Yazışma Teknikleri Doç. Dr. Hüseyin Odabaş

Yönetimde Bilgi Üretim ögeleri, 3M [insan (men), para (money), hammadde-malzeme (materials)] olarak sınıflandırılırken, günümüzde makine ve tesisler, piyasa talebi ve bilgi gibi unsurlar da anılmaktadır. Kimi yazarlar bu etmenleri bilgi, maddi ve beşeri unsurlar ile enerji olarak üç ana unsurla özetlemektedir. Böylece bilgi kavramı işletme yönetiminde önem kazanmaktadır. Bilgi insanlığın ihtiyaç duyduğu tüm mal ve hizmetlerin üretilmesi ve entelektüel taleplerin karşılanmasında önemli bir girdirir. Batı dillerinde “bilgi”, Latince “Informatio” sözcüğünden türetilmiştir. Information ise şekillendirmek, bilgi-mesaj verme eylemini ifade eder. Bilginin üretimi, iletimi ve depolanması (saklanması) önemli bir sorun olmuştur. XX. Yüzyılın sonlarına doğru bilgi üretiminin artması, depolanması ve denetiminin hızlanması yeni bir çağın habercisi olmuştur. Herşeyin çok hızla değiştiği günümüzde (bilgi çağı) bilgi en önemli güç kaynağı konumundadır.

Yönetimde Bilgi Mal ya da hizmet üretsinler bütün işletmelerde bilgi ihtiyacı giderek artmaktadır. Yöneticilerin bilgiye duydukları ihtiyaç onları işletmede yeni oluşumlara zorlamaktadır. İşletmeler de bilgi işlem, araştırma, geliştirme, dokümantasyon ve eğitim daha önemli hale gelmektedir. Bu çalışma alanları, doğrudan üretimle ilgisi olmayan ancak, üretim ve yönetim için gerekli olan bilgilerin sağlanması, üretilmesi, depolanması ve yaygınlaşması işlemlerini gerçekleştiren birimlerdir. Bu işlemler örgüt için çok önemlidir. Çünkü yönetimde bilgi, örgütün amaçlarına ulaşmak ve örgüt içi uyumu sağlamak için verilerin bir takım işlemler sonucu yöneticilerin yararlanacakları biçimde hazırlanmış şeklidir. Yani veriler, yönetici için bir dönüşüm ve oluşum sürecinden geçerek bilgi halinde yöneticiye sunulur. Yönetim sürecinin her aşamasında kesintisiz bilgi akışına ihtiyaç vardır.

Yönetimde Bilgi Bilgi, yönetici için kendi yetki ve kuvvetini uygulamakta gerekli bir unsurdur. Bir örgütte iletişimin ve bilgi akışının odağında bulunan kişi örgütü yönetme gücüne sahip olur. Bilgi akışı olmadan yönetim fonksiyonlarını yerine getirebilmek mümkün değildir. Her yöneticinin ihtiyaç duyduğu bilgi çeşidi ve düzeyi, o yöneticinin hiyerarşik yapıdaki konumuna göre değişir. Üst düzey yöneticiler örgütsel bilgilerin özetlenmiş halde kendilerine gelmesini isterler. Denetim için daha az zaman harcayarak, planlama ve politika oluşturmaya yeterince zaman ayırabilmelidirler. Yöneticiye ulaştırılacak bilgi, doğru ve güvenilir, tam zamanında, eksiksiz, net ve kısa, ilgili ve gerekli olmalıdır. Ayrıca bilginin maliyeti düşük olmalıdır

Yönetimde Bilgi

1. Doğru ve güvenilir olmalıdır 2. Tam zamanında olmalıdır 3. Eksiksiz olmalıdır 4. Net ve kısa olmalıdır 5. İlgili ve gerekli olmalıdır 6. Maliyeti düşük olmalıdır

İletişim Duygu, düşünce ve olayların anlam yüklü göstergelerden oluşmuş iletiler (mesajlar) aracılığıyla hedef konumdaki kişi ya da gruplara paylaştırılması, bu kişiler üzerinde bir etki oluşturması amacıyla başlatılan ve iletilen hedefteki etkisini geribildirim yoluyla ölçülerek yeni iletilerin kodlanması sürecidir.

İletişim

İletişim biçimleri değişik düzeylerde incelenebilir. Bunların herbiri belli ölçülere göre yapılmaktadır. Genel olarak iletişim işlevi şu şekilde gruplara ayrılabilir: 1. Toplumsal ilişkiler sistemi olarak ele alındığında iletişim; kişilerarası, gruplararası, örgütsel ve toplumsal iletişim 2. Grup ilişkilerinin yapısına göre iletişim; biçimsel olan yatay, dikey ve çapraz iletişim ile biçimsel olmayan iletişim

İletişim 3. Kullanılan kanallar ve araçlar gözönüne alındığında iletişim; görsel, işitsel, görsel-işitsel iletişim ya da doğal araçlar ve yapay araçlarla yapılan iletişim 4. Zaman ve Mekan boyutuyla iletişim; yüzyüze ve uzaktan iletişim (telekomünikasyon) 5. Kullanılan kodlara göre iletişim ise; sözlü, yazılı ve sözsüz iletişim şeklindedir.

Terimler Arşiv Belgesi, Belge, Belge Yönetimi, Güncel Belgeler, Güncel Olmayan Belgeler, Resmi Belge, Tasfiye,