Kasım 2008

Dört bölüm halinde anlatılması planlanan “Yönetim Sanatı” konusunun bu ikinci bölümünde “yapılanmanın kuruluşu” ele alınmaktadır… Bir yapılanmanın kuruluşunda “olmazsa olmazlar” dikkate alınmazsa, tüm çabalar ve harcamalar boşa gider; çünkü, yapılanma istenileni üretemez. Zamanla sistem çökebilir…

Bir organizasyonu oluşturmak demek, birkaç kişinin ve maddi imkânların bir araya getirilmesi demek değildir… Hedefi ne olursa olsun her “yapılanma kurallarına uygun kurulmazsa” ileride tıkanır. HER BİR PARÇA ASGARİ KALİTEDE OLMALIDIR BÜTÜNÜN PARÇALARI Vücuttaki tüm organlar birbiriyle uyumludur. Bu uyum sayesinde birbirlerine yardımcı olarak vücudu fonksiyonel kılarlar. Aksi durum hastalıktır; çünkü, aynı hücreler kanser hücresine dönüşerek, ürer ve organı işlevsiz kılabilir. Sonuçta, insanı öldürebilir… Bazı parçaları kalitesiz olan bir bütün, toplamda kaliteli olamaz. Kalitesiz parçanın kırılması / aşınması, bütünü işlevsiz kılar. KALİTE PARÇALAR UYUMLU OLMALIDIR UYUM Birbiri ile uyuşmayan parçalardan bir bütün oluşturulamaz. Çünkü uyumsuz parçalar birbirini kırar / aşındırır. NE EKSİK, NE FAZLA PARÇA OLMALIDIR PARÇASAYISI Bütünü oluşturacak tüm parçalar doğru seçilmelidir. Eksiği yetersizlik, fazlası yüktür.

“Lider ile Başkan” veya “Patron ile Başkan” çoğu zaman birbiriyle karıştırılır. Halbuki; her birinin özellikleri ve hiyerarşideki yerleri farklıdır. Genelde çoğu başkan kendini lider veya patron sanır… Bilinmelidir ki, çok özel insanlar iki özelliği birlikte taşıyabilir… YAPILANMANIN OMURGASI Adı, kurucusu, hedef kitlesi ve maksadı ne olursa olsun her bir yapılanmanın “omurgası” üç ana dilimden oluşur. Bir diğer ifade ile; her yapılanma yöneten, yönetilen ve üçüncü şahıslardan oluşur.

Ortak bir amaç için oluşturulan yapılanmada; alt ve üsttekiler ile uyumlu olarak çalışan, amaca uygun hareket ederek görev, yetki ve sorumluluk bilincini taşıyandır. YÖNETEN ADİL OLMAKİTAAT İSTEMEKBAŞARILI OLMAK ● ● Temsil yeteneğine sahip olmak ● ● Hukuka ve fıkha uygun amir olmak ● ● Strateji geliştirmek ● ● Emirlerine uyulmasını istemek ● ● Yetki vermek ● ● Yetki almak Yönetim, hizmet makamıdır, mülkiyet makamı değildir. Başarı varsa kalmalı, değilse gitmelidir. İTAAT ETMEKTAVIR KOYMAKKATLANMAK ● ● Alınan kararları uygulamak ● ● Vefadan önce adalet vardır “adaletin olmadığı yerde itaat yoktur” kültürünü kazanmak ● ● Eleştirme yetkisini kullanmak ● ● Başarısız yöneticiyi değiştirmek Yetkisini sorumsuzca kullananlara itaat ederse, yönetimin başarısızlığına sebep olmanın sonuçlarına katlanmak. Kişinin, yapılanma içinde (yönetilen olduğu konumlarda da) Görev / Yetki / Sorumluluk bilincini taşıması gerekir. YÖNETİLEN

Lider, aktüel fayda değil, kalıcı faydayı üretendir… Başkan, kendine rütbe verilmiş ve bunun gereğini yerine getirmesi beklenen kişidir… YÖNETİMDE LİDER Lider ile başkan çoğu zaman birbirine karıştırılır ● ● Başkan, organizasyonun karmaşıklıklarıyla uğraşırken, lider, organizasyonun DEĞİŞİM’i ile uğraşandır… ● ● Başkan, “Problem nasıl çözülecek” derken, lider, “Neler problem oluyor” sorusunun cevabını arayandır… ● ● Başkan, çalışanları kontrol altında tutarak hedefe doğru yöneltmeye çalışırken, lider, çalışanların temel ihtiyaçlarını karşılayarak onları hedefe doğru motive edendir… LİDER ≠ BAŞKAN LİDER, BAŞKAN Olağanın dışında düşünebilme özelliğinin olması. Hedefe yoğunlaşma özelliğinin olması. Strateji geliştirme bilgi ve tecrübesine sahip olması.

Yönetici, çalışanları ve işlevleri bir düzene koyandır… Başkan, üst düzey yöneticiler arasında koordine / dayanışma sağlayacak kişidir… YÖNETİMDE BAŞKAN YÖNETİMDE YÖNETİCİ YÖNETİCİ Yönetici, çalışanlar arasında koordine ve dayanışmayı sağlayandır. Bunun için bir altındakileri iyi tanımalıdır. Çünkü “onların neyi iyi yaptıklarını, neyi severek yaptıklarını, zaaflarını, güçlü yanlarını, beklentilerini bilmeden” yönetemezsiniz. ● ● Yönetici, belirlenmiş stratejiyi uygularken faaliyetleri yönlendirendir. ● ● Yönetici, çalışanların örgüte katkılarının en üst düzeyde olması için yeni yollar arayandır. ● ● Yönetici, problemlerden yılmaz, bilakis onları çözücüdür. Bunun için uzmanlarla görüşmeyi alışkanlık edinendir. Başkan, organizasyonun hedeflerini şekillendirme ve icraatı yürütmek üzere seçilmiş / atanmış kişidir. O bunu yaparken görevlerini zamanında ve ciddiyetle yaparak örnek olur. ● Kararı yöneticilerle birlikte verir. ● Kişisel kararlarının nedenini açıklar. ● Kişisel kararlarının nedenini açıklar. ● Eleştiri ve övgüleri objektif değerlendirir. ● Eleştiri ve övgüleri objektif değerlendirir.

DÜRÜSTTÜR TUTARLIDIR KARAKTER ÖRNEĞİDİR. MANEVRA YAPMAZ, YOL GÖSTERİR İşlerini doğru / iyi yaparlarsa, daha çok güven / itibar kazanacaklarını BENZETME

ELEMAN İSRAFI Rafta duran parçalar, diyagramdaki yerine montaj edilinceye kadar, üretken değildir. Buradan hareketle; “kişinin istidatlı olması yetmez, çalışma diyagramındaki yeri doğru olmalıdır” diyebiliriz… Bir emtianın iki değeri vardır: 1 - Birim olarak raf değeri. 2 - Kullanıldığı sistem içindeki değeri. Bir buji, parçacı dükkanında mesela 5 YTL ’dir. Ancak yokluğu veya bozuk olması halinde YTL değerindeki otomobil yürümez. Uçak havada uçmasına rağmen kalkışta ve inişte tekerleğe ihtiyacı vardır. Uçağın havada tekerleğe ihtiyacı yok diye tekerlek göz ardı edilemez… Bu örnekten hareketle: Yapılanmanın alt birimlerinde öyle çalışanlar vardır ki, yoklukları veya acemilikleri tüm üretimi aksatabilir… YETİŞMİŞ İNSAN SAYISI ÇOK AZDIR. YANLIŞ YERDE KULLANARAK İSRAF EDİLMEMELİ. ÖRNEK BİR BAŞKA ÖRNEK BİR BAŞKA ÖRNEK Neden olmuyor ? ÇALIŞANIN ÖNEMİ

BUNUN EN KOLAY YOLU NAMUSLU OLMAK Çevremizde gizli çekim yapan / ses kaydı yapan / telefon dinleyen / evrak çalan kimseler olabilir. Yasa dışı yollarla bilgi toplayan bu kimseler elde ettiklerini şantajda kullanmak isteyebilir. Yöneticiye düşen görev; bu odaklara fırsat vermemektir. Konuşmayı yasalara uygun yapmak. Rüşvete dayalı ticaret, karaborsa, kaçakçılık vb. “yasal olmayan ticaret” yolları kısa zamanda deşifre olur ve “şantaj” olarak kullanılır. Gayri ahlâki özel hayatı olan yöneticilere bir gün kendi kaseti seyrettirilir. Bu kasetin bir bedeli vardır. Şantaj böyle başlar.

Türkiye’deki yapılanmaların yöneticileri; bırakın “yanlış olanın önünü kesmeyi”, “hamili kart yakınımdır” uygulamasıyla onları bir yerlere taşıyor. Bu ve benzeri sebeplerle (bilhassa) kamu kuruluşları gerektiği kadar üretemiyor… ÖNEMLİ OLMAK, DEĞERLİ OLMAK ÖNEMLİ OLMAK, “DEĞERLİ OLMAK” DEĞİLDİR ÖNEMLİ OLMAKDEĞERLİ OLMAK Kişi yalan söyleyerek, göz boyayarak önemli bir makama geçebilir. O makam o insanı “değerli” yapmaz, “önemli” yapar. Bilgi, tecrübe ve insani özelliklere sahip olmakla sağlanır. BÖYLELERİ Problemin bir parçasıdırÇözümün bir parçasıdır Sadece konuşurİş yapar Elinden geleni yaparGerekeni yapar Kimileri “ÖNEMLİ OLMAK” ister; bunun içinde ne pahasına olursa olsun makam ve unvan sahibi olmak ister… Kimileri de taşıdıkları kişisel özellikler sebebiyle “DEĞERLİ”dir, herhangi bir statüye ihtiyacı yoktur…

LASTİK GİBİDİR Aşınmamış Olmalı ŞOFÖR GİBİDİR Tecrübeli Olmalı DİREKSİYON GİBİDİR Sağlam Olmalı MOTOR GİBİDİR Güçlü Olmalı SORUMLULUK ÜÇGENİ YÖNETİM PİRAMİDİ BİREY BİRİM YÖNETİMİ ÜST YÖNETİM Yönetimde, ihtiyaçlar aşağıda oluşur. Bunların giderilmesi için oluşan teklifler yukarıya bildirilir. Yönetimde, kararlar yukarda oluşur ve aynı oranda sorumluluk taşınarak aşağıya bildirilir. Yönetim yapılanmasında “yetki pramidi” ve “sorumluluk üçgeni” oluştuğunda tarafların “arz ve talepleri” kendi içinde hiyerarşiye girer… ÜST YÖNETİM BİRİM YÖNETİMİ BİREY TALEP HİYERARŞİ VE ARZ–TALEPHEDEF ARZ

Böyle bir yapılanmada taraflar, güçleriyle orantılı “yetkilerle”, “hukuk” mesnedinde dengeyi sağlarlar. Azaltılmış Yetki Yönetici, yönetilen karşısında aciz kaldığı durumlarda, onun yetkilerini kısar. Bu da kendi yetkisini tek yönlü artırmak demektir. Bu anormal durum, yapılanmada ek gerilim oluşturur. Yapılanmanın mukavemeti yetersiz kalırsa sistem menfaatlerin çatıştığı (A) noktasında kırılır. HUKUK Yetki Aşırı Yetki İhtilallerdeki “darbe yönetimi” buna bir örnektir ZORAKİ YAPILANMA DOĞRU YAPILANMA (A) Y A P I L A N M A ÇÖKÜŞ

Toplum, sürekli olarak birbirini etkileyen parçalardan oluşan bir bütündür… “Benim dışımdaki yapılanmalardan bana ne” diyenler, kaybetmeye mahkumdur… Bir kurumun (yönetimin) başarısı, diğer kurumların ürettikleriyle orantılıdır… Yönetilen kişilerin “üçüncü şahıs” kültüründe olup olmaması, yönetimin başarısını etkiler… YÖNETİMDE TAMAMLAYICI UNSURLAR Sonraki Bölüm YÖNETİM SANATI – 3’de Yapılanmanın İşletilmesi anlatılmaktadır.

Faydalandıklarıma teşekkürlerimle... Kasım 2008