T.C. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI Büro Yönetimi Öğretmeni Fatma GEZ BALIKESİR / BANDIRMA – İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ Büro Yönetimi ve Resmi Yazışma Kuralları Kursu

YÖNETİM FONKSİYONLARI

Hedef Saptama Hedef Saptama Planlama Planlama Örgütlendirme Örgütlendirme Komuta Komuta Koordinasyon Koordinasyon Kontrol Kontrol

HEDEF SAPTAMA Hedef saptanırken; açık, ölçülebilir ve ulaşılabilir olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir. Ulaşılması zor hedefler yönetimi zor durumda bırakabilir ayrıca yönetilen sürece zarar verebileceği gibi çalışanların motivasyonunu da azaltabilir.

PLANLAMA Bir işletme örgütünde neyin, ne zaman, nasıl, nerede ve kimlerce yapılacağını önceden kararlaştırmaktır. Planlamada yönetici personelin yetişmesi için tedbirler alır ve hizmet içi eğitim yaptırır. Planlamada yönetici personelin yetişmesi için tedbirler alır ve hizmet içi eğitim yaptırır.

PLANLAMA Bir plan içinde çalışan büro yöneticisi ani olaylarla karşılaşmaz. İleride karşısına çıkabilecek her şeyi önceden düşünerek tedbirini almış, kaynaklarını sağlamış ve gerekli emirleri vermiş, yönetmelikleri hazırlamış olur. Böylece günlük ve ani olaylar büronun amacına yönelen esas çalışmalara engel olmaz. Bir plan içinde çalışan büro yöneticisi ani olaylarla karşılaşmaz. İleride karşısına çıkabilecek her şeyi önceden düşünerek tedbirini almış, kaynaklarını sağlamış ve gerekli emirleri vermiş, yönetmelikleri hazırlamış olur. Böylece günlük ve ani olaylar büronun amacına yönelen esas çalışmalara engel olmaz.

PLANLAMA Ayrıca planlamayla aniden çıkabilecek problemler karşısında şaşkınlık, telaş ve başarısızlığa uğrama olasılığını baştan önlemiş olur. Ayrıca planlamayla aniden çıkabilecek problemler karşısında şaşkınlık, telaş ve başarısızlığa uğrama olasılığını baştan önlemiş olur.

ÖRGÜTLENDİRME Örgüt : Ortak çaba sarf ederek bir işi başarmak için bir araya gelen ve her birinin belli bir faaliyet bütünü içinde belirli görev, sorumluluk ve yetkileri bulunan bireyler veya gruplar arasındaki ilişkileri temsil eden yapıdır. Örgütleme : Beşeri, fiziksel ve teknik olanakları ve araçları, işletmenin amacını gerçekleştirecek şekilde düzenlemek ve hizmete koymak demektir.

KOMUTA ( Yöneltme) Komuta (yöneltme), örgütün amaç ve hedeflerinin gerçekleştirilmesi için iş görene iş verme, rehberlik etme faaliyetidir. Komuta (yöneltme), devamlı olarak kararlar verilmesi ve bu kararların özel ve genel emirler ve yönergeler şeklinde belirtilmesidir.

Etkin Bir Komuta Sistemi Kurmanın Temel Koşulları Örgüt içinde sürdürülen faaliyetlerde ekip ruhunun gerçekleştirilmesi, Örgüt içinde sürdürülen faaliyetlerde ekip ruhunun gerçekleştirilmesi, İş görenin her yönüyle iyi tanınması, İş görenin her yönüyle iyi tanınması, Görev ve sorumluluk üstlenemeyecek kapasitede olanların işletmeden uzaklaştırılması, Görev ve sorumluluk üstlenemeyecek kapasitede olanların işletmeden uzaklaştırılması, Yöneticinin, kişiliği ve davranışlarıyla iş görene iyi örnek olması, Yöneticinin, kişiliği ve davranışlarıyla iş görene iyi örnek olması, İş gören ile işletme arasındaki ilişkilerin yakından tanınması, İş gören ile işletme arasındaki ilişkilerin yakından tanınması, İş görenin kontrol altında tutulması, İş görenin kontrol altında tutulması,

Etkin Bir Komuta Sistemi Kurmanın Temel Koşulları Yöneticinin, astlarıyla sıkı toplantılar yapıp, astlarından yazılı veya sözlü raporlar alması, Yöneticinin, astlarıyla sıkı toplantılar yapıp, astlarından yazılı veya sözlü raporlar alması, Yöneticinin ayrıntılar içinde boğulmaması, Yöneticinin ayrıntılar içinde boğulmaması, İş görenin birlik, fedakarlık ve çalışma ruhunun canlı tutulması, İş görenin birlik, fedakarlık ve çalışma ruhunun canlı tutulması, Astlara örgüt içinde yetenek ve becerilerine uygun düşen pozisyonları verilmesi, Astlara örgüt içinde yetenek ve becerilerine uygun düşen pozisyonları verilmesi, İyi bir cezalandırma ve ödüllendirme sisteminin oluşturulması, İyi bir cezalandırma ve ödüllendirme sisteminin oluşturulması, Astlara hatalarında hoşgörülü davranılıp, gelişmelerine yardımcı olunması. Astlara hatalarında hoşgörülü davranılıp, gelişmelerine yardımcı olunması.

KOORDİNASYON Yönetimin ya da örgütün amacını gerçekleştirebilmesi için ilgili tüm birimler ve kişilerin uyum içinde hareket etmesidir.

KOORDİNASYON Örgütlerde iş ve eylem birliği gereklidir. Koordinasyon sadece örgüt içi değil diğer kurum ve kuruluşlarla da gereklidir.

KONTROL Gerçekleşen durumun planlarla karşılaştırılması ve durum, planlardan saptığı takdirde gerekli düzeltmelerin yapılmasıyla ilgilidir.

KONTROLÜN AMACI Tüm birimlerin aksayan yönlerini saptamak. Tüm birimlerin aksayan yönlerini saptamak. İşletmedeki aksaklıkları işletme politikaları doğrultusunda değiştirmek için, örgüt kademelerini bilgilendirmek İşletmedeki aksaklıkları işletme politikaları doğrultusunda değiştirmek için, örgüt kademelerini bilgilendirmek Plan ve programları gözden geçirmek, aksayan uygulamaları plandan çıkarmak, yeni yöntemleri uygulamak. Plan ve programları gözden geçirmek, aksayan uygulamaları plandan çıkarmak, yeni yöntemleri uygulamak. Performans standartları oluşturmak ve performansı ölçmek, Performans standartları oluşturmak ve performansı ölçmek, Standartlarla gerçek sonuçları kıyaslamak Standartlarla gerçek sonuçları kıyaslamak

KONTROL SİSTEMİ İÇİN GEREKLİ KOŞULLAR Kontrol kapsayıcı olmalıdır. Kontrol kapsayıcı olmalıdır. Örgütsel yapıya uygun olmalıdır. Örgütsel yapıya uygun olmalıdır. Kontrol ekonomik olmalıdır. Kontrol ekonomik olmalıdır. Kontrol sistemi esnek olmalıdır. Kontrol sistemi esnek olmalıdır. Kontrol tarafsız olmalıdır. Kontrol tarafsız olmalıdır. Kontrol düzeltici eylemi göstermelidir. Kontrol düzeltici eylemi göstermelidir.

Dinlediğiniz İçin Teşekkürler….. Teşekkürler…..