla ilgili belgeleri geçmiş belgeler ve ilişkili diğer malzemeyle birlikte bütün olarak muhafaza edebilmektir. Bu işlem, belgelerin bütünlüğü sağlanmış olarak dosyalanmasıyla yapılabilir.

Bütün evrak ve dosyalar bir yerde değil. YanlIş dosyalama Bütün evrak ve dosyalar bir yerde değil. Krediler Ödemeler Personel Projeler

Doğru dosyalama Seriler birbirinden ayrı olup her konu/vakaya bir dosya açılır. Personel Eğitim Ödemeler Krediler Projeler

Dosya Türleri -Konu dosyaları -Vaka dosyaları -Vaka hazırlık dosyaları -Geçici dosyalar -Yedek emniyet kopyası dosyaları -Kartografik malzeme dosyaları -Görsel ve işitsel malzeme dosyaları -Defter türü materyal (her defter bir dosya kabul edilir) -Elektronik materyaller

Dosyaların etiketlenmesi T.C. İstanbul Üniversitesi B.30.2.İST.0.12.70.71 902.02 Açıklama notu: PERSONEL ALIM İZİNLERİ 2011 Edebiyat Fa. Personel Şef. Yer no: Depo no: 01 Raf no: 22 Kutu no: 143 T.C. İstanbul Üniversitesi B.30.2. İST.0.12.70.71 Edebiyat Fa. Personel Şf. 902.02 PERSONEL ALIM İZİNLERİ Açıklama notu: 2011 F Arşiv yer no: Depo: 01 Raf : 22 Kutu: 135 F

16 560S99/2 Açıklama notu: Ada: 5, Pafta: 23 Parsel: 68 KANARYA APARTMAN I 2004-2007 İmar Müd. Yer no: Depo no: 05 Raf no: 13 Kutu no: 132 T.C. BÜMRANİYE BELEDİYESİ Vaka: Bahçelievler Bld. İmar Müdürlüğünde bulunan imar dosyaları tanımlanacaktır. Ada no: 5, Pafta no: 23 ve Parsel No: 68 olan ve 99/2 sicil numarasıyla kayıtlı bulunan Kanarya Apartmanına ait imar dosyasını tanımlayıp, etiketini oluşturalım. Müdürlüğün birim kodu “16”, İmar Dosyalarının dosya kodu ise “560”dır. Bu dosya 02.10.2004 tarihinde açılmış 16.09.2007 tarihinde kapanmıştır. Dosyada inşaat projeleri, imar izinleri, inşaat ruhsatı, iskân ruhsatı vb. evraklar bulunmaktadır. Dosya, kurumunda sürekli saklanacaktır ve “S” harfi ile ifade edilmiştir. s

05 İktisat Fakültesi 380 S 034090036 ALİ KINACI 2002-2006 F T.C. İstanbul Üniversitesi 05 İktisat Fakültesi 380 S 034090036 ALİ KINACI Açıklama notu: İşletme Bölümü 2002-2006 F Arşiv yer no: Depo: 01 Raf : 13 Kutu: 20

Dosyaların iç kapak etiketi (Dizi Pusulası) T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ …………... FAKÜLTESİ DEKANLIĞI DİZİ PUSULASI SIRA KONUSU ADET/SAYFA TARİH/ SAYI 1 Soruşturma emri 1/1 …./…./..…. 2 Kopya Tutanağı 1/1 …./…./..…. 3 Kopya İşlemi Üst yazısı 1/1 …./…./…… 4 İfade Vermeye Davet Yazısı 1/1 …./…./…… 5 (ad soyad) ifade Tutanağı 1/3 .…/…./……. 6 Tanık (ad.soyad) İfade Tutanağı 1/3 .…/…./…… 7 ……… yazılan yazı 1/1 .…/…./…… 8 ..……. cevabi yazısı 1/1 .…/…./…… 9 Ek Süre Talebi Yazısı 1/1 .…/…./…… 10 Ek Süre Onayı Yazısı 1/1 .…/…./…… 11 Savunma Talebi Yazısı 1/1 .…/…./…… 12 Savunma Tutanağı 1/1 .…/…./…… 13 Tebliğ – Tebellüğ Tutanağı 3/3 .…/…./…… 14 Soruşturma raporu 2/1 .…/…./…… 15 Üst Yazı 1/1 .…/…./……

defterler Belge yönetimi ve arşiv uygulamalarında defterler dosya gibi işlem görür. Dosyalara için üretilen tanımlama bilgileri ve dosya numarası defterler için de kullanılır. T.C. Çekmeköy Belediyesi 10 Yazı İşleri ve Kararlar Md. 301.06 MECLİS KARAR DEFTERİ Açıklama notu: 2008 Yılı kararları, 2008/1-2008/56 2008 F Arşiv yer no: Depo: 01 Raf : 22 Kutu: 135

Gelen-Gİden DosyasI TutmanIn SakIncalarI Bir tür dosyalamada aşırı evrak yığını oluşur. Bu evrak yığını birden fazla dosya açmayı gerektirir. Bir dosyada belge hacmi arttığından öncekilere erişim zorlaşır. Bir konu ya da vakayla alâkalı belgelerin bir arada bulunması imkânsızdır. Birbiriyle ilişkili ve devamı olan belge grupları farklı yerlerde bulunacaktır. Gelen yazı ve verilen cevap birlikte bulunmadığından işlem yapılıp yapılmadığı konusunda tereddütler yaşanacaktır. Böyle bir anlayış, esas dosyalama mantığını oluşturmaktan oldukça uzaktır.

Dinlediğiniz için teşekkür ederim.