AVRUPA BİRLİĞİ ALTINCI ÇERÇEVE PROGRAMI ( ) PROJE HAZIRLIK ÇALIŞMALARI Hazırlayan ve Sunan: Reyyan Ödemiş Bilkent Üniversitesi AB Merkezi Müdür Yardımcısı 14-Mart

FP6 Topluluğun yılları arasında gerçekleştirilmesini planladığı “Araştırma, Teknolojik Gelişme ve Demonstrasyon faaliyetlerini” kapsayan bir çerçeve programdır. 1

1.1 Önemli Ulaşım Adresleri

1.2

1.3

1.4 * Training networks require minimum 3

1.5

1.6

1.7

1.8

2 FP6 Hakkında Genel Bilgilere Ulaşılmasını Sağlayan İki Temel Doküman : 1 – The Sixth Framework Programme in Brief 2 – Participating in European Research – Guide for Applicants under the Sixth Framework Programme

– The Sixth Framework Programme in Brief (30 Sayfa) Kapsamı : - FP6 Programının temel özellikleri ve diğer programlardan farkları - Programın içerdiği faaliyetler, Finansman Planı, Tematik Alanlar, Proje Çeşitleri vb. Hakkında yönlendirici bilgiler

2.1.2 Kapsamı (devam): - Detaylı ve doğru bir proje hazırlayabilmek için ulaşılması gereken dokümanlara ve web sayfalarına yönlendirme - Proje Önerisi ve Çağrıları ve ilgili olarak yardım alınacak kaynaklar ve ulaşılması gereken bilgiler

TABLE OF CONTENTS THE SIXTH FRAMEWORK PROGRAMME (FP6) AT A GLANCE INTRODUCTION WHY EUROPEAN RESEARCH? BASIC FEATURES OF FP THE SPECIFIC PROGRAMMES WHICH TYPE OF PROJECT TO CHOOSE –AVAILABLE INSTRUMENTS AND SCHEMES THE SIXTH FRAMEWORK PROGRAMME –SCHEMATIC OVERVIEW OF SPECIFIC PROGRAMMES, THEMATIC AND HORIZONTAL PRIORITIES AND INSTRUMENTS …21 4 INDICATIVE BUDGET BREAKDOWN OF FP WHO CAN PARTICIPATE?

TABLE OF CONTENTS (Devam) 6 FLOWCHART: FROM PROPOSAL TO CONTRACT CONTRACTUAL RELATIONS INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS RULES ON ETHICS TO BE APPLIED IN FP EUROPEAN INVESTMENT BANK & EUROPEAN INVESTMENT FUND –FINANCING POSSIBILITIES ACCESS TO INFORMATION AND ASSISTANCE REFERENCE DOCUMENTS:

Participating in European Research- Guide for Applicants Under the 6th Framework Programme (85 Sayfa, *PDF) Kapsamı : (Genel Yönlendirme İlkeleri) - FP6’in içeriğinin açıklanması - Kimler katılabilir - FP6’ e nasıl katılınır? - Tematik Alanlar - FP6’ in Diğer Öncelikleri - Gerekli Bilgi Kaynakları

3

3.1

3.2

3.3 EU(European Union)

3.4 EU (European Union)

Submission and Analysis of Expressions of Interest Call for Proposals Pre-Registration Pre-Proposal Check Receipt of Outline Proposals Evaluation of Outline Proposals Receipt of full proposals Rejection of Outline Proposals Receipt of Full Proposals Evaluation of Full Proposals Ethical Review Rejection of Full Proposals Contract Negotiation Contract Signature One-step ProcedureTwo-step Procedure Negotiation Failed 3.5

4 Proje-Hazırlık Öncesi Faaliyetlerde Dikkat Edilecek Noktalar - Güçlü bir proje ana temasının varlığı ve EU kriterlerine genel uygunluğu (Avrupa’ya katma değer getirmesi, bilimsel mükemmeliyet, ve kalıcı büyük araştırma network’larının kurulması gibi boyutlar) - Expressions of Interest’ in zamanında sunulması. (Bazı öneri sunum çağrılarından önce EOI sunulması istenebilir. Genel eğilimi belirleyici mahiyette bir ön çalışmadır)

Proje-Hazırlık Öncesi Faaliyetlerde Dikkat Edilecek Noktalar (devamı) - Proje önerisi çağrıları (call for proposals) nın izlenmesi - Official Journal of the European Communities’ de yayınlanır. ( - Cordis kanalıyla geniş kapsamlı olarak duyurulur. (Bu duyurular prosedür ve zamanlamayı da içerir) ( 4.1

Proje-Hazırlık Öncesi Faaliyetlerde Dikkat Edilecek Noktalar (devamı) - Proje önerisi “call for proposal” a tam olarak uygun olmalıdır. Bu çerçevedeki tekliflerin içerisinden “en yüksek kaliteyi” sergileyen projeler seçilecektir. - Genel olarak projelerin hazırlanması ve sunulması için 3 aylık bir süre verilmektedir. 4.2

* Proje Sunumlarında Son Başvuru Tarihleri -Periodic Calls : Normal olarak ilan tarihinden itibaren 3 ayın sonunda) - Open Calls : Son yılın, sonuna kadar. (SME, networks for RTD, training e.g) - Dedicated Calls : Her yıl periodik olarak Resmi Gazetede belirli bir başvuru tarihi ile yayımlanır. (Belirli konular üzerinde) - Proje için; NoE/IP/STREP/STRIP gibi enstrümanlardan hangisinin uygun olduğu doğru bir şekilde kararlaştırılmalıdır. 4.3

4.4 -Daha sonra seçilen alandaki Work Program incelenerek faaliyetler belirlenmelidir. - Her bir call for proposal’ ın kendine özgü bir Info Pack’i vardır. (Bütün gerekli ve faydalı dokümanları içerir) - Ulusal İrtibat Noktalarından (NCP) (Türkiye’ de TÜBİTAK) - CORDIS web sitesi’nden (Word, PDF veya HTML formatında-herbir tematik alanın ana sayfasında) temin edilebilir

- Öneri Sunumu : - Elektronik proposal submission system (EPSS) (2003 başından itibaren CORDIS vasıtasıyla mümkün) (henüz açılmadı) - Posta ile ve belirtilen şartlara göre gönderilmelidir. - Adres: * Komisyon’a posta ile gönderme adresi: FP6-Research Proposals (Call Identifier.....) European Commission B-1049 Brussels 4.5

* Elden veya kurye yolu ile : FP6 – Research Proposals (Call Identifier ) European Commission Rue de Geneve, 1 B-1140 Brussels 4.6

5 EU (European Union)

Proje-hazırlık aşamasında üzerinde durulması gereken noktalar -İlgili Info Pack’in çok iyi incelenmesi ve bu amaçla hazırlanmış olan checklist’lerin göz önünde bulundurulması - Seçileçek partner’in hukuki açıdan, statü açısından vb. yönlerden size ve projenize katkı sağlayacak olmasına dikkat ederek, CORDIS’ den veya diğer kaynaklardan partner search araştırmasının yapılması ve ilişkinin kurulması (Enstrümanlarda sayısı tanımlanıyor) 5.1

Project and Partner Search Resources Proje yönetimi, içerik, etik konular, sunuş ve sonuç açısından, Komisyon’un beklentisi olan “yüksek kaliteyi” yakalamaya özen gösterilmesi - Kontratın şartlarının, partner’lerinizce iyi anlaşılıp, anlaşılmadığının kontrol edilmesi 5.2

- Önerinizin rekabet edici olması gerektiğinden zayıf nokta kalmamasına özen gösterilmesi (eğer bütün katılımcılar uygun bulursa dışarıdan bağımsız bir değerlendirilme yaptırılması) - Öneri sunmadan önce şekli ve idari açıdan bütün kriterlere uygunluğunun kontrol edilmesi (Sunuş tarihi, kopya sayısı, paketleme şartları, yetkili imza, hukuki ve mali bilgiler, vs.) Bunlara uyulmazsa Komisyon öneriyi baştan reddeder. 5.3

6 Document: MS/AS 2002/02 revised March 2003 OUTLINE OF BASIC CONTRACT FOR 6FP CORE CONTRACT 1 – Scope 2 – Constitution of the consortium 3 – Evolution of the consortium 4 – Entry into Force of the Contract and Duration of the Project 5 – Community financial contribution 6 – Reporting periods 7 – Reports 8 – Payment modalities 9 – Special clauses (these are specific to the project: some examples of such cases are below)

10 – Amendments 11 – Communication 12 – Applicable law 13_ Jurisdiction 14 – Annexes (forming an integral part of the contract Annex I – technical annex regarding tasks to be carried out (specific to this contract) Annex II – general conditions (applicable to all contracts) Annex III –provisions specific to this instrument (applicable to all contracts using this specific instrument eg. integrated projects, networks of excellence etc.) Annex IV – Form A – contractors adhesion to contract Annex V – Form B – accession of new legal entities to the contract Annex VI – Form C – financial statement (per instrument) 6.1

Konsorsiyum - Üye veya Bağlı Ülkeler (Associate States)’ den katılmaya hak kazanmış olan katılımcılar proje kooordinatörü olabilir. - Bilimsel koordinatörün bazı hallerde, mali ve idari koordinatörden ayrı bir kişi olması istenebilir. - Konsorsiyumda en az üç üye olmalıdır, bunlardan en az ikisi Member/Associated State olmalıdır. (Work Program’ da belirtiliyor) 6.2

Konsorsiyum (devam) - Maksimum büyüklük için bir sınır yoktur “Dengeli bir uluslararası ortaklığın” sergilenmesi beklenmektedir. - Proje kaynaklarının etkin kullanımı ve hedefe ulaşılması ile orantılı büyüklükte olmalıdır (Bu aşamada, konsorsiyumu yönetmekten ziyade kurulan bir konsorsiyuma katılmanız tavsiye olunur) 6.3

Telif Hakları -Taraflar arasında bu konuda bir anlaşma imzalanmalıdır. İki türlü telif hakkı dikkate alınmalıdır. 1- Kontratın (projenin) uygulaması süresince ortaya çıkan ve daha önce var olmayan telif hakları 2- Know-how’dan önceki dönemde yani proje başlamadan önce ortakların sahip olduğu (background) telif hakları veya proje süresi esnasında proje dışında ortaya çıkan telif hakları (sideground) 6.4

6.5

6.6 Bütçe Modelleri “Cost Model” uygulanabilirliği - FP6’nın bütün enstrümanlarına uygulanabilir (NoE  Grant for Integration) (IP, STREP, SA vb  Grant to the Budget) - Specific Support Actions, HRM’de olduğu Gibi Topluluk katkısının “lump sum grant” olduğu enstrümanlara uygulanmaz. (özel bir “cost model” uygulanmakta)

- Cost Model’ler Three cost models are suggested for participants in the typical research actions:  Full Cost with actual indirect costs (FC) In this model, eligible direct and indirect costs are charged by the contractors.  Full Cost with indirect flat rate costs (FCF) In this model, eligible direct costs and a flat rate for indirect costs are charged. Thisflat rate applied is 20% of all direct eligible costs minus the cost of sub-contracts. 6.7

 Additional Costs with indirect flat rate costs (AC) In this model, eligible direct additional costs and a flat rate for indirect costs are charged. The flat rate is equal to 20% of all direct additional costs minus the cost of sub-contracts. Direct costs, direct additional costs and indirect costs are defined below: 6.9

 Direct cost are all costs that fall under the definition of eligible costs which can be charged directly to the project, and are determined by the contractor in accordance with its usual accounting practices;  Direct additional cost, are direct costs additional to the normal recurring costs of the contractor and not covered by any other sources of funding. For direct additional costs of personnel, there are three possibilities to charge these costs to the contract: 6.11

- personnel with a temporary contract for working under the Community contract concerned ; - personnel with a temporary contract with a view to completing a doctorate ; - personnel whose employment contract depends wholly or in part on additional external financing. In this case, costs charged to the project must exclude all costs covered by normal recurring financing. 6.12

 For contractors working on the full cost model, indirect costs are all eligible costs determined by the contractor, in accordance with its usual accounting practices, which are not directly attributable to the project but are incurred in direct relation to the direct costs of the project. For those contractors using either of the flat rate models (FCF, AC) a flat rate is applied to the direct costs to cover the indirect costs. 6.13

Komisyon’ca Tekliflerin Kabul Edilmesi - Kabul edilen tekliflerin koordinatörleri yazılı olarak Komisyonca bilgilendirilir - Bu bilgilendirme Komisyonun projeye parasal destek vermesi için kesin bir taahhüt anlamında değildir - Komisyonca ek-idari ve mali bilgiler istenebilir - Komisyon bu bilgilerin doğruluğunu da kontrol eder (Banka garantisi vs.) 7

7.1

Kontrat Müzakereleri ve Kontratın İmzalanması - Komisyon, proje önerisinin bütçe, teknik, mali ve hukuki yönleri üzerinde tartışma isteyebilir. - Müzakereler tamamlanınca kontrat imzalanır ve zamanlama ve konsorsiyum esaslarına göre işlemeye başlar. 8

9 ÖDEMELER - Her bir katılımcı için; tahmini çalışmasına dayanarak belirlenecek olan EU’nun projeye maksimum katkısı, kontratta belirtilecektir. - Konsorsiyum, makul bir ölçüde, kendi mali kaynaklarını kullanma hakkında sahiptir

- Kontrat ekin’de; projenin ilk 18 aylık uygulaması için kararlaştırılan detaylı “uygulama planı” ve bağlantılı mali plan yer alacaktır. Bu plan; dönem içerisinde her bir katılımcı için ön görülen tahmini harcamaları, faaliyet alanına göre alt detayları ile, belirtecektir. - Komisyon ilk 18 ay için ilk ödemeyi yapıyor. (Bkz. “Participating in European Research” sayfa 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22) 9.1

10 Komisyonun Projeyi İzleme Süreci (Monitoring Procedure) -Komisyon; kontratın ilerlemesini ve EU’ nun şartlarına uygunluğunu; proje koordinatörlerinin vereceği periodik raporlar, nihai rapor ve bunların beraberindeki harcamaları gösteren mali döküman vasıtası ile izler. - Söz konusu raporlar, Komisyon’un elemanlarınca ve Kontrat ilkelerinin ışığında incelenir.

10.1 Komisyonun Projeyi İzleme Süreci (devam) - İnceleme sonucuna göre Komisyon, projeyi desteklemeye devam edip etmeyeceğine karar verir. - Komisyon eğer gerek görürse, projenin uygulanması aşamasında değişiklikler önerebilir

Komisyonun Projeyi İzleme Süreci (devam) - İlaveten Komisyon, tamamlanmış olan bir projenin sonuçlarının nasıl uygulandığını da izleyecektir - Komisyon, bu izleme sürecinin her aşamasında bağımsız uzmanlardan yararlanabilir ve daha spesifik bilimsel, teknolojik ve mali denetimler yapabilir 10.2

11

12

13

14 WHY PROPOSALS WERE REJECTED (FP5) Consortia Make-up75 % The Relevance of the Work (EU, exploitation, dissemination)66 % Approach not convincing36 % Innovation not convincing31 % Insufficient Information21 % Poor Management20 % Out of scope of the call10 % Costs of too high10 % Source : Sample of Programme: European Commission EU(European Union)