Strateji Geliştirme Başkanlığı İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KURULMASI VE İŞLETİLMESİ

SUNUM PLANI İÇ KONTROL NEDİR? İÇ KONTROLÜN AMACI İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KAPSAMI İÇ KONTROL SİSTEMİNİN ÖNEMİ İÇ KONTROL SİSTEMİNİN HUKUKSAL DAYANAĞI GERÇEKLEŞTİRİLEN ÇALIŞMALAR KONTROL ORTAMI RİSK ENVANTERİ VE EYLEM PLANLARI YAPILACAK ÇALIŞMALAR 1/47

İÇ KONTROL NEDİR? İç Kontrol; İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür. 2/47

MALİ YÖNETİM VE KONTROL YAPISI BAKAN ÜST YÖNETİCİ Mali Hizmetler Birimi İç Denetim Birimi Muhasebe Birimi* Harcama Birimi Harcama Birimi Harcama Birimi Harcama Sonrası Denetim Ön Mali Kontrol İç Kontrol 3/47

FAALİYETLER AÇISINDAN YASALARA UYGUNLUK AÇISINDAN İÇ KONTROL SİSTEMİNİN AMACI FAALİYETLER AÇISINDAN Faaliyetlerin Standartlara Uygun Olarak Gerçekleştirilmesi Sağlandığından verimlilik artar Kontrol faaliyetlerinin yeniden düzenlenmesi nedeniyle varlıkların ve kaynakların korunması kolaylaşır Faaliyet sonuçlarının performansı kolaylıkla ölçülebilir FİNANSAL AÇIDAN Mali kararlarda güvenilir veri kullanılabilir Verimlilik ve etkenlik her aşamada israfın önüne geçer Hatalar ve yolsuzluk önlenir Denetim için sağlıklı veri ve doküman oluşturulur YASALARA UYGUNLUK AÇISINDAN Periyodik kontrollerle yasalara ve kurallara uygunluk sağlanmış olur Oto kontrol sağlandığından iç denetime sağlıklı bir temel oluşturulur Yöneticilerin kaliteli karar alması sağlanmış olur. 4/47

İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KAPSAMI Faaliyetlerin; Doğru, hızlı, etkili ve verimli bir yapıda, Sürekli iyileştirme anlayışı ile sunulmasını sağlamak için; Süreçleri tanımlamak, Riskleri belirlemek, İyileştirme yapılabilecek alanlarını kontrol altına almak, Karar alma süreçlerini hızlandırmaktır. 5/47

İÇ KONTROL SİSTEMİNİN ÖNEMİ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun öngördüğü, Stratejik Planlama ve Performans Esaslı Bütçeleme çalışmaları kapsamında hazırlanan; hedefler, proje ve faaliyetler, performans programı, faaliyet raporları ancak iç kontrol sisteminin sağladığı sağlıklı verilerle doğru performans değerlerine ulaşabilecektir. 6/47

olmak üzere 5 bileşen 18 standart ve 79 genel şart ile tanımlanmıştır. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN HUKUKSAL DAYANAĞI (1) Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği; “idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermektedir”. Tebliğ’de İç Kontrol Sistemi; 1- KONTROL ORTAMI (4 standart, 19 genel şart) 2- RİSK DEĞERLENDİRME (2 standart, 8 genel şart) 3-KONTROL FAALİYETLERİ (6 standart, 26 genel şart) 4-BİLGİ ve İLETİŞİM (4 standart, 19 genel şart) 5-İZLEME (2 standart, 7 genel şart) olmak üzere 5 bileşen 18 standart ve 79 genel şart ile tanımlanmıştır. 7/47

İç Kontrol Sisteminin Kurulması ve İşletilmesi Projesinde I İç Kontrol Sisteminin Kurulması ve İşletilmesi Projesinde I. Bileşeni Olan “Kontrol Ortamının Oluşturulması” Çerçevesinde Strateji Geliştirme Başkanlığında Gerçekleştirilen Çalışmalar 8/47

KONTROL ORTAMI (1) İç Kontrol Proje Ekibi’nin TEKNİK EĞİTİMİ ve SGB yönetici ve diğer çalışanlarının İç kontrol Sistemi konusunda FARKINDALIK EĞİTİMLERİ gerçekleştirildi Katılımcı yöntemlerle Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI hazırlandı, raporlandı ve ilgili harcama birimlerine gönderildi 9/47 10

KONTROL ORTAMI (2) “HEDEF KİTLE SGB ÜST DÜZEY YÖNETİCİLER” VERİMLİLİK SORUNLARININ TEŞHİSİ ANKETLERİ “HEDEF KİTLE SGB ÜST DÜZEY YÖNETİCİLER” ORGANİZASYONEL VE YÖNETSEL SÜREÇLERDE PERFORMANS ANALİZLERİ “HEDEF KİTLE SGB ORTA DÜZEY YÖNETİCİLER, UZMANLAR, MÜHENDİSLER” BİRİM/BÖLÜM ETKENLİĞİ PERFORMANS ANALİZLERİ “HEDEF KİTLE SGB PERSONELİ (ŞEF, V.H.K.İ.,MEMUR, DAĞITICI)” ETİK DEĞERLENDİRME ANALİZLERİ “HEDEF KİTLE SGB ÜST DÜZEY YÖNETİCİLERİ VE SGB PERSONELİ” 10/47

KONTROL ORTAMI (3) İÇ KONTROL GÜVENİLİRLİK ANALİZ SONUÇLARI “HEDEF KİTLE PROJE EKİBİ” İÇ PAYDAŞ MEMNUNİYETİ ANKETLERİ “HEDEF KİTLE BAKANLIK MERKEZ BİRİMLERİ” ÇALIŞAN MEMNUNİYETİ ANKETLERİ “HEDEF KİTLE SGB ÇALIŞANLARI” BİLGİ SİSTEMLERİ İHTİYAÇ ANALİZLERİ “HEDEF KİTLE BİLGİ TEKNOLOJİLERİ KULLANICILARI ve BİLGİ TEKNOLOJİLERİ PERSONELİ” 11/47

ÇALIŞAN TÜM KADRO UNVANLARINA AİT İŞ ANALİZLERİ Gerçekleştirildi KONTROL ORTAMI (4) ÇALIŞAN TÜM KADRO UNVANLARINA AİT İŞ ANALİZLERİ Gerçekleştirildi MEVCUT DURUM TESPİTİNDE YAPILAN ANALİZ SONUÇLARI “Etik Kodlar Sistematiği”nin kurulması için tüm çalışanlarla beyin fırtınası oturumları gerçekleştirildi, eğitimler verildi ve SGB, FAALİYETLERE, YÖNETİME ve ÇALIŞANLARA yönelik “ETİK DAVRANIŞ KURALLARI” belirlendi. 12/47

TEMEL SÜREÇLER belirlendi ve SINIFLANDIRILDI KONTROL ORTAMI (5) TEMEL SÜREÇLER belirlendi ve SINIFLANDIRILDI SÜREÇ HİYERARŞİLERİ çıkarıldı KRİTİK KONTROL NOKTALARI belirlendi PERFORMANS GÖSTERGELERİ belirlenerek, süreçlerin iyileştirilebilmesi ve kontrol altında tutulabilmesi için gerekli dokümanlar hazırlandı Temel SÜREÇLERİN TANIMLARI hazırlandı 13/47

İŞ AKIŞ ŞEMALARI çizildi İŞ AKIŞ ŞEMALARI LİSTESİ hazırlandı KONTROL ORTAMI (6) İŞ AKIŞ ŞEMALARI çizildi İŞ AKIŞ ŞEMALARI LİSTESİ hazırlandı ORGANİZASYON VE YÖNETSEL SÜREÇLER açısından yapı yeniden düşünüldü ve iyileştirme önerileri geliştirildi Bölüm/Birim ORGANİZASYON ŞEMALARI çizildi ORTAK GÖREV SORUMLULUK VE YETKİLER belirlendi İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ hazırlandı EĞİTİM/DENEYİM TABLOSU oluşturuldu 14/47

ORGANİZASYON KİTABI ORGANİZASYON ŞEMALARI KONTROL ORTAMI (7) ORGANİZASYON KİTABI ORGANİZASYON ŞEMALARI ORTAK GÖREV, SORUMLULUK VE YETKİLER İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI EĞİTİM DENEYİM TABLOSU 15/47

İÇ HAREKETLİLİK ANALİZİ TABLOSU GÖREV ENVANTERİ TABLOSU KONTROL ORTAMI (8) İÇ HAREKETLİLİK ANALİZİ TABLOSU GÖREV ENVANTERİ TABLOSU YETKİ DEVRİ FORMU GÖREV DEVRİ FORMU 16/47

HASSAS GÖREVLER BELİRLENDİ! KONTROL ORTAMI (9) HASSAS GÖREVLER BELİRLENDİ! Ön Mali Kontrol Stratejik Plan İzleme ve Değerlendirme Bütçe ve Kesin Hesap (Ödenek Gönderme, Aktarma) Satın alma Sistem Yönetimi Ağ Yönetimi 17/47

KONTROL ORTAMI (10) İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri Açısından SGB’nin mevcut yapısı yeniden analiz edildi, iyileştirilmesi gereken sistemler belirlendi ve Projelendirilmek üzere öneriler geliştirildi (Hizmet İçi Eğitim Yönetim Sistemi ve Bireysel Performans Değerlendirme Yönetim Sistemi) Böylece İç Kontrol Sistemi Kontrol Ortamı Bileşenine ait 4 Standart ve 19 Genel Şart yerine getirilmiş oldu. 18/47

İç Kontrol Sisteminin Kurulması ve İşletilmesi Projesinde Risk Değerlendirme Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim ve İzleme Bileşenleri Çerçevesinde Yapılan Çalışmalar 19/47

A. RİSK BELİRLEME 20/47

Proje Ekibinin Eğitimi RİSK DEĞERLENDİRME (1) (BELİRLEME) Proje Ekibinin Eğitimi Varyans Analizi (Mevcut Durum ile Olması Gereken Arasındaki Farkın Analizi) Risk Yönetim Sistemi; - Risklerin Belirlenmesi - Değerlendirilmesi - İzlenmesi 21/47

RİSK DEĞERLENDİRME (2) (BELİRLEME) TEMEL RİSK ALANLARININ BELİRLENEBİLMESİ İÇİN; İş Analiz Formu İstatistikleri Birim/Bölüm Etkenliği Değerlendirme Anketi Organizasyonel ve Yönetsel Süreçlerde Performans Analizi Anketi Verimlilik Sorunlarının Teşhisi Değerlendirme Anketi İç Kontrol Güvenilirlik Testi Etik Değerlendirme Anketi Çalışan Memnuniyeti Anketi İç Paydaş Memnuniyeti Anketi Bilgi Teknolojileri Mevcut Durum Analizi ile ilgili veri kaynak olarak kullanıldı. 22/47

İyileştirmeye Açık Alanlar Listesi RİSK DEĞERLENDİRME (3) (BELİRLEME) İYİLEŞTİRMEYE AÇIK ALANLAR İyileştirmeye Açık Alanlar Listesi İyileştirmeye Açık Alanların Konsolide Edilmesi (Beyin Fırtınası) Varyans Analizi Temel Risk Listesi 23/47

RİSK DEĞERLENDİRME (4) (BELİRLEME) RİSK FAKTÖRLERİ DEĞERLENDİRME ANKETİ UYGULAMASI Risk Faktörleri Değerlendirme Formu Risk Faktörleri Değerlendirme Anketi Sonuçları 24/47

B. RİSK ÖLÇME 25/47

RİSK (olasılık, şiddet, tespit) DEĞERLENDİRMESİ RİSK DEĞERLENDİRME (5) (ÖLÇME) RİSK (olasılık, şiddet, tespit) DEĞERLENDİRMESİ RİSK DERECELENDİRME MATRİSİ RİSK ÖNEM DERECELERİ TABLOSU RİSK ÖNEM DERECESİNİ BELİRLEME PUAN TABLOSU 26/47

KRİTİK RİSK ALANLARINI DEĞERLENDİRME TABLOSU RİSK DEĞERLENDİRME (6) (ÖLÇME) KRİTİK RİSK ALANLARINI DEĞERLENDİRME TABLOSU RİSK ÖNEM DERECELERİNE GÖRE SIRALAMA TABLOSU SONUÇ GRAFİĞİ 27/47 28

C. RİSK DEĞERLENDİRME 28/47

(Risklerin Süreç Olarak Tanımlanması) RİSK DEĞERLENDİRME (7) RİSK SINIFLANDIRMA TABLOSU (Yönetim ve Operasyonel/Stratejik/Bilgi Teknolojileri/İzleme ve Raporlama) RİSK PROFİLİ TABLOLARI (Risklerin Süreç Olarak Tanımlanması) 29/47

TEMEL OLARAK 3 TÜR RİSK VARDIR; BÜNYESEL (Doğal) RİSKLER ARTIK RİSKLER RİSK DEĞERLENDİRME (8) TEMEL OLARAK 3 TÜR RİSK VARDIR; BÜNYESEL (Doğal) RİSKLER ARTIK RİSKLER GÖZE ALINABİLEN RİSKLER (Risk Kapasitesi/İştahı) BÜNYESEL VE ARTIK RİSKLERİN BELİRLENMESİ 30/47

RİSKLERE VERİLECEK YANITLARI ÜRETME RİSK DEĞERLENDİRME (9) RİSKLERE VERİLECEK YANITLARI ÜRETME Riskin Transferi (Paylaşma) Riski Kabul Etme (Katlanma) Riski Azaltma (İyileştirme) Riski Bertaraf Etme (Kaçınma) RİSKLERE VERİLECEK YANITLARLA İLGİLİ GERÇEKLEŞME ALANLARI 31/47

RİSK ENVANTERİ RİSK DEĞERLENDİRME (10) Riskin Skoru ve Önem Derecesi Risk Sorumlusu Kontrol Faaliyetleri Açıklamalar 32/47

D. UYGULAMA 33/47

8 Temel Risk ve 40 Alt Başlık için hazırlanan ve önceliklendirilen RİSK DEĞERLENDİRME (11) (UYGULAMA) 8 Temel Risk ve 40 Alt Başlık için hazırlanan ve önceliklendirilen Risk Eylem Planı Tabloları hazırlandı 34/47

E. KONTROL 35/47

ARTIK RİSK DEĞERLENDİRME TABLOSU (KONTROL) ARTIK RİSK DEĞERLENDİRME TABLOSU 36/47

Mevcut kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi Kontrollerin yeniden belirlenmesi “İş Akışları”nın yeniden gözden geçirilmesi, kontrol, paraf, imza, onay noktalarının belirlenmesi Faaliyetlerin işleyişi ile ilgili yazılı dokümanların gözden geçirilmesi Kullanılan mevcut formların, tanımlarına uygun olarak dokümante edilmesinin sağlanması 37/47

Eğitim/Deneyim Tablosu Görev Envanteri Tablosu KONTROL FAALİYETLERİ (2) Eğitim/Deneyim Tablosu Görev Envanteri Tablosu İç Hareketlilik Analizi Tablosu Vekalet Formu Yetki Devri Formu Görev Devri Rapor Formu Kontrol, Paraf, İmza, Onay Noktaları Yerleştirilmiş İş Akış Şemaları 38/47

KONTROL FAALİYETLERİ (3) Hata Bildirim Formu Şikayet Formu Tutanak Formu Yeniden Düzenlenen ve Standartlaştırılan Formlar Form-Tablo-Şema Revizyon Listesi Ön Mali Kontrol İnceleme Formu Ön Mali Kontrol Kayıt Formu sistemlerinin gözden geçirilerek, standart formlarının ve raporlama formatının hazırlanmasının sağlanması 39/47

Mevcut bilgi sistemlerinin incelenmesi BİLGİ VE İLETİŞİM (1) Mevcut bilgi sistemlerinin incelenmesi Kaynaklara ve kayıtlara erişim üzerindeki kontrollerle ilgili mevcut durumun süreklilik ve güvenilirliğinin analizinin yapılması Doğru, güncel ve kullanışlı veriye zamanında ulaşma standartlarının belirlenmesi “Bilgi Sistemleri İhtiyaç Analizleri Raporunun” hazırlanması 40/47

Kayıt, Dosyalama, Sınıflandırma ve Arşiv sisteminin analiz edilmesi BİLGİ VE İLETİŞİM (2) Kayıt, Dosyalama, Sınıflandırma ve Arşiv sisteminin analiz edilmesi Elektronik Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi Tavsiye Raporu hazırlanması 41/47

İZLEME İç Kontrol Sisteminin güncelliğinin ve sürekliliğinin sağlanması için izleme modelinin oluşturulması İç Denetim Raporlarının İç Kontrol Sisteminin işleyişi kapsamında değerlendirilmesi 42/47

Başkanlığımız Birimlerinin İş Analizleri Yapıldı UYGULAMA Başkanlığımız Birimlerinin İş Analizleri Yapıldı İş tanımı ve Gerekleri Belgeleri Hazırlandı, İş Akışları Hazırlandı Temel Süreçler Belirlendi, Personel İç Hareketlilik Tablosu Oluşturuldu 43/47

UYGULAMA Personelin Görev Envanteri Tablosu doldurularak Başkanımızın Onayı ile birimlere gönderildi. Bu Kapsamda, Görev Tanımları, İş Akış Şemaları ve Süreçleri ilgili personele duyuruldu. Başkanlığımız arşiv sistemi gözden geçirilerek ilgili arşiv mevzuatı kapsamında gerekli düzenlemeler yapıldı 44/47

Fonksiyonel bazda SGB Organizasyon Şeması oluşturuldu. UYGULAMA Fonksiyonel bazda SGB Organizasyon Şeması oluşturuldu. SGB Etik Davranış Kuralları belirlendi. Başkanlığımızda kullanılan formlar(Yıllık İzin, Mazeret İzni, Yurt Dışı İzin Formu vb.) yeniden düzenlenerek standart hale getirildi ve uygulamaya konuldu. Görev Devri ve Yetki Devri Formları oluşturuldu ve uygulamaya konuldu. 45/47

UYGULAMA Proje kapsamında belirlenen risklere karşı hazırlanan eylem planları uygulamaya konulacak. Başkanlığımızda oluşturulan iç kontrol sisteminin 3 er aylık dönemler halinde izlemesi yapılacak. Bakanlığımız Merkez ve Taşra birimlerine eğitimler verilerek sistemin oluşturulmasında teknik destek görevi yürütülecektir. 46/47

Yılda en az bir defa risk değerlendirilmesi yapılacaktır. YAPILACAKLAR Yılda en az bir defa risk değerlendirilmesi yapılacaktır. Bakanlık birimlerinde; Sistemin kurulumundan sonra 3 er aylık dönemler halinde izleme yapılacak ve altı ayda bir üst yönetime rapor sunulacaktır. 47/47

TEŞEKKÜRLER…