TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ TS EN ISO 9001:2000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ DOKÜMANTASYON EĞİTİM NOTU

Amaç ve Kapsam TS EN ISO 9001:2000 standardına göre bir kalite yönetim sistemi kurmak, uygulamak ve kalite yönetim sistemini sürekli iyileştirmek isteyen kuruluşlara, bu standardın gerektirdiği dokümanların hazırlanmasında faydalanabilecekleri bilgileri sağlamak. Bu eğitim, TS EN ISO 9001:2000 standardının gerektirdiği; Kalite politikası, hedeflerle ilgili beyanları, Kalite El Kitabını, Bu standardın ön gördüğü prosedürleri, Proseslerin etkin planlanması, uygulanması ve kontrolü için ihtiyaç duyulan dokümanları, Bu standardın öngördüğü kayıtları kapsar.

Yöntem Kalite yönetim sistemi dokümantasyon ihtiyaçların tanımlanması, örneklerle açıklanması ve pratik çalışmalarla desteklenmesi temel alınmıştır. Not 1:TS EN ISO 9001:2000 standardı müşteri şartlarını karşılama sureti ile müşteri memnuniyetini artırmak için kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi uygulanması ve etkinliğinin iyileştirilmesinde PROSES YAKLAŞIMININ benimsenmesini teşvik eder. Bu nedenle; Bu eğitimde proses yaklaşımı için kuruluşun ihtiyaç duyabileceği dokümantasyon şartlarının yanında kuruluşlara proses yaklaşımının kurulması ve uygulanması için katkı sağlanması amaçlanmıştır.

Not 2: Bu eğitimde TS EN ISO 9001:2000 standardının dokümantasyon şartları pratik çalışmalar ve örneklerle açıklanır. Pratik çalışmalarda kullanılan örnek dokümanlar kuruluşun yapısına, büyüklüğüne, çalışanlarına, ürettiği ürüne göre değişiklik gösterebilir.

Kalite Yönetim Sistemleri – Temel Kavramlar, Terimler ve Tarifler 1- Genel Aşağıda verilmiş olan TS EN ISO 9000 standart ailesi, her tip ve büyüklükte kuruluşların etkin bir kalite sistemi uygulamalarını ve çalıştırmalarını desteklemek için geliştirilmiştir. TS EN ISO 9000 standardı kalite yönetim sisteminin temellerini açıklar ve kalite yöntemleri için terminolojiyi belirler. TS EN ISO 9001 standardı bir kalite yönetim sistemi için, bir kuruluşun müşteri ve uygulanabilir mevzuat şartlarını karşılayan ürünleri sağlama yeteneğini göstermek ihtiyacında olduğu ve müşteri tatminini arttırmayı amaçladığı durumlarda gerekli olan şartları belirler. TS EN ISO 9004 standardı kalite yönetim sisteminin etkinliğini ve verimliliğini dikkate alan kılavuz sağlar. Bu standardın amacı kuruluş performansının iyileştirilmesi ve müşterilerin ve diğer ilgili tarafların tatminidir. TS EN ISO 19011 kalite ve çevre yönetim sistemleri tetkiki için kılavuz sağlar

2- Kalite Yönetim Prensipleri Bir kuruluşu başarılı bir şekilde idare etmek ve çalıştırmak için, kuruluşu sistematik ve saydam bir şekilde yönetmek ve kontrol etmek gereklidir. Başarı, bütün ilgili tarafların ihtiyaçları ele alınırken, performansı sürekli olarak iyileştirmeye yönelik olarak tasarımlanan bir yönetim sisteminin uygulanmasından ve sürdürülmesinden gelir. Üst yönetim tarafından, kuruluşu iyileştirilmiş performansa doğru yöneltmek için kullanılmak üzere sekiz adet kalite yönetim prensibi tanımlanmıştır.

Müşteri odaklılık (5.2-7.2-8.2.1) Liderlik (5.5.1- 5.5.3 – 5.6) Kişilerin katılımı (6.2) Proses yaklaşımı(0.2-4.1) Yönetimde sistem yaklaşımı Sürekli iyileştirme Karar vermede gerçekçi yaklaşım Karşılıklı yarara dayalı tedarikçi ilişkileri Bu sekiz adet kalite yönetim prensipleri TS EN ISO 9000 standart ailesi içindeki kalite yönetim sistemi standartları için temel oluşturur.

3-Terimler ve Tarifler TS EN ISO 9001:2000 standardının tüm kullanıcılar tarafından aynı şekilde anlaşılması için, yayınlanan TS EN ISO 9000:2000 standardının rehber olarak kullanılması dokümanların hazırlanmasında büyük kolaylık sağlayacaktır. TS EN ISO 9000:2000 “Kalite Yönetim Sistemleri-Temel Kavramlar, Terimler ve Tarifleri” standardında, dokümantasyon ile ilgili ve ilişkili terimler aşağıda verilmiştir.

Kalite Yapısal özellikler (madde 3.5.1) takımının şartları (madde 3.1.2) yerine getirme derecesi. Not 1: “Kalite” terimi zayıf, iyi veya mükemmel gibi sıfatlar ile beraber kullanılabilir. Not 2: “Yapısal” sözcüğü “verilenin, (atanan’ın) aksine olarak, özellikle bir kalıcı özelliğin bir şeyde bulunması anlamındadır.

Şart Genellikle ima edilen veya zorunlu olarak beyan edilen ihtiyaç veya beklenti. Not 1: “Genellikle ima edilen” ifadesi, kuruluş (madde 3.3.1) onun müşterileri (madde 3.3.5) ve diğer ilgili taraflar (madde 3.3.7) için, dikkate alınan ihtiyaç veya beklentinin kastedildiğine ifade eden alışılmış veya genel bir uygulama anlamındadır. Not 2 : Özel bir şart tipini mesela kalite yönetimi, müşteri şartlarında olduğu gibi, belirlemek için bir niteleyici kullanılabilir. Not 3: Belirtilmiş bir şart, mesela bir dokümanda, beyan edilen şarttır. Not 4: Şartlar, farklı ilgili taraflarca oluşturulabilir.

Müşteri Tatmini Yönetim Sistemi Müşterinin, şartların yerine getirildiğinin, müşteri tarafından algılanan tatmin derecesi. Not 1: Müşteri şikayetleri, düşük müşteri tatmininin yaygın bir göstergesidir. Not 2: Hatta, müşteri ile mutabık kalınmış ve şartların yerine getirilmiş olması bile, zorunlu olarak yüksek bir müşteri tatminini ima etmez. Yönetim Sistemi Politika ve hedefleri oluşturma ve bu hedefleri başarma sistemi (Madde 3.2.1) Not: Bir kuruluşun yönetim sistemi, (madde 3.3.1) kalite yönetim sistemi (madde 3.2.3), finansal yönetim sistemi veya çevre yönetim sistemi gibi farklı yönetim sistemlerini içerebilir.

Kalite Yönetim Sistemi Bir kuruluşu (madde 3.3.1) kalite (madde 3.1.1) bakımından idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemi (madde 3.2.2). Kalite Politikası Bir kuruluşun (Madde 3.3.1) (üst) yönetimi (madde 3.2.7) tarafından resmi olarak ifade edilen kalite (madde 3.1.1.) ile ilgili bütün amaçları ve idaresi. Not 1: Genelde, kalite politikası kuruluşun genel politikası ile tutarlıdır ve kalite hedeflerini (madde 3.2.5) tespit etmek için bir çerçeve sağlar. Not 2: Bu standardda verilen kalite yönetim prensipleri kalite politikasının oluşturulması için bir temel teşkil edebilir. (madde 0.2)

Kalite Hedefi Kalite Planlaması Kalite (Madde 3.1.1) ile ilgili olarak aranan veya amaçlanan bir şey. Not 1: Kalite hedefleri genelde kuruluşun kalite politikasına (madde 3.2.4) dayanır. Not 2: Kalite hedefleri genelde kuruluş (madde 3.3.1) içindeki ilgili fonksiyonlar ve seviyeler için belirtilir. Kalite Planlaması Kalite hedeflerinin (Madde 3.2.5) saptanmasına odaklanan, gerekli çalıştırma proseslerini (Madde 3.4.1) ve kalite hedeflerini yerine getirmek için ilgili kaynakları belirleyen kalite yönetiminin (madde 3.2.8) bir kısmı. Not: Kalite planlarının (madde 3.7.5) oluşturulması, kalite planlamasının bir parçası olabilir.

Kalite Kontrol Müşteri Kalite yönetiminin (madde 3.2.8), kalite şartlarının (Madde 3.1.2) yerine getirilmesine odaklanmış bir parçası. Müşteri Bir ürünü (Madde 3.4.2) alan kuruluş (madde 3.3.1) veya kişi. Örnek, tüketici, müşteri (client), (son) kullanıcı, perakendeci, yararlanan ve satın alan. Not: Bir müşteri kuruluşun içinden veya dışından olabilir.

Proses Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetler takımı. Not 1: Genel olarak bir prosesin girdileri, diğer proseslerin çıktılarıdır. Not 2: Genel olarak, bir kuruluş (madde 3.3.1) içindeki prosesler, katma değer sağlamak için kontrollü şartlar altında planlanır ve gerçekleştirilir. Not 3: Son ürünün (madde 3.4.2) uygunluğunun (madde 3.6.1) hemen veya ekonomik olarak doğrulanamadığı bir proses sıklıkta “özel proses” olarak belirlenir.

Ürün Bir prosesin (Madde 3.4.1) sonucu. Not : Dört genel ürün kategorisi mevcuttur. Bunlar aşağıda verilmiştir. Hizmetler (mesela, taşımacılık) yazılım (mesela, bilgisayar programı, sözlük) donanım (mesela, motorun mekanik parçası) prosesten geçmiş malzemeler (mesela, makine yağı) Bir çok ürün, farklı genel ürün kategorisine ait olan elemanlar içerir. Bu takdirde ürünün hizmet mi, yazılım mı, donanım mı veya prosesten geçmiş malzeme mi olduğu, baskın (başat) elemana bağlı olur. Mesela sunulan ürün “otomobil” donanımdan (mesela lastikler), prosesten geçmiş malzemeden (mesela, yakıt, soğutma sıvısı), yazılım (mesela motor kontrol yazılımı, sürücü el kitabı) ve hizmet, (mesela satıcı tarafından verilen kullanma kılavuzu) ten oluşabilir.

Prosedür Önleyici Faaliyet Bir faaliyeti veya bir prosesi (madde 3.4.1) icra etmek için belirlenen yol. Not 1: Prosedürler dokümante edilebilir veya edilmeyebilir. Not 2: Bir prosedür dokümante edildiğinde “yazılı prosedüre” veya “dokümante edilen prosedür” terimi sıklıkla kullanılır. Bir prosedürü içerene doküman (Madde 3.7.2) “prosedür dokümanı” olarak adlandırılabilir. Önleyici Faaliyet Potansiyel bir uygunsuzluğun (Madde 3.6.2) sebebinin veya diğer istenmeyen potansiyel durumların bertaraf edilmesi için yapılan faaliyet. Not 1: Herhangi bir potansiyel uygunsuzluk için birden fazla sebep olabilir. Not 2: Önleyici faaliyet meydana gelmeyi önlemek için yapılır; düzeltici faaliyet ise tekrar meydana gelmeyi önlemek için yapılır

Düzeltici Faaliyet Düzeltme Saptanan bir uygunsuzluğun (Madde 3.6.2) sebebini veya diğer istenmeyen durumu yok etmek için yapılan faaliyet. Not 1: Bir uygunsuzluğun birden fazla sebebi olabilir. Not 2: Düzeltici faaliyet, tekrar meydana gelmeyi önlemek için yapılır. Önleyici faaliyet ise meydana gelmeyi önlemek için yapılır. Not 3: Düzeltme (Madde 3.6.6.) ile düzeltici faaliyet arasında fark vardır. Düzeltme Saptanan uygunsuzluğu (madde 3.6.2) gidermek için yapılan faaliyet. Not 1: Düzeltme, düzeltici faaliyet (Madde 3.6.5) ile beraber yapılır. Not 2: Bir düzeltme, tekrar işleme (Madde 3.6.7) veya yeniden derecelendirme (madde 3.6.8) gibi olabilir.

Bilgi Doküman Anlamlı veri Bilgi (madde 3.7.1) ve onun destekleyici ortamı. Örnek, kayıt, (madde 3.7.6) özellik (madde 3.7.3), prosedür dokümanı, çizim, rapor, standart. Not 1: Ortam; kağıt, manyetik, elektronik veya optik bilgisayar disketleri, fotograf veya mastar numune veya bunların birleşimi olabilir. Not 2: Bir dokümanlar takımı, mesela, özellikler ve kayıtlar, sıklıkla “dokümantasyon” olarak adlandırılır. Not 3: Bazı şartlar (madde 3.1.2); (mesela okunabilirlik şartı) bütün doküman tiplerine uygulanır, bununla birlikte özellikler (mesela revizyon ile kontrol edilmek için şart) ve kayıtlar (mesela geri çekilebilme şartı) için farklı şartlar olabilir.

Şartname Kalite El Kitabı Şartları (madde 3.1.2) belirten doküman (Madde 3.7.2) Not: Bir şartname faaliyetlerle (mesela, prosedür dokümanı, proses şartnamesi ve deney şartnamesi) veya ürünlerle (madde 3.4.2) (mesela ürün şartnamesi, performans şartnamesi ve çizim) ile ilgili olabilir. Kalite El Kitabı Bir kuruluşun (madde 3.3.1) kalite yönetim sistemini (madde 3.2.3) belirleyen doküman (Madde 3.7.2) Not: Kalite El Kitapları, münferit bir kuruluşun karmaşıklığına ve büyüklüğüne uygun olarak format ve ayrıntı bakımından değişebilir.

Kalite Planı Belirli bir projeye (madde 3.4.3), ürüne (Madde 3.4.2) prosese (madde 3.4.1) veya sözleşmeye hangi prosedürlerin (Madde 3.4.5) ve ilgili kaynakların kim tarafından ve ne zaman uygulanacağını belirleyen doküman (Madde 3.7.2) Not 1: Bu prosedürler genelde, kalite yönetim prosesleri ve ürün gerçekleştirme prosesleri ile ilgili olanları kapsar. Not 2: Kalite planı sıklıkla kalite el kitabının (madde 3.7.4) bölümlerine veya prosedür dokümanlarına atıf yapar. Not 3: Kalite planı, kalite planlamasının (madde 3.2.9) sonuçlarından biridir.

Kayıt Elde edilen sonuçları beyan eden veya gerçekleştirilen faaliyetin delilini sağlayan doküman (madde 3.7.2) Not 1: Kayıtlar, izlenebilirliği (madde 3.5.4) doküman haline getirmek için ve doğrulamanın (madde 3.8.4) önleyici faaliyetin (madde 3.6.4) ve düzeltici faaliyetin (madde 3.6.5) delilini sağlamak için kullanılabilir. Not 2: Genellikle kayıtların revizyon kontrolü altında bulunması gerekli değildir.

TS EN ISO 9001:2000 standardında yer alan dokümantasyona ilişkin şartlar; 4.2 Dokümantasyon Şartları 4.2.1 Genel 4.2.2 Kalite El Kitabı 4.2.3 Dokümanların Kontrolü 4.2.4 Kayıtların Kontrolü başlıkları ile tanımlanmıştır.

4.2 Dokümantasyon Şartları 4.2.1 Genel Kalite yönetim sistemi dokümantasyonu; a)Kalite politikasının ve kalite hedeflerinin doküman haline getirilmiş beyanlarını, b)Kalite el kitabını, c)Bu standardın öngördüğü dokümante edilmiş prosedürleri, d)Proseslerin etkin planlanmasını, uygulanmasını ve kontrolünü sağlamak için kuruluşun ihtiyaç duyduğu dokümanları, e) Bu standardın öngördüğü kayıtları (madde 4.2.4) içermelidir. Not 1-Bu standardda “dokümante edilmiş prosedür” ifadesi görüldüğü yerlerde, bu prosedürün oluşturulmuş, dokümante edilmiş, uygulanmış ve sürekliliğinin sağlanmış olduğu anlaşılır. Not 2- Bir kalite yönetim sisteminin dokümantasyonunun içeriği aşağıda verilenlere bağlı olarak bir kuruluştan bir diğerine farklılık gösterir: a) Kuruluşun büyüklüğü ve faaliyetlerin özelliği, b) Proseslerin karmaşıklığı ve bunların aralarındaki etkileşim, c) Personelinin yeterliliği, Not 3: Dokümantasyon herhangi bir ortam veya yapıda olabilir.

Kalite yönetim sistemi bir dokümanlar sistemi demek değildir. Kuruluşlar kalite yönetim sistemi dahilinde doküman ihtiyaçlarını belirlerken, YAPTIĞINI YAZ – YAZDIĞINI YAP anlayışı TS EN ISO 9001-2-3:1994 için ne kadar yanlış ise TS EN ISO 9001:2000 standardının dokümantasyonu azalttığı, sadece altı prosedür ve kalite el kitabından ibaret olduğu anlayışı da o ölçüde yanlıştır. Kalite yönetim sistemi bir dokümanlar sistemi demek değildir. Dokümantasyon ihtiyacı standardın şartlarına ve kuruluşun ihtiyaçlarına bağlıdır, kuruluş bu ihtiyaçlarını belirlerken ; Kuruluşun büyüklüğü, Faaliyetlerin içeriği, Personelin yeterliliği ve yetkinliği, Proseslerin karmaşıklığı ve aralarındaki etkileşimleri dikkate alınır.

TS EN ISO 9001:2000 standardının dokümantasyon şartları madde 4. 2 TS EN ISO 9001:2000 standardının dokümantasyon şartları madde 4.2.1 ‘de açık olarak belirtilmiştir. Bunlar; Kalite politikası, hedeflerle ilgili beyanları, Kalite El Kitabını, Bu standardın ön gördüğü prosedürleri, Proseslerin etkin planlanması, uygulanması ve kontrolü için ihtiyaç duyulan dokümanları, Bu standardın öngördüğü kayıtları Kalite yönetim sisteminde kullanılan tüm dokümanlar kalite el kitabında veya referans gösterdiği diğer dokümanlarda tanımlanır.

1.Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri Bir kuruluşun yönetimi tarafından resmi olarak ifade edilen kalite ile ilgili tüm amaçları ve idaresi (TS EN ISO 9000) TS EN ISO 9001:2000 standardının kalite politikası ile ilgili şartları standardın 5.3 maddesinde tanımlanmıştır. 5.3 Kalite Politikası Üst yönetim, kalite politikasının; a) Kuruluşun amacına uygunluğunu, b) Kalite yönetim sisteminin şartlarına uyma ve etkinliğinin sürekli iyileştirme taahhüdü içermesini, c) Kalite hedeflerinin oluşturulması ve gözden geçirilmesi için bir çerçeve oluşturulmasını, d) Kuruluş içinde iletilmesini ve anlaşılmasını, e) Sürekli uygunluk için gözden geçirilmesini, sağlamalıdır.

Kalite politikası ve kalite hedefleri, kuruluşun idare edilmesi için bir odak noktası sağlamak amacı ile oluşturulur. Bunların her ikisi de arzu edilen sonucu tayin eder ve kuruluşa bu sonuçları elde etmek için kaynaklarını kullanmada yardımcı olur. Kalite politikası, kalite hedeflerini oluşturmada ve gözden geçirmede bir çerçeve sağlar. Kalite yönetim prensipleri kalite politikasının oluşturulması için bir temel teşkil edebilir. Kalite politikasının oluşturulmasında TS EN ISO 9001:2000 standardının 5.3 maddesinde belirtilen şartlara ilave olarak aşağıda belirtilen konular ele alınabilir. müşteri tatmini ürün kalite düzeyi ürün güvenilirliği çalışanların katılımı tedarikçilerle ilişkiler çevre kaynak iyileştirilmesi

Kalite politikası yukarda belirtilen hususları içerecek şekilde ve kuruluşun amacına uygun olarak herhangi bir şekilde veya ortam tipinde dokümante edilebilir. Kalite politikası, kalite el kitabında, basılı kopya olarak, panolarda, kartlarda,afişlerde Manyetik ortamda vb. dokümante edilip iletilmesi ve eğitimlerle desteklenmesi sağlanır.

KALİTE POLİTİKASI ÖRNEĞİ; Müşteri tatminini en üst seviyede tutabilmek amacıyla; ürünlerimizi milli ve milletlerarası standardlara uygun üretmek, kalite yönetim sistemi şartlarına uymak, çalışanlarımızın memnuniyeti ve katılımı ile kalite yönetim sistemimizi sürekli iyileştirmek kuruluşumuzun kalite politikasıdır. Genel Müdür

1.2-Kalite Hedefleri; TS EN ISO 9001:2000 standardının kalite hedefleri ilgili şartları standardın 5.4.1 maddesinde tanımlanmıştır. 5.4.1 Kalite Hedefleri Üst yönetim, kuruluş içinde, ürün (madde 7.1 a) şartlarının karşılanması için gerekli olan şartlar da dahil olmak üzere, kalite hedeflerinin kuruluşun ilgili fonksiyon ve seviyelerinde oluşturulmasını sağlamalıdır. Kalite hedefleri ölçülebilir olmalı ve kalite politikası ile tutarlı olmalıdır.

Kalite hedefleri, kalite ile ilgili çalışmaların yönetildiği bağımsız varış noktalarıdır. Bu hedefler belirlenmeli ve dokümante edilmelidir. Kalite politikası kalite hedefleri için bir çerçeve oluşturur. Kalite politikasının içerdiği hususları destekleyici hedefler belirlenmelidir. Kalite hedefleri belirlenirken, kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesi için alanlar belirlenmeli ve öncelikle bu alanlar için kalite hedefleri belirlenmelidir.

Müşteri şikayetleri, Müşteri anket sonuçları, Müşteri iadeleri, Ürün tesliminde termin ve miktara uyma, Yeniden işleme, Tedarikçi performansları, Satınalma süreleri, Iskartalar, Hurdalar, Personele verilen eğitim İç tetkikler Verimlilik vb. birçok konuda kalite hedefi belirlenebilir.

Kalite hedefleri, kuruluşun ilgili fonksiyon ve seviyelerinde oluşturulmalıdır, Hedefler ölçülebilir ve kalite politikası ile uyumlu olmalıdır. Sürekli iyileştirme taahhüdü ile uyumlu hedefler belirlenmelidir, Hedeflere ulaşılması iyileştirmenin gösterilmesinin oldukça iyi bir yoludur. Ölçülebilir kalite hedefleri belirlenirken; mevcut durum, hedeflenen nokta ve hedefe ulaşabilmek için öngörülen süre mutlaka belirlenmelidir.

Kalite Hedefleri Örnekleri *......yılı içinde müşteri iadelerini % 0,20 den % 0,15’e indirmek, *..... yılı inçinde ürün kalitesi memnuniyet oranını % 90 yapmak (Anket verileri) *......yılı içinde hurda oranını % 3 den % 2’ye düşürmek, *..... yılı içinde ürün teslim terminlerine 71 gün toleranslarla, % 98 uyum sağlamak *.... yılının ilk altı ayında tedarikçilerimizin % 75’ini tetkik etmek *.... yılı içinde personele ortalama kişi başına 40 saat/yıl eğitim sağlamak, *.... yılı içerisinde çalışan kişi başına üretimi 161 t/ay a çıkarmak.

2- Kalite El Kitabı Kalite El Kitabı, bir kuruluşun kalite yönetim sistemini tanımlayan dokümandır. Kalite el kitapları, kuruluşun karmaşıklığına ve büyüklüğüne uygun olarak format ve ayrıntı bakımından değişebilir. 2.1- Kalite El Kitabının Amacı Kalite el kitabının hazırlanmasındaki amaç, kalite yönetim sisteminin tanımlamasının yapılması, sistemin uygulanması ve sürdürülmesi için kalıcı bir rehber olarak görev yapmasıdır. Kalite el kitabı, kuruluş için bir bilgi bankası olarak hizmet edebilir.

Kalite el kitabı, ayrıca aşağıdaki amaçlar için de kullanılabilir. Kuruluşun fonksiyonları ve kişiler arasındaki iletişimi geliştirir. Kalitenin kuruluşta nasıl yönetildiğini açıklayarak eğitim desteği sağlar. Kuruluşun müşterilerine, belgelendirme kuruluşlarına ve diğer ilgili taraflara kalite sisteminin sistematik bir tarzda planlanmış olduğunu gösterir. Kuruluşun ulusal ve uluslar arası iş gereksinimlerini karşılama yönündeki çabalarını gösteren bir pazarlama aracı olarak kullanılabilir.

Kalite El Kitabının Hazırlanma Aşamaları: Kalite el kitabının hazırlanmasında aşağıdaki aşamalar sözkonusudur: İlk basamak olarak, kaliteyle ilgili tüm dokümanlar listelenmeli ve her birinden birer kopya el kitabı hazırlamaktan sorumlu kişi/kişilere verilmelidir. Her bir proses üzerinde çalışılmalı ve faaliyetlerin akış şemaları hazırlanmalıdır. Prosesler arasındaki ilişkiler ve etkileşimler değerlendirilmelidir. Proses akış şemaları gözden geçirilerek, bilgi eksiklikleri belirlenmelidir. Kalite sistem elemanlarının tümünün mevcut sistem içinde yer aldığı doğrulanmalı ve eksikliklerin giderilmesi için öncelikler belirlenmelidir. Taslakların hazırlanması için görev dağılımı yapılmalıdır. Kritik alanları kapsayan dokümantasyona öncelik verilmelidir. Kuruluşun faaliyet alanı çerçevesinde varsa kapsam dışı bırakılan durumlar gözden geçirilerek sebepleri ile birlikte açıklanmalıdır.

El kitabına ait taslak gerekli kişi/birimlere dağıtılarak taslak, dokümante edilmiş prosedürlerle ilgili herkese dağıtılarak görüşleri alınmalıdır. Tasarı titiz bir şekilde incelenmeli ve mümkün olduğunca sade olmasına dikkat edilmelidir. Düzeltmeler yapılmalı ve son metin hazırlanmalıdır. Yeni el kitabının kullanımı gözlenmelidir. Eğer ihtiyaçları karşılamıyorsa, sebepleri belirlenmeli ve problemler çözülmelidir. El kitabı, doküman kontrol prosedürlerine göre kabul edilmiş format çerçevesinde yayınlanmalı ve dağıtılmalıdır.

Kalite El Kitabının Hazırlanmasına İlişkin Yaklaşımlar: Kalite el kitabının hazırlanmasında, ayrı ayrı avantajları olan iki yaklaşım söz konusudur. Birinci yaklaşım, el kitabını ilgili sistem standardının madde sırasına göre hazırlamaktır. Bu, müşteriler ve 3. taraf tetkikçiler gibi kuruluş dışından olan kişilerin standarda uygunluğu değerlendirmelerinde kolaylık sağlar. Bu yöntemin dezavantajı ise kuruluşların iş akışlarıyla el kitabı arasında birebir uyum sağlanamamasıdır. İkinci yaklaşıma göre ise, el kitabı; uygulanan iş akışları ve proses sıraları temel alınarak sistem şartlarının ilgili standart maddeleri ile ilişkilerinin birarada gösterilmesi yoluyla hazırlanmasıdır.

Kalite el kitabı kuruluş için gerek duyulan kalite yönetim sistem standardının uygulanabilir tüm maddelerini kapsamalıdır. Kalite yönetim sistemi standardı dışında yer alan faaliyetlerin etkin bir şekilde kontrolü uygulanması için gerekli olan prosedürler söz konusu ise kalite el kitabına ilave edilebilir. Kalite el kitabı kalite ile ilgili olarak izlenecek politikayı ve bu politikanın uygulanması ile ilgili prosedürleri açık ve net bir şekilde ortaya koymalı ve bunları basit ve herkesin anlayacağı bir şekilde ve formatta ifade etmeli veya referans göstermelidir.

Kalite El Kitabı Aşağıdaki Bilgileri İçermeli veya Bunlara Atıfta Bulunmalıdır. Kuruluşun adı, kapsamı, uygulama alanı, İçindekiler tablosu Söz konusu kuruluşu ve el kitabını tanıtıcı bilgiler, Prosesler arası etkileşimin tarifi, Kuruluşun kalite politikası, Organizasyon şeması, Kalite sisteminin uygulanabilir elemanlarının tanımı, sistem içerisinde kullanılan prosedürler veya bunlara atıfları, Gerektiğinde bir tanımlar bölümü, Çapraz referans çizelge

a) Kuruluşun Adı Kapsamı ve Uygulama Alanı Kalite el kitabında kuruluşun adı ve faaliyet alanı açıkça belirtilmelidir. Kuruluşun prosesleri ve proses etkileşimleri varsa hariç tutulan faaliyetler gerekçeleri ile birlikte açıklanmalıdır. Bu bölüm ayrıca kalite yönetim sistemi maddelerinin uygulanmasını da açıklamalıdır. b) İçindekiler Tablosu Bir kalite el kitabı içindekiler tablosunda, kitabın içindeki bölümlerin başlıkları ve sayfa numaraları gösterilmelidir. c)Çapraz Referans Çizelgesi El kitabının hangi bölümlerinin, sayfalarının uygulanan standart maddelerine karşılık geldiğini açıklayan bölümdür

d)Tanımlar Kalite el kitabının bu bölümü, kalite el kitabı içerisinde kullanılan deyim ve kavramların açıklamalarını içermelidir. Farklı kişilerce farklı anlamlar taşıyan veya belirli faaliyet alanlarında belirli bir anlam taşıyan teknik terimlerin tanımları yapılmalıdır. Yapılan tanımlar bir kalite el kitabının içeriğinin tam, net ve uyumlu bir şekilde anlaşılmasını garanti etmelidir. Mevcut kavramlara, terminolojiye, tanımlamalara ve standartlara ait referansların kullanılması tavsiye edilmelidir.

e) Tanıtıcı Sayfalar Bir kalite el kitabının tanıtıcı sayfaları kuruluş ve el kitabı hakkında genel bilgi sağlamalıdır. Kuruluşla ilgili asgari bilgi kuruluşun adını, adresini ve haberleşme vasıtalarını içermelidir. Kuruluşun faaliyet alanı, tarihçesi, büyüklüğü gibi ilave bilgilerde bu bölümde yer almalıdır. Kalite el kitabı ile ilgili tanıtıcı bilgelerde aşağıdaki hususlara da yer verilmelidir. El kitabının baskı numarası, yayın ve yürürlüğe girme tarihi, hazırlanan ve onaylanan ile ilgili bilgiler. El kitabında nasıl değişiklik yapıldığının ve nasıl muhafaza edildiğinin, içeriğinin kim tarafından onaylandığının kısa bir açıklaması. Bu bilgi ilgili standart maddesi altında da verilebilir. (Örnek sayfa .... ) Gizli bilgiler içersin veya içermesin, sadece kuruluş içi amaçlarla kullanılsın veya kullanılmasın, kalite el kitabının dağıtım listesini tespit etmek ve kontrol etmek için kullanılan yöntemlerin kısa bir açıklaması yapılmalıdır.

f) Prosesler Arası Etkileşimin Tarifi Kalite yönetim sistemi prosesleri arasındaki etkileşim uygun bir yöntemle tarif edilmelidir. g) Kalite Politikası Bu bölüm, kuruluşun kalite için izlediği politikayı, kuruluşun tespit ettiği taahhütleri, kalite ile ilgili hedefleri ana hatları ile açıklar. Ayrıca kuruluşun bütün çalışanlarınca kalite ile ilgili politikanın nasıl bilindiğini, anlaşıldığını, bütün düzeylerde bu politikanın nasıl uygulandığını ve yürütüldüğünü açıklamak zorundadır. Kalite politikasına ilişkin açıklamalar ilgili standart maddesi altında da verilebilir.

h)Organizasyon Kalite el kitabının bu bölümü kuruluşun iç yapısını açıklar ve kuruluştaki kaliteyi etkileyen faaliyetleri gerçekleştiren, yöneten ve doğruluğunu kanıtlayan görevlilerin sorumluluklarını, yetkilerini ve karşılıklı ilişkilerini ayrıntılı olarak açıklamalıdır. i)Kalite Yönetim Sistem Şartları Kalite el kitabının geri kalan kısmında, uygulanan kalite sistem standardının bütün maddeleri tarif edilmelidir. Bu tarif iyi koordine edilmiş bir kalite sistemini gösteren mantıklı bölümlere ayrılmalıdır.

3-Kalite Yönetim Prosedürleri Kalite Yönetim Sistemi prosedürleri, kaliteyi doğrudan etkileyen bir faaliyetlerin planlanması ve yürütülmesinde kullanılan ve kalite el kitabına temel teşkil eden dokümanlardır. Prosedürler aynı zamanda, kaliteyi etkileyen faaliyetleri yerine getiren, doğruluğunu kanıtlayan veya gözden geçiren personelin sorumluluklarını, yetkilerini ve bunların karşılıklı ilişkilerini farklı faaliyetin nasıl yürütülmesi gerektiğini, kullanılacak dokümanları ve uygulanacak kontrol şekillerini gerekli detayda izah etmelidir. Prosedürlerin sayısı, niteliği ve kapsamı, sistemi uygulayan kuruluş tarafından belirlenmelidir. Bu sayı ve kapsam; kuruluşun büyüklüğü ve faaliyetlerin özelliğine, proseslerin karmaşıklığı ve bunların arasındaki etkileşime personelin yeterliliğine, bağlıdır.

Bir prosedür genelde aşağıdaki hususları içerir; Kalite yönetim sistem prosedürlerindeki herhangibir faaaliyetin uygulaması detaylı bir tanımlama gerektiriyorsa, bu detaylar talimatlarda tanımlanmalıdır. Bir prosedür genelde aşağıdaki hususları içerir; Amacı, Kapsamı, Sorumlulukları:NE, KİM tarafından yapılacağını Hangi malzemelerin, ekipmanın ve dokümanların kullanılacağını, Kaydın nasıl ve nereye tutulacağını Diğer destekleyici dokümanlara atıfları

Prosedür Hazırlama Aşamaları 1.prosedür ihtiyacının belirlenmesi: 1.1 TS EN ISO 9001:2000 standardına göre hazırlanması gereken prosedürler ISO 9001:2000 standardı, aşağıda belirtilen maddeler çerçevesinde dokümante edilmiş prosedürlerin hazırlanmasını öngörmektedir. 4.2.3. Dokümanların Kontrolü 4.2.4. Kayıtların Kontrolü 8.2.2. İç Tetkik 8.3. Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü 8.5.2. Düzeltici Faaliyetler 8.5.3. Önleyici Faaliyetler

1.2 Prosesler ve diğer faaliyetler için ihtiyaç duyulan diğer prosedürler Kuruluştaki proseslerin çalıştırılması, izlenmesini desteklemek ve kontrollerinin etkinliğini sağlamak için prosedürlere ihtiyaç duyulabilir. Örnek: Satınalma prosedürü Satış-pazarlama prosedürü Tasarım prosedürü TS EN ISO 9001:2000 standardının şartlarıyla bağlantılı olarak gerçekleştirilecek faaliyetlerin etkinliği için de prosedürler hazırlanabilir. Muayene ve deney prosedürü Ürün muhafaza prosedürü Kalibrasyon prosedürü

2.Prosedürlerin hazırlanması yetkisinin verilmesi 3.Prosedür kapsamının tanımlanması 4.Mevcut bilginin toplanıp dokümante edilmesi. Herhangi bir faaliyetle ilgili hali hazırda mevcut bilgi temin edilerek dokümante edilmelidir. Burada her bir faaliyetin nasıl yürütüldüğü, her bir basamağın nasıl başlatıldığı ve bir sonraki basamağa nasıl geçirildiğinin anlaşılması sağlanmalıdır. Bu amaç için bir akış şemasının kullanılması faydalı olacaktır.

5.Taslak Prosedürünün Hazırlanması Hazırlanan prosedürün uygulanmasından sorumlu olan personelin taslağın hazırlanmasında görev alması uygun olacaktır. Bu, personeldeki sahiplenme duygusunu güçlendirerek uygulamayı kolaylaştırır, aynı zamanda uygulama ve dokümantasyon arasındaki olabilecek farklılıkları ortadan kaldırır Yalın ve anlaşılabilir olması iyi hazırlanmış bir prosedürün başlıca özelliklerindendir. Taslak, mevcut uygulamaları tanımlamalı, tasarıyı hazırlayanların/uygulayanların arzuladıkları şekilde olmalıdır. Prosedürlerde, uygulayıcıların farklı yorumuna sebep olabilecek ifadeler kullanılmamalıdır. Sıfat ve zamir kullanılmamalıdır. Önerilen iyileştirmeler yalnızca bunların kısa bir zaman içinde, örneğin geçerli doküman yayınlanmadan önce prosedüre dahil edilmelidir.

6.Taslak prosedür hakkındaki görüşlerin alınarak değişikliklerin yapılması. Prosedürle ilgili kişiler ve birimler, taslak prosedürü uygulanabilirlik açısından gözden geçirilmelidirler. Bu konudaki tüm görüşler dikkate alınmalıdır. 7.Prosedürün kullanıma sunulabilmesi için yetkilendirmenin yapılması. Düzeltmeler yapılıp kontrol edildikten sonra belirlenen kişi tarafından prosedürün onaylanması gereklidir. Prosedür daha sonra doküman kontrol prosedürüne göre ilgililere dağıtılır. 8.Prosedürün gözden geçirilmesi Prosedürde planlanmış olan faaliyetlerin uygulama ile paralelliğini sağlamak ve etkin kılmak amacıyla belli periyotlarda gözden geçirmelidir. Bu gözden geçirme sonrasında gerekirse prosedür revize edilmelidir.

Prosedürlerin Formatı Prosedürler, genellikle aşağıdaki başlıkları içerir: Amaç veya hedef: Amaç, dokümanın hazırlanmasındaki niyeti ifade eder. Örneğin dokümanların kontrolü prosedüründe amaç şu şekilde olabilir:”Bu prosedürün amacı tüm dokümanların yayımlanmasının, dağıtımının, revizyonunun ve yürürlükten kalkan dokümanların toplatılmasının sistematik olarak gerçekleştirilmesini sağlamak ve bu konudaki sorumlulukları belirlemektir.” Kapsam veya uygulama alanı: Bu bölüm, prosedürün uygulanacağı bölge, birim veya personeli belirtir. Örneğin dokümanların kontrolü prosedüründe kapsam şöyle olabilir: “ Bu prosedür, kuruluşun tümünde kalite sisteminin uygulanmasının gerektirdiği tüm kontrollü dokümanlara uygulanır.” Referanslar (İlgili Dökümanlar): Bu bölümde prosedürle ilgili tüm dış ve iç dokümanların listesi verilir. Listede bu dokümanların adları ve kodları yeralmaktadır.

Tanımlar: Üçüncü taraf tetkikçiler de dahil olmak üzere, tüm ilgililer tarafından açıklıkla anlaşılamayabilecek kelimeler, kısaltmalar ve ibareler bu bölümde açıklanır. Prosedür Detayı: Prosedür; faaliyeti nasıl, nerede, ne zaman ve neden sorularına cevap verecek şekilde tanımlamalıdır. Prosedür, ayrıca faaliyetle ilgili personel ve birimleri de içermelidir. Genelde bir faaliyetin tanımlanmasında, faaliyetle ilgili farklı görevlerin sıralamasını gözler önüne sermesi dolayısıyla akış şemalarının kullanılması faydalı olmaktadır. Sorumluluk: Prosedür, özel görevlerin icrasından sorumlu personeli açıkca belirlemelidir. Bu belirleme ayrı bir bölümde yapabildiği gibi, prosedür içinde uygun yerlerde de yapılabilir.

Prosedürün İş Akışları İle Tanımlanması Kalite yönetim sistemi dahilinde, kaliteyi doğrudan etkileyen bir faaliyetin planlanması ve yürütülmesi için oluşturulacak prosedürler iş akışları ile tanımlanabilir. Özellikle bu metot; TS EN ISO 9001:2000 standardının istediği prosedürlerde dahil proses yaklaşım modelinde belirlenen proseslerin uygulamalarının dökümante edilmesinde kullanılabilir. Ancak proseslerin uygulamalarının iş akışları ile tanımlanması proses yaklaşım modelinin bir zorunluluğu değildir. İş akışları metodu klasik anlamdaki prosedürler yerine kullanılacak ise; bu metot da her bir faaliyetin sorumlulukları, hangi dokümanların kullanılacağı, faaliyet sonuçlarının nasıl, nereye kaydedileceği açık bir şekilde tanımlanmalıdır.

-Bu faaliyetin gerçekleştirilmesi için talimata ihtiyaç var mıdır? İş akışlarının kullanılması uygulamalarının tanımlanabilmesi için pratik ve faydalı bir yoldur. Tüm faaliyetlerin her bir adımı ve detayı bir anda görülebilir. Daha açık ve anlaşılırdır. Akıcılığı sağlar. Kullanıcılar tarafından tercih edilir. Özellikle bu metot sayesinde prosedürlerin uygulanması için yöntemi tarif eden ve detay gerektiren dokümanların, kayıtların ve sorumluların belirlenmesinde ve ulaşımında kolaylık sağlar. Bunun için ; Faaliyet adımları sıralanır ve, Her bir faaliyet adımında, -Bu faaliyetin gerçekleştirilmesi için talimata ihtiyaç var mıdır? -Bu faaliyetin sonucunu kaydetmek gerekli midir? -Bu faaliyetin sorumlusu kimdir? -Bu faaliyet için kontrol gerekli midir? -Bu faaliyetin sonuçları onaylanmalı mıdır?

Soruları sorularak doküman ve kayıt ihtiyacı ortaya çıkarılır. Böylece,yöntem etkin olarak belirlenmiş olur. Talimatlar Prosedürler, bir faaliyette, neyin ne zaman ve kim tarafından yapılacağını anlatırken, talimatlar genelde bir görevin nasıl yapılacağını tanımlar. Bu yaklaşım çerçevesinde, prosedürde verilmesi uygun görülmeyen ve doküman değişiklik sisteminde zorluk yaratabilecek detaylar talimatlarda verilebilir. Hem prosedürler hem de talimatlar, icra edilecek faaliyetlerin açık olarak anlaşılmasını temin ederek, personelde olabilecek değişikliklerin prosesi kesintiye uğratmasını önlemeyi amaçlamaktadır. Talimatlar genellikle ürün veya hizmet kalitesi üzerinde etkisi olan ekipmanlar, tesisler faaliyetler ve prosesler üzerinde odaklanır.

Tipik talimat örnekleri: İmalat talimatları/cihaz çalıştırma talimatları Ambalajlama metodu, Muayene, deney talimatları ve kalibrasyon talimatları. Talimatlar, tercihen talimatı kullanacak personel tarafından kendilerinin kolaylıkla anlayabilecekleri yalın bir tarzda yazılmalıdırlar. Yorumlara açık olmamalıdır. Talimatların formatı talimatta bulunması gereken alt başlıklar prosedürlerinki ile benzerlik gösterir.

Kayıtlar Kayıtlar, icra edilen faaliyetler veya ulaşılan sonuçlar konusunda objektif delil niteliğinde olan dokümanlardır. Kayıtlar, ürün/hizmetin kalite şartlarını karşıladığı veya kalite sistem elemanlarının gerektirdiği proseslerin etkinliği konusunda objektif deliller sağlar. Kayıtlar yazılı olabildiği gibi, herhangi bir ortamda da tutulabilirler. (Örneğin manyetik ortam) Kayıtlar, “kalite sisteminin hafızası” olup, izlenebilirlik veya ispat amacıyla tutulurlar ve düzeltici/önleyici faaliyetler için veri sağlarlar.

TS EN ISO 9001:2000 standardı aşağıdaki kayıtların tutulmasını öngörmektedir. Yönetimin gözden geçirmesine ait kayıtlar (5.6.1) Personelin eğitim, öğretim, beceri ve deneyimine ait kayıtlar (6.2.2.) Ürün gerçekleştirme proseslerinin ve bunun sonucu meydana gelen ürünün şartlarının karşılandığına dair kanıtları sağlamak için gereken kayıtlar (7.1) Ürüne bağlı şartların gözden geçirilme sonuçlarına ait kayıtlar(7.2.2) Tasarım ve geliştirme girdileri kapsamında ürün şartları ile ilgili girdilere ait kayıtlar (7.3.2) Tasarım ve geliştirme ve gözden geçirme (7.3.4), doğrulama (7.3.5) ve geçerli kılınmasına (7.3.6) ve değişikliklerine (7.3.7) ait kayıtlar, Tedarikçilerin değerlendirilmesine ilişkin kayıtlar (7.4.1)

Üretim ve hizmet sağlanması için proseslerin geçerliliğine ait kayıtlar (7.5.2) Müşteri malına ait kayıtlar (7.5.4) İzleme ve ölçme cihazlarının kontrolüne (kalibrasyon) ait kayıtlar (8.2.2) Ürünün izlenmesi ve ölçülmesine ait kayıtlar(8.2.4) Uygun olmayan ürünün kontrolüne ait kayıtlar (8.3) Düzeltici ve önleyici faaliyetlere ait kayıtlar (8.5.2, 8.5.3) Kayıtların kontrolü amacıyla TS EN ISO 9001:2000 standardına göre dokümante edilmiş prosedür hazırlanmalıdır.

Kayıtların kontrolü prosedürü Okunabilir kalması, Kolaylıkla ayırt edilebilir ve tekrar elde edilebilir olması, Saklama sürelerinin belirlenmesi, Korunması ve muhafazası, Elden çıkarılması için metotlarını İçermelidir. Kalite Planları: Kalite planları, belirli bir ürün, projeye veya sözleşme ile ilgili özel kalite uygulamalarını, kaynakları ve faaliyet sırasını gösteren dokümanlardır. Kalite planlarına, halihazırda mevcut kalite sistemi tarafından planlananların dışında detaylı planlamayı ihtiyaç gösteren faaliyetler söz konusu olduğunda başvurulur.

Dış Kaynaklı Dokümanlar Kuruluşların kendisinin geliştirdiği prosedürler, talimatlar ve kalite planlarına ilaveten kalite sisteminde zaman zaman atıfta bulunulan çok sayıda dış kaynaklı doküman mevcuttur. Bu nedenle, bu dokümanlar kalite sistem dokümantasyonunun ayrılmaz bir parçasıdırlar ve güncelliklerinin izlenmesi gereklidir. Dış kaynaklı dokümanlardan bazıları şunlardır: Ulusal, uluslar arası ve bölgesel standartlar, Referans kılavuzlar ve diğer basılı kaynaklar, Müşteriler tarafından hazırlanan çizim ve spesifikasyonlar.

DOKÜMANLARIN KONTROLÜ TS EN ISO 9001:2000 standardının dokümanların kontrolü ile ilgili şartları; 4.2.3-Dokümanların Kontrolü Kalite yönetim sistemi tarafından gerekli görülen dokümanlar kontrol edilmelidir. Kayıtlar, özel dokümanlar olup Madde 4.2.4’te belirtilen şartlara uygun olarak kontrol edilmelidir. Aşağıdaki ihtiyaç duyulan kontrolleri tanımlamak için dokümante edilmiş bir prosedür oluşturulmalıdır: a)Yayımlanmadan önce dokümanların yeterlilik açısından onaylanması, b)Dokümanların gözden geçirilmesi, gerektiğinde güncelleştirilmesi ve tekrar onaylanması, c)Doküman değişikliklerinin ve güncel revizyon durumunun belirlenmesinin sağlanması,

d)Yürürlükteki dokümanların ilgili baskılarının kullanım noktalarında bulunabilir olmasının sağlanması, e)Dokümanların okunabilir kalmasının ve kolaylıkla belirlenebilmesinin sağlanması, f)Dış kaynaklı dokümanların belirlenmiş olması ve bunların dağıtımının kontrol edilmesinin sağlanması, g)Güncelliğini yitirmiş dokümanların, herhangi bir amaçla saklanmaları durumunda, istenmeyen kullanımının önlenmesi için bunlara uygun bir işaretleme uygulanması.

Bu kontrolü sağlayabilmek için; Kuruluş kalite yönetim sistemi dahilinde hazırladığı el kitabı, prosedür, iş talimatı, iş tanımı vb. dokümanların kontrolünü sağlamalıdır. Bu kontrolü sağlayabilmek için; Dokümanların onaylanması için yetkiler belirlenmeli, dokümanlar yayınlanmadan önce belirlenen yetkili kişiler tarafından onaylanmalıdır. Gözden geçirme yetkisi ve metodu tanımlanarak belirli sürelerde gözden geçirilmelidir. Hangi dokümanın kaçıncı revizyonda olduğunu görebilmek amacıyla güncel revizyon listesi, master liste vb. listeler kullanılmalıdır. (örnek sayfa....) Faaliyetlerin yürütüldüğü yerlerde ilgili dokümanlar bulundurulmalıdır. (Bu amaçla bir dokümanın birden fazla alanda bulunduruluyorsa dağıtım noktaları belirlenmeli ve tanımlanmalıdır. Örnek; dağıtım sayfası oluşturularak imza karşılığı dağıtımı gibi.

Dokümanların okunabilirliği sürdürebilmeli ve kolaylıkla belirlenebilirliğini sağlamalıdır. Standardlar, müşteri çizimleri, şartnameler vb. dış kaynaklı dokümanlar belirlenmeli ve bunların dağıtımı da kontrol altına alınmalıdır. Not 1: Dokümanların dağıtım noktalarında güncel olduğunu gösterir bir işaretleme yapılmalı ve yetkisiz personel tarafından çoğaltılması engellenmeli bunun için bir yöntem geliştirilmelidir. Örnek, renkli kontrollü kopya kaşeleri gibi) Not 2: Yürürlükten kalkan dokümanların yanlışlıkla kullanımı engel olmak için dağıtım noktalarındaki nüshaları imha edilip orjinalleri üzerine İPTAL olduğunu belirtir bir işaretleme yapılabilir. Not 3: Dokümanlar elektronik ortamda yayınlanıp dağıtımı yapılabilir. Bu yöntem uygulandığında onaylanması ve dağıtımı için uygun yöntem belirlenmelidir. Elektronik ortamda dağıtımı yapılan dokümanların yetkisiz personeller tarafından müdahale edilmesi (değiştirilmesi) engellenmelidir.

Dokümanın kontrolü amacıyla aşağıdaki belirtilen doküman üzerinde kullanılabilir. Kuruluşun adı, logo Dokümanın adı Dokümanın kodu Dokümanın yayın (ve revizyon) tarihi Dokümanın revizyon numarası Dokümanın sayfa numarası Hazırlayan ve onaylayanlar