TOBB ODA AKRED İ TASYON S İ STEM İ III.Dönem E ğ itim Semineri 12 Ekim 2005, Ankara Ayfer ADIGÜZEL

AKRED İ TASYON Yetkili bir kuruluşun; bir kuruluş ya da kişinin gerçekleştirmekte oldu ğ u faaliyetleri belirli prosedürlere uygun olarak yapmakta oldu ğ una (yeterlili ğ ine) tanınırlık vermesi işlemidir. Hedefler: Yeterlili ğ i müşteriler için şeffaf hale getirmek, Belge ve raporların güvenirli ğ i artırmak, Uygunluk de ğ erlendirmesi altyapısı oluşturmak, Uluslararası ticareti kolaylaştırmak.

Oda Akreditasyonu Nedir? Odalar tarafından gerçekleştirilen hizmetlere ilişkin asgari şartları ortaya koyan, Odalar tarafından yıllık performansların özde ğ erlendirmesinin yapıldı ğ ı, 3 yıllık periyotlarla yapılan dış denetimlerden alınan geri beslemeler ve iyileştirmelerle sürdürülen bir sistemdir.

Oda Akreditasyonuna neden gerek duyuldu? İ ş hayatının Türkiye’nin bütününde yaygınlaştırılması, Yerel,bölgesel ve ulusal düzeyde temsil,hizmet ve destek sunmak üzere bütünleşik kuruluşlar şebekesi oluşturulması, Odaların; kendi toplulukları içinde iş hayatının çıkarlarını temsil eden,rekabet gücü ile büyümesini destekleyen öncü kurumlar haline getirilmesi, Odaların hizmet süreçlerine katma de ğ er sa ğ lanması,

Oda Akreditasyon Modeli TOBB’a ba ğ lı odalarda hizmet kalitesinin iyileştirilmesi amacı ile “Türk Oda Geliştirme Programı” kapsamında Eurochambers-TOBB işbirli ğ i ile ARCHIMEDES programı çerçevesinde Alman Oda sistemine ilişkin görüşlerin de eklendi ğ i Eurochambers, İ ngiltere Odalar Birli ğ i’nin sistemi dikkate alınarak olgunlaştırılmış bir modeldir.

Akreditasyon Standardı 5 Ana Bölüm, Toplam 14 Element, 5 Puanlama Skalası, Asli Kanıtlar, İ kincil Kanıtlardan oluşmaktadır.

Ana Bölümler 1. İ ş Alemi ile İ lişkiler, 2.Üyelik, 3.Sa ğ lıklı Mali Bünye, 4.Katılımlı Yönetim ve İ dare, 5.Odalar Şebekesinin (network) Bölgesel, Ulusal ve Uluslararası Düzeyde Gelişimi,

İ ş Alemi ile İ lişkiler 1.1 Haberleşme ve Yayınlar 1.2 Politika ve Temsil 1.3 Bilgi ve Danışmanlık 1.4 Networking ( İ letişim A ğ ı) (üyeleri biraraya getirerek temas kurmalarını sa ğ lama) 1.5 İ ş Geliştirme ve E ğ itim 1.6 Uluslararası Ticaret

1.1 Haberleşme ve Yayınlar Temel olarak üyeler ve geniş iş toplulu ğ u ile iletişim, Yayınlar, Toplantılar, Basın Bültenleri, Medya Personeli İ stihdamı, YK tarafından onaylanmış haberleşme stratejisi, (Yabancı dil destekli)Web Sitesi (Yabancı dil destekli)

1.1 Haberleşme ve Yayınlar Asli Kanıtlar: Yayın,toplantı,basın bülteni ile üyelerin odanın politika ve faaliyetlerinden haberdar oldu ğ unu gösteren kayıtlar, Üyelerle yapılan görüşme ve çalışmalara ait kayıtlar, Üyelerin odanın konumunu destekleyen ve gelişimini teşvik etmeye yönelik kanıtlar, Medya personeli istihdamı, Web sitesi ve üye katalogları dahil olmak üzere haberleşme mekanizmalarını biraraya getiren haberleşme stratejilerine dair kanıtlar, Web sitelerinin düzenli güncellendi ğ ine dair kanıtlar.

1.2 Politika ve Temsil Üyelerin yerel,bölgesel ve ulusal önemdeki konulardaki görüşlerini sistematik bir temel üzerinde belirlemek üzere ne tür mekanizmalar kullanılmaktadır? Odalar bölgesini ne kadar temsil etmektedir? Deneyimli politika personeli istihdam edilmekte midir? Politikalarını duyurmak, üyelerinin görüşlerini kanıtlarla desteklemek üzere araştırma çalışmaları yapılmakta mıdır? Üyelerinin görüş ve isteklerini ilgili mercilere iletip, çözüm üretmekte midir? Belirli konularda lobi faaliyetler yürütülmekte midir? Üyeleri ile ilgili ekonomik araştırmalar yapılmakta mıdır? Üyelerinin görüşlerini yerel,bölgesel ve ulusal düzeyde basın, medya vb.ye iletmekte midir? Politika ve temsil faaliyetlerinin etkinlikleri gözden geçirilmekte midir?

1.2 Politika ve Temsil Asli Kanıtlar: Belirli konularda görevli çalışma grupları,danışmanlar ve komitelerin üyeler ile yaptıkları çalışmalara ilişkin kayıtlar, Konu ile ilgili personel istihdamı, Oda politikası oluşturmak ve üyelere bilgi vermek üzere yapılan anket vb. çalışmalar ve araştırmalara ilişkin kayıtlar, Oda üye ve ilgili taraflarca kullanılabilecek analiz ve araştırmaların gönderildi ğ ine dair kayıtlar, Odanın konumunu ortaya koyan araştırma kayıtları, Hükümet, yerel yönetimler, siyasetçiler ve karar mercileri ile yapılan toplantı,görüşme vb.lere ilişkin kayıtlar, Oda görüşleri,lobi faaliyetler vb. konusunda basında medyada yer almış haber kayıtları, Oda görüşlerinin takip edildi ğ ine ve kaynak gösterildi ğ ine dair kayıtlar

1.3 Bilgi ve Danışmanlık Odalar üyelerine, bilgi ve danışmanlık hizmetleri sa ğ layabiliyor mu? Bilgi talepleri nasıl karşılanıyor? Veri tabanlarına erişim sa ğ lanıyor mu? Bilgi ve danışmanlık amaçlı personel istihdamı var mı? Tüm üyelerine bilgiye erişim için veri tabanı sunulmakta mıdır?

1.3 Bilgi ve Danışmanlık Asli kanıtlar: Bilgi ve danışmanlık hizmet kayıtları, Bilgi taleplerinin karşılandı ğ ına dair örnekler, Konu ile ilgili uzman personel istihdamı veya kullanımı, Çeşitli elektronik bilişim kaynaklarına erişim ve bu bilgilerin ilgili taraflara aktarılmasını sa ğ layacak haberleşme teknolojilerinin kullanıldı ğ ını gösteren kanıtlar, Hizmetlerin üyeler tarafından ölçümlenmesine imkan sa ğ layacan geri bildirim sisteminin varlı ğ ına dair kanıtlar

1.4 Networking ( İ letişim A ğ ı) Odalar; üyelerin bir araya gelip, tanıştı ğ ı ve yeni iş imkanları yarattı ğ ı, firmalararası ticareti, birbirlerinin kaynaklarından karşılıklı yararlanımı, ortaklık çalışmalarını,ortak girişimleri destekleyici yıllık programlar hazırlıyor mu? (kokteyl, yemek,piknik, seminer, toplantı vb.)

1.4 Networking( İ letişim A ğ ı) Asli Kanıtlar: Üyelerin bir araya gelip, tanıştı ğ ı ve yeni iş imkanları yarattı ğ ı, firmalararası ticareti, birbirlerinin kaynaklarından karşılıklı yararlanımı, ortaklık çalışmalarını,ortak girişimleri destekleyici faaliyetlere dair kanıtlar, Söz konusu faaliyetlere katılım ve tatmin düzeyi konusunda alınan geribildirim kayıtları.

1.5 Geliştirme ve E ğ itim Üyelerin e ğ itim ihtiyaçlarının belirlenmesi ve üyelerinin erişiminin sa ğ lanması, Üye ihtiyaçlarına göre e ğ itim programlarının bizzat düzenlenmesi, İ ş becerisi e ğ itimi ve iş geliştirme çalışmaları (uygulamalı e ğ itimler), E ğ itim etkinliklerinin de ğ erlendirilmesi

1.5 Geliştirme ve E ğ itim Asli Kanıtlar: E ğ itim ihtiyaçlarının belirleme süreçlerine dair kayıtlar, İ ş becerisi e ğ itimi ve iş geliştirme çalışmalarına dair kayıtlar, E ğ itimlere katılanlar tarafından e ğ itimlerin etkinli ğ inin de ğ erlendirmesi kayıtları, E ğ itim sonuçlarının işe yansımasına dair katılımcılardan alınan geri beslemeler.

1.6 Uluslararası Ticaret Uluslararası ticaret hizmetleri, İ yi yetişmiş ve yetenekli eleman istihdamı, Ticaret kuruluşları ile ilişkiler, Üyelerine ihracat ve ithalatla ilgili belge düzenlenmesi

1.6 Uluslararası Ticaret Asli Kanıtlar: Yurtdışına gerçekleştirilen heyet ziyaretleri, yurt dışı fuar,sergi vb. hizmetlerin kayıtları, Konusunda uzman personel istihdamı/ kullanımı ve söz konusu personelin e ğ itim faaliyetlerine katılımına ilişkin kayıtlar, Eurochambers ve Uluslararası Ticaret Odası gibi bölgesel,ulusal ve uluslararası çalışma ortakları ile yapılan çalışmalara ilişkin kayıtlar, Odanın vermeye yetkili oldu ğ u belge türleri, Yapılan faaliyetlerin üyeler tarafından de ğ erlendirmesine ilişkin kayıtlar, Uluslararsı ticaretle ilgili birimin varlı ğ ı, konu ile ilgili olarak di ğ er kuruluşlardan hizmet alınıyorsa kanıtları.

2. Üyelik Üye kayıtları ile ilgili güncel bir veri tabanı, Bilgilerin düzenli güncellenmesi, Sunulmakta olan hizmetlerin ilgili tüm üyelere ulaştırılması, Üyelerin talep ve ihtiyaçları do ğ rultusunda etkinlikler gerçekleştirilmesi,

2.Üyelik Asli Kanıtlar: Üye bilgilerinin düzenli güncellendi ğ ine dair kanıtlar, Düzenli sektörel nitelikli toplantılar düzenlendi ğ i ve bu toplantılara sektörde faaliyet yürüten ilgili tüm üyelerin davet edildi ğ ine ilişkin kanıtlar, Meslek komite toplantılarının düzenli olarak, geniş katılımlı gerçekleştirildi ğ ine dair kanıtlar, Meslek komiteleri ve Oda Meclis kararlarının YK tarafından takip edildi ğ ine dair kanıtlar, Oda tarafından sunulan hizmetlerin ilgili tüm üyelere ulaştırıldı ğ ına dair kanıtlar, Üyelerden gelen önerilerin, şikayetlerin de ğ erlendirildi ğ ine dair kanıtlar, Üyelerin oda hizmetlerinden memnuniyet seviyesinin ölçümlendi ğ ine dair kanıtlar

3. Sa ğ lıklı Mali Bünye İ ş planını yerine getirebilecek rezervlerin olması, Bugün ve gelecekteki faaliyetlerini tutarlı ve ticari olarak karlı şekilde gerçekleştireceklerini göstermeli, Muhasebe kayıtları yasal şartların gere ğ ini karşılayabilmeli, Faaliyetlerini bütçe dengesini sa ğ layacak şekilde gerçekleştirmeli, Mali raporlar,

3. Sa ğ lıklı Mali Bünye Asli Kanıtlar: Yıllık Muhasebe kayıtları Dengeli bir bütçeye sahip oldu ğ unu gösteren mali tablolar, YK tarafından odanın gelecekteki gelişiminin ve mali durumunun analiz edildi ğ ini ve bunun faaliyetler üzerindeki etkisinin de ğ erlendirdi ğ ine dair kanıtlar, Mali tabloların düzenli olarak oda yönetimi tarafından belirlenen bir komite tarafından izlendi ğ ine dair kanıtlar, Mali tabloların düzenli olarak oda yönetimi ve meclisi onayına sunuldu ğ una dair kanıtlar.

4. Katılımlı Yönetim ve İ dare 4.1 Oda Mevzuatı, 4.2 Yönetim Kurulu, 4.3 İ ş Planlanması ve Yönetim, 4.4 Personel Yönetimi, 4.5 Kalite

4.1 Oda Mevzuatı Odalar 5174 sayılı kanunun gereklerini yerine getirmelidir, Bu element di ğ erlerinden farklı olarak en fazla 3 puan ile de ğ erlendirilmektedir.

4.1 Oda Mevzuatı Asli Kanıtlar: 5174 sayılı yasa, yönetmelik ve genelgelerin kopyası, Üye aidat kayıtları, Üyelere sunulan hizmet listesi, İ ş programı, faaliyet raporu, Şikayet mekanizmasının işledi ğ ine dair kanıtlar, Yasal denetim kayıtları (yeminli mali müşavir, bakanlık denetçileri vb.) Oda çalışanları hakkında yasal işlem kayıtları.

4.2 Yönetim Kurulu Faal üyelerden oluşan bir Yönetim Kurulu oluşturulmalıdır, Yönetim kurulu toplantılarına katılımların ve alınan kararların yasal çerçevede oldu ğ unun izlenmesi, Uygulanan katılımlı yönetim ilkelerinin üyelerin ihtiyaçlarına cevap verip vermedi ğ i, iyi iş uygulamalarına göre belirlenmiş oldu ğ u belirli aralıklarla gözden geçirilmelidir, Odadaki tüm yöneticilerin e ğ itilmesi ve gelişimi için gerekli çalışmalar yapılmalıdır.

4.2 Yönetim Kurulu Asli Kanıtlar: Oda üst yönetimi atama kayıtları, Genel sekreterin atanması ve çalışmalarının YK tarafından düzenli izlendi ğ ine dair kayıtlar, YK’nın odanın katılımlı yönetim ilkeleri ile ilgili düzenlemeleri gözden geçirmekte oldu ğ una dair kanıtlar, Meslek Komiteleri ve YK meclis toplantıları ve seçim süreçlerine ilişkin kayıtlar, YK aracılı ğ ı ile Oda organları arasında düzenli bilgi akışının sa ğ landı ğ ına dair kanıtlar, Oda politika ve stratejilerinin oluşumuna katkılarına dair kanıtlar, İ ş programında revizyon çalışmaları yapıldı ğ ına dair kanıtlar, YK üyelerinin toplantılara katılımının etkin şekilde izlendi ğ ine dair kanıtlar, YK üyelerinin di ğ er organizasyonlarda -varsa- görev aldıklarına dair tutulan kayıtlar

4.3 İ ş Planlaması ve Yönetim Yönetim Kurulu tarafından onaylı “Yıllık İ ş Planı” hazırlanmalı ve düzenli aralıklarla gözden geçirilmek üzere süreçler tanımlanmalıdır, İ ş planının geliştirilmesinde üyelerle ilişki içinde olmalıdır, 3 yıllık “Stratejik Plan” oluşturulmalı, “Yıllık İ ş Planı” stratejik plandan türetilmelidir, İ ş Planı oluşturulma süreci tariflenmelidir, Planların takibi ve revize edilmeleri sa ğ lanmalıdır,

4.3 İ ş Planlaması ve Yönetim Asli Kanıtlar: Takip edilen iş planlaması ve izleme süreci kayıtları, Oda üyelerinin iş planlama süreci ile nasıl ilişkilendirildi ğ i ve bütünleşmenin nasıl sa ğ landı ğ ını gösteren kayıtlar, YK tarafından onaylanmış stratejik plan kopyası, YK tarafından onaylı iş planı kopyası, YK’nın gelişmeleri plana uygun olarak izledi ğ ine ve kontrol etti ğ ine dair kanıtlar.

4.4 Personel Yönetimi performansa dayalı İ htiyaca uygun ve performansa dayalı bir Personel Yönetim Sistemi, Personele yapılan yatırımların süreklili ğ i, Öneri sisteminin uygulanması, Personel memnuniyeti,

4.4 Personel Yönetimi Asli Kanıtlar: Görev,yetki,sorumluluk tanımları, Personel iş sözleşmeleri, Teklif edilen ve gerçekleştirilen e ğ itim programları, Performans ölçümleme ve kariyer planlamaya ilişkin kayıtlar, Motivasyonu artırıcı yönde ödüllendirme vb. uygulamalarına dair kanıtlar, Personel memnuniyet ölçümlemeleri, Öneri getirme sistemi oldu ğ una dair kanıtlar.

4.5 Kalite Kalite Yönetim Sistem standartları EFQM (Avrupa Kalite Yönetim Vakfı) Mükemmellik Modeli Benchmarking uygulamaları

4.5 Kalite Asli Kanıtlar: Oda faaliyetlerinin bütünsel ve sistematik olarak algılanması ve idare edilmesine imkan sa ğ layan bir yönetim sistemi uygulanıyor olması(Örne ğ in; Kalite Yönetim Sistemi,EFQM Mükemmellik Modeli, Toplam Kalite Yönetimi) Benchmarking uygulamalarına katılım sa ğ lanarak, en iyi uygulama şekillerinin sürekli gelişim için model olarak alınması ve uygulanmasına dair kanıtlar, Kalite sorunları konusunda odanın geri beslemeleri nasıl algıladı ğ ı ve çözüme ilişkin ne tür faaliyetler yürüttü ğ üne dair kanıtlar

EFQM Mükemmellik Modeli

5. Odalar Network’unun Bölgesel, Ulusal ve Uluslararası Düzeyde Gelişimi Bölgesel Odalar ile İ lişkiler, TOBB istişare toplantıları ve di ğ er aktivitelerine katılım, TOBB etkinlik ve girişimlerine katılım, Yurt dışındaki Odalar ile İ lişkiler,

5. Odalar Network’unun Bölgesel, Ulusal ve Uluslararası Düzeyde Gelişimi Asli Kanıtlar: Bölgesel toplantılara, faaliyetlere katılıma dair kanıtlar, Di ğ er odalarla bölgesel, ulusal ve ulsulararası düzeydeki işbirliklerine dair kanıtlar, Odalararası işbirliklerinin (network) profesyonel ve örgütsel gelişimi konusunda odalararası faaliyetlere katılım ve verilen desteklere dair kanıtlar, TOBB’un danışma-istişare ve di ğ er faaliyetlerine katılıma dair kanıtlar, TOBB ve diger örgütsel oda girişimlerine destekleri gösteren kayıtlar, Odalar network’ünün desteklenmesi amacı ile bilgi ve teknolojik imkanlardan yararlanıldı ğ ını gösteren kayıtlar,

Denetleme Sistemi Geliştirme Ziyareti Denetleme Ziyareti (her 3 yılda) Öz De ğ erlendirme (her yıl) Eylem Planları (2 puan alınan elementler için)

Geliştirme Ziyareti Denetim sürecinin planlanması, Odaların akreditasyon standardı gereklerini hangi seviyede karşıladı ğ ının tespiti, Geliştirmesi gerekli (iyileştirmeye açık) yönlerinin (varsa) belirlenmesi, Akreditasyon denetimine hazırlık durumunun gözden geçirilmesi, Sonucun Oda yetkilisi/yetkilileri ile paylaşılması, Bulguların raporlanması.

Denetleme Ziyareti Denetim sürecinin planlanması Akreditasyon standardına göre yeterlilik,uygunluk ve etkinlik de ğ erlendirmesi, İ yileştirmeye açık alanların (varsa) belirlenmesi ve gerekçeleri ile raporlanması, De ğ erlendirme sonuçlarına göre sistem maddelerinin puanlanması, Sonuçların Oda yetkilisi/yetkilileri ile paylasılması Eylem Planı yapılması gerekli ise süreçle ilgili bilgi verilmesi, Sonuç raporunun akreditasyon kuruluna sunulmak üzere TOBB koordinatörüne iletilmesi.

Öz De ğ erlendirme Akreditasyon belgesi; Odaların her yıl Öz de ğ erlendirme raporlarını Oda Yönetim Kurulu’na sunması ve geçerlili ğ inin kurul tarafından teyidi koşulu ile geçerli olmaktadır. Bu amaçla akreditasyon alan her oda yıllık öz de ğ erlendirmesini bir önceki de ğ erlendirme süreci ve gelişimini dikkate alarak gerçekleştirir. Öz de ğ erlendirme bu süreçte Odaların gelişimi ile ilgili bilgi sa ğ lar. Akreditasyonun sürdürülmesi açısından son derece önemlidir. Öz de ğ erlendirme sürecinde akreditasyon kriterleri ve odanın gelişimi esas alınır.

Eylem Planı Hazırlanması Denetim esnasında 2 puan alınan standart maddelerine karşılık (en fazla 2 madde olabilir), Odaların Eylem Planı hazırlaması gereklidir. Eylem Planında; tespit edilen bulgunun giderilmesine yönelik faaliyetler açık olarak tariflenmeli, planın gerçekleşmesi için gerekli kaynaklar, sorumlular ve termin açıkça belirtilmelidir. Eylem Planı; Akreditasyon Kurulu tarafından kabul edilmelidir.

Akreditasyon İ çin Minimum Koşullar 14 element üzerinden toplam 40 puan (en az ) alınması, İ kiden fazla elemente 2 puan verilmemesi, Hiç bir elemente 1 puan verilmemesi, 2 Puan alınan elementler için “ Eylem Planı” hazırlanması

Akreditasyon verilmesi ve sürdürülmesi Denetim sürecinden başarı ile geçen odalara 3 yıl süre ile geçerli olmak üzere “Oda Akreditasyon Belgesi” düzenlenir. Odaların akreditasyon belgesinin gereklerini yerine getirdi ğ inin do ğ rulanması amacı ile; her yıl özde ğ erlendirme yaparak Oda Yönetim Kurulu’na iletmesi gereklidir. Üç yılda bir dış kaynaklı denetçi tarafından de ğ erlendirilerek şartlara uygunluk devam ediyorsa, üç yıllık dönem için yeniden belgelenmektedir. Odanın akreditasyon statüsünden sapma göstermesi durumunda (özde ğ erlendirme ve/veya dış denetim esnasında) gerekli düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmesi ve kanıtlaması gereklidir.

Akreditasyon Kararı Denetim raporları Akreditasyon Kurulu tarafından incelenerek karara ba ğ lanır. Odaya akreditasyon tanıyıp tanımama konusunda nihai karar Akreditasyon Kurulu’na aittir. Oda; Akreditasyon Kurulu tarafından alınan kararlara itiraz etme hakkına sahiptir.

Temyiz Süreci İ tiraz etmek isteyen oda kurul kararının tebli ğ inden itibaren bir ay içerisinde Akreditasyon Kurulu’na temyiz talebinde bulunabilir. Akreditasyon Kurulu; itiraz gerekçelerini dikkate alarak, oda ve denetçi tarafından sunulan delilleri gözden geçirmek sureti ile kararını verir. Kararın odanın aleyhine devam etmesi durumunda, oda kurul kararının tebli ğ inden itibaren 14 gün içerisinde TOBB başkanına yazılı talepte bulunarak, kararın temyizini isteyebilir. TOBB Başkanı;Yönetim Kurulu içinden üç kişilik bir Temyiz Kurulu seçer. Temyiz Kurulu itirazı de ğ erlendirir ve karara varır. Bu karar nihaidir.

Puanlama Sistemi BEŞ: Ola ğ anüstü performans DÖRT: Mükemmel performans ÜÇ: Kabul edilebilir performans İ K İ : Beklentilerin altında performans B İ R: Kabul edilemez

Başarı Kriteri 14 element üzerinden toplam en az 40 puan alınmış olması, İ kiden fazla elementte 2 puan almamış olması, Hiçbir elemente 1 puan verilmemesi.

Sorular Sorularınız !!!