Örgütlenme, amaca ulaşmamız için gerekli olan araç ve olanakları bir düzende toplamaktır. İşlerimizin ve yaptıklarımızın gerçekleşmesi için örgütlere ve örgütlenmeye gereksinim vardır. İyi bir örgüt ve örgütlenme sayesinde, işlerimizi verimli bir biçimde sonuçlandırma olanağı buluruz. Örgüt bir amaç değil, amaçların gerçekleşmesi için bir araçtır. Mal veya hizmet üreten bir örgütün yaşamını sürdürmesi, çevresiyle iletişim kurabilme yeteneğiyle doğrudan ilişkilidir. Çevresinden soyutlanmış bir örgütün devamlılığı mümkün değildir. O halde büyüklüğü, faaliyet alanı ne olursa olsun örgütler öncelikle hedef kitleleri olmak üzere çevreleri ile ilişki kurmak ve çevresine karşı duyarlı olmak zorundadır.

Halkla ilişkiler birimi; örgütün yaşamsal bir parçasıdır ve örgüt bütünü içerisinde incelenmesi gerekir. Halkla ilişkiler birimini örgütten ayrı olarak değerlendirmek mümkün değildir ve bu birimler bütünü oluşturan tüm bölümler gibi örgüte çok önemli katkıda bulunur ve ahenk içerisinde çalışmayı öngörür. Örgüt ölçeği ne olursa olsun veya halkla ilişkiler biriminin büyüklüğü ve yapısı nasıl olursa olsun, halkla ilişkiler biriminin temel ve asli görevi; örgüt amaçları doğrultusunda örgüt imajını çevreye yansıtmaktadır. Bu imajın içeriğinde ne kadar saygınlık, güven, doğruluk, çabukluk ve içtenlik gibi değerler varsa halkla ilişkilerde o oranda başarılı olunmuş sayılabilir.

Başarılı bir halkla ilişkiler faaliyeti, bilimsel bir çalışmayı ve bu çalışmayı yapacak uzman ve yetenekli personeli zorunlu kılar. Bununla birlikte halkla ilişkiler faaliyeti sadece bu iş için özel eğitim almış ve konusunda uzman profesyonel personel tarafından yürütülmez. Örgütte çalışan tüm personelin bu konuda üstlenmesi gereken sorumluluklar bulunmaktadır.

Teşkilatlanma yönetsel bir faaliyettir. Yani yönetimin bir fonksiyonudur. Bir yönetici tarafından herhangi bir teşkilatlanmanın yapılabilmesi için; tesis edilecek teşkilattan beklentilerin, bir başka ifade ile bu teşkilatın görevlerini ve iş hacimleri ile iş kapasitelerinin ortaya konulması gereklidir. Önce bir yapı oluşturup sonra bu yapıya birtakım görevler yüklemek doğru bir yol olmaz. Bu nedenle, halkla ilişkiler biriminin tesis edilmesinden önce örgütlemeye tesir eden konunun incelenmesi ve değerlendirilmesi gereklidir.

Örgütlenmeye etki eden ve asgari dikkate alınması gerekli konuların başında; örgütün ölçeği, faaliyet alanı, hedef kitleleri, hedefleri ve bütçesi olmalıdır. Mal veya hizmet üreten bir şirketin büyüklüğü halkla ilişkiler biriminin yapılanmasını doğrudan etkileyen en önemli etkendir. Örneğin, küçük işletmeler dar bir pazar alanı içinde çalıştıklarından çevreyle ilişkilerde zorluk çekmezler. İşletmenin sahibi halkla ilişkiler sorumluluğunu bizzat yüklenir, çevreyi yakından tanır, yerel kuruluşlarla olan ilişkileri, ayrıca komşular ve tüketicilerle ilişkileri bizzat kendisi yürütür.

Orta büyüklükteki bir işletmede halkla ilişkiler uğraşları giderek daha da yoğunlaştığından bu işleri yürütmek üzere firma organizasyonu içinde pazarlama yada personel müdürlüğüne bağlı bir iki halkla ilişkiler uzmanının çalıştırıldığı görülür. Bu ünite bazen bir şeflik şekline de dönüşebilir. Büyük işletmelerde ise; halkla ilişkiler faaliyeti genellikle bu maksatla teşkil edilmiş, profesyonel ve bağımsız bir departman tarafından yürütülür. Bu departmanın oluşumu ve yapılandırılması ise, yine firmanın büyüklüğü, faaliyet alanı ve hedef kitlesi ile göreceli olarak farklılıklar gösterebilir.

Bu tür işletmelerde kesin bir kural olmamakla birlikte; o Planlama, o Dış ilişkiler, o İç ilişkiler, o Basınla ilişkiler, o Koordinasyon dan sorumlu bir ayrı birimler veya bu alanlarda görevlendirilen ayrı personel bulunur.

Halkla ilişkiler faaliyetinin yürütülmesi için yapılabilecek ünitenin veya personel hacminin tespitine esas olan bir diğer önemli kriter faaliyet alanı ve hedef kitledir. Her ne kadar, genellikle faaliyet alanı ve hedef kitle, şirketin ölçeğine paralel olarak değişirse de ara üretici konumunda olan veya belirli piyasaya hakim tekelci bir şirket için durum farklı olabilir. Genel müdürlüğe bağlı bir halkla ilişkiler müşaviri ile bu faaliyetlerini yürütebilirler. Buna birkaç örnek vermek gerekirse; Botaş, Tekel işletmeleri veya otomotiv sanayiinde yan ürün (Buji, Radyatör v.b) üreten bir fast-food restaurant zinciri için et, hamburger ekmeği üreten işletmeleri bu kategoride düşünebiliriz.

Amaçları doğrultusunda misyonunu ve vizyonunu belirleyen, buna bağlı olarak politikalarını saptayan işletmelerin mutlaka kısa vade, orta vade ve uzun vade hedefleri de vardır. İşte bu tür planlı ve ciddi işletmelerde halkla ilişkiler faaliyetlerinin hacmi ve yapılanması, hedeflerin büyüklüğü ile doğru orantılıdır. İşletmelerde, yönetim süreci içerisinde tespit edilen politikalar kapsamında değerlendirilen halkla ilişkiler faaliyetlerinin yoğunluğu ve hacmi örgüt hedeflerine bağlı olarak artacak veya azalacaktır.

Bütçeleme işlemi de yönetimin temel fonksiyonlarından biridir. Tüm işletmelerde yönetim; işletme hedefleri ile buna bağlı olarak iş programlarını, üretim, tanıtım, reklam, pazarlama, araştırma ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin mevcut bütçesiyle dengelemeye çalışır. Bir başka deyimle bütçesi ile orantılı olarak faaliyet gösterir ve bütçesine göre harcama yapar. Bir genelleme yapmak gerekirse; bütçe anlamında önemli sıkıntıları olmayan veya firma imajını her şeyin üzerinde önemseyerek halkla ilişkiler faaliyetleri için yeterli oranda bütçe ayırabilen işletmelerin teşkil edeceği halkla ilişkiler kadrosu daha geniş ve zengin olacaktır şeklinde düşünebiliriz.

Halkla ilişkiler biriminde görev yapan ve bu alanda farklı konularda uzmanlaşan personel için her kurum değişik görev tanımları yapabilmektedir. Örneğin bir üniversitenin basınla ilişkilerde sorumlu uzman personelinden beklentileri ile bir valiliğin halkla ilişkiler bürosunda görev yapan ve basın işlerinden sorumlu uzman personelin görev tanımlarının tamamen aynı olması mümkün değildir. Dolayısıyla bu birimlerde çalışan müdür, genel müdür, basın danışmanı, iç ilişkiler uzmanı, dış ilişkiler uzmanı v.b. personelin her biri için standart bir görev tanımı yapmak mümkün değildir.

 Kurumun/işletmenin çalışmaları ve faaliyetleri hakkında kamuyu bilgilendirmek.  İşletme içi ilişkileri düzenleyerek dersini aidiyet duygularını geliştirmek, kurum içi iletişimi sürdürmek  Yerel ulusal uluslararası görsel yazılı medya ve kurum dışı diğer kitle bilimlerle ilişkileri düzenlemek.  Araştırma yapmak bilgi toplamak ve değerlendirmek  Kurumun işletmenin kimliğini misyonunu tanıtıcı çalışmalar yapmak  Kurum işletme içi ve dışında çeşitli etkinlikler düzenlemek( sergi gösteri tören gezi v.b. )

 Gelen konuklara işletme kurumunu gezdirmek  Yeni katılan personel için işletme tanıtıcı program hazırlamak ve uygulamak  Tanıtıcı ve bilgilendirici yayın hazırlamak  Kurum ile ilgili basında çıkan haberleri takip etmek değerlendirmek arşivlemek  Yönetim tarafından talep edilen görevleri yerine getirmek

A.Halkla ilişkiler daire başkanı/ genel müdür o Kurum ile ilgili her türlü halkla ilişkiler faaliyetlerini planlamak, o Faaliyet programı hazırlamak, o Programa uygun personel görevlendirmesi yapmak, o Bütçeleme yapmak, o Yönetime karşı halkla ilişkiler alanında müşavirlik yapmak, o Faaliyetlerin denetimini yapmak değerlendirmek ve düzeltici tedbirler almak, o Görsel ve yazılı medya ile doğrudan temas kurmak. (basın brifingi, basın toplantısı).

Halkla ilişkiler müdürü/ koordinatör/ danışman/ müşavir o İşletme veya kurumun halkla ilişkilerden sorumlu biriminin en üst düzey yöneticisi ise yukarıda belirtildiği şekilde halkla ilişkiler faaliyetlerinde planlama programlama görevlendirme müşavirlik bütçeleme denetleme değerlendirme ve düzeltici tedbirlerin alınmasına ilişkin görevleri yapmak ve medya ile doğrudan temas kurmak, o Daha büyük bir departmanın yalnızca belirli bir ilgi alanı( basın, dış ilişkiler v.b.)'ndan sorumlu yönetici ise;

 İlgi alanına yönelik planlama yapmak,  Yapılan planlama doğrultusunda iş programı yapmak ve personel görevlendirmek,  Araştırma ve bilgi toplamaya yönelik raporları değerlendirmek ve tekliflerde bulunmak,  Basın bildirisi hazırlamak,  Basın toplantısı hazırlığı yapmak,  Basın bülteni hazırlamak,  Diğer birimlerle koordinasyon da bulunmak,  Üst yönetim tarafından verilen görevleri yerine getirmek.

o Araştırma yapmak, o Bilgi toplamak, o Rapor hazırlamak, o Basın bildirisi basın bülteni hazırlamak, o Tanıtım dergisi broşürü hazırlamak, o Tekliflerde bulunmak, o Üst yönetim tarafından verilen görevleri yerine getirmek.

Mehmet ŞİRAZ