Ankara Üniversitesi 2011 Yılı Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Aşamaları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Stratejik Yönetim ve Planlama Şubesi 02 Mart 2012

Sunum Programı  Açılış  Genel Bilgilendirme Ertuğrul MÜLAZIMOĞLU Strateji Geliştirme Daire Başkanı  Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Aşamaları Demet KARAOĞLU Stratejik Yönetim ve Planlama Şubesi  Soru ve Cevaplar 2

Hazırlanan Birim Faaliyet Raporlarında Görülen Eksiklikler  Tablolar arasında tutarsızlıklar,  Tablolardaki verilerin bir önceki rapor dönemi verileriyle uyumsuzluğu,  Biriminizce doldurulabilecek tablolardaki veri/açıklama alanlarının eksik bırakılması,  İç güvence beyanlarının imzalanmadan gönderilmesi,  Kılavuz/rapor içerisinde hizmet ve faaliyetlerle ilgili detaylı bilgiye yer verilmemesi,  Birim faaliyet raporlarının süresi içerisinde web sayfamıza yüklenmemesi/Başkanlığımıza ulaşmaması, 3

Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Aşamaları Birim Faaliyet Raporunu Oluşturan Dosyaların İndirilmesi ve Kaydedilmesi 1. Aşama İstatistiki Tabloların Doldurulması 2. Aşama Performans Tabloların Doldurulması 3. Aşama 2011 Yılı Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Kılavuzunun Doldurulması 4. Aşama Veri Girişi Yapılan Dosyaların Sisteme Geri Yüklenmesi 5. Aşama 4

1. Aşama: Birim Faaliyet Raporunu Oluşturan Dosyaların İndirilmesi ve Kaydedilmesi 1.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı web sayfasında ( Duyurular alanında “2011 Yılı Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Kılavuzuna ulaşmak için tıklayınız” yer almaktadır. 5

1. Aşama: Birim Faaliyet Raporunu Oluşturan Dosyaların İndirilmesi ve Kaydedilmesi 2.Belirtilen linke giriş yapıldığında, kullanıcı adı ve parola giriş ekranına ulaşılacaktır. (ekte kapalı zarf içerisindeki kullanıcı adı ve parola kullanılacaktır.) 6

1. Aşama: Birim Faaliyet Raporunu Oluşturan Dosyaların İndirilmesi ve Kaydedilmesi 3.Kullanıcı adı ve parola girişi yapıldıktan sonra İşlemler altında DOSYALAR alanına giriş yapılmalıdır. 7

1. Aşama: Birim Faaliyet Raporunu Oluşturan Dosyaların İndirilmesi ve Kaydedilmesi 4.Biriminizin kodu ile başlayan istatistiki tablolar ve performans tablolarından oluşan MS Excel dosyalarına ile 2011 Yılı Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Kılavuzuna ulaşılacaktır. (Harcama birimleri haricindeki birimler için birim faaliyet raporu, kılavuz şeklinde gönderilmemektedir.) 5.Çalışma yapılacak bilgisayarın masaüstünde “2011 FAALİYET RAPORU” adında bir klasör oluşturulur. 8 «Yardım» menüsünde her birim 2011 yılı birim faaliyet raporu hazırlama aşamaları hakkında birimlerine özel açıklayıcı bilgi notlarına ulaşabileceklerdir.

1. Aşama: Birim Faaliyet Raporunu Oluşturan Dosyaların İndirilmesi ve Kaydedilmesi 6.Web sayfası ekranda görünen MS Excel ve MS Word dosyaları karşısında bulunan Dosya İndir butonlarını kullanarak dosyalar, oluşturulan 2011 FAALİYET RAPORU adlı klasör içerisine kaydedilir

2. Aşama: İstatistiki Tabloların Doldurulması 7.Kaydetme işlemi tamamlandıktan sonra, ilk aşamada istatistiki tablolardan oluşan MS Excel çalışma kitabında yer alan tabloların doldurulması gerekmektedir. 10

2. Aşama: İstatistiki Tabloların Doldurulması 11 8.MS Excel çalışma kitabına giriş yapıldığında kılavuzda yer alan ve biriminizin doldurmasına ihtiyaç duyulan tabloların listesinin yer aldığı içindekiler ekranı açılacak, tablo kod isimleri yardımıyla ilgili tabloya ulaşılabilmektedir.

2. Aşama: İstatistiki Tabloların Doldurulması 9.İlgili tablolara ait veri girişleri yapılır. 10.Tabloların sağında bulunan İçindekiler linki ile listeye dönüş sağlanmakta, biriminizce doldurulmasına ihtiyaç duyulan tüm tablolara ulaşım ve kontrollerinde kolaylık sağlamaktadır. Veri girişleri tamamlandığında dosya kaydedilerek kapatılır. 12

3. Aşama: Performans Tabloların Doldurulması İkinci aşamada, performans tablolarını içeren MS Excel çalışma kitabı açılacaktır. 12.Performans tablolarından oluşan MS Excel çalışma kitabına giriş yapıldığında aşağıda yer alan ekran açılacaktır. Ekranın altında her bir performans hedefi için 2 adet çalışma sayfası yer almaktadır. 1. çalışma sayfası Performans Göstergesi ile Bilgi İçin tablosundan, 2. çalışma sayfası da Faaliyet Maliyetleri tablosundan oluşmaktadır. 13.Performans tablolarının düzenlenmesine, 1. çalışma sayfasında yer alan Bilgi İçin tablosunun 2010 ve 2011 yılları için biriminizce verilebilecek tüm verilerin doldurulmasıyla başlanılır.

3. Aşama: Performans Tabloların Doldurulması 14 Bilgi İçin tablosunda 2011 yılının yanı sıra 2010 yılı değerlerinin de doldurulması gerekmektedir. Birim performans programınızı oluştururken 2011 yıl sonu itibariyle gösterge bazında planladığınız hedefler yazılacaktır. Hedef girilmediği taktirde Hedefin Gerçekleşme Oranı/ Düzeyi hesaplanamayacaktır.

3. Aşama: Performans Tabloların Doldurulması Bilgi İçin tablosu doldurulduktan sonra aynı çalışma kitabında bulunan Performans Göstergesi tablosunun Hedef sütununa, gösterge bazında birim performans programınızı oluştururken 2011 yıl sonu itibariyle planladığınız hedefler yazılacaktır. Hedef girilmediği taktirde Hedefin Gerçekleşme Oranı/ Düzeyi hesaplanamayacaktır Yıl Sonu Gerçekleşen sütunu, bilgi için kısmında yer alan verilerle otomatik olarak hesaplanmakta olup, performans göstergeleriyle bağlantılı Bilgi İçin tablosunda yer alan verilerin mutlaka girilmesi gerekmektedir Yıl Sonu Gerçekleşen değer, Hedef sütununda verilen hedeften farklı ise bunun açıklaması Performans Hedefinin Sapma Nedeni satırına yazılmalıdır.

3. Aşama: Performans Tabloların Doldurulması Performans tabloları çalışma kitabının 2. çalışma sayfasında bulunan Faaliyet Maliyetleri tablosu, faaliyet bazında 2011 yıl sonu toplam ödenek ile tutarlı olacak şekilde doldurulmalıdır. Başlangıç ödeneği, yıl sonu toplam ödenek ve harcama (gerçekleşme) verileri doldurulduktan sonra gerçekleşme yüzdesi alanları otomatik olarak hesaplanacaktır.

4. Aşama: 2011 Yılı Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Kılavuzunun Doldurulması 18.Performans tabloları doldurulduktan sonra kaydedilerek kapatılır ve 2011 Yılı Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Kılavuzu dosyası açılır Evet seçeneği tıklandıktan sonra menülerin altında sol üst köşede Güvenlik Uyarısı bilgisi mevcut ise; MS 2007 Office programlarında seçeneklere giriş yapılarak, “Tamam” butonu seçilir. MS Office 2010 programında ise “İçeriği Etkinleştir” butonu seçilir.

4. Aşama: 2011 Yılı Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Kılavuzunun Doldurulması MS Office programı olarak 2007 veya 2010 sürümü kullanılıyor ise; MS Excel tablolarına yapılan girişler kılavuz içerisindeki ilgili tablolara otomatik olarak yansıyacaktır. Ancak, MS Office 2003 programı kullanılıyor ise MS Excel’de veri girişi yapılan tabloların kılavuza yansıması için kılavuz içerindeki aynı numaralı tablo üzerinde sağ clik yapılarak “Bağlantıyı Güncelleştir” seçeneği kullanılmalıdır. Aksi halde MS Excel’de yapılan veri girişleri kılavuzda görülmeyecektir.

4. Aşama: 2011 Yılı Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Kılavuzunun Doldurulması 21.Biriminizce, tablolarla ilgili yapılmak istenen bir açıklama var ise ilgili tablonun altında yer verilecektir. 22.Tablolarda yer almayan, ancak birimize ait diğer faaliyetlere ilişkin açıklamalar “Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik” çerçevesinde kılavuzun içinde yer alan ilgili bölümlere yazılacaktır. Harcama birimleri haricindeki birimler için eklenen 2011_yili_faaliyet_raporu.doc isimli MS Word dokümanına 2011 yılında öne çıkan faaliyetleri yazılabilecektir. 23.Kılavuzda yer alan tüm bilgiler (tablo, metin, vs.) girildikten sonra çıktı alınarak kılavuz ekinde yer alan İç Kontrol Güvence Beyanı Harcama Yetkilisince imzalanarak Rektörlüğümüze gönderilecektir. (İç kontrol Güvence Beyanı ve kılavuz harcama birimleri haricindeki birimlerde bulunmamaktadır.) 19

5. Aşama: Veri Girişi Yapılan Dosyaların Sisteme Geri Yüklenmesi 24.İmza için çıktı alınan kılavuz ile kılavuza bağlantılı olan MS Excel tablolarının tarafımızca elektronik formatta alınabilmesi için son halinin, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı web sayfasında ( «Duyurular» bölümünde yer alan “2011 Yılı Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Kılavuzuna ulaşmak için tıklayınız” linkine giriş yapılarak kullanıcı adı ve parola kullanılmak suretiyle dosyalarının bulunduğu ekrana dönülmesi gerekmektedir

5. Aşama: Veri Girişi Yapılan Dosyaların Sisteme Geri Yüklenmesi ve 5. işlemler diğer MS Excel ve MS Word dosyası için tekrarlanacaktır.

5. Aşama: Veri Girişi Yapılan Dosyaların Sisteme Geri Yüklenmesi 22 Dosya yüklemesi sonrasında web sayfasındaki görünüm gösterildiği şekilde olacaktır.

23 Teşekkürler…